PR SPE DSS V0

SPE Procédure du projet de Maitrise des Date d’application :

Direction Générale documents Décembre 2018
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CHAPITRES SOMMAIRE

1 Objet du document
2 Domaine d’application
3 Documents de référence
4 Mise en œuvre
4.1  Déroulement
4.2  Livrables
4.3  Organisation, rôles et responsabilités
5 Documents attachés
6
Logigramme

Version Date Objet des modifications

V0 Décembre 2018 Création

Rédacteur Vérification Approbateur

Nom : Chahi Nom : Dib Nom : Dib
Prénom : Tahar Amine Prénom : Toufik Prénom : Toufik
Fonction : Responsable de Fonction : Directeur Stratégie Fonction : Directeur Stratégie et systèmes
la structure qualité et systèmes

Date : 24 Décembre 18 Date : 25 Décembre 18 Date : 25 Décembre 18

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1. OBJET DU DOCUMENT :

Cette procédure a pour objet de définir clairement les objectifs du projet de la maitrise des procédures au
sein de SPE, les livrables attendus, les rôles et les responsabilités ainsi que les échéances.
L’objectif étant de :
 Lever les écarts par rapport aux exigences légales et réglementaires ;
 Rendre l’information accessible et s’assurer qu'elle est valide et d’actualité ;
 Harmoniser les pratiques entre les différents acteurs réalisant entièrement ou partiellement une
même activité ;
 Prévenir les risques des dysfonctionnements ;
 Maitriser les procédures conformément aux normes ISO 9001 et ISO 10013 et ce en prévision de
la certification de SPE ;
 Servir de base pour l’intégration des nouvelles recrues.

2. DOMAINE D’APPLICATION :

Cette procédure concerne l'ensemble des entités de SPE : la Direction générale, les pôles de production
ainsi que les unités.

3. DOCUMENTS DE REFERENCE :
 Décision n°2241/2018/SPE/PDG du 11 Novembre 2018 ;
 La norme ISO 9001 : 2015 ;
 La norme ISO 10013 : 2001.
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4. MISE EN ŒUVRE :
4.1. DEROULEMENT

Echéance
Phase Activités Livrables Responsable Risques Facteurs de risques Actions préventives/Responsable
s
Dépassement des délais
Canevas non renseignés Sensibiliser l'ensemble du personnel et
Canevas de conformément à la Chefs de structures non
Recensement des Chefs de expliquer l'importance de cette démarche et
procédures par procédure
procédures existantes structures Mi- Fév-19 sensibilisé, manque tous les améliorations qui vont suivre prévue
structure dûment
et à Créer (DG/Pôles/unités) Non recensement des d'intérêt courant du mois de Janvier 19/ Structure
rempli
procédures liées aux qualité
dysfonctionnements
et/ou aux besoins
Examiner et analyser :
1- Les procédures
existantes, nécessitant
DIAGNOSTIC

remplacement, mise à
jour et enrichissement
2- Les carences en Une liste de Projets pilotes TV Intégrer les procédures élaborées (ou en
28-Fév-19
procédures suivant procédures à rédiger, Ne pas tenir compte des surchargés avec cours) dans les projets SMQ des unités
DG/ Pôles
leurs nécessités à remplacer, à mettre projets pilotes l’approche de la pilotes (Larbaa, Jijel, Ras Djinet et Marsat )/
(satisfaire des à jour ou à enrichir certification Projets pilotes
exigences légales et Prévalidé
réglementaires ou des
besoins internes du à
des
dysfonctionnements)
Présenter les Synthèse du
résultats à l'ensemble diagnostic+ PV de Commission/DG/
15-Mar-19 / / /
des acteurs (DG- réunion + liste de Pôles
Pôles et unités) procédures arrêtée
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Echéance
Phase Activités Livrables Responsable Risques Facteurs de risques Actions préventives/Responsable
s
Conception

Absence ou non-
Mettre en place des Créer sur le système d’information GED un
participation des Projets pilotes surchargé
équipes projets par Décisions équipes dossier de partage contenant tous les
représentants des sites à l’approche des audits
discipline et selon projet DG/ Pôles/unités 31-Mars-19 documents produits afin de faciliter la
pilotes aux équipes de certification
l'objet des procédures participation à distance des représentants
projets
des projets pilotes/SI
 Elaborer un retro planning et le
respecter,
Mauvaise gestion du
 Consulter régulièrement le retro
Non-respect du planning temps/indisponibilité de
Procédures planning,
membres de l'équipe
conformes aux  Prioriser les procédures essentielles en
Rédaction, mis à jour et exigences légales, cas de retard.
enrichissement des réglementaires, ainsi Equipes projet 30-Mai-19 Manque de
procédures que les normes ISO connaissances de Transmettre et expliquer aux équipes projet
Procédures non
9001-2015 et ISO certains membres les exigences de la norme ISO 9001-2015 et
conformes aux normes
10013-2001) Equipes projet sur les les recommandations de la norme ISO
ISO 9001-2015 et ISO
exigences des normes 10013-2001 en termes de rédaction des
10013-2001)
ISO 9001-2015 et ISO procédures/
10013-2001
Présentation des Commission/
Manuel de /
résultats à la Structures 10-Juin-19 / /
procédures validé
commission centrales / Pôles
ementEnregis
tre-

Mettre en place un Procédure de gestion Commission/ 20-Juin-19

système de gestion des / / /
de l'ensemble des Structures
procédures procédures centrales/ Pôles

Mise en Communiquer et
PV de réunion de DG/ Pôles/unités/
Mauvaise gestion du Prévoir les séances de sensibilisation avec
œuvre sensibiliser l'ensemble 30-Sep-19 Non-respect du planning temps/indisponibilité du anticipation et vérifier la disponibilité du
sensibilisation Communication
du personnel de SPE personnel personnel
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4.2. LIVRABLES
A titre indicatif, ci-joint une liste de procédures essentielles, à créer, à revoir ou à mettre à jour :
 Procédure de contrôle des documents et des enregistrements : Définissant les règles
d’identification, création, rédaction, modification, suppression, vérification, approbation, diffusion,
classement, archivage et destruction des documents ;
 Procédure de recrutement ;
 Procédure de compétence et de formation : Prescrivant le processus d’identification et de suivi
des compétences du personnel ;
 Procédure d’analyse des risques et des opportunités ;
 Procédure d’identification et évaluation de la conformité des exigences légales, réglementaires et
autres exigences ;
 Procédure d’achat et d’évaluation des fournisseurs : Définissant le processus de sélection et
d’évaluation de la performance des prestataires et fournisseurs ainsi que le processus d’achat.
 Procédure de gestion des interventions de la maintenance (dont une fiche d'instruction coswin) ;
 Procédure de gestion des stocks et fonctionnement du magasin : Définit toutes les activités
nécessaires concernant au processus de gestion des stocks ;
 Procédure de la maitrise des instruments et équipements de surveillance : Décrit le processus
d'entretien des équipements et des instruments de mesure, les modalités de leur vérification et le
suivi du programme d'étalonnage (ou vérification) ;
 Procédure de dédouanement ;
 Procédure de gestion des équipements soumis à réglementation ;
 Procédure de mesure de la satisfaction client - Prescrit les méthodes de collecte et de traitement
des données relatives à la satisfaction client.

4.3. ORGANISATION, RÔLES ET RESPONSABILITÉS

a. COMMISSION DIRECTION GENERALE
Conformément à la décision n°2241/2018/SPE/PDG, une commission a été créé au sein de SPE avec
comme principal objectif la maitrise du système documentaire relatif aux procédures.
La commission est responsable de :
 Statuer sur la phase du diagnostic et arrêter à l'issue la liste des procédures à rédiger, à
remplacer, à mettre à jour ou à enrichir ;
 Valider les projets de procédures élaborées ;
 Mettre en place en collaboration avec les pôles de production et les structures centrales, un
système de gestion des procédures.
Par ailleurs, la commission doit être informée régulièrement de l'avancement du projet à travers les pôles
de production ainsi que les structures centrales.
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b. STRUCTURES CENTRALES, POLES DE PRODUCTION

Les structures centrales ainsi que les pôles de production sont responsables de :
 Assurer les ressources nécessaires à la mise en œuvre du projet, à coordonner le projet, à
informer la commission DG des progrès accomplis et à effectuer les tâches administratives liées
au projet ;
 Collecter les procédures existantes et à créer, recensées par les responsables des sous
structures pour les structures centrales et par les unités de production pour ce qui est des pôles
de production ;
 Examiner et analyser :
o Les procédures existantes, nécessitant remplacement, mise à jour et enrichissement ;
o Les carences en procédures suivant des exigences légales ou réglementaires, des
besoins internes ou des dysfonctionnements.
 Mettre en place des équipes projet par discipline et selon l'objet des procédures lors de la phase
de conception du système ;
 Pré-valider les projets de procédures élaborées par les équipes projets ;
 Assurer la sensibilisation de l'ensemble du personnel, une fois le projet validé.

c. EQUIPES PROJET
Les équipes projet sont responsables durant la phase de conception du système de :
 Mettre à jour et enrichir les procédures existantes arrêtée par la commission DG en tenant
compte du contexte actuel (organisation de SPE, exigences de la norme ISO 9001-2015 et la
norme ISO 10013-2001 relatif à la rédaction des procédures) ;
 Remplacer les procédures obsolètes tel que arrêté par la commission DG en tenant compte du
contexte actuel (organisation de SPE, normes ISO 9001-2015 et la norme ISO 10013-2001) ;
 Rédiger les procédures arrêtées par la commission DG pour satisfaire aux exigences légales et
réglementaires ou aux besoins internes dus à des dysfonctionnements ainsi qu'aux besoins de
facilitation du fonctionnement des structures ;
 Transmettre régulièrement une situation des travaux accomplis à la commission DG.
Un dossier partagé contenant tous les documents produits au cours du projet sera créé sur le système
GED. Tous les membres de l'équipe de projet auront accès à ces documents. Seuls le chef de projet [et
les membres de l'équipe de projet] seront autorisés à apporter des modifications.

d. RESPONSABLES DE STRUCTURES (DG/POLES/UNITES)

Les chefs de structures à tous les niveaux (DG/Pôles/unités) sont responsables durant la phase du
diagnostic de transmettre les canevas dûment renseignés à leurs responsables conformément au modèle
joint. Le dit canevas est divisé en deux (02) parties comme suit :
 Liste des procédures disponibles à recenser ;
 Liste de procédures à créer en motivant la demande par soit satisfaire aux exigences légales et
réglementaires, soit aux besoins internes dus à des dysfonctionnements ou bien aux besoins de
facilitation du fonctionnement des structures.
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Les unités de production sont responsables de transmettre les canevas dument remplis à leur pôle de
production au plus tard le 31 Janvier 2019

5. DOCUMENTS ATTACHES
 Décision n°2241/2018/SPE/PDG du 11 Novembre 2018 ;
 Canevas à renseigner.

6. LOGIGRAMME