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XXXXXXXX Classement : XXXX.00.

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PROCEDURE DES PROCEDURES


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CHAPITRE SOMMAIRE
I OBJET DE LA PROECDURE
II OBJECTIF DE LA PROCEDURE
III DOMAINE D’APPLICATION
IV DOCUMENT DE REFERENCE
V DEFINITIONS
VI RESPONSABILITE
VII DESCRIPTION DU PROCESSUS DE REDACTION D’UNE PROCEDURE
VII.1. REGLES DE REDACTION
VII.2. PROCESSUS
VII.2.1.INITIALISATION
VII.2.2. REDACTION
VII.2.3. IDENTIFICATION
VII.2.4. VALIDATION
VII.2.5. DIFFUSION
VII.2.6. MISE EN APPLICATION
VII.2.7. MODIFICATION ET MISE A JOUR
VII.2.8. CLASSEMENT
VIII EVOLUTION DU DOCUMENT
VII Gestion de cette procédure
Annexe 1 : Codification et localisation des procédures en fonction de
ANNEXES
l’activité
Annexe 2 : Fiche de validation
Annexe 3 : Bordereau de diffusion
Annexe 4 : Logigramme de réalisation et de gestion d’une procédure
Annexe 5 : Code Mnémonique des Structures de SIPEX Bvi.

Rédacteur Vérificateur Approbateur

Nom : Nom : Nom :

Fonction : Fonction : Fonction :

Date : Date : Date :

Visa : Visa : Visa :

I. OBJET DE LA PROCEDURE :
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La présente procédure décrit les règles d’élaboration, d’approbation et de gestion


des procédures de SIPEX Bvi.
II. OBJECTIFS DE LA PROCEDURE :

L’objectif principal de cette procédure est clarifier les rôles et responsabilités des
structures de SIPEX Bvi (Bureau d’Alger, Filiales), dans le processus d’élaboration et
de gestion des procédures, par l’adoption d’une approche globale et intégrée afin de
garantir la cohérence de l’ensemble des systèmes et de sous de l’organisation pour
permettre à l’implication et l’engagement de tous dans la réalisation des objectifs .

III. DOMAINE D’APPLICATION :

Cette procédure s’applique à l’ensemble des procédures de SIPEX Bvi y compris


celles déjà en vigueur, et qui peuvent être mises en conformité avec la présente
procédure.

IV. DOCUMENTS DE REFERENCES :


Référentiel ISO 9000/ 2005 : portant sur le système de management de la
qualité- principes essentiels & vocabulaires.
Référentiel ISO 9001/2000 : portant sur le système de management de la
qualité- Exigences.

V. Définitions :

 Procédure : Manière spécifique d’accomplir une activité. Cette activité peut


comporter plusieurs tâches. Cette règle écrite d’organisation peut faire appel à
d’autres procédures ou à des modes opératoires.

 Mode opératoire : Manière spécifiée d’accomplir une tâche, celle-ci étant souvent
rattachée à un poste de travail.

 Processus : Ensemble des moyens et d’activités liés qui transforment des


éléments entrants en éléments sortants.

VI. Responsabilité :

Le Responsable d’Administration & des Ressources Humaines de SIPEX Bvi, veille à


l’application, la gestion et la mise à jour de cette procédure. .
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VII. DESCRIPTION DU PROCESSUS DE REDACTION D’UNE PROCEDURE :


VII.1. Règles de rédaction :
 Les projets de procédures doivent être rédigés par les structures et/ou personnes
ayant à les appliquer ou à les faire appliquer. Ces projets doivent être transmis au
Responsable d’Administration & des Ressources Humaines.

 Avant de rédiger un projet de procédure, il faut d’abord définir le résultat à


atteindre.

 Le contenu doit être rédigé de la manière la plus claire et la plus simple possible
afin qu’elle puisse être assimilée et exploitée par les concernées.

 La rédaction doit être faite en utilisant un logiciel de traitement de texte avec une
police d’écriture ARIAL 12. Les titres et sous-titres seront soulignés et en gras. Le
titre de la procédure sur la page de garde sera en ARIAL 16 et en gras.

VII.2. Processus :

VII.2.1.Initialisation de la rédaction d’une procédure :

Toute structure qui éprouve la nécessité de rédiger une procédure informe la Cellule
Audit/Système & Procédures de son projet pour qu’il assure sa faisabilité et/ou son
opportunité et qu’il la guide dans la rédaction.

De plus, et pour matérialiser son souhait, la structure initiatrice doit proposer un


premier draft comme avant projet de procédure, à la Cellule Audit/Système &
Procédures.

VII.2.2. Rédaction d’une procédure :

Après concertation avec la Cellule Audit/Système & Procédures, la structure en


charge de la procédure s’efforce de répondre, dans la procédure, et pour chaque
étape du processus décrit, aux questions suivantes : Qui, Quoi, Où, Quand,
Comment, Pourquoi ?

Le plan d’élaboration de la procédure se présente comme suit :


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a) Objet : Décrire en quelques mots le but et l’objet du document.

b) Domaine d’application : Définir les secteurs d’activités concernées, les


limites éventuelles d’application.

c) Document de référence : Citer les lois, les normes, bonnes pratiques ou


autres documents internes ou externes auxquels le document se réfère.

d) Définitions : Indiquer les termes spécifiques employés pouvant porter à


confusion ou mal connus, ainsi que les abréviations utilisées.

e) Responsabilité : Définir le champ des acteurs intervenant dans le processus

f) Processus :

 Equipement : Liste du matériel, des documents, logiciels,


nécessaires à
la réalisation de la procédure.
 Processus : Décrire précisément l’organisation et le processus
avec
ses interfaces.

g) Annexes : Insérer les documents supports nécessaires à la bonne réalisation


de l’activité décrire (formulaires, imprimés, listes..).

h) Evolution du document : L’ensemble des versions de la procédure sont


reprises sous forme d’un tableau.
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VII.2.3. Identification des documents :

Chaque procédure sera identifiée par son titre, son code classement et son code de
référence, comme mentionné ci-dessous :

 Le code de classement : est composé de trois parties :

1. Code mnémonique de la Société en cinq lettres alphabétiques

Exemple : SONATRACH INTERNATIONAL PETROLEUM EXPLORATION &


PRODUCTION CORPORATION : SIPEX
2. Un identifiant en deux (2) caractères numérique de l’organe ou la
structure dans l’organisation d’ensemble de l’Activité (NN) :
Exemple : Direction Générale SIPEX Bvi c’est 00 (cf.annexe 5)

3. Un chiffre définissant le type de document : pour les documents de


nature procédures , exemple : le numéro 5.

 Le code de référence : est en alphanumérique est composé de deux parties :

1. Un code mnémonique composé de deux (2) lettres, exemple : « PC »


qui signifie procédure.

2. Un code mnémonique composé de trois (3) lettres correspondant à


l’observation du thème traité par la procédure, exemple : « ORG » c’est
organisation ;

3. Indique le numéro d’ordre chronologique d’émission de la décision en


deux (2) caractères, exemple : 01.
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N.B/ En cas d’amendement (révision) de la procédure :

La révision d’une procédure donnée porte le même code classement que celle de la
procédure d’origine, cependant le code référence est complété par la lettre « R »,
suivie d’un numéro de série en deux (2) caractères numériques (rr).

Le modèle ci-après définit l’identification des procédures :

Titre de la procédure Code de classement Code Référence


Procédure X AAA NN 5 PC TTT NN (R rr)

Par ailleurs, il faut mentionner le numéro de page/ le nombre total de page, le nom
et la date de validation.

VII.2.4. Validation :

Une fois rédigée par la structure ou le groupe de travail dédié a cet effet, le
Responsable Administration & des Ressources Humaines se chargera à la diffusion
de la procédure pour enrichissement auprès des structures concernées (cf annexe
2). La fiche de validation est retournée au niveau du Responsable Administration &
des Ressources Humaines qui veille à obtenir un consensus sur les points non
validés. La validation définitive est réalisée par le Conseil d’administration ou le
Directeur Général mandaté en fonction du type de procédure.

VII.2.5. Diffusion :

Chaque procédure validée sera diffusée par le Responsable Administration & des
Ressources Humaines auprès des structures concernées. Chacun aura à émarger
le bordereau de diffusion (ch annexe 3) avant de le retourner au niveau du
Responsable cité ci-dessus.

VII.2.6. Mise en application :

La procédure est applicable à partir de la date de sa signature.

La cellule Audit/Systèmes & Procédures veillera à son application par les différentes
structures de SIPEX Bvi, et vérifiera au moins une fois par an, l’application de ces
procédures par la réalisation de missions d’audit interne.
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VII.2.7. Modification et mise à jour :

Toute structure concernée par une procédure peut proposer au Responsable


Administration & des Ressources Humaines des mises à jour si elles s’avèrent
nécessaire.
Le Responsable Administration & des Ressources Humaines juge de l’importance de
celles-ci ; une mise à jour mineure est corrigée immédiatement ; quand il s’agit d’une
mise à jour majeure, elle est soumise à revalidation comme pour une nouvelle
procédure. Le Responsable Administration & des Ressources Humaines s’assure de
la diffusion de la nouvelle version, du retrait de l’ancienne et de son archivage. Il
maintient à jour une liste de l’ensemble des procédures

VII.2.8. Classement :

Toutes les versions de toutes les procédures sur papier, ainsi que les documents liés
à leur validation et diffusion sont archivées par le Responsable Administration & des
Ressources Humaines pendant une durée de 5 ans.

VIII. Evolution du document :

Date Auteur Objet de la modification


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ANNEXE 1 : CODIFICATION ET LOCALISATION DES PROCEDURES EN


FONCTION DE L4ACTIVITE

CODE ACTIVITES CONCERNEES LOCALISATION


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ANNEXE 2 : FICHE DE VALIDATION

Fiche de Validation

INTITULE FE LA PROCEDURE :

REFERENCE :
DATE :

NOM REMARQUES PARAPHE


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ANNEXE 3 : BORDEREAU DE DIFFUSION

BORDEREAU DE DIFFUSION

INTITULE FE LA PROCEDURE :

REFERENCE :
DATE :

NOM FONCTION DATE PARAPHE

ANNEXE 4 : LOGIGRAMME DE REALISATION ET DE GESTION D’UNE


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PROCEDURE

LOGIGRAMME RESPONSABLES DOCUMENT

Initialisation de la Structure initiatrice


rédaction

Rédaction Groupe de travail

Codification
Responsable ADM/RH

Non
1 ére
Structures concernées Fiche de validation
validatio
n
Oui

Validation définitive Le Conseil/DG Mandaté Décision

Diffusion Responsable ADM/RH Bordereau de


diffusion

Mise en application
Structure Mise en application
concernée/Audit Mission d’audit
Interne

Modification et mise à jour Responsable ADM/RH Lise des procédures

Classement Responsable ADM/RH

ANNEXE 5 : CODE MNEMONIQUE DES STRUCTURES DE SIPEX Bvi


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Code mnémonique Codification


SIPEX Bvi SIPEX 00 (DG)
Structures Centrales
Administration & RH ADM 17
Juridique JUR 22
Direction Finances FIN 24
Direction Projets DPJ 13
Audit & Systèmes/Procédures AUD 25
Structures Opérationnelles
SIPEX Libye SIPLIB 13
SIPEX Mauritanie SIPMAU 14
SIPEX Mali SIPMAL 16
SIPEX Niger SIPNIG 19