Enregistremen t

PROCEDURE P001
22/08/18
MAITRISE DES DOCUMENTS
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RELATIFS A LA QUALITE
1. LISTE DE DIFFUSION
X Fichier informatique d’aide en ligne

2. OBJET ET DOMAINE D’APPLICATION

La présente procédure a pour objet de déterminer les modalités de maîtrise de

l’ensemble des enregistrements et documents qualité ainsi que les documents
externes intervenant sur la qualité des prestations de l’entreprise.

3. Nature des modifications par rapport à la version précédente

Modification de la protection des documents

4. Eléments de référence

ISO/ 9001 V2015

Rédaction: Hervé Moras Approbation :Hervé Moras

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5.Processus de traitement

5.1) Règles générales :

 Le « rédacteur » est celui qui est à l’initiative du document qualité et qui le
rédige. Certains documents demandent l’intervention d’un « approbateur » qui
vérifiera le contenu du document et en assurera la critique auprès du rédacteur.
Seul le Directeur de l’entreprise peut être simultanément rédacteur et
approbateur.
Une fois un document validé, la personne chargé de l’enregistrement (le
coordinateur ou le directeur) apposera une signature en haut à gauche du
cartouche du document pour valider l’enregistrement du document.
La protection des documents et mise à jour
Les originaux des documents sont archivés dans une partition de serveur dont
l’acceès est limité à la Direction et au Coordinateur.
 Tant que faire se peut, il est interdit et ne doit être qu’exceptionnel de faire une
photocopie d’un document qualité quel qui soit. Une dérogation n’est possible
que dans quelques cas : problème informatique, activité en déplacement ou
document non disponible sur le site Internet.
Le bon geste consiste à imprimer le document à partir des originaux mis à
disposition sur le site Internet.
L’utilisation des documents :
- Tout document circulant doit avoir une signature dans la partie gauche du
cartouche du haut en dessous de « enregistrement »
- Les documents qui sont enrichis à la main : pointage réunion, présentation à
un entretien, revue de contrat, grille de contrôle, validation de poste...etc. Ils
seront dispos en version PDF sur le site Internet.
- Les documents enrichis informatiquement et dont la version et donc le
numéro ne change pas (comme un document enrichi à la main) : Politique
d’auto management, livret de suivi, compte rendu de réunion, devis….. L’esprit
est le même que pour les documents enrichis à la main. Ils seront dispos en
version XL ou WORD sur le site Internet. Les documents enrichis sont archivés
par l’utilisateur sous sa responsabilité dans ses répertoires personnels.
- Particularité des contrôles qualité et validations de poste/formation : Si un
Responsable de Marché souhaite avoir une grille de contrôle qualité, une
validation de poste ou de formation qui soit pré remplie avec les critères à
contrôler ou à valider, il peut créer lui-même à partir du formulaire original du
site Internet (par exemple le Formulaire F098 :Grille contrôle vierge) un
document avec des critères pré-remplis qu’il suvegardera dans ses répertoires
personnels, en gardant le même numéro mais en complétant le nom avec la
désignation de la prestation, par exemple « F098 pantalons ETAM ». Ils ne
seront pas enregistrés et archivés dans le système qualité comme nouveau
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document puisqu’il ne change pas de numéro. Ils n’auront pas non plus la
signature pour prouver l’enregistrement.
Il demandera au coordinateur de, valider le document en apposant sa
signature dans le cartouche enregistrement et de mettre son document à
dispo sur le site Internet en version PDF.

 Toute personne peut faire la demande de modification ou de création d’un

document Qualité à l’émetteur du dit document (par défaut au Service Qualité).
 Les documents ne peuvent être rédigés, vérifiés, approuvés que par des
personnes habilitées (voir tableau ci-dessous).
 Tableau de responsabilité rédacteur–vérificateur - approbateur en fonction du
type de document

TYPE DE REDACTEUR APPROBATEUR ENREGISTREMENT

DOCUMENT
Manuel Directeur Directeur Directeur ou coordinateur
Qualité
Procédures Directeur, Directeur Directeur ou coordinateur
Responsable de
Marchés ou de
processus
Processus Directeur, Directeur Directeur ou coordinateur
Responsable de
Marchés ou de
processus
Instructions et Directeur, Pas d’approbation, Directeur ou coordinateur
Formulaires Responsable de uniquement
Marchés ou de enregistrement
processus
Documentation Tampon « RECU LE »
externe par toute personne,
intervenant sur la sur le document de
qualité d’une manière à repérer le
prestation dernier document
reçu.
 En cas de litige entre deux documents identiques, s’adresser au Directeur ou au
responsable processus « mesure et surveillance qui décidera de la version à
utiliser.
 Les documents ne peuvent êtres créés, diffusés, classés, modifiés, archivés que
par des personnes habilitées (voir tableau 5.3.1, La vie du document interne).
 Tous les documents doivent comporter au minimum un titre, une codification et un
indice ou une date de révision.
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5.2La codification
Dans la codification nous y trouvons 5 lettres :
L pour les listes de référence, qui reprend l’ensemble des documents enregistrés,
P pour toutes les procédures, I pour toutes les instructions, et F pour tous les
formulaires.
Exemples : P001 pour procédure N° 1.
Une date apparaît sur les documents qui reprennent la date de création ou la mise
à jour du document, cette date est aussi un repère sur l’évolution du document
proprement-dit, de plus c’est la dernière en date qui fait fois pour l’utilisation du
document.
La codification est un nombre incrémenté et tiré du listing de référence.
Les listes de références se consultent à partir de l’aide en ligne « SMQ »
5.3Description détaillée :
5.3.1: Documents internes :
La vie du document interne
ETAPE RESPONSABILITE COMMENT
Expression du Toute personne Pour modification, demander à la personne qui a rédigé ou
besoin approuvé ou à son remplaçant. Pour création (voir champ
Rédacteur, tableau de responsabilité rédacteur – vérificateur –
approbateur en fonction du type de document § 5.1).

Vérification de Directeur Vérifier que le document n’est pas redondant.

l’existant

Rédaction du Directeur, RM ou Création ou modification du document en fonction de l’étape

document Qualité responsable processus précédente.

Vérification Voir, tableau § 5.1 En fonction du type de document, vérification, approbation,

Approbation enregistrement voir tableau § 5.1.
Enregistrement Le Directeur a la responsabilité de la mise à jour des listings de
Etablissement du référence des documents.
listing de référence

diffusion des Directeur et Le directeur met à jour le support informatique intranet permettant
nouvelles Responsable du la consultation à l’ensemble du personnel.
modifications processus « mesure et Le coordinateur pourra mettre les documents en dispo sur le site
surveillance » Internet.

Archivage de Directeur Le service Qualité archive les anciennes versions dans un dossier
l’ancienne version informatique nommé « Archives » au sein même de la partition se
originale situant l’ensemble des fichiers qui composent le SMQ.

5.3.2 : Documents externes :

Les documents externes sont conservés et archivés sous la responsabilité du
destinataire selon les durées de stockage reprise dans cette procédure. Les
catalogues fournisseurs seront conservés dans une armoire avec l’apposition d’un
cachet avec la date d’entrée après la destruction de l’ancien.
5.3.3 : L’informatique :
Le directeur de l’association sauvegarde les données souhaitées. La sauvegarde
est journalière et plus rapprochée si nécessaire. Un exemplaire mensuel de la
sauvegarde informatique est stocké à l’extérieur de l’entreprise par le directeur.
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5.4 : Le tableau de classement de l’archivage :

DOCUMENT Accessibilité Protection CLASSEMENT DUREE DE DUREE D’ARCHIVAGE

CLASSEMEN
T
M.Q. Sous la Les originaux Vie du 2 ans suite à la mise en archivage*sous la
diffusion du sont document responsabilité du directeur qualité.
Procédures responsable conservés jusqu'à
TOUS qualité protégé informatiqueme nouvelle
Instructions informatiqueme nt diffusion
nt par profil
Formulaires utilisateur
Enregistrements Directeur, informatique Les Le mois en 2 ans suite à la fin de la prestation* sous la
Qualité responsable par profil enregistrement cours ou responsabilité du responsable de la prestation
« enrichis » de marchés utilisateur ou s sont à jusque fin de
ou aux pour les docs conserver au la prestation
responsables imprimés bureau ou sur
d’équipe classés par le le site de la
RM prestation par
le responsable
de la
prestation
Documents Directeur, Dans une Vie du sans limite de durée* sous la responsabilité du
officiels normes... responsables armoire document destinataire de la documentation.
de marchés
Documents responsables Dans armoire Vie du sans limite de durée* sous la responsabilité du
externes (cahier de marchés ou bureau du document destinataire de la documentation.
des charges, ou aux responsable jusqu'à
fournisseurs, responsables de l’achat ou nouvelle
normes…) d’équipe de la diffusion*
prestation

Documents Directeur, informatique Avec les Exercice 10 ans*

comptables comptable par profil documents comptable
factures… utilisateur relatifs à la
comptabilité
Commercial Directeur, informatique Armoire et Vie de la 5 ans suite à la fin de la prestation*sous la
contrats, devis commercial, par profil informatique prestation responsabilité du commercial pour les contrats
responsables utilisateur Direction- signés
de marchés Commerciale
ou aux ou RM 1 An pour les devis non validés
responsables
d’équipe
Dossiers outils Responsable informatique sous la Durée de vie Dans le local outillage, 2 ans suite à la fin de
maintenance, par profil responsabilité pour un outil vie de l’outil
responsable utilisateur du sauf décision et sous la responsabilité du Responsable
de marchés Responsable contraire du Maintenance.
ou aux Maintenance R.M.
responsables
d’équipe
Documents et Responsable sous la Durée de vie Dans le bureau de la direction, 6 mois suite à la
Enregistrements maintenance, responsabilité pour un outil, fin de vie de l’outil
relatifs à la Directeur du 1 semaine Ou du document et sous la responsabilité du
maintenance qualité Responsable pour tout Responsable Maintenance.
Maintenance autre
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document
sauf décision
contraire du
R.M.
* sauf avis contraire du client, d’un responsable de D.MULTIPLE ou de la
réglementation.
Toutes les archives sont stockées dans le bureau de la direction ou sur des
palettes rangées en hauteur dans la zone de stockage.