DAC Procédure d’évaluation à distance des organismes d’évaluation de la conformité A121

Procédure d’évaluation à distance des organismes

d’évaluation de la conformité
Document A 121.00

Rédaction Vérification Approbation

F.Bourebaa A. Chafai M. Benjelloun

Chef Service OIC Chef de la DAC Président du COMAC

Diffusion

En diffusion contrôlée :
 Les membres permanents des commissions
 COMAC
 Les évaluateurs
 Les laboratoires d’essais et d’étalonnage
 Les laboratoires d’analyses de biologie médicale
 Les organismes d’inspection
 Les organismes de certification

En diffusion non contrôlée :

Tout demandeur externe

Historique des modifications

Indice de révision Date d'approbation Motif de la révision Portée de la révision

00 2020 Il s’agit de la première
version du document

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SOMMAIRE

1. Contexte .............................................................................................................................................. 3
2. Domaine d’application ........................................................................................................................ 3
3. Documents de références..................................................................................................................... 3
4. Abréviations et Définitions ................................................................................................................. 4
4.1. Abréviations ............................................................................................................................. 4
4.2. Définitions ................................................................................................................................ 4
5. Objectifs d’une évaluation à distance .................................................................................................. 4
6. Préalables à une évaluation à distance................................................................................................. 5
7. Planification des évaluations à distance .............................................................................................. 6
8. Réalisation de l’évaluation à distance ................................................................................................. 7
8.1. Identification à distance du site d’évaluation ........................................................................... 8
8.2. Réunion d’ouverture ................................................................................................................. 8
8.3. Investigations de l’évaluation à distance et traçabilité ............................................................. 8
8.4. Réunion de synthèse ................................................................................................................. 9
8.5. Réunion de clôture.................................................................................................................... 9
9. Activités post-évaluation ................................................................................................................... 10

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1. Contexte

Cette procédure est élaborée par la DAC dans le contexte de la pandémie du coronavirus COVID
19. En l’appliquant, les OEC doivent satisfaire aux exigences de sécurité sanitaire fixés par le
Ministère de la Santé dans la procédure sus référencée et intitulée : «Procédures et conduite à tenir
sur les lieux de travail devant le risque COVID-19 ».

2. Domaine d’application

La présente procédure fixe les modalités de réalisation à distance des évaluations des organismes
d’évaluation de la conformité (OEC) dans le contexte susmentionné. Seules les évaluations de
surveillance, de transition, de réévaluation et complémentaires sont concernées par les dispositions
de cette procédure. Elle ne s’applique pas aux évaluations initiales d’accréditation et d’extension de
la portée à de nouveaux domaines d’accréditation.

Cette procédure s’applique à une évaluation à distance totale ou partielle en complément à une
évaluation sur site. Elle s’applique à tous les organismes d’évaluation de la conformité (laboratoires
d’essais et d’étalonnage, laboratoires d’analyses de biologie médicale, organismes d’inspection et
organismes de certification).

3. Documents de références

- NM ISO/CEI 17011 : 2018 – "Évaluation de la conformité – Exigences pour les organismes

d’accréditation procédant à l’accréditation d’organismes d’évaluation de la conformité"

- ISO 19011 : 2018 – "Lignes directrices pour l'audit des systèmes"

- IAF ID 12: 2015 – "Principles on Remote Assessment"

- IAF MD 4: 2018 – "IAF Mandatory document for the use of information and communication
technology (ICT) for auditing/assessment purposes"

- IAF ID3: 2011 – " IAF Informative Document For Management of Extraordinary Events or
Circumstances Affecting ABs, CABs and Certified Organizations"

- Procédure SEMAC : A 120 : « Procédure d’évaluation des organismes d’évaluation de la

conformité »

- Guide de Télétravail dans l’administration publique ;

- Procédure de la Direction de l’Epidémiologie et de Lutte contre les Maladies relevant du

Ministère de la Santé : « Procédures et conduite à tenir sur les lieux de travail devant le risque
COVID-19 ».

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4. Abréviations et Définitions

4.1. Abréviations

- DAC : Division d’Accréditation

- COVID-19 : Coronavirus Infectious Disease 2019

- OEC : Organisme d’Évaluation de la Conformité

- SEMAC : Service Marocain d’Accréditation

- TIC : Technologies d’Information et de Communication

4.2. Définitions

Evaluation à distance :

Selon la norme NM ISO/CEI 17011 : 2018 § 3.26, une évaluation à distance est une évaluation du
site géographique ou du site virtuel d’un organisme d’évaluation de la conformité, par le biais de
moyens électroniques.

Site virtuel : Note 1 du § 3.26 Environnement en ligne permettant à des personnes d’exécuter des
processus, par exemple dans un environnement de type cloud.

Technologies d’Information et de Communication :

Selon le document IAF MD 4: 2018, les Technologies d’Information et de Communication (TIC)

sont l'utilisation de la technologie pour collecter, stocker, récupérer, traiter, analyser et transmettre
des informations. Elles comprennent des logiciels et du matériel tels que les Smartphones, les
appareils portables, les ordinateurs portables, les ordinateurs de bureau, les drones, les caméras
vidéo, la technologie portable, l’intelligence artificielle et autres. L'utilisation des TIC peut être
appropriée pour l'évaluation sur place ou à distance.

5. Objectifs d’une évaluation à distance

L’objectif d’une évaluation à distance est d’établir le niveau de confiance dans les activités de l’OEC
par des observations en ligne en utilisant les TIC. Une évaluation à distance vise l’atteinte des
mêmes objectifs d’une évaluation sur site tout en offrant la possibilité du respect des mesures de
sécurité et des restrictions de voyage, un gain de temps, une réduction des coûts et une efficacité
accrue.

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6. Préalables à une évaluation à distance

 Pour l’organisme d’évaluation de la conformité

- L’OEC doit continuer à exercer ses activités au moins partiellement dans les limites de sa portée
d’accréditation. Dans ce cas, l’OEC doit communiquer à la DAC une demande précisant la liste
des activités qu’il souhaite suspendre ou retirer de sa portée d’accréditation ainsi que sa portée
d’accréditation réduite, le cas échéant. Il doit se conformer aux recommandations énoncées dans
la procédure susmentionnée du Ministère de la Santé.
- L’OEC s’engage à réaliser les évaluations en toute transparence. Il assurera les conditions à même
de permettre la transmission en direct de l’évaluation et à fournir aux évaluateurs l’ensemble des
documents requis sous format électronique. Lorsque ce sera demandé par l’évaluateur, l’OEC
visionnera en direct tout document, matériel, équipement ou autre, exécution d’un mode
opératoire, manipulation, évaluation physique d'un événement et tout autre support jugés
nécessaires à l’évaluation.

- L’OEC doit désigner un représentant qui facilitera, gérera et coordonnera les modalités de
l'évaluation à distance au nom de l’OEC.

- L’OEC s’engage à mettre à disposition des évaluateurs et de la DAC la plateforme qui sera utilisée
lors de la réalisation de son évaluation à distance. Il doit veiller à ce que cette plateforme préserve
la sécurité de toutes les informations échangées lors de la réalisation de ladite évaluation.

- Le représentant de l’OEC doit vérifier, au moins 24 h avant l’évaluation à distance, avec les
évaluateurs via un essai à blanc, qu’il dispose de moyens d’information et de communication
sécurisés et garantissant la confidentialité pour la réalisation des évaluations à distance.

- L’OEC doit s’assurer de la compétence du personnel impliqué dans l’évaluation à distance à

utiliser les TIC employées et qu’ils sont informés sur les risques et opportunités liés à leur utilisation
et sur les impacts qu’elles peuvent avoir sur la validité et sur l’objectivité des informations
recueillies.

- L’OEC doit valider avec les évaluateurs la liste du personnel à impliquer dans l'évaluation à
distance. Dans le cas des organismes de certification/d’inspection réalisant eux même des activités
d’audit/contrôle à distance de leurs clients, la liste du personnel doit comprendre en plus
l’auditeur/l’inspecteur mandaté.

- L’OEC doit envisager des solutions alternatives (communication par téléphone, envoi de
compléments de documents, enregistrements vidéo que l’évaluateur pourra visionner en différé
ou le report à la journée suivante) pour poursuivre l'évaluation si la communication à distance est

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interrompue avec l’évaluateur pour des raisons techniques.

 Pour l’évaluateur

- L’évaluateur doit vérifier qu’il maitrise la plateforme de communication qui sera mise à sa
disposition pour la réalisation de l’évaluation à distance via l’essai à blanc précité. La plateforme de
communication de l’OEC devra être communiquée à l’évaluateur par le SEMAC lors de son
assignation (L’OEC et l’évaluateur conviendront de la plateforme adéquate à utiliser).

- L’évaluateur doit être conscient des risques liés à l’utilisation des TIC de l’OEC pour mieux
préparer et réaliser une évaluation à distance.

- L’évaluateur doit s’assurer avec les moyens dont il dispose de la véracité des informations et
documents reçus.

- L’évaluateur doit se doter de moyens pour garantir la connexion à l’outil de la plateforme mise à
la disposition par l’OEC pendant toute la durée de l’évaluation.

- L’évaluateur doit respecter les modalités de réalisation de l’évaluation et l’exécution complète du

plan d’évaluation prévu. Il doit également remettre le rapport d’évaluation complet ainsi que tous
les documents et preuves dans les délais.

- L’évaluateur s’engage à respecter les règles de confidentialité et à détruire, si nécessaire, tous les
supports utilisés et jugés confidentiels par l’OEC.

- L’évaluateur doit valider la liste du personnel qui participera à l’évaluation à distance.

 Pour la Division d’Accréditation

- La DAC s’engage à donner une réponse, au plus tard une semaine, à toute demande de l’OEC
pour la réalisation de l’évaluation à distance.

- L’étude de la demande d’accréditation de l’OEC doit inclure la vérification que celui-ci possède
une plateforme de communication adéquate pour la réalisation de son évaluation à distance et

- La DAC s’engage à prendre part aux évaluations à distance à chaque fois que sa supervision est
prévue ou à chaque fois que c’est jugé nécessaire.

- Le personnel de la DAC chargé de l’organisation et de la supervision de l’évaluation à distance

doit être conscient des risques liés à l’utilisation des TIC de l’OEC pour mieux préparer et
superviser une évaluation à distance.

7. Planification des évaluations à distance

En plus des types d’évaluations précités au chapitre 2), seules les demandes d’extension à des

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prestations relevant des domaines déjà accrédités ainsi que les demandes de mises à jour concernant
la portée d’accréditation de l’OEC sont acceptées. Les demandes d’extension à de nouveaux
domaines ne sont pas traitées dans le cadre des dispositions de la présente procédure.

- L'organisme d'évaluation de la conformité doit fournir à la DAC tous les documents sous format
électronique et autres supports nécessaires à la réalisation de l’évaluation à distance.

- Préparation des modalités de réalisation de l’évaluation à distance par la DAC et validation

desdites modalités par l’OEC. La durée d’une journée d’évaluation est de 7 heures hors pauses.

- Envoi par la DAC à l’évaluateur de la fiche d’assignation pour validation.

- Envoi aux évaluateurs par la DAC des documents de l’OEC et des modalités, et ce dès réception
des assignations validées.

- Préparation du plan d’évaluation par l’évaluateur qualité et du plan d’échantillonnage par

l’évaluateur technique en se basant sur les documents communiqués par la DAC. Les évaluateurs
peuvent demander à l’OEC des informations et documents complémentaires.

- Le plan d’évaluation doit identifier la manière dont les TIC seront utilisées à des fins d’évaluation
pour optimiser l’efficacité du processus d’évaluation. Chaque évaluateur doit communiquer une
semaine à l’avance à l’OEC la liste des dossiers et documents qu’il souhaite consulter lors de la
réalisation de l’évaluation afin de s’assurer que l’OEC a pris les dispositions nécessaires pour que
ces documents soient disponibles le jour de l’évaluation.

Les dossiers et documents jugés à caractère confidentiel par l’OEC, et ne pouvant pas être
communiqués, devront également être préparés à l’avance par l’OEC avant la réalisation de
l’évaluation à distance. L’évaluateur pourra les visionner lors de son évaluation à distance par les
moyens de communication utilisés sans en garder une trace.

L’évaluateur technique doit préciser dans son plan d’échantillonnage les prestations (essais,
étalonnage, analyse, manipulation, mesure, etc.) qu’il souhaite visionner en direct lors de
l’évaluation. Il doit en informer à l’avance l’OEC pour que celui-ci puisse prendre les dispositions
indispensables à la réalisation desdites prestations le jour de l’évaluation à distance.

8. Réalisation de l’évaluation à distance

L’évaluation à distance doit suivre les plans et processus d'évaluation normaux en utilisant la
plateforme de communication de l’OEC. L’OEC assure la sécurité des données de toutes les
informations échangées avec l’Evaluateur lors de la réalisation de l’évaluation à distance. La
responsabilité de la DAC concernant ces données est engagée conformément au contrat en vigueur

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liant l’OEC à la DAC.

8.1. Identification à distance du site d’évaluation

Le représentant de l’OEC, muni de son smartphone, se présente à l’extérieur devant le site à évaluer.
La pancarte d’identification du site ainsi que le nom et logo d’identification de l’OEC doivent être
visionnés et clairement montrés à l’évaluateur.

8.2. Réunion d’ouverture

- La réunion d’ouverture est réalisée en mode visioconférence en utilisant la plateforme de

communication de l’OEC.

- La réunion d’ouverture doit se dérouler selon le processus normal d’une réunion d’ouverture sur
site et au cours de laquelle sont clairement définis l’objectif de l’évaluation et les exigences
d’accréditation, et sont confirmés le plan d’évaluation ainsi que la portée d’évaluation.

- Le PV de la réunion d’ouverture devra être apposé de signatures de l’évaluateur et du personnel

présent de l’OEC.

8.3. Investigations de l’évaluation à distance et traçabilité

Les investigations de l’évaluation à distance doivent respecter le plan d’évaluation prévu. Dans le
cas des organismes de certification/d’inspection réalisant eux même des activités d’audit/contrôle
à distance de leurs clients, l’évaluateur mandaté par la DAC communique à distance avec
l’auditeur/l’inspecteur pour l’observer en direct en plein exercice de son activité.

Lors de l’évaluation à distance, l’évaluateur doit avoir la possibilité d’accéder aux documents aux
données, aux équipements, aux machines et enregistrements en temps réel.

En fin de journée d’évaluation, les événements majeures de la journée relatifs au contexte de

réalisation de l’évaluation ainsi que les constatations soulevées par l’évaluateur doivent faire l’objet
d’un compte rendu rédigé par l’évaluateur et transmis le jour même à l’OEC, au responsable
d’évaluation et à la DAC.

Les événements à considérer peuvent concerner les aspects suivants :

- Disponibilité de la plateforme de communication ;

- Accessibilité et partage des documents et des enregistrements ;

- Observation/enregistrement des séquences vidéo des manipulations et événements physiques

prévus dans les plans d’évaluation et d’échantillonnage ;

- Disponibilité des personnels clés et communication avec les personnes évaluées ;

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- Evènements inopinés ayant rendu impossibles les observations d'activités prévues ;

- Autres événements ayant perturbé le déroulement de l’évaluation.

Le tableau ci-dessous donne quelques exemples objets d’investigation, les moyens de

communication et de leur observation en direct ainsi que le support de traçabilité.

Objet d’investigation Moyens de communication et Traçabilité

d’observation en direct à distance
Locaux/installations Compte rendu

Equipements/machines - Plateforme de communication de Enregistrement vidéo de

l’OEC déroulement de l’évaluation en
totalité ou en partie si autorisé par
- Smartphone, tablette, etc.
Produits
l’OEC.
Documents : (L’OEC prendra les dispositions
nécessaires pour sauvegarder
- Non confidentiel intégralement ou en partie les
enregistrements de déroulement
- Confidentiel
de l’évaluation).

Interview/ Déclaration

Auditeur/Inspecteur
mandaté par l’OEC
Manipulation/Essais

L'évaluateur devrait avoir la possibilité de mettre fin à l'évaluation avant la réunion de clôture en
raison d'une incapacité à maintenir des conditions satisfaisantes pour réaliser l’évaluation à distance
(connexion internet, disponibilité interlocuteurs, conditions de déroulement, etc.).

8.4. Réunion de synthèse

- La réunion de synthèse entre évaluateurs est réalisée via les moyens de communication prévus par
les évaluateurs et non à travers la plateforme de l’OEC pour assurer la confidentialité nécessaire.

- La réunion de synthèse doit se dérouler selon le processus normal d’une réunion de synthèse
habituelle entre les évaluateurs pour synthétiser les différentes constatations soulevées.

8.5. Réunion de clôture

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- La réunion de clôture est réalisée via les moyens de communication exigés par la plateforme de
communication de l’OEC.

- La réunion de clôture doit se dérouler selon le processus normal d’une réunion de clôture sur site.
L’équipe d’évaluation doit tenir une réunion avec l’OEC à la fin de l’évaluation. Au cours de cette
réunion, l’équipe d’évaluation doit rendre compte des constatations identifiées pendant l’évaluation
et détailler par écrit toute non-conformité. Elle doit offrir à l’organisme d’évaluation de la
conformité la possibilité de demander une clarification sur les constatations, y compris les non-
conformités, le cas échéant, et leurs fondements.

- Les fiches d’écarts relevés lors de l’évaluation devront être apposées de signatures de l’évaluateur
concerné et du représentant de l’OEC.

- Le PV de la réunion de clôture devra être apposé de signatures des évaluateurs et du personnel

présents de l’OEC.

9. Activités post-évaluation

9.1. Le Rapport abrégé qui synthétise l’ensemble des constats avec les fiches d’écart doit être
communiqués à la DAC et à l’OEC dans un délai de 24 heures.

9.2. Le rapport d'évaluation doit inclure les détails des dossiers examinés et toutes les constatations
ainsi que tous les éléments de traçabilité de tout ce qui a été entendu, déclaré et lu tout au long de
l'évaluation.

9.2. Le rapport d’évaluation et les enregistrements associés doivent indiquer dans quelle mesure les
TIC ont été utilisées pour mener l’évaluation et leur efficacité dans l’atteinte des objectifs de
l’évaluation.

9.3. L'évaluateur doit confirmer par écrit à l’OEC et à la DAC la liste de tous les documents, images,
enregistrements à caractère confidentiels supprimés.

9.4. Toutes les activités post-évaluation doivent suivre les mêmes processus que ceux utilisés pour
les évaluations sur site en utilisant les moyens d’information et de communication à distance.

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