Exemple de Rapport Daudit de Certification

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Certification de systèmes de management

Rapport d audit étape 2
Organisme :
ECOLE NATIONALE SUPERIEURE DE CHIMIE DE MULHOUSE
Adresse : 3 rue Alfred Werner , FR - 68093 Mulhouse
N° Dossier : FR/PAR-218009 : Surveillance 24 mois
Norme(s) : Accréditation :
ISO 9001:2008
COFRAC
Site(s) audité(s) : Mulhouse
Représentant 5 et 6 juin 2014
Clorinthe LABBE
de la direction :
Code(s) EAC :37 Code(s) NACE :80 Code(s) domaine Non défini
technique :
Effectif concerné par la Organisation du travail:
80 Journée
certification :
Autre(s) membre(s) de
Xavier DELEPLACE
au Représentant de la direction de l organisme, au service
administratif, aux Examinateurs Techniques et aux membres du comité de certification de SGS ICS.
1)
de :
Confirmer que le système de management est conforme aux exigences de la norme auditée,
Co met en oeuvre le système de management,
C liés à la politique.
2) et périmètre
a) des activités et périmètre proposés ou actuels
"Formation
rmation d'ingénieurs chimistes"
b) ou modifiés (compte tenu des résultats de

it)
Domaine et périmètre confirmé
Existe-t-il plusieurs sites ? Oui Non

Si oui, la liste des sites devant figurer sur le certificat est mise en annexe du rapport ou
est jointe à celui-ci en audit initial, en audit de renouvellement ou, en cas d tension en
audit de surveillance.
3) Conclusion générale et recommandation de l

es
N° Dossier : FRPAR 218009 Type audit : RS24
CONFIDENTIEL Document : ENSCMu -FRPAR 218009-2014-RS24- Rapport audit étape 2 Page n°: 1 sur 11
objectifs significatifs comme requis par la ou les normes auditée(s).
ivités et la revue de documents et
avant
audit conclut que a établi et tenu à jour un système de

management conforme aux exigences de la ou des normes auditées et qui a démontré une mise en
satisfaisante et une capacité satisfaisante à atteindre les objectifs lies à la politique du système.
Nombre de NON-CONFORMITÉ(S) 0 Majeure(s) 1 Mineure(s)

9
maturité du système, la certification du système de management soit :

ACCORDÉE/ MAINTENUE/ RENOUVELÉE
ACCORDÉE/ MAINTENUE/ RENOUVELEE AVEC AUDIT SUPPLEMENTAIRE
MAINTENUE SOUS RÉSERVE DES RÉSULTATS DE L AUDIT COMPLÉMENTAIRE A LA FIN D UN AUDIT DE SURVEILLANCE
(LE CERTIFICAT SERA RETIRE SI CET AUDIT N EST PAS RÉALISÉ)

REFUSEE EN ATTENTE DES RÉSULTATS DE L AUDIT COMPLÉMENTAIRE A LA FIN D UN AUDIT INITIAL OU DE
RENOUVELLEMENT
SUSPENDUE EN ATTENTE DES RÉSULTATS DE L AUDIT COMPLÉMENTAIRE
RETIRÉE.
4) R udit précédent
Les données issues de audit précédent ont été revues pour assurer que les actions correctives liées aux
non-conformités ont bien été menées. :
Toutes les non-conformités identifiées lors des audits précédents ont s corrections
nécessaires (voir au chapitre 6 leur revue)
organisme de façon adéquate précédent
et une ou plusieurs non-conformités ont été reportées au chapitre - rapport.
Cf : ENSCMu-FR PAR-218009-2013- DAC 1.doc
5)
La gestion de la documentation du système de management est conforme aux Oui Non

exigences de la norme.
Le système de management est mis en place, tenu à jour et amélioré de façon efficace Oui Non
.
organisme a mis en place des objectifs et indicateurs pertinents. Ces indicateurs sont Oui Non
suivis pour mesurer le niveau de performan organisme.

CONFIDENTIEL Document : ENSCMu -FRPAR 218009-2014-RS24-
218009--2014-RS24- Rapport audit étape 2 Page n°: 2 sur 11
Le programme s internes est respecté. Il constitue un outil pour le maintien et Oui Non
Les revues de direction permettent de Oui Non

façon continue adéquat, pertinent et efficace.
Le système de management est conforme aux exigences de la (ou des) norme(s) Oui Non
auditée(s).
La maîtrise des processus externalisés est conforme aux exigences de la N/A Oui Non
norme auditée, si celle- .
Les réclamations relatives à la marque de certification sont traitées N/A Oui Non
conformément aux règles de SGS ICS
organisme la marque de certification de SGS ICS par N/A Oui Non

rapport aux règles celle-ci,
6) Principales activités passées en revue audit
a) Par rapport aux résultats de
tous les clôturer.
-conformité (constat(s) n° / non applicable) ou en

observation (constat(s) n° / non applicable).
que ce commentaire)
Les non- é vérifiées. Ces vérifications sont enregistrées dans le fichier

udit précédent joint.
Cf : ENSCMu-FR PAR-218009-2013- DAC 1
ou de justifications de ne pas
acceptées qui permettent de toutes les clôturer.
ou de justifications de ne pas
certaines qui sont reportées en non-conformités (obs n° de
/ non applicable) ou en observations (obs n° / non applicable).
commentaire)
Observation n°1 : Rôles et responsabilités des pilotes et copilotes de processus (§5.5.1 6.2.2d et 8.2.3)
motivés, enrichis par une définition claire des limites, rôles, responsabilités et autorités des pilotes et copilotes
dans la gestion de leur processus, de leur implication dans le traitement des indicateurs et des
Il a été défini des lettres de mission, certaines ont été consultées et seront incluses dans les classeurs
qualité. Observation levée
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FRPAR 218009-2014-RS24-
218009 Rapport audit étape 2 Page n°: 3 sur 11
Observation n°2 : Planification des revues de direction/processus (§5.4.1 et 5.6.1)
ertains processus
Afin de garantir que la planification des revues demeure pertinente, adéquate et efficace, une réflexion devrait
e de manière adaptée au rythme des revues de direction et/ou
e date unique de revues. Certains processus restant en

. Observation levée
Observation n°3 : Revue documentaire (§8.2.2 et 4.2.3)
conséquente au sein de
confo
données importantes à la formation des étudiants, aux traitements des données, de ne pas traiter les
La revue des processus intègre la revue documentaire systématique (ex consulté revue du processus
PDIR du 3 et 10 février 2014). Observation levée
Observation n°4 : Revue des processus (8.5.1-5.6)
direction.
Les données de sorties de ces revues de processus devraient alimenter de façon efficace la future revue de
pourr
sorties le la revue de direction (§5.6.2 et 5.6.3) et confirmer son adéquation et plus value dans la réalisation. Le
. Observation
levée
Observation n°5 : Interactions entre les processus (§4.2.2)
des processus par un tableau de correspondance entre proces

du processus pour « » ne renseigne pas sur la description de ces
interactions. Il serait judicieux de décrire plus précisément les interactions de chaque processus. Le risque étant
présent dans le classeur qualité de chaque processus. Des précisions ont en effet été apportées.
Observation levée
Observation n°6 : Recrutement fiche de poste (6.2.2a) REPORT
Les « fiches de poste

des formations à délivrer. Un outil adapté pourrait faire apparaître de manière distincte les responsabilités,
autorités, compétences acquises après recrutement et formation. Le risque étant de ne pas identifier une
compétence particulière lors du recruteme -requis dans des fonctions en pleine évolution.
professionnels étant fixée en juin 2014. observation est reportée
Observation n°7 : Formation interne (6.2.2)
Des formations personnalisées interne, sur les outils de communication par exemple, sont délivrées à la
répondre ef

CONFIDENTIEL Document : ENSCMu -FRPAR
FRPAR 218009-2014-RS24-
218009 Rapport audit étape 2 Page n°: 4 sur 11
destination du nouveau personnel.
Une information e
Observation n°8 : )
Au même titre que la validation des outils de contrôle et mesure, les solutions étalons de
doit assurer la maîtrise de ces solutions étalons de contrôle au même titre que les outils de contrôle dans la
réalisat
étalons.
De nouvelles fiches sont en place et utilisées. Vu fiche contrôle équipement V2 de nov 2013 avec
contrôle des étalons fournisseurs. Observation levée
Observation n°9 : Conception et développement (§7.3) REPORT
le « développement », il serait judicieux de collecter, formaliser sur des outils existants, la vision de
imposé par rap

Il a été prévu de renseigner PROCON cet été. observation est reportée
Observation n°10 :
limenté en temps réel à la suite
non
risque étant de perdre de la réactivité et de la visibilité sur les actions à mener et de ne pas mener des
réflexions collectives sur des écarts récurrents et traitements qui en résulteront.
Le PAQ est mis à jour 2 à 3 fois par an en fonction du rythme des audits, des revues et est disponible
sur Moodle. Ce PAQ est cependant repris et travaillé individuellement pour chaque pilote. Observation
levée
b) Par rapport à cet audit (

produits, le personnel, les locaux, le matériel, les achats, les méthodes de travail, les documents,
le système de management )
De gros investisse
aux étudiants, des locaux neufs. Il est prévu une inauguration durant le mois de juin 2014.
n relation directe avec la
avec le modèle
(regroupement de matière).
Les effectifs étudiants restent stables depuis ces dernières années. A la demande de la
7) Non-conformités
NON-
N° 1 de 1 Majeure Mineure
CONFORMITÉ
Processus/ PQUA ISO 9001:2008

Référence
service : Management de la qualité de la norme :
Version du PAQ 2013-2014 Chapitre de §8.5.2 Identification et traitement des
document : actions correctives
la norme :
Détail de la non- Exigences :

conformité : L'organisme doit mener des actions pour éliminer les causes de non-conformités afin
d'éviter qu'elles se reproduisent. Les actions correctives doivent être adaptées aux
effets des non-conformités rencontrées.
Une procédure documentée doit être établie afin de définir les exigences pour
a) procéder à la revue des non-conformités (y compris les réclamations du client);

b) déterminer les causes de non-conformités;
c) évaluer le besoin d'entreprendre des actions pour que les non-conformités ne se
reproduisent pas;
f) évaluer l'efficacité des actions correct
Défaillance, preuves :
L a pas
été prévu de les distinguer dans leur identification et traitement.
les
ainsi que
Les
actions correctives dans le plan alors que certaines relèvent du curatif.
les moyens de détermination d acité
mieux précisés dans le PAQ.
La procédure de traitement des non-conformes
processus « formation » et ne fait par référence au traitement des non
conformités internes susceptibles par
exemple, les non-conformités issues des processus supports.
Risques : Le risque potentiel étant de ne pas prioriser les actions engagées et

donc de ne pas traiter comme il convient ces actions.
Les corrections immédiates si nécessaire en fonction de la gravité des conséquences, les causes et les
audité dans les
Correctives jointes.
les passera en revue dans le délai précisé ci-dessous et les acceptera ou
demandera de les améliorer si nécessaire
correctives aura lieu lors du prochain audit.

En cas de non-conformité MAJEURE, la correction immédiate si nécessaire, l causes et
doivent être lancés immédiatement et au plus
tard dans un délai de 30 jours calendaires après le ptation. Le Responsable
ra un audit complémentaire SUR SITE dans un délai de 90 jours après le dernier jour
et déterminer si la certification peut
être accordée, maintenue ou renouvelée. La durée de cet audit sur site (préparation et rapport inclus) est
(à préciser).
En cas de non-conformité MAJEURE, s causes et

rrective doivent être lancés immédiatement et au plus
tard dans un délai de 30 jours calendaires après le
ra un audit complémentaire DOCUMENTAIRE (hors sit
préciser) dans un délai de 90 jours
et déterminer si la certification peut être accordée, maintenue ou
renouvelée en s
En cas de non-conformité MINEURE,

lancés et au
plus tard dans un délai de 30 jours
adéquation. Si elles ne sont pas retournées complétées dans les délais ou si elles ne sont pas acceptées,
les non-conformités seront classées en majeur .
Le nombre important de non-conformités mineures rend nécessaire la réalisation audit

supplémentaire (préparation/ rapport inclus) de jours (à préciser). Cet audit aura lieu au plus tard 6
mois après le
acceptés avant 6 mois, les NC seront clas avec un audit
complémentaire à faire dans le .
L non signalée audité rend nécessaire la réalisation

audit étape 2 complémentaire (préparation/ rapport inclus) de jours (à préciser). Cet audit aura
lieu au plus tard 2 mois après le dernier jour .
Notes :
- La décision prise tant les
actions correctives ganisme sur les acceptées
- audit de renouvellement, les délais sont raccourcis afin de permettre la décision .
- plémentaire sera confirmée par les Examinateurs Techniques et si nécessaire par le
comité de certification
rtification de SGS.
8) Synthèse générale et o
a) Synthèse générale
système. Le pilotage des processus acquière une maturité dans la compréhension des mesures de maîtrise et
de performance. Les pilotes et copilotes acquièrent une meilleure autonomie
ipe motivée et impliquée dans
Points forts :
son système, de son processus

Nouvelle Indicateur concernant la mesure de la valeur ajoutée de la mobilité internationale (POUV)
Identification des dépenses compressibles et des actions à mener
Organisation collective (campus)
Tableau de planning de maintenance
entrée, doublé du système en ligne ADE
Télé informative en entrée
Support Moodle comme outil de communication et de traitement interactif
Une bonne prise en compte des éléments pouvant affecter le système dans le Revue de Direction
Participation active aux revues de processus
b) Observations
Les observations identifiées ci-dessous doivent être organisme. S il décide de mener
une action, celle-ci doit être traitée comme prévu dans sa procédure il décide
il doit le justifier. Les enregistrements à ce sujet doivent être établis et conservés.
Observation n°1 : §5.3 politique qualité

Bien qu
indépendamment la les évolutions de
son système
communication adapté.
Observation n°2 : §5.6 Revue de direction

Le compte rendu de revue de direction gagnerait en clarté en précisant les tendances des constats des
préciser la bonne réalisation ou la planification de ces audits internes, ainsi qu
séparant ce qui fait partie des propositions et des décisions de sortie de revue.
Observation n°3 : §5.6 Revue de direction

Il serait pertinent de conclure de manière ar en sortie de
revue.
Observation n°4 : §
et/ou des anciens.
Observation n°5 : §7.5 réalisation du service
sur les bonnes pratiques de stockage aux lieux de

stockage du produit chimique ou de stockage des déchets
Observation n°6 : 4.2.2 Exclusion

ou de redéfinir plus précisément ses exclusions
Observation n°7 : §8.2.2 Audit Interne

Il serait pertinent de afin de
audits.
Observation n°8 : REPORT n°6-2013

Les « fiches de poste » ne répondent pas entièr
des formations à délivrer. Un outil adapté pourrait faire apparaître de manière distincte les responsabilités,
autorités, compétences acquises après recrutement et formation. Le risque étant de ne pas identifier une
-requis dans des fonctions en pleine évolution.
professionnels étant fixée en juin 2014. observation est reportée

Observation n°9 : REPORT n°9-2013
le « développement », il serait judicieux de collecter, formaliser sur des outils existants, la vision de
Il a été prévu de renseigner PROCON cet été
Xavier DELEPLACE
Visa (Initiales ou signature électronique
acceptée)
ANNEXE 1 : LISTE ET ADRESSES DES SITES DEVANT FIGURER SUR LE CERTIFICAT

(si multi-sites)
Site Adresse
ANNEXE 2 : PREUVES DE ISO 9001 ET CONCLUSIONS
Preuves de conformité et/ou renvoi aux éventuelles non-conformités Conclusion

(effacer ce qui
applicable)
4 Système de management de la qualité
4.1 Exigences générales Conformité
Oui
Les Exclusions 7.5.4 et 7.5.5
Pas de processus externalisé
4.2 Exigences relatives à la documentation Conformité
Oui
Manuel « Qualité » V8 du 04/2014 précise les exclusions, procédures ou la référence à celles-ci sont
bien renseignées, la description des interactions est développé au travers une cartographie et étoffée
sur les FIP de chaque processus.
Procédure « Maîtrise des documents » : ENSCMu-PRO-PQUA-ProDOC
Procédure « Maîtrise des enregistrements » : ENSCMu-PRO-PQUA-ProENR
5 Responsabilité de la direction
5.1 Engagement de la direction Conformité
Oui
Présent dans le manuel qualité et repris dans la politiqu
5.2 Ecoute client Conformité
Oui
Une évaluation des enseignements est réalisée à destination des enseignants. Il est laissé à
stionnaires relatifs au devenir des étudiants ont été relevés.

5.3 Politique qualité Conformité
Oui
La politique qualité présente dans le manuel qualité est présente diffusée principalement sur
« Moodle

5.4 Planification Conformité
Oui
Les objectifs et la planification qualité sont définis au travers de la revue de direction ainsi que
sa
jour 3 à 4 fois par an sur Moodle, il est repris en partie dans le classeur qualité de chaque processus
en temps réel.
Les liens étant à consolider, les objectifs restent cohérents par rapport à la politique
5.5 Responsabilité, autorité et communication Conformité
Oui
de la direction
5.6 Revue de direction Conformité
Oui
Une revue est établie chaque année en mai de chaque année après le passage en revue de chaque
. Il est
complété par un tableau de bord qui présente
6 Management des ressources
6.1 Mise à disposition des ressources Conformité
Oui
La gestion des ressource - s centralisées que
6.2 Ressources humaines Conformité

NA
Processus non audité
6.3 Infrastructures Conformité
Oui
De nouveaux bâtiments ont été construits
6.4 Environnement de travail Conformité

Oui
Une visite des salles de travail ainsi que des zones de stockage des produits chimiques a été réalisé
donnant lieu à une observation
7 Réalisation du produit
7.1 Planification de la réalisation du produit Conformité
Oui
7.2 Processus relatifs aux clients Conformité

Oui
Un processus, «
enseignement.(ce processus intègre HSE, IT, les services techniques, la bibliothèque, le magasin,
7.3 Conception et développement Conformité

Oui
La conception des cours est gérée
des
approches personnalisées. Certains cours sont enr .
7.4 Achats Conformité
Oui

est équipé de rétentions,
7.5 Production et préparation du service Conformité
Oui
La maîtrise du service repose Ce planning
Une visite du site à été effectuée.

, les actualités du site
(télévision) ainsi que les mesures de sécurités.
La Propriété du client et la Préservation du produit
Un processus « placement des étudiants uestionnaires (Sphinx)
7.6 Maîtrise des équipements de surveillance et de mesure Conformité

Oui
Le processus « » intègre
, un planning des interventions est enregistré sur un fichier Excel.
Les équipements sont étalonnés ou vérifiés avant utilisation ou à intervalles spécifiés. Le service HSE
suit la métrologie
8 Mesure, analyse et amélioration
8.1 Généralités Conformité
Oui
sur la base
ndés par la réglementation ainsi que par des indicateurs de performance
des processus. Le traitement est effectué au travers des tableaux de bords.
8.2 Surveillance et mesurage Conformité
Oui
latives à la perception du client sur le
niveau de satisfaction de ses exigences sont déterminées par questionnaires auprès des étudiants sur
la qualité des enseignements, le traitement et la prise en compte de ces remarques dépend de
estionnaires supplémentaires sont exploités à partir du retour du personnel et
des anciens
La procédure Audits internes» V » du 10/12/2013
Programme « Audits internes qualité » est planifié sur 3 processus par an.
Les enregistrements des audits repr (les 3
derniers audits ont été consultés)
8.3 Maîtrise du produit non conforme Conformité
Oui
La Procédure « Maîtrise du produit non conforme » fait pas toujours référence
aux non-conformités internes hors enseignement. Ces NCi sont reportées sur des fiches
amélioration traitées individuellement
8.4 Analyse des données Conformité
Oui
analyse de données bien
étayée,
8.5 Amélioration Conformité
Non
Procédure « Actions correctives et préventives» V5 du 10/10/2013 est relayée au travers du PAQ
chaque « classeur qualité »
NA : non applicable

CONFIDENTIEL Document : ENSCMu -FRPAR 218009-2014-RS24-
218009--2014-RS24- Rapport audit étape 2 Page n°: 11 sur 11

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Certification de systèmes de management

a) des activités et périmètre proposés ou actuels

b) ou modifiés (compte tenu des résultats de

Domaine et périmètre confirmé

Existe-t-il plusieurs sites ? Oui Non

3) Conclusion générale et recommandation de l

audit conclut que a établi et tenu à jour un système de

Nombre de NON-CONFORMITÉ(S) 0 Majeure(s) 1 Mineure(s)

maturité du système, la certification du système de management soit :

(LE CERTIFICAT SERA RETIRE SI CET AUDIT N EST PAS RÉALISÉ)

SUSPENDUE EN ATTENTE DES RÉSULTATS DE L AUDIT COMPLÉMENTAIRE

La gestion de la documentation du système de management est conforme aux Oui Non

N° Dossier : FRPAR 218009 Type audit : RS24

Les revues de direction permettent de Oui Non

organisme la marque de certification de SGS ICS par N/A Oui Non

6) Principales activités passées en revue audit

a) Par rapport aux résultats de

tous les clôturer.

-conformité (constat(s) n° / non applicable) ou en

Les non- é vérifiées. Ces vérifications sont enregistrées dans le fichier

e date unique de revues. Certains processus restant en

Observation n°3 : Revue documentaire (§8.2.2 et 4.2.3)

Observation n°4 : Revue des processus (8.5.1-5.6)

Observation n°5 : Interactions entre les processus (§4.2.2)

des processus par un tableau de correspondance entre proces

Observation n°6 : Recrutement fiche de poste (6.2.2a) REPORT

Les « fiches de poste

professionnels étant fixée en juin 2014. observation est reportée

Observation n°7 : Formation interne (6.2.2)

N° Dossier : FRPAR 218009 Type audit : RS24

Observation n°9 : Conception et développement (§7.3) REPORT

imposé par rap

limenté en temps réel à la suite

b) Par rapport à cet audit (

Processus/ PQUA ISO 9001:2008

Détail de la non- Exigences :

a) procéder à la revue des non-conformités (y compris les réclamations du client);

f) évaluer l'efficacité des actions correct

Risques : Le risque potentiel étant de ne pas prioriser les actions engagées et

N° Dossier : FRPAR 218009 Type audit : RS24

En cas de non-conformité MAJEURE, s causes et

En cas de non-conformité MINEURE,

Le nombre important de non-conformités mineures rend nécessaire la réalisation audit

L non signalée audité rend nécessaire la réalisation

son système, de son processus

Participation active aux revues de processus

Observation n°1 : §5.3 politique qualité

Observation n°2 : §5.6 Revue de direction

Observation n°3 : §5.6 Revue de direction

et/ou des anciens.

Observation n°5 : §7.5 réalisation du service

sur les bonnes pratiques de stockage aux lieux de

Observation n°6 : 4.2.2 Exclusion

Observation n°7 : §8.2.2 Audit Interne

Observation n°8 : REPORT n°6-2013

professionnels étant fixée en juin 2014. observation est reportée

N° Dossier : FRPAR 218009 Type audit : RS24

Il a été prévu de renseigner PROCON cet été

ANNEXE 1 : LISTE ET ADRESSES DES SITES DEVANT FIGURER SUR LE CERTIFICAT

ANNEXE 2 : PREUVES DE ISO 9001 ET CONCLUSIONS

Preuves de conformité et/ou renvoi aux éventuelles non-conformités Conclusion

stionnaires relatifs au devenir des étudiants ont été relevés.