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Code : P06
Gestion du processus d'accréditation
Version : 06
Accreditation Process Management
Sommaire
Écrit par / Written by: Vérifié par / Verify by: Approuvé par / Approved by :
Mariam LEYE Paterson KOUAKOU Marcel GBAGUIDI
Cette procédure définit les dispositions This procedure defines the provisions for the
relatives à la gestion du processus management of the accreditation process,
from initial assessment to re-assessment, as
d’accréditation, de l’évaluation initiale à
well as consecutive assessments of
l’évaluation de renouvellement en passant conformity assessment bodies.
par les évaluations consécutives des
organismes d’évaluation de la conformité.
2 Référence 2. References
Ce document est applicable à compter de This document is applicable from the date
la date mentionnée sur la page de garde. Il mentioned on the cover page. It will be
sera mis à jour autant que nécessaire. updated as necessary.
OEC I. Intérêt pour l’accréditation initiale Par tout moyen (mail, By any means (email, mail,
CAB Interest in initial
courrier, téléphone, etc.) telephone, etc.)
Secrétariat
II. Réception d’un intérêt pour l’accréditation du SOAC Courrier électronique ou Email or hard copy
SOAC
Receipt of interest for SOAC accreditation papier
Secretariat
Oui / Yes
DG / RQ/RT VI. Vérification de compétence et de disponibilité_Proposition à l’OEC d’une équipe F11P06-Fiche d’analyse et F11P06- Analysis and follow-
DG /QO/TO d’évaluation / de suivi de demande up sheet for application of
Competence and avalibility checking_assessment team proposed to CAB d’évaluation assessment.
DG / RQ/RT Transmission au demandeur Transmission to the applicant
DG /QO/TO VII. Préparation et Signature de la convention -F04P06- Convention - F04P06-Assessment and
+ Preparation and Signing of the Agreement Accreditation Agreement
OEC / CAB - F05P06- Portée à évaluer - F05P06- Scope to be
assessed
VIII. Facture pro forma adressée à l’OEC /
RAF - F06P06- Liste documents -F06P06- List of contractual
Pro forma invoice to the CAB
AFO contractuels document
Courrier Mail
DG SOAC
XX. Délivrance des documents d’accréditation
Issuance of accreditation documents
F07P06- Annexe technique F07P06- Technical annex
RQ/RT / CA F08P06- Attestation F08P06- Accreditation
QO/TO / AO d’accréditation certificate
P06.06-Procédure de gestion du processus d'accréditation /
Accreditation Process Management_12/22 Page 6 sur 14
Resp. Activités Documents et commentaires
F09P06- Diplôme F09P06- Accreditation
d'Accréditation diploma
Marque du SOAC SOAC Mark
I. Aucun. I. None
II. Lorsque l'OEC manifeste son intérêt II. When the CAB manifests its interest in
pour l'accréditation, il doit accreditation, it must send a formal
transmettre au SOAC une demande request to SOAC (usually by e-mail)
formelle (généralement par courrier
électronique).
III. Le SOAC transmet à l’OEC les III. SOAC sends to the CAB the official
formulaires de demande officielle application forms for accreditation and
d’accréditation et l’invite à invites it to appropriate the SOAC
s’approprier les documents contractual documents, in particular,
contractuels du SOAC notamment C05-Accreditation fees and C06-
C05-Frais d’accréditation et C06- Rates and price list.
Tarifs.
IV. Les formulaires une fois renseignés IV. The forms, once filled in by the CAB,
par l’OEC, sont transmis au SOAC are sent to SOAC with the documents
avec les documents qui y sont referenced therein. The referenced
référencés. Les documents documents may also be requested by
référencés peuvent par ailleurs être SOAC, after feasibility analysis, if they
demandés par le SOAC après were not attached to the initial original
analyse de la faisabilité, si ceux-ci application.
n’ont pas été joints à la demande
initiale.
Les laboratoires d’essais, Testing, calibration and analysis
d’étalonnage et d’analyses doivent y laboratories should also attach:
joindre : - Interlaboratory
- Rapport de comparaisons comparisons/proficiency testing
interlaboratoires / essais d’aptitude report;
- Rapports de validation selon le - validation reports if necessary.
cas
Les organismes d’inspection et de The inspection and certification bodies shall
certification doivent fournir sur also provide upon request:
demande : normative document according to
- Document normatif selon which the certification or inspection
lequel la certification ou is performed.
l’inspection est réalisée.
V. L’évaluation de la recevabilité de la V. The assessment of the suitability of the
demande s’effectue à deux niveaux : application is carried out at two levels:
1. Les informations fournies par l’OEC 1. The information provided by the CAB
sont suffisantes et satisfaisantes are sufficient and satisfactory for an
pour une évaluation (possibilité pour assessment (possibility for SOAC to
le SOAC de suggérer une visite suggest a preliminary visit of the CAB
préliminaire de l’OEC si nécessaire); if necessary);
2. Le SOAC est capable de mobiliser 2. SOAC is able to mobilize the
les ressources nécessaires pour necessary resources to support in a
prendre en charge l’évaluation en timely manner the assessment of the
temps opportun de l’OEC. CAB.
VIII. Lorsqu’une visite préliminaire est VIII. When a preliminary visit is confirmed
confirmée (sur demande de l’OEC ou (at the request of the CAB or after
après suggestion du SOAC), celle-ci SOAC’s suggestion), it is taken into
est prise en compte dans la account in the invoice. SOAC ensures
facturation. Le SOAC s’assure que that the CAB approves the amount of
l’OEC approuve le montant de la pro the pro forma;
forma.
XII. Cf. " C01-Règlement d'accréditation". XII. See "C01 - Accreditation Rules".
XIII. Cf. " C01-Règlement d'accréditation". XIII. See "C01 - Accreditation Rules".
XIV. Selon le plan d’évaluation validé en XIV. According to the Assessment plan
réunion d’ouverture. L’évaluation est approved during the opening meeting.
réalisée à l'aide de diverses is carried out using various
techniques d'évaluation, qui assessment techniques, which
comprennent, sans toutefois s’y includes but are not limited to:
limiter :
La revue documentaire : pour Document reviews: To evaluate
évaluer si le système des OEC est whether the CABs’ system conforms
conforme aux normes pertinentes et to the relevant standard(s) and other
aux autres exigences d'accréditation SOAC accreditation requirements.
du SOAC.
Les visites sur site des OEC et des On-site visits to the CABs and other
autres sites où l'OEC exerce ses sites where the CAB performs
activités : Pour déterminer, par la its activities :To determine, through
collecte de données concrètes, si the gathering of objective evidence,
l‘OEC est compétent et conforme aux whether the IB is competent and
normes et aux exigences conforms to the relevant standard(s)
d'accréditation pertinentes et, le cas and accreditation requirements, and
échéant, aux exigences where applicable regulatory and legal
réglementaires et légales. requirements.
Les évaluations à distance (voir Remote Assessments (see
Procédure P18, le cas échéant) Procedure P18 as applicable)
L’observation : Pour déterminer si : Witnessing : To determine whether:
- Les procédures documentées sont - Documented procedures are
appliquées ; being followed;
- Le personnel possède les compétences - Staff have the skills required to
requises pour réaliser la portée du travail perform scope of accredited work or
accrédité ou pour lequel l'accréditation for which accreditation is sought;
est demandée ; - The training and supervision
- La formation et la supervision offertes provided is effective;
sont efficaces ; - The resources available are
- Les ressources disponibles sont adequate;
appropriées ; - Any defects in the equipment
- Toutes les défaillances des équipements have been detected and addressed;
ont été repérées et résolues ; et and
- Les réponses aux questions qui sont - Answers to questions asked
posées peuvent être soutenues. can be supported.
XV. La facture de solde est transmise XV. The balance invoice is sent after the
après la réalisation de l’évaluation on-site assessment has been
sur site ; elle doit être honorée dans completed and must be paid within 30
un délai de 30 jour calendaire. calendar days.
XVIII. Cf. " C01-Règlement XVIII. See "C01 - Accreditation Rules". The
d'accréditation". Le personnel qui personnel who make the accreditation
prend la décision d’accréditation decision are different from those
est différent de celui engagé dans involved in conducting assessment
les activités d’examen préalable. activities.
En cas de demande d'information If additional information is requested,
complémentaire, le Comité a 10 the Committee has 10 additional days
jours supplémentaires pour donner to give its final opinion.
son avis définitif.
Le DG a 15 jours pour prendre la DG has 15 days to take the
décision d'accréditation après l'avis accreditation decision after the final
définitif du Comité d'accréditation opinion of the Accreditation
Committee
XIX. Cf. " C01-Règlement d'accréditation ". XIX. See "C01 - Accreditation Rules".
La suspension de l’organisme The suspension of the accreditation
d’accréditation est prononcée par body is pronounced by the Director
le Directeur Général sur avis du General on the advice of of the
Comité d’Accréditation. Accreditation Committee.
Le retrait de l’accréditation est pris Withdrawal of accreditation are taken
par le Directeur Général sur avis by the Director General upon the
conforme du Comité approval of the Accreditation
d’Accréditation. Committee.
La résiliation est prononcée par le Termination is pronounced by the
Directeur Général sur demande de Director General at the request of the
l’OEC. CAB.
Lorsqu’un organisme de When a certification body is
certification est accrédité dans le accredited for the purpose of issuing
cadre de la délivrance d’une an initial certification, it has a period of
première certification, il dispose nine (9) months from the date of its
d’un délai de (9) neuf mois à accreditation in which to pronounce
compter de la date de son and notify its certification decision to
accréditation pour prononcer et its client; exceeded this deadline, the
notifier sa décision de certification CB will be suspended.
à son client ; excédé ce délai, l’OC
sera suspendu.
XX. La facture de redevance prorata XX. The pro rata temporis annual fee
temporis est envoyée à invoice is sent to the organization at
l’organisme en même temps que la the same time as the initial
accreditation or extension notification.
P06.06-Procédure de gestion du processus d'accréditation /
Accreditation Process Management_12/22 Page 12 sur 14
notification d’accréditation initiale
ou d’extension.
XXI. See "C01 - Accreditation Rules".
XXI. Cf. " C01-Règlement d'accréditation". XXII. See "C01 - Accreditation Rules".
XXII. Cf. " C01-Règlement d'accréditation".
Note: The monitoring of the CAB
Note : Le suivi du cycle d’accréditation des accreditation cycle and post-assessment
OEC et des délais post évaluation est réalisé deadlines is carried out on the basis of the
à partir du formulaire «F21P06- Suivi cycle form “F21P06- Monitoring of accreditation
d'accréditation et des délais post- cycle and post-assessment deadlines”
évaluation »
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Refer to F02P01-Current QMS Control list
Voir F02P01-Liste des documents du
SMQ en vigueur.