REDACTION : HG VERIFICATION 

: LF + AL APPROBATION : DB

1. Objet
Cette procédure définit les dispositions permettant l'élaboration et la gestion des documents
liés au système autocontrôle.
Elle définit les principes de maîtrise des documents et présente les règles à suivre afin de
garantir une documentation complète, accessible aux personnes concernées et toujours
mise à jour.
Elle précise en particulier les règles relatives aux activités suivantes : codification, rédaction,
approbation, diffusion, classement, modification, retrait, archivage, destruction des
documents.

2. Domaine d’application
Cette procédure s’applique à tous les documents liés au système autocontrôle, à savoir les
procédures, instructions de travail et les documents d’enregistrement.

3. Responsabilité
Les responsabilités d’exécution des différentes tâches associées à la gestion des documents
sont précisées dans le logigramme .Les responsables du site de production xx s’assurent de
la bonne mise en œuvre de cette procédure à tous les niveaux de l’unité d’établissement.

4. Description

a. Segmentation de la documentation

Les documents utilisés pour servir de support au système autocontrôle sont de 4 types :
Procédures, Instructions de travail, Plans ou listes et Enregistrements.

Les procédures, les instructions de travail et autres documents tels que les notes de
services, les textes et règlement, les plans d’action, les cahiers des charges, fournissent des
informations sur la manière de réaliser une activité ou une tâche. Ce sont les documents
nécessaires pour assurer la maîtrise de nos activités. Ils doivent fournir l’information
nécessaire (et juste nécessaire), au bon endroit à la bonne personne.
La différence entre procédure et instruction réside dans le niveau de détail et le champ
couvert par la description.

La procédure (P) décrit une activité qui peut elle-même être découpée en différentes tâches.
S’il s’avère nécessaire de décrire la manière de réaliser spécifiquement l’une ou l’autre
tâche, ceci sera fait dans une instruction de travail. Les critères utilisés pour cette
décomposition sont notamment : la facilité de lecture, la complexité des processus, la
pertinence de l’information donnée.
Les instructions de travail expliquent en détail certaines étapes des procédures. Elles aident
le personnel à bien exécuter leur tâche du premier coup. En cela, les instructions de travail
constituent un outil de référence en matière de savoir-faire de l’entreprise. Les instructions
de travail peuvent résider en un schéma simple, une illustration par des photographies, un
logigramme, un texte descriptif, …
Les plans et listes (PL) : sont des documents reprenant des synthèses, des tableaux et des
plans.
Un enregistrement (E) est un document écrit qui retrace les activités effectuées, les
résultats obtenus lors de l’application d’une procédure ou d’une instruction de travail. Ils
constituent les preuves de l’application du système autocontrôle.
 b. Contenu

Une procédure est rédigée en respectant la structure suivante :

1- Object décrit en une ou deux phrases ce dont on parle et éventuellement précise

l’objectif que l’on veut atteindre.
2- Le domaine d’application précise l’ampleur de la procédure, en d’autres mots
SUR QUOI (processus, activités, fonctions, produits) et OU (domaine, division)
elle est appliquée.
3- Responsabilités : précise les responsabilités relatives à l’exécution des tâches
décrites dans la procédure
4- Description : défini la méthode de travail à mettre en œuvre, contient les
directives ou instructions de travail proprement dites. Pour faciliter la
compréhension, la description peut s’appuyer sur un logigramme, qui schématise
les actions successives à conduire pour réaliser le processus considéré.
5- Documents associés : liste les éventuels documents à utiliser pour appliquer la
procédure et/ou instruction

Une instruction peut présenter une structure moins rigide. Elle peut s’appuyer sur des
photos, schémas….

c. Rédaction

Les documents sont rédigés en suivant le format normalisé défini par le consultant. En
fonction du sujet traité, les documents sont établis par le consultant, ou par la personne ou
groupe de personnes désignées par la direction.

d. Vérification

Les documents rédigés sont soumis au futur utilisateur de celui-ci (personne la plus
concernée par l’activité décrite). Si l’adhésion n’est pas obtenue, il faut en comprendre les
raisons et voir si des aménagements sont possibles. Cette étape a pour but de s’assurer :
 Que les mesures préconisées sont applicables.
 De la lisibilité du document : s’assurer que la terminologie et le style sont adaptés au
niveau des utilisateurs.
 Que le contenu est conforme à la réalité du terrain.

Le consultant apporte les modifications si nécessaire, vérifie la cohérence entre le document

établi et les autres documents du système autocontrôle, finalise le document sous sa forme
définitive, en respectant la présentation type prévue.

e. Approbation

La direction ou la personne ayant une autorité suffisante (désignée par la direction) donne
son accord final pour la diffusion du document et l’application des dispositions décrites. De
façon concrète, ces validations (vérification et approbation) sont matérialisées par
l’apposition des initiales (ou les noms et prénom) des personnes sur le document concerné.

f. Identification / Codification des documents

Les documents sont identifiés par un code d'identification unique, avec précision du numéro
de version et de la date de création et/ou de révision;
Les codifications des documents sont attribuées par le consultant qui tient à jour la liste de
ces numéros d’identification (liste des documents en vigueur E.03.01). La codification des
procédures, instructions de travail et supports d’enregistrement relie le document au chapitre
du système qualité (autocontrôle) le plus directement concerné :
- Le premier caractère est réservé à l’identification du type de document (P pour
Procédure, I pour d’Instruction de travail, E pour Enregistrement, L pour liste de
contrôle ou plan). Il est suivi par un point.
- Les deux caractères suivants relient le document au chapitre du manuel le plus
directement concerné. Ils sont suivis par un point
- les deux derniers caractères (chiffres) constituent un numéro d’ordre séquentiel.

Exemple :
P.05.01 est la première procédure créée dans le système,
en relation avec le chapitre 5 du manuel qualité.

Outre cette codification, tous les documents portent une date et un indice de révision.
Dans le cas d’un nouveau document, l’indice 00 est utilisé jusqu’à l’approbation, auquel
cas il portera l’indice 01.

g. Diffusion et conservation des documents et données

Les documents sont enregistrés informatiquement sur le serveur et sont disponibles en

consultation et/ou téléchargeable par les personnes autorisées.
La diffusion informatique est réalisée sous format PDF ou sous format Word ou Excel
sécurisé pour les personnes habilitées à apporter des demandes de modification. Les
fichiers informatiques sont en effet protégés contre les modifications.
Les documents confidentiels, à usage strictement interne, font l’objet d’une diffusion
contrôlée permettant que seuls les utilisateurs directs soient en possession des versions en
vigueur des documents.

h. Révision

Les règles de révision sont les mêmes que celles qui régissent l’édition d’un nouveau
document. Les documents modifiés sont complétés d’un nouvel indice et d’une nouvelle date
de révision et sont soumis aux mêmes règles de vérification et d’approbation que l’édition
originale.

i. Archivage et destruction

Un exemplaire de tout document périmé est archivé sous format informatique et ou papier. Il
est clairement identifié comme tel et conservé pendant minimum 5 ans.

j. Règles spécifiques relatives aux enregistrements

Les enregistrements ne suivent pas toujours le processus classique car ils ne doivent pas
nécessairement comporter de nom ou de visa.

Utilisation des formulaires d’enregistrement

Les formulaires sont remplis ou complétés par l'opérateur effectuant l'opération concernée
au moment même ou à l'issue directe de celle-ci.

Diffusion et conservation des formulaires complétés

La diffusion des formulaires remplis se font selon les prescriptions propres à chaque
procédure ou instruction. Toute donnée d'enregistrement est interne et donc confidentielle
(diffusion contrôlée). Les formulaires sont conservés sur les lieux mêmes de l'opération
effectuée durant l'année en cours, puis sont archivés et conservés dans les bureaux pendant
une durée minimale équivalente au moins à la durée de vie du produit.
Responsable Logigramme Preuves

Consultant
Rédaction

Fonction la plus
proche de Vérification
l’activité

Appro- non
Direction
bation

oui
Consultant Identification Liste des documents
en vigueur (E03/01)

Consultant Diffusion

Consultant Classement Classeurs / Serveur

Utilisateur Utilisation

Doc. non
Auditeur
Utilisateur Utile ?
Consultant

Responsable oui Elimination

qualité

non A
réviser 
?

oui
Consultant Liste des documents
Révision en vigueur (E.03.01)

Consultant Création n+1

Responsable
qualité Archivage n Local archives /
classeur / serveur

Responsable Destruction n
qualité

n représente la version du document