Procédure Qualité PG 

: MDE 001
Intitulé : Date d’émission : Date de modification :

Maîtrise des Documents et

des Enregistrements Révision : Nbre de pages : 13

Maîtrise des Documents et des

Enregistrements

Elaborée/Modifiée par : Révisée par : Approuvée par :

Date : Date : Date :

 Maîtrise des Documents

1. Objet et domaine d’application

2. Définitions et abréviations
3. Responsabilités
4. Mode opératoire
5. Enregistrements
6. Références
7. Annexes
1. Objet et domaine d’application:

La présente procédure décrit la méthodologie suivie pour maîtriser la pyramide documentaire

du système de management de la Qualité de …………….

La maîtrise des documents a pour objectif de :

- minimiser les risques d’erreurs d’origine documentaire ;
- faciliter la communication et le transfert d’informations entre les différents services ;
- Maîtriser la gestion de la structure documentaire du SMQ.

2. Définitions et abréviations :

Document : « support d’information et l’information qu’il contient » Définition ISO 9000

Abréviations :

RQ : Responsable Qualité

DT : Direction Technique
STC : Secrétariat Technique et Commercial
LGC : Logiciel de Gestion Commerciale
DF : Dossier de Fabrication
OF : Ordre de Fabrication
PL.ACT 001 : Plan d’action
SMQ : Système Management Qualité

3. Responsabilités :

Chaque responsable utilisant un document propre à sa fonction, prend la charge de le gérer et

de le maîtriser en coordination et sous les ordres du RQ.

4. Mode Opératoire :

4.1 Gestion des documents internes :

Identification :

Les documents réalisés au sein de l’entreprise sont identifiés et repérés à l’aide de codes
précis. Un document doit avoir une référence, un indice de révision et une date de mise en
circulation.

Codification d’une procédure :

exp. :
PG : ACP 001
Indice d’identification
Premières lettres du titre de la procédure (Action Corrective
et Préventive)
Procédure Générale
Codification d’un document :
exp. :
FNQ 001
Indice d’identification
Premières lettres du titre du document (Fiche Non Qualité)

L’utilité de l’indice :
Un mode opératoire sera codifié comme suit MOP 001. Si nous avons deux ou (Ni) modes
opératoires, l’abréviation est toujours la même alors que l’indice évoluera, dans cet exemple
on obtiendra MOP 002 et MOP (Ni).

Création :
On procède à une création quand il s’agit d’un besoin d’amélioration qui s’impose suite à :
- une réclamation client ;
- un audit qualité interne ou externe ;
- Une formation, une nouvelle méthode de travail ou une nouvelle technologie intégrée ;
- Une demande d’action corrective ou préventive ;
- Un besoin d’amélioration quelconque.

Les procédures et documents relatifs au SMQ sont élaborés et modifiés par le RQ, vérifiés par
les responsables des fonctions concernées et approuvés par la Direction seule ou
conjointement avec un responsable de fonction.

Diffusion :
Chaque document; procédure ou manuel est mené d’une liste de diffusion contenant les noms
et visas des personnes concernées par l’application du document, la version du document et
le nombre d’exemplaires reçus par chaque destinataire.
Chaque document diffusé est tamponné en rouge :  « Diffusion : (Service concerné) ».
Cette notification permet de contrôler la diffusion au sein de la société et par conséquent
l’appartenance du document.

Chaque responsable de service dispose d’un classeur qui contient les Procédures et les
manuels qui le concernent avec bien entendu la liste de l’ensemble des documents
applicables au système de management de la Qualité.
Les Documents et supports d’enregistrement sont disponibles sur le réseau informatique, dont
le pouvoir de changement ou modification est contrôlé et assuré par la Qualité.
NB : chaque responsable assure sur son secteur la disponibilité des documents applicables.

Modification :
L’évolution de la qualité au sein de la société peut être accompagnée d’une mise à jour des
documents relatifs au SMQ.

L’autorisation de modification est faite en commun accord entre les fonctions concernées et le
RQ et/ou la Direction.
Le nouveau document portant la modification est diffusé avec une nouvelle date d’application
et un nouvel indice de version.

Le document original faisant l’objet de modification est récupéré pour l’archivage et porte en
page de garde la mention : « Annulé et remplacé par… » en rouge, avec la date de
péremption. Une liste de suivi des modifications (Etat des Modifications Documents : EMD
001) est placée en fin de chaque document, où sont inscrites les modifications et la date
d’application de la nouvelle version.

Archivage des documents périmés :

Le service qualité se charge de la conservation des documents qualité périmés. Les
anciennes versions sont détruites ; l’exemplaire original est conservé pour une éventuelle
consultation. Les versions (n°-1) sont conservées et classées dans un dossier
appelé : « Documents révisés – Anciennes Versions ».

4.2 Gestion des documents externes :

Les documents externes sont gérés par les différents services de la société ……….. , ceux
ayant une incidence sur la qualité de l’entreprise sont :

Cahier des charges ou dossier technique  :

Après acceptation du cahier des charges, les plans seront joints au dossier de fabrication
DF001; voir PG : RC 001.
Maîtrise de la diffusion :
Tous les plans doivent être validés ainsi que leur mise à jour par la DT avant lancement et
diffusion dans l’atelier de fabrication. La maîtrise se fait en validant ces plans par un tampon
portant la Mention « Bon pour fabrication en rouge ».

Les normes, exigences réglementaires, lois  :

Elles sont gérées et diffusées par le RQ. Leur classement se fait dans le classeur des
documents externes. Chaque norme ou réglementation doit être validée par un tampon
portant la mention : « Document externe version pertinente» et indiquant le destinataire et
la date de diffusion.
Une liste des destinataires est établie et classée avec le document externe concerné.
 Synoptique de création, modification et diffusion des documents

Document utilisé ou de référence : Document crée ou complété :

Doc d’entrée Mode opératoire Responsabilités

Rapport Direction
d’audit Besoins d’amélioration RQ ou/et resp.
Revue de
direction service

modification création
Responsable Qualité

RQ ou/et resp.
service
Révision

Direction seule ou
Non Approbatio conjointement avec
un resp. service
n

Oui
EMD 001
Enregistrement de la révision RQ

RQ
Récupération et destruction des
versions périmées

Dossier Documents RQ
révisés-Anciennes Conservation de l’original
versions.
de l’ancienne version

RQ
LMD 001 Diffusion de la nouvelle
version
5. Enregistrements :

Etat des Modifications des Documents EMD 001; 

Liste des documents maîtrisés par le SMQ, LMD 001.

6. Références :

Procédure Revue de Contrat PG : RC 001

7. Annexes :

Diffusion ;
Etat des Modifications Documents EMD 001.
 Maîtrise des Enregistrements

1. Objet et domaine d’application

2. Définitions et abréviations
3. Responsabilités
4. Mode opératoire
5. Enregistrements
6. Références
7. Annexe
1. Objet et domaine d’application :

Cette procédure décrit les mesures prises pour maîtriser l’identification, la collecte, l’accès, le
classement, l’archivage, la conservation et l’élimination des enregistrements relatifs au
système management de la qualité de ……….. Elle permet de Garantir la traçabilité des
opérations et des processus et s’applique à l’ensemble des processus de ………..

2. Définitions et abréviations :
Enregistrement : « Document faisant état de résultats obtenus ou apportant la preuve de la
réalisation d’une activité » Définition ISO 9000 –

Abréviations :
DF 001 : Dossier de fabrication.
LME 001 : Liste de maîtrise des enregistrements.
RQ : Responsable Qualité.
REA 001 : Registre état d’archive.

3. Responsabilités :
La responsabilité de maîtrise des enregistrements relatifs à la qualité revient aux responsables
des processus, pour ce faire chaque responsable dispose d’une liste des supports
d’enregistrements mis en circulation LME 001.

4. Mode opératoire :
Les enregistrements permettent de démontrer la conformité aux exigences spécifiées et le
fonctionnement du système Qualité.
Certains enregistrements permettent de conserver toutes les informations relatives à la
transformation du produit depuis la réception de la matière première jusqu’à livraison du
produit fini.
Le dossier de fabrication DF 001 nous permet de réaliser la traçabilité du produit.
Les enregistrements sont archivés au fur et à mesure, leurs durées de conservation sont
prédéfinies dans la liste de maîtrise des enregistrements LME 001.
Ci-joint exemple :
Désignation Référence Resp. Lieu de Durée de Resp. Lieu Durée Mode
Conservation Conservation Conservation Archivage d’Archivage d’Archivage d’Elimination

L’archivage : se fait dans une salle d’archives aménagée et équipée de rayonnages avec
adresses de telle sorte que les enregistrements soient lisibles, faciles à identifier, accessibles
et protégés.
Identification : voir procédure générale MDE 001, partie maîtrise des documents.
Accessibilité : les listes LMD 001 et LME 001 permettent de définir les personnes autorisées
à consulter, à manipuler, ou intervenir sur les enregistrements relatifs à la qualité.
Conservation et archivage : la liste LME 001 définit les durées de conservation et
d’archivage des enregistrements. Le registre REA 001 nous renseigne sur l’état des archives.
Protection : la salle d’archives est isolée et fermée à clef à fin d’assurer la sécurité des
enregistrements.
NB : Les supports de sauvegarde des données informatiques (CD rom) sont stockés dans des
boites à l’abri de poussière et des risques. Une étiquette est apposée sur chaque support
indiquant ainsi le contenu, le nom du service et la date de sauvegarde.
Fréquence de sauvegarde :
NB1 : Les programmes machines ne sont pas sauvegardés et archivés du moment qu’il s’agit
de la pièce fabriquée à l’unité ou en petite série limitée non renouvelable.
NB2 : La pyramide documentaire relative au SMQ est sauvegardée sur support informatique
après chaque Audit Interne, l’archivage et le classement sont à la charge du RQ.
NB3 : Chaque utilisateur est chargé d’actualiser quotidiennement la sauvegarde des données
informatiques sur disque dur. Une sauvegarde générale est effectuée tous les six mois sur
disquette ou CD-ROM.

Cas exceptionnels :
Les documents et pièces justificatives comptables sont conservés par l’administration et
finances pour la durée de l’exercice en cours et archivés à la réalisation du bilan final au 31
mars de l’année N+1 pour une durée de 10 ans.

Les dossiers du personnel sont conservés par l’administration et finances. Les dossiers des
personnes ayant quittées l’entreprise sont conservés pour une durée de 10 ans en tenant
compte de la date de sortie de chaque personne.

La durée d’archivage des sauvegardes informatiques est de 5 ans.

Élimination : Pour des raisons de sécurité, les enregistrements ayant dépassé la durée
d’archivage seront broyés.

5. Enregistrements :

Liste de maîtrise des enregistrements LME 001.

Registre Etat d’archive REA 001.

6. Références :

Procédure MDE 001, Partie maîtrise des documents.

7. Annexes :
Diffusion
État modifications document EMD 001
 Annexes

Diffusion :
 Nbre Destinataires Version Nom/Visa
d’exemplaires

01 Direction Générale A

01 Direction Technique A

01 Administration et Finances A

01 Méthodes, Préparation/Achats A
 REF  : EMD 001

ETAT DES MODIFICATIONS DOCUMENT REV :

DATE :

Référence du document :

Révision PG : MDE 001

Responsable
Date

Av Ap Nature des Modifications