Code Pr1.

MD
Procédure Maitrise des documents Indice de
ré vision
Rev00-01/07/22

Sommaire

1. Objectif
2. Domaine d’application
3. Responsabilité
4. Méthodologie
5. Annexes

Mise à jour :
Version Nature des modifications Date d’application

00 Création 01/07/2022

Rédaction Approbation

Fonction Responsable Qualité Directeur Général

Nom M. BELHOUSSAINE Fahd M. ADDAL Abdelkbir

Date 01/07/22 01/07/22

Visa

Page 1 sur 4
 Code Pr1.MD
Procédure Maitrise des documents Indice de
ré vision
Rev00-01/07/22

1. OBJECTIF
L’objectif de cette procédure est la maîtrise des documents internes et externes et des
enregistrements relatifs à la qualité.
2. DOMAINE D’APPLICATION
Cette procédure est applicable pour tous les documents et les enregistrements qualité de la
société « PROMO CARE INDUSTRY ».
Le schéma suivant récapitule les différents documents composant le système documentaire :

Politique
& engagement
Documents de Références

Procédures et Instructions

Formulaires, Listes, Registre et Plans

Enregistrements

Documents externes

3. RESPONSABILITES
Le responsable qualité est chargée de la maîtrise et de la tenue à jour de cette procédure.
4. METHODOLOGIE
4.1 MAITRISE DES DOCUMENTS
4.1.1- REPARTITION DES DOCUMENTS
Les documents sont répartis en :
Documents internes :
-L’expression documentée de la politique et de l’engagement de la direction en matière de
sécurité des produits,
-Les documents de références,
-Les procédures,
-Les instructions, règles et/ou consignes
-Les formulaires, listes, plans, et registres ;
Documents externes :
- Les documents fournis par les clients,
- Les documents fournis par les fournisseurs de produits et services (Bulletins d’analyses,
fiches techniques, …),
- Normes et réglementation.

4.1.2- PRESENTATION DES DOCUMENTS

Page 2 sur 4
 Code Pr1.MD
Procédure Maitrise des documents Indice de
ré vision
Rev00-01/07/22

Chaque document contient un en-tête contenant les informations suivantes :

- Logo de l’entreprise situé à gauche de l’en-tête,
- Le type du document et son titre en caractère gras, situés au milieu de l’en-tête,
- La référence du document (un code d’identification, voir paragraphe ci-dessus),
- L’indice de révision (comprenant la version, le jour, mois et l’année) :
 Indice de révision : Il est représenté comme suit :

RevWW –XX / YY / ZZ
La version du document

Jour de la création ou la révision

Mois de la création ou la révision

Année de la création ou la révision

Le document intitulé « Procédure » contient aussi une page de garde contenant les
informations suivantes :
- Le sommaire,
- La mise à jour,
- Le rédacteur et l’approbateur.
Code d’identification d’un document :
Il est composé de 3 parties :
 La partie 1 est la référence au type de document (Pr7.MD) par exemple :,

Référence Type de document

Pr Procédure
Fr Formulaire
Ist Instruction
Dr Document de référence
Mo Mode opératoire
Dgr Diagramme de production
lst Liste
PL Plan
 La partie 2 : La succession des documents du même type dans la même procédure o rubrique (Pr7.MD)
 La partie 3 : L’abréviation du titre de la procédure ou de la rubrique de référence (Pr7.MD)

Procédure ou rubrique de
Référence (Abréviation)
documents
Procédure maitrise des documents
MDE
et des enregistrements
Procédure de production PRD
Procédure d’achat ACH
Laboratoire LAB
Hygiène HYG

  Date d’application : elle correspond à la date à partir de laquelle le document prend effet.
La date d’application est la date d’approbation.

Page 3 sur 4
 Code Pr1.MD
Procédure Maitrise des documents Indice de
ré vision
Rev00-01/07/22

4.1.3- MAITRISE DOCUMENTAIRE

En matière de gestion documentaire, tous les documents sont mentionnés au niveau de la
liste des documents et des enregistrements référencée : Lst.MD, tenue à jour.

4.1.4- GESTION
La gestion de documents se fait de telle manière à disposer toujours de la version en vigueur
du document.
La version périmée est identifiée comme telle pour empêcher toute utilisation non
intentionnelle.

4.1.5- REVISION 
Un document peut être révisé ou modifié à chaque fois que le besoin s’en fait sentir afin de
rester en permanence pertinent, conforme et cohérent.
La Synthèse des modifications de chaque document est répertoriée au niveau de la colonne
« Motif » du tableau des documents et des enregistrements référencés : Lst1.MDE

4.1.6- MAITRISE DES DOCUMENTS EXTERNES

Cette maîtrise est assurée par le classement des documents relatifs aux clients/fournisseurs
et la réception régulière des mises à jour des textes réglementaires et des normes. En effet, la
liste des documents externes répertoriant tous ces documents.
4.1.7- CLASSEMENT
Est assuré par le stockage de tous les documents en vigueur relatifs au système de gestion.
4.2 MAITRISE DES ENREGISTREMENTS
Les enregistrements relatifs à la qualité sont lisibles, facilement identifiables et accessibles à
des endroits appropriés permettant d'éviter toute détérioration, endommagement ou perte.
En effet, les enregistrements sont conservés dans des endroits leur garantissant une
préservation optimale (à l’abri de l’humidité, des rongeurs, de sources d’incendie, …).
Les conditions d’identification, de classement, de conservation, d’accessibilité et d’archivage
sont définies dans le tableau liste des documents et des enregistrements référencés :
Lst1.MDE
5. Annexes
Tableau de maîtrise des documents TAB1.MDE

Page 4 sur 4