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MA 800
SOMMAIRE
2 DÉFINITIONS..................................................................................................... 4
2.1 NON-CONFORMITÉ......................................................................................................................4
2.2 ÉCART...........................................................................................................................................5
2.7.1 REBUT...........................................................................................................................................5
3.2 DESCRIPTION...............................................................................................................................7
3.3 ÉMISSION......................................................................................................................................7
4.2 MARQUAGE................................................................................................................................10
5.2 CLÔTURE....................................................................................................................................11
Cette procédure a pour but de définir la maîtrise des produits non-conformes, des anomalies et
des actions correctives afin d'assurer dans le cadre de nos prestations qu'un produit
non-conforme ne peut être utilisé ou livré par inadvertance et qu'il fait l'objet d'un traitement
approprié permettant la poursuite du processus de production en respect aux exigences qualité,
sécurité et environnement.
Des modifications à certains paragraphes peuvent être envisagées dans le cadre d'affaires pour
lesquelles le client exprime des exigences particulières, qui seront précisées dans le PAQP ou
dans une procédure spécifique.
2 DÉFINITIONS
2.1 NON-CONFORMITÉ
Une non-conformité est un écart dans les caractéristiques, la documentation ou la procédure qui
rend inacceptable ou indéterminée la qualité d'un article.
− Techniques : il s'agit d'écarts par rapport aux éléments et aux exigences techniques
figurant dans les documents ou les dossiers de réalisation
contractuels ;
− Gestionnaires : il s'agit d'écarts par rapport aux éléments et exigences documentaires
figurant dans les documents contractuels ou d'écarts aux exigences
internes figurant dans le Système de Management de la Qualité
d'OPTIM Industries dans la mesure où il y a impact sur la conformité
de la réalisation.
De façon générale, des éléments non-conformes peuvent être détectés dans tous les secteurs
et lieux d'activités d'OPTIM Industries, chez les fournisseurs et sous-traitants, chez le client ou
chez d'éventuels partenaires ; lors de la réalisation des activités par les intervenants lors
d'opérations de contrôles et surveillances, lors des audits internes, externes (tierce partie
ou client).
Nota : cette action peut revêtir la forme, par exemple, d'une correction telle que réparation ou
reprise, d'un déclassement, d'une dérogation, de la modification d'un document ou d'une
exigence.
2.2 ÉCART
Lorsque l'écart détecté n'est pas lié à nos prestations ou à l'objet de nos activités, il est de notre
responsabilité de faire remonter l'information au client. L'imprimé « Fiche de Constat d’Ecart »
(FCE) réf. 800B est alors utilisé.
Lorsque l’écart détecté n’a pas d’impact sur la conformité de nos prestations/réalisations, on
garde aussi la notion de fiche de constat d’écart et on utilise l’imprimé réf. 800B.
Dans le cas d'une situation non liée à nos activités et ayant un impact potentiel sur la qualité, la
sécurité ou l'environnement, on utilisera l'imprimé réf. 800C pour en informer les autorités
compétentes.
2.4 RÉPARATION
Action entreprise sur un produit non-conforme de façon à ce qu'il satisfasse aux exigences de
l'utilisation prévue, bien qu'il ne soit pas nécessairement conforme aux exigences spécifiées à
l'origine.
Autorisation écrite de s'écarter des exigences spécifiées à l'origine pour un produit avant sa
réalisation ou finalisation ; pour demander cette autorisation, on utilise l'imprimé réf. 800D.
Cette démarche se justifie par l’impossibilité de fournir un produit conforme aux exigences
initiales et justifie d’une proposition alternative argumentée.
Autorisation écrite d'utiliser ou de livrer un produit non conforme aux exigences spécifiées ; pour
demander cette autorisation, on utilise l'imprimé réf. 800D.
Cette démarche se justifie par la non-fourniture d’un produit conforme aux exigences initiales et
justifie d’une proposition alternative argumentée et négociée.
2.7.1 REBUT
Prononcée lorsqu'il apparaît que les caractéristiques fonctionnelles de la fourniture peuvent lui
être rendues par une intervention simple.
La retouche est effectuée en application d'une procédure préétablie (acceptée par le client par
anticipation) ou d'une procédure spécialement établie à faire accepter par le client.
Par exemple :
− les performances ;
− les interfaces ;
− les caractéristiques imposées (choix des matériaux...) ;
− la fiabilité ;
− etc.
Dans ce cas, la demande de dérogation (imprimé réf. 800D) intervient en amont, en cours ou en
fin de fabrication.
− si celle-ci fait apparaître que des activités dans le passé présentent une non-conformité de
même nature, l’information du client sera réalisée par écrit par le Responsable Qualité ;
− si celle-ci fait apparaître un dysfonctionnement du système qualité, le Responsable Qualité
s’assurera que ce type de non-conformité ne concerne pas les autres activités d’OPTIM
Industries.
Il peut selon les contrats ou les clients différer de ces deux imprimés internes. Dans ces cas, soit
le traitement spécifique est traité à l’aide d’un PAQP ou équivalent, soit le traitement est
retranscrit à l’identique selon le formalisme OPTIM Industries.
3.2 DESCRIPTION
− de préciser :
• l'identification du document (FNC ou FCE) par un n° d'ordre,
• l'indice,
• l'identification du matériel,
• la description de la non-conformité ;
− de recevoir les avis :
• de la conception et/ou,
• de la fabrication et/ou,
• du Service Qualité et/ou,
• du client et/ou de l'organisme chargé du suivi ;
− de faire apparaître la décision qui mentionnera, si besoin est :
• le type d'action correctrice à entreprendre,
• le nom du responsable de l'action,
• la date limite de clôture.
3.3 ÉMISSION
Dans l’organisation OPTIM Industries, toute non-conformité entraîne l'émission d'une FNC
(imprimé réf. 800A) ou d’une FCE (imprimé réf. 800B) par le responsable du groupe qui a
constaté le défaut ou directement le collaborateur.
Une FNC ou une FCE peut être relative à plusieurs pièces si le défaut est du même type.
Dans le cas d'une décision de retouche ou réparation, il sera ouvert une nouvelle FNC si cette
retouche/réparation ne rétablit pas la conformité.
3.4 CIRCULATION
La circulation d'une FNC ou d’une FCE est assurée et suivie en liaison avec le RQ.
Un schéma général de circulation d'une FNC ou d’une FCE est joint en annexe n° 1. Il peut être
modifié en fonction des exigences propres à chaque client.
− FNC : le client est informé quel que soit le traitement (voir § 3.5) de l’ouverture de
la FNC ;
− FCE : le traitement est uniquement interne (voir § 3.5). Le client a accès, sur simple
demande, à ces informations.
3.5 TRAITEMENT
C'est le cas lorsque la non-conformité est gestionnaire par rapport à des exigences internes
à OPTIM Industries et/ou peut être traitée en application d’une procédure ou d’une directive qui
a fait l’objet d’une acceptation par le client.
Si une action correctrice est décidée, un exemplaire de la FNC est diffusé par le Service Qualité
aux personnes chargées de mener l'action pour application de la décision.
Une fois l'action correctrice effectuée, le responsable de l'exécution de l'action correctrice porte
la date d'achèvement avec les références du document sanctionnant le travail (note, PV de
contrôle ou n° de la fiche suiveuse dans le cas d'une retouche) et retourne cet exemplaire au
Service Qualité pour clôture et diffusion au client au travers du Responsable d’Affaires.
Si la décision du Responsable d'Affaires ne prescrit pas d'action correctrice, la FNC originale est
clôturée et classée par le Service Qualité.
Nota : les FCE ne suivent que le présent traitement interne. L’information client éventuelle ne
nécessite pas de retour obligatoire.
Lorsque la non conformité ne peut être traitée en application d’une procédure ou d’une directive
qui a fait l’objet d’une acceptation par le client, la FNC est présentée au client et/ou à
l'organisme de surveillance chargé du suivi pour visa puis diffusée immédiatement au client
accompagnée de tous documents explicitant :
− sa nature ;
− les possibilités de remise en état ;
− la proposition de traitement ou de rebut.
Le Service Qualité pilote ces actions.
Pour des raisons techniques, contractuelles ou autres, le client peut exiger ou accepter la prise
en charge du traitement de la non-conformité.
3.6 ENREGISTREMENT
Chaque FNC ou FCE est enregistrée informatiquement dans un répertoire, sous un numéro
propre, par le Service Qualité.
Pour les FNC, le registre doit faire apparaître clairement si elles sont internes (type 1)
ou externes (type 2) et les dates de vérification des applications d'actions correctrices soldant
les FNC.
3.7 CLASSEMENT
Les FNC ou FCE originales ainsi que les demandes de dérogation sont archivées par le Service
Qualité.
Tout livrable, matériel ou prestation faisant l'objet d'une fiche de non-conformité est bloqué.
4.2 MARQUAGE
Les livrables ou produits frappés de NC sont identifiés par la mise en place d'une étiquette ou
d'une inscription.
Pour les prestations intellectuelles, l'intervention est formellement suspendue ou annulée par le
Responsable d’Affaires jusqu'à issue du traitement.
5.1 SUIVI
Le Responsable Qualité d'OPTIM Industries s'assurera de l'exécution des décisions prises pour
le traitement d'une non-conformité ; il veillera en particulier à ce que les actions correctrices
soient réalisées dans les délais prévus, et libérera la prestation (document de suivi, relance
formelle de l'intervention…).
5.2 CLÔTURE
Une non-conformité sera reconnue « close » lorsque toutes les exigences du traitement seront
respectées.
Afin de chiffrer les coûts de la non-conformité, le nombre d'heures passées (gestion, mise en
œuvre) et le coût des achats pour la mise en application des actions correctrices engagées et
tous les autres coûts directs ou indirects pouvant être estimés seront récoltés et repris en vis-à-
vis de chaque FNC dans le répertoire de suivi ou par tout autre moyen approprié.
Le registre (voir paragraphe 3.6) permet aussi au RQ d'effectuer un traitement statistique des
Actions Correctrices mises en œuvre.
6 ACTION CORRECTIVE
Elle est initiée par le Service Qualité dès le stade du traitement de la non-conformité, des
réclamations du client, ou à la suite d'un audit client ou interne, au moyen d'une fiche type
(imprimé réf. 800E).
Le Service Qualité est chargé de suivre le déroulement de l'action, jusqu'à la clôture définitive.
7 ACTION PRÉVENTIVE
Cette analyse est déclenchée par le Service Qualité et peut se traduire par :
Ce document ayant pour objet d’obtenir l’implication de tous à tout niveau au quotidien est aussi
centralisé par le Service Qualité afin de pouvoir mesurer cette implication mais aussi en tirer
d’éventuelles dispositions améliorant potentiellement nos organisations, nos réalisations ou
l’impact de nos réalisations.
OUVERTURE DE LA FICHE
DE NON-CONFORMITÉ
PAR OPTIM Industries
[(HN1 ou HN2) pour client EDF]
INFORMATION PRÉALABLE
DU CLIENT PAR LE
RESPONSABLE D'AFFAIRES
OPTIM Industries
DIFFUSION
AU RESPONSABLE QUALITÉ
Information du client
pour suivi de l'instruction
de la non-conformité
par le RQ OPTIM Industries
Non
MISE EN ŒUVRE
EXÉCUTION DU TRAITEMENT
DE LA NON-CONFORMITÉ
ACCEPTÉE PAR LE CLIENT