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Référence : PC.ORG.01
CHAPITRE SOMMAIRE
I OBJET DE LA PROECDURE
II OBJECTIF DE LA PROCEDURE
III DOMAINE D’APPLICATION
IV DOCUMENT DE REFERENCE
V DEFINITIONS
VI RESPONSABILITE
VII DESCRIPTION DU PROCESSUS DE REDACTION D’UNE PROCEDURE
VII.1. REGLES DE REDACTION
VII.2. PROCESSUS
VII.2.1.INITIALISATION
VII.2.2. REDACTION
VII.2.3. IDENTIFICATION
VII.2.4. VALIDATION
VII.2.5. DIFFUSION
VII.2.6. MISE EN APPLICATION
VII.2.7. MODIFICATION ET MISE A JOUR
VII.2.8. CLASSEMENT
VIII EVOLUTION DU DOCUMENT
VII Gestion de cette procédure
Annexe 1 : Codification et localisation des procédures en fonction de
ANNEXES
l’activité
Annexe 2 : Fiche de validation
Annexe 3 : Bordereau de diffusion
Annexe 4 : Logigramme de réalisation et de gestion d’une procédure
Annexe 5 : Code Mnémonique des Structures de SIPEX Bvi.
I. OBJET DE LA PROCEDURE :
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Référence : PC.ORG.01
L’objectif principal de cette procédure est clarifier les rôles et responsabilités des
structures de SIPEX Bvi (Bureau d’Alger, Filiales), dans le processus d’élaboration et
de gestion des procédures, par l’adoption d’une approche globale et intégrée afin de
garantir la cohérence de l’ensemble des systèmes et de sous de l’organisation pour
permettre à l’implication et l’engagement de tous dans la réalisation des objectifs .
V. Définitions :
Mode opératoire : Manière spécifiée d’accomplir une tâche, celle-ci étant souvent
rattachée à un poste de travail.
VI. Responsabilité :
Le contenu doit être rédigé de la manière la plus claire et la plus simple possible
afin qu’elle puisse être assimilée et exploitée par les concernées.
La rédaction doit être faite en utilisant un logiciel de traitement de texte avec une
police d’écriture ARIAL 12. Les titres et sous-titres seront soulignés et en gras. Le
titre de la procédure sur la page de garde sera en ARIAL 16 et en gras.
VII.2. Processus :
Toute structure qui éprouve la nécessité de rédiger une procédure informe la Cellule
Audit/Système & Procédures de son projet pour qu’il assure sa faisabilité et/ou son
opportunité et qu’il la guide dans la rédaction.
f) Processus :
Chaque procédure sera identifiée par son titre, son code classement et son code de
référence, comme mentionné ci-dessous :
La révision d’une procédure donnée porte le même code classement que celle de la
procédure d’origine, cependant le code référence est complété par la lettre « R »,
suivie d’un numéro de série en deux (2) caractères numériques (rr).
Par ailleurs, il faut mentionner le numéro de page/ le nombre total de page, le nom
et la date de validation.
VII.2.4. Validation :
Une fois rédigée par la structure ou le groupe de travail dédié a cet effet, le
Responsable Administration & des Ressources Humaines se chargera à la diffusion
de la procédure pour enrichissement auprès des structures concernées (cf annexe
2). La fiche de validation est retournée au niveau du Responsable Administration &
des Ressources Humaines qui veille à obtenir un consensus sur les points non
validés. La validation définitive est réalisée par le Conseil d’administration ou le
Directeur Général mandaté en fonction du type de procédure.
VII.2.5. Diffusion :
Chaque procédure validée sera diffusée par le Responsable Administration & des
Ressources Humaines auprès des structures concernées. Chacun aura à émarger
le bordereau de diffusion (ch annexe 3) avant de le retourner au niveau du
Responsable cité ci-dessus.
La cellule Audit/Systèmes & Procédures veillera à son application par les différentes
structures de SIPEX Bvi, et vérifiera au moins une fois par an, l’application de ces
procédures par la réalisation de missions d’audit interne.
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Référence : PC.ORG.01
VII.2.8. Classement :
Toutes les versions de toutes les procédures sur papier, ainsi que les documents liés
à leur validation et diffusion sont archivées par le Responsable Administration & des
Ressources Humaines pendant une durée de 5 ans.
Fiche de Validation
INTITULE FE LA PROCEDURE :
REFERENCE :
DATE :
BORDEREAU DE DIFFUSION
INTITULE FE LA PROCEDURE :
REFERENCE :
DATE :
PROCEDURE
Codification
Responsable ADM/RH
Non
1 ére
Structures concernées Fiche de validation
validatio
n
Oui
Mise en application
Structure Mise en application
concernée/Audit Mission d’audit
Interne