PROGRAMME GABONAIS DE

L’EVALUATION DE LA
CONFORMITE

PROCEDURES DE CERTIFICATION DES

PRODUITS IMPORTES

SOMMAIRE

I – Définition …………………………………..2
II – Objet ………………………………..……….4
III – Procédures de certification…..…..5
 Route A
 Route B
 Route C

Libreville, le 12 mai 2015

Direction Générale / DN

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I - DEFINITION

Audit : processus systématique, indépendant et documenté, permettant

d'obtenir des enregistrements, des énoncés de faits ou d'autres informations
pertinentes, et de les évaluer de manière objective pour déterminer dans quelle
mesure les exigences spécifiées sont respectées

Certificat de conformité : document délivré conformément aux règles d’un

système d’évaluation, indiquant avec un niveau suffisant de confiance qu’un
produit, processus ou service dûment identifié est conforme à une norme ou autre
document normatif spécifique.

Certification : processus consistant, par un organisme tiers partie, à attester la

conformité d’un produit, d’un procédé ou d’un système aux exigences d’une
norme donnée. Dans le cas de la certification d’un produit, il s’agit du processus
qui certifie qu’un produit a été évalué à l’aide d’essais de rendement et
d’assurance de la qualité ou en fonction d’exigences de qualification.

Contrôle qualité : évaluation de la conformité à la norme ou au règlement

technique par observation et jugement accompagné si nécessaire de mesures,
d’essais ou de calibrages.

Echantillonnage : prélèvement d'un échantillon de l'objet ou d’un pourcentage

représentatif de l’objet, selon une procédure.

Essai : détermination d'une ou de plusieurs caractéristiques d'un objet de

l'évaluation de la conformité, selon une procédure.

Evaluation de la conformité : démonstration que les exigences spécifiées

relatives à un produit, processus, système, personne ou organisme sont
respectées. Elle couvre diverses activités : l’échantillonnage, l’essai, l’inspection
et la certification, ainsi que l’accréditation des organismes certificateurs.

Evaluation des risques : processus d’identification et de caractérisation des

dangers, d’évaluation de l’exposition et de caractérisation des risques, reposant
sur des bases scientifiques et participantes à l’analyse des risques.

Enregistrement : désigne un processus apte à assurer qu’un certain produit a

été testé de manière satisfaisante selon les normes nationales et internationales
applicables et est conforme à la règlementation technique applicable et que la
vérification technique a confirmé la conformité du produit en question.

Fournisseur de service : organisme tiers partie opérant dans l’évaluation de la

conformité.

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Importateur : acheteurs de produits en provenance de l’étranger auprès d’un
exportateur (vendeur) à destination du pays d’origine.

Inspection : examen de la conception d’un produit, d’un service ou d’un

procédé pour savoir s’il est conforme à des exigences précises. Il s’agit d’une
évaluation par observation faite avec discernement accompagnée, au besoin,
de mesures et d’essais.

Licence : désigne le processus apte à assurer qu’un produit a été entièrement

testé de manière satisfaisante selon les normes nationales et internationales
applicables. Le fabricant sera également soumis à un audit annuel de ses
procédures de qualité et de ses procédés de fabrication.

Norme : document approuvé par un organisme reconnu, qui fournit, pour des
usages communs et répétés, des règles, des lignes directrices ou des
caractéristiques pour des produits ou des procédés et des méthodes de
production connexes, dont le respect n’est pas obligatoire.

Procédure : méthode de travail.

Produit : résultat d’un processus donnant lieu à la production d’éléments

alimentaires et/ou non alimentaires.

Qualité : ensemble des caractéristiques d’une entité qui lui confèrent l’aptitude à
satisfaire des besoins exprimés et implicites.

Règlement technique : document qui énonce des caractéristiques, des

propriétés d’emploi ou les procédés de production d’un produit.

Retrait : révocation résiliation de l'affirmation de conformité.

Revue : vérification de la pertinence, de l'adéquation et de l'efficacité des

activités de sélection et de détermination et de leurs résultats en ce qui concerne
la satisfaction d'exigences spécifiées.

Risque : probabilité de non satisfaction ou qu’un produit ne satisfasse pas aux

exigences spécifiées.

Route : méthode d’évaluation de la conformité conséquente à l’attribution d’un

certificat de conformité ou un r apport de non conformité.

Suspension : invalidation temporaire de l'affirmation de conformité pour tout ou

partie de la portée de l'attestation.

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 II - OBJET

Le présent document décrit les procédures relatives à la mise en œuvre du

Programme Gabonais d’Evaluation de la Conformité (PROGEC).

Ces procédures sont établies afin d’être suivies de la même manière par
chacun des opérateurs accrédités pour effectuer l’Evaluation de la Conformité
des importations gabonaises dans le cadre du PROGEC.

Ces évaluations se font à travers trois méthodes ou routes de certification.

Routes de certification

Revue des
Route A
Exportations peu Pas documents de Certificat de
fréquentes. d’enregistrement conformité, conformité
Produits sensibles des produits inspection des (CDC)
Produits d’occasion produits, tests si
nécessaire
EXPORTATEUR

Route B Revue de

GABON
Certificat de
Fabricants et fournisseurs Enregistrement l’enregistrement, conformité
avec exportations des produits inspections et (CDC)
fréquentes tests aléatoires

Revue de la Certificat de
Route C licence, conformité
Licence des
Fabricants inspection et test (CDC)
produits
aléatoires

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 III - PROCEDURES DE CERTIFICATION

La procédure de certification repose sur trois routes dénommées : A, B ou C.

1. ROUTE A : CERTIFICATION DE L’EXPEDITION

La route A s’applique indifféremment à toutes les importations de produits soumis au

PROGEC. Elle prévoit l’étude des rapports de tests fournis par l’exportateur, et
l’inspection physique des marchandises. Les tests doivent avoir été effectués par un
laboratoire accrédité ou qualifié.

Dans le cas où de tels rapports ne peuvent être fournis ou en cas de doute (rapports
de tests falsifiés, etc.), des tests en laboratoire seront exigés.

 Documents demandés

 Formulaire de Demande de  Copie des accords de distribution si

Certification dûment disponible ;
rempli (disponibles
1. Différentes étapes auprès
de lades
certific  Tout document disponible permettant de
opérateurs accrédités) ; décrire au mieux le produit afin de
 Facture pro forma ou finale; faciliter l’identification de la norme
Liste
 Le de colisage
processus de certification sous la applicable, de démontrer la conformité du
 Rapports de test
outeA est décrit émis par un laboratoire
ci-dessous: produit et de dresser le profil de
accrédité ou qualifié (si disponible) l’exportateur (fiche technique, fiche de
 Manuel d’utilisation du produit (si données de sécurité, spécification du
applicable) ; produits, certification SQM, accréditations
du laboratoire, marque de conformité,
etc.

 Logigramme Route A :

Demande Revue de la Non Inspection de

Documents Tests/Essais
de documentation l’expédition de contrôle
certification acceptables ?
fournie

Oui

Inspection de Satisfaisants ? Non Rapport de non-

l’expédition conformité

Oui
Certificat de
conformité

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 Les étapes d’évaluation :

 Etape 1 :
Soumission de la demande de certification par l’exportateur

L’exportateur doit compléter le Formulaire de Demande de Certification, disponible

auprès de chaque opérateur accrédité.

 Etape 2 :
Revue de la documentation fournie par l’exportateur.

Cette revue permettra de :

 Déterminer la norme ou la règlementation technique à laquelle le produit doit

être conforme ;
 Établir les exigences essentielles basées sur la norme ;
 Établir un profil de risque du produit (pour déterminer le niveau
d’intervention) ;
 Préparer l’instruction pour les tests et l’inspection.

Si les documents fournis suffisent à établir la conformité des produits, sans que
des tests supplémentaires ne soient nécessaires, aller directement à l’étape 3.

Le bureau de certification du fournisseur répond à la demande de l’exportateur

dans les 48 heures en fournissant les résultats de l’examen documentaire et en
précisant:

 les documents manquants (le cas échéant).

 le type d’intervention nécessaire à l’évaluation de la Conformité (Tests,…)

Remarque 1 :

L’inspection sera planifiée et réalisée dans les trois (03) jours ouvrables suivant la
réception de la Demande de Certification (sauf instruction différente de l’exportateur),
des documents de conformité et du règlement des frais d’inspection.

 Etape 3 :
Inspection de l’expédition

L’inspecteur doit effectuer une inspection selon les lignes directrices et les
instructions préparées à l’étape 2. L’inspecteur doit se concentrer sur le
marquage, l’emballage, la durée de vie du produit (le cas échéant), la conformité
à la liste de colisage, la facture et la conformité visuelle.

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 Les échantillons sont prélevés et leurs emballages respectifs sont marqués de
manière appropriée par l'inspecteur pour les tests (le cas échéant). L’inspecteur
doit par la suite préparer le rapport d’inspection en précisant les résultats et les
remarques.
Une copie du rapport doit être remise à l’exportateur. Toute divergence constatée
doit être immédiatement portée à l’attention de l’exportateur.

 Etape 4 :
Tests de l’expédition

Les tests ou essais doivent être limités aux exigences essentielles ou seulement
aux paramètres de la norme qui sont applicables. Les tests doivent être
uniquement effectués sur des échantillons prélevés par l’inspecteur et dans un
laboratoire accrédité ou qualifié.

Lorsque le test n'est pas économiquement viable / faisable en raison d’une grande
variété dans les produits, d’envois de faible valeur, de machines démontées, etc..,
l’évaluation des documents suivants peut être effectuée en lieu et place de tests:

 rapport d'essais/tests du fabricant ;

 marques de sécurité / marques de conformité / homologations nationales (par
exemple, marquage CE, rapports d'homologation, etc.) ;
 certificats de Système de Management de la Qualité pertinents.

 Etape 5 :
Délivrance du certificat de conformité (CDC) ou du Rapport de
Non-Conformité (RNC)

Sur la base du rapport d’inspection, du rapport d’essais ou du rapport d’évaluation

documentaire, le fournisseur de services prend une décision. Celle-ci correspond
à l’émission d’un Certificat de Conformité (CDC) ou d’un Rapport de Non-
conformité (RNC) dans les trois jours (03) ouvrables qui suivent la réception des
rapports et de la facture finale.

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 2. ROUTE B : ENREGISTREMENT DES PRODUITS ET CERTIFICATION DE
L’EXPEDITION

La Route B propose une procédure plus rapide de certification des produits avec un
niveau raisonnable et cohérent de vérification de la conformité à travers un
enregistrement des produits par le fournisseur de services.

L’Enregistrement du produit est recommandé aux fabricants et fournisseurs ayant des

exportations fréquentes. L'Enregistrement est valable pour une période d'un (1) an.

Les produits enregistrés pourront être expédiés autant de fois que souhaité durant
l’année de validité de leur enregistrement. Ils seront cependant soumis à une
inspection physique au moins tous les trois (3) mois.
Chaque expédition de produits enregistrés devra être accompagnée d’un certificat de
Conformité.

Remarque 2 :

Pour passer à la route B, les fournisseurs de produits doivent d’abord au préalable

réaliser trois (03) envois successifs dans la route A avec des produits conformes.

 Documents demandés pour l’enregistrement :

 Formulaire de Demande d’Enregistrement  Manuel d’utilisation du produit (si applicable) ;

dûment rempli (disponible auprès de chaque  Données relatives à la production (numéro et
opérateur accrédité) ; taille du lot, nom du fabricant, date de
 la Déclaration de conformité du fabricant ou production, date d’expiration, certificats du
fournisseur avec les justificatifs éventuels (selon fabricant) ;
la norme ISO/IEC 17050) ;  Copie des accords de distribution si
1. Procédure
 Rapports d’enregistrement
d’inspection et/ou d’analyse d’un disponible (ne s'applique qu'aux distributeurs
laboratoire accrédité (si disponible) ; ou revendeurs autorisés par les fabricants) ;
 Fiche de- données
Enregistrement
de produit et/ou description  Certificats SMQ/marques de
du produit
 Etape (en1précisant
: l’utilisation prévue) ; conformité/marques de
 Fiche technique/ fiche de spécification produit sécurité/homologations nationales (si
fournie par le fabricant (si disponible) ; disponible) ;
 Copies des accréditations (ISO/IEC 17025)
des laboratoires des fabricants si applicables.

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 Critères d’enregistrement des produits :

 Etre fabricant ou fournisseur des produits ;

 Réaliser des expéditions fréquentes.

 Les étapes d’enregistrement :

 Etape 1 :
Soumission de la demande d’enregistrement par l’exportateur

Les exportateurs (commerçant ou fabricant) qui veulent l'enregistrement de leurs

produits doivent remplir et soumettre au fournisseur de services le Formulaire de
Demande d'Enregistrement du produit (disponible auprès de chaque opérateur
accrédité)

 Etape 2 :
Examen de la demande d’enregistrement

Cet examen permet :

 d'établir la conformité des produits à la norme gabonaise et/ou à la norme

internationale ;
 d’établir la capacité de l'exportateur à fournir constamment des produits de
qualité.

Le fournisseur de services doit donc faire un examen de la documentation du

système de gestion de la qualité du demandeur et effectuer un examen des
rapports de tests soumis, ainsi qu’un examen physique du produit à enregistrer.

Dans le cas où les rapports de tests ne sont pas soumis ou sont insuffisantes, le
fournisseur de service doit procéder à des essais du produit conformément à la
norme applicable.

Le fournisseur de services communique les résultats de l’examen de la demande

d’enregistrement à l'exportateur dans les quatre (04) jours ouvrables suivant la
réception de la demande.

Suite à une évaluation satisfaisante, l'exportateur se voit délivrer une Déclaration

d'Enregistrement pour les produits.

Remarque 3 :

La déclaration d’enregistrement est valable un (1) an (sous réserve du paiement des

frais applicables).

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  Retrait ou annulation d’un enregistrement de produit :

L'enregistrement peut être retiré dans les cas suivants :

 Si la non-conformité détectée du produit est d'une telle gravité ;

 Si l'exportateur ne parvient pas à payer les frais d'enregistrement et autres
frais requis ;
 l'exportateur contrevient aux termes de l'accord d'enregistrement ;
 Si le fabricant informe le partenaire de son intention de suspendre ou suspend
la production du produit visé pour un temps limité
 La cessation volontaire par l'exportateur ;
 Le changement dans le processus de production ou des exigences de produits
qui rend impossible l'assurance de la conformité.

Le partenaire doit notifier à l’AGANOR du retrait de l'enregistrement.

Remarque 4 :

Les produits sous enregistrement retiré cessent d'être désignés comme telle et doivent
être certifiés selon la procédure la Route A.

 Procédure de certification pour les produits enregistrés :

a) Documents demandés :

 Formulaire de demande de certification renseignée, mentionnant le numéro

de son enregistrement
 Facture pro forma ou finale

b) Différentes étapes de la certification :

 Logigramme de la route B:

Revue de Contrôle Non

Demande Certificat de
de l’enregistrement nécessaire ?
conformité
certification des produits

Oui
Oui
Non Rapport de non-
Satisfaisants ?
Suivant le cas : conformité
 Inspection de l'envoi
 Tests de contrôle

Risque
d’annulation de
l’enregistrement

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 Les étapes d’évaluation :

 Etape 1 :
Soumission de la demande de certification

L’exportateur doit compléter et soumettre le Formulaire de Demande de

Certification, disponible auprès de chaque opérateur accrédité.

 Etape 2 :
Revue de l’enregistrement des produits

Le bureau de certification du fournisseur de services doit examiner les documents

fournis en vue d'établir la validité de l’enregistrement.

Si nécessaire, il doit programmer l’inspection au plus tard dans les trois (03) jours
à compter de la date de réception de la demande de certification, à moins que
l'exportateur / fournisseur ne préfère une date ultérieure.

Si les documents fournis suffisent à établir la conformité des produits sans que des
tests supplémentaires ne soient nécessaires, aller directement à l’étape 4.

 Etape 3 :
Inspection de l’expédition

L’inspecteur se concentrera sur le marquage, l’emballage, la durée de vie du

produit (le cas échéant), la conformité à la liste de colisage, la facture et la
conformité visuelle.

Les échantillons sont prélevés et leurs emballages respectifs sont marqués de

manière appropriée par l'inspecteur pour les tests (le cas échéant).

L’inspecteur doit préparer le rapport d’inspection en précisant les résultats et les

remarques.

Une copie du rapport doit être remise à l’exportateur. Toute divergence constatée
doit être immédiatement portée à l’attention de l’exportateur.

Remarque 5 :

Une copie du rapport doit être remise à l’exportateur. Toute divergence constatée doit
être immédiatement portée à l’attention de l’exportateur.

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 Etape 4 :
Délivrance du Certificat de conformité (CDC) ou du Rapport de Non-
conformité (RNC)

Sur la base du rapport d’évaluation documentaire (revue de l’enregistrement de

produits) et du rapport d’inspection le cas échéant, le fournisseur de services
délivre un Certificat de Conformité (CDC) ou émet un Rapport de Non-conformité
(RNC).

Remarque 6 ;

Le certificat de conformité doit être émis dans les trois jours (03) ouvrables qui suivent
la réception desdits rapports et de la facture finale.
En cas de Rapport de non-conformité, l’exportateur sera informé dans les meilleurs
délais.

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3. ROUTE C : PRODUITS SOUS LICENCE

La Route C offre un processus de certification accéléré et est ouverte exclusivement

aux fabricants (ou leurs distributeurs officiels) qui doivent démontrer l'existence d'un
Système de Management de la Qualité dans leur processus de production / fabrication.

Cette procédure implique l'examen des rapports d'analyse, et éventuellement des

analyses complémentaires afin de démontrer l'entière conformité des produits à la
norme concernée. Ceci est accompagné d'un audit complet du site de production, suivi
de visites de contrôle pour garantir que les exigences spécifiées sont
systématiquement intégrées aux processus de fabrication.

Les procédures d'agrément sont en conformité avec le Guide 28 ISO/IEC – Règles

Générales s'appliquant pour un Modèle de Système de Certification de produits tierce
partie.

Remarque 7 :

Après avoir passé avec succès les différentes étapes de certification, le fabricant se
verra accorder pour une durée d’un an la Licence des produits concernés.

 Critères de licence des produits :

 Etre le fabricant des produits ;

 Etre détenteur d’une certification délivrée par un organisme accrédité (ISO
9001, ISO 22000, ISO/TS 16949, ISO 13485, HACCP, etc.) ;

 Procédure d’obtention de la licence :

 Etape 1 :
Présentation de la demande de licence

Les fabricants qui veulent la licence de leurs produits doivent remplir et soumettre
au fournisseur de services le Formulaire de Demande de Licence du produit
disponible auprès de chacun des opérateurs accrédités.

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 Etape 2 :
Examen de la demande de licence

Le fournisseur de services doit faire un examen de la documentation du système

de gestion de la qualité du fabricant et réaliser :

 Un audit complet du site de production afin de vérifier que les exigences

spécifiées sont systématiquement intégrées aux processus de réalisation
des produits ;
 Un examen des rapports de tests soumis.

Dans le cas où les rapports de tests ne sont pas fournis ou que les tests effectués
sont insuffisants, des tests supplémentaires devront être effectués par un
laboratoire accrédité ou qualifié.

 Etape 3 :
Décision d’octroi de la licence

Une fois que toutes les étapes décrites ci-dessus auront été franchies avec succès,
le fabricant se verra accorder une licence.
La déclaration est valable pour une période d'un (1) an, sous réserve du paiement
des frais applicables.

Le fournisseur de services effectuera une vérification annuelle des procédés de

fabrication et examinera le système de gestion de la qualité pour les produits sous
licence.

Remarque 8 :

Les expéditions de produits sous licence seront soumises à une vérification

physique une (1) fois par an.

 Retrait ou annulation d'une licence :

La licence peut être retirée dans les cas suivants :

 Si la non-conformité détectée du produit est d'une telle gravité ;

 Si le titulaire ne parvient pas à payer les frais de licence et autres frais requis ;
 Si le titulaire contrevient aux termes de l'accord de licence ;
 Si le fabricant informe le partenaire de son intention de suspendre ou suspend
la production du produit visé pour un temps limité ;
 La cessation volontaire par le titulaire ;
 Le changement dans le processus de production ou des exigences de produits
qui rend impossible l'assurance de la conformité.

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 Remarque 9 :

Le fournisseur de service doit informer l'AGANOR du retrait de la licence. Les produits

sous une licence retirée cessent d'être désignés comme telle et doivent être certifiés
selon la procédure de la Route A.

 Procédure de certification des produits sous licence :

a) Documents demandés :

 Formulaire de demande de certification mentionnant le numéro de la licence

 Facture pro forma ou finale ;
 Liste de colisage

b) Différentes étapes de la certification :

 Logigramme de la route C :

Revue de la Contrôle Non

Demande Certificat de
de licence des nécessaire ?
conformité
certification produits

Oui
Oui
Non Rapport de
Inspection de Satisfaisants ? non-conformité
l’expédition

Risque
 Les étapes d’évaluation : d’annulation de
la Licence
 Etape 1 :
Présentation de la demande de certification

L’exportateur doit compléter et soumettre le Formulaire de Demande de

Certification, disponible auprès de chacun des opérateurs accrédités.

 Etape 2 :
Revue de la licence des produits

Le bureau de certification du fournisseur de services doit examiner les documents

fournis en vue d'établir la validité de la licence et programmer si nécessaire
l’inspection au plus tard dans les trois (03) jours à compter de la date de réception

15
 de la demande de certification, à moins que l'exportateur / fournisseur ne préfère
une date ultérieure.

Si les documents fournis suffisent à établir la conformité des produits sans que des
tests supplémentaires ne soient nécessaires, aller directement à l’étape 4.

 Etape 3 :
Inspection de l’expédition

Cette étape n’est pas systématique, mais doit être effectuée au moins une fois par
an. Sous le contrôle, l'inspection de l'expédition est effectuée sur les produits qui
ont des documents de conformité acceptables.
Le fournisseur de service peut également demander des tests de contrôle et/ou
une vérification documentaire lorsqu’un doute spécifique est identifié.

 Etape 4 :

Emission du Certificat de Conformité (CDC) ou du Rapport de

Non-Conformité (RNC)

Après soumission de la facture finale, le fournisseur de service émet le certificat

de conformité.

Remarque 10 :

La Route C indique que les produits sous licence attestent de la conformité aux
normes et à la règlementation technique.

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