LES PROCEDURES DE LA POLITIQUE D’ARCHIVAGE

La mise en place d’une politique d’archivage offre des solutions pour assurer une gestion pérenne des archives.

Ce guide de procédure doit :

- servir de base à la réorganisation des archives

- définir les rôles et les attributions de chacun des acteurs nécessaires à sa réalisation

- uniformiser les pratiques des services

- coordonner l’action des services

- déterminer les durées de conservation

L’ensemble des procédures de la chaîne archivistique pourrait être ainsi respectée, les flux documentaires mieux maîtrisés et la réglementation
propre aux archives publiques appliquée.

Ce guide est à l’attention des correspondants archives, il a pour objectif de les sensibiliser aux procédures d’archivage communes et les invite
à être les garants de son bon fonctionnement

Procédures d’archivage - Décembre 2006 1

Les procédures suivantes sont présentées sous la forme de fiches récapitulatives :

ƒ Versement des archives intermédiaires chez un prestataire

ƒ Demande de communication des archives externalisées pour consultation

ƒ Demande de communication des archives externalisées pour restitution définitive

ƒ Demande de destruction des archives

ƒ Versement des archives définitives au Centre des Archives Contemporaines de Fontainebleau

ƒ Demande de communication des archives définitives versées au Centre des Archives Contemporaines de Fontainebleau

Procédures d’archivage - Décembre 2006 2

 LES ARCHIVES

™ Définition des archives

Selon l’article L211-1 du Code du Patrimoine, les archives sont définies comme « l'ensemble des documents, quels que soient leur date, leur
lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme
public ou privé dans l'exercice de leur activité. »

Un document prend la qualité d’archives dès sa production ou sa réception, et non pas seulement lorsqu’il a perdu son utilité courante
immédiate.

Par ailleurs, les archives sont définies en fonction de trois stades de vie qui déterminent leur conservation : elles sont successivement
courantes, intermédiaires et définitives.

→ Les archives courantes sont des documents utiles aux services quotidiennement ; leur conservation est assurée par les services
d’origine, le plus souvent dans les bureaux ou dans des locaux de proximité.
C’est dès cette étape que l’organisation de l’archivage doit débuter.

→ Au terme de ce premier stade, les archives sont considérées comme intermédiaires ; n’ayant plus qu’une utilité relative, elles
n’ont pas besoin d’être conservées à proximité des services mais sont utiles pour répondre à des besoins administratifs ou
juridiques. La fréquence d’utilisation est moindre car l’affaire est traitée ou le projet réalisé, mais les dossiers sont conservés,
pendant une durée déterminée, pour leur valeur de preuve et de référence.

→ Lorsque ces deux stades sont atteints, il existe deux possibilités : le document n’a plus aucune utilité administrative ou juridique et
il peut de fait, être détruit ; ou bien il acquiert une valeur historique et doit être conservé définitivement.

D’après la réglementation en vigueur, les établissements ont la possibilité de faire appel à un prestataire extérieur pour assurer la gestion de
leurs archives. On parle alors d’externalisation.

Procédures d’archivage - Décembre 2006 3

 Cependant, seules les archives intermédiaires peuvent être externalisées chez un prestataire de service.

La loi stipule en effet que les établissements publics doivent assurer eux-mêmes la conservation de leurs archives définitives. Par conséquent,
les archives intermédiaires qui à terme, présentent un intérêt pour la recherche, doivent impérativement être conservées sur place jusqu’à ce
qu’elles soient considérées comme définitives et versées aux Archives Nationales.

Procédures d’archivage - Décembre 2006 4

 LE FONCTIONNEMENT DE LA GESTION DES ARCHIVES

ARCHIVES COURANTES

ARCHIVES INTERMEDIAIRES
Tri, Elimination,

Intérêt historique ?

OUI NON
Externalisation

ORGANISME PRESTATAIRE

Sort final de l’archive en fin d’utilisation ?

Conservation Destruction

ARCHIVES DEFINITIVES

Versement au Centre des

Archives
Contemporaines

Procédures d’archivage - Décembre 2006 5

 ™ La réglementation

Textes de référence :

- Code de la Sécurité Sociale ;

- Code du Patrimoine, (articles L. 211-1 à 214-10 ;
- Loi n° 79-18 du 3 janvier 1979 modifiée sur les archives ;
- Décret n° 79-1037 du 3 décembre 1979 relatif à la compétence des services d’archives publics et à la coopération entre les
administrations pour la collecte, la conservation et la communication des archives publiques ;
- Circulaire du 2 novembre 2001 relative à la gestion des archives dans les services et établissements publics de l’État ;
- Circulaire NOR/INT/A/97/00012/C et AD 97-1 du 16 janvier 1997 relative aux relations des administrations et des organismes publics
avec les sociétés d’archivage privées pour la conservation d’archives publiques destinées à l’élimination.
- Loi n° 2008-696 du 15 juillet 2008 relative aux archives

Le contrôle des archives relève de la direction des Archives de France (ministère de la Culture).

™ Les tableaux de gestion

En fonction de leur nature et de leur valeur, qu’elle soit administrative, juridique ou historique, chaque document aura un délai de conservation
spécifique.

Ces délais sont recensés dans des outils appelés tableaux de gestion. Ces tableaux déterminent la typologie de tous les documents produits
ou reçus par chaque service en fonction de leurs activités.

A chaque document, correspond un délai appelé DUA (Durée d’Utilité Administrative). Ce délai détermine la durée pendant laquelle les
archives courantes et intermédiaires doivent être conservées.
Il est fixé en fonction des usages des services ainsi que de la réglementation en vigueur.

Les tableaux de gestion indiquent le sort final de chaque document, à appliquer au terme de la DUA.
Les documents peuvent ainsi être détruits ou conservés définitivement et versés aux Archives Nationales après avoir été triés.

Ces tableaux de gestion permettent d’assurer une gestion pérenne des archives.

Procédures d’archivage - Décembre 2006 6

 ™ Les acteurs de la politique

La politique d’archivage peut-être organisée autour de plusieurs acteurs en interne et en externe :

En interne

• l’agent

L’agent est l’élément premier de la chaîne archivistique dans la mesure ou il est responsable de la bonne tenue de ses dossiers. Avec
l’aide du correspondant archives de sa direction et sur la base du tableau de gestion, il effectue un travail de tri et d’élimination lors du
passage de ses documents à l’état d’archives intermédiaires.

• un réseau de correspondants archives

Chaque branche dispose au sein de son organisation interne d’un interlocuteur privilégié en matière d’archivage : « le correspondant
archives ». Par sa connaissance des règles élémentaires à respecter, il est le garant de la bonne application des procédures d’archivage de
son service.

Les correspondants ont été choisis pour leurs qualités d’organisation et de rigueur, leur connaissance des archives du service. Le binômage de
ces correspondants permettra d’assurer une continuité de service en cas d’absence ou de congés.

Habilités à consulter les inventaires de leurs archives externalisées sur l’Espace client Internet du prestataire ils seront chargés :

- de veiller au bon respect de l’application de la politique d’archivage dans leurs services

- de sensibiliser les agents à l’archivage
- de transmettre au coordinateur les demandes de communications, versements et destructions

Procédures d’archivage - Décembre 2006 7

 • un coordinateur archives

Chargé de mettre en œuvre la politique d’archivage, il doit :

- jouer le rôle d’interface avec le prestataire : coordonner les relations entre les différents acteurs internes et externes et contrôler
les flux d’archivage
- mettre en place l’ensemble des circuits de la chaîne archivistique (destructions, enlèvements et communications d’archives)
- être le garant de la bonne application des procédures d’archivage
- animer le réseau des correspondants archives

Elément central de la fonction archives, le coordinateur représente l’organisme auprès du prestataire et de la Mission des Archives nationales.

En externe

• le prestataire

Spécialisé dans la conservation d’archives, ce prestataire extérieur assure la prise en charge et le stockage sécurisé des archives
intermédiaires de l’organisme
Dans le cadre de cette externalisation, le prestataire a la responsabilité de l’ensemble des opérations liées aux mouvements des documents
(versements, demandes de consultation, destructions). Il rend compte de toute son activité au coordinateur archives.

• le Centre des Archives Contemporaines (CAC)

Situé à Fontainebleau, le Centre des archives contemporaines reçoit, traite, conserve et communique les archives des administrations centrales
de l'Etat postérieures à 1958. Il s'appuie pour la collecte, le traitement ainsi que pour le conseil et l'assistance aux services versants, sur un
réseau d'antennes permanentes : les Missions des Archives nationales (MAN) installées à Paris auprès des différents départements
ministériels.
Les MAN sont chargée d’aider tous les services de l’administration centrale et les établissements publics nationaux sous tutelle à mieux gérer
les archives qu’ils produisent au quotidien.

Procédures d’archivage - Décembre 2006 8

A ce titre, la Mission des Archives Nationales auprès du Ministère de l’emploi, du travail et de la cohésion sociale prend en charge les archives
historiques de l’UCANSS, en assure la conservation au Centre des Archives Contemporaines de Fontainebleau et les communique aux
agents de l’UCANSS ainsi qu’aux chercheurs (historiens…).

Procédures d’archivage - Décembre 2006 9

 LE VERSEMENT DES ARCHIVES INTERMEDIAIRES CHEZ LE PRESTATAIRE

Les archives intermédiaires sont périodiquement versées au prestataire sous la supervision du coordinateur archives.

Ces versements s’effectuent en deux étapes en fonction d’un calendrier préétabli :

™ 1ère étape : versement des directions par le correspondant archives

Dans un premier temps, les correspondants archives de chaque branche prennent rendez-vous avec le coordinateur pour fixer un calendrier de
prise en charge et estimer le volume de leur versement.

Lorsque ce planning est établi, le rôle du correspondant est de :

ƒ constituer pour chaque boîte d’archives à verser un inventaire sous la forme d’un bordereau de versement . La rubrique N° de cartons
sera laissée libre pour être ensuite complétée par le coordinateur archives

ƒ transmettre sa demande au coordinateur archives de l’organisme

Procédures d’archivage - Décembre 2006 10

 LE CORRESPONDANT SAISIT L’INVENTAIRE SOUS LE FICHIER DU PRESTATAIRE

Ce fichier type va servir de bordereau de versement :

Réf. client : PA- ?

NOM DU SERVICE : ?

CODE SERVICE : ?

ANNEE
INTITULE DE
Création Destruction N° de cartons
L'ARCHIVE

Procédures d’archivage - Décembre 2006 11

 ™ 2ème étape : traitement du versement par le coordinateur archives

Au cours de cette opération, le coordinateur archives prend le relais des correspondants. Son travail consiste alors à traiter les versements qui
lui ont été transmis :

ƒ Il vérifie des boîtes archives et leur contenu avec les informations listées sur l’inventaire.

ƒ Il conserve un historique de chaque inventaire afin de le transmettre au prestataire lors de la prise en charge.

ƒ Au fur et à mesure des versements des directions, le coordinateur entrepose les boîtes d’archives dans une salle de pré archivage
et procède à leur conditionnement dans les conteneurs. Une fois le conditionnement terminé, le coordinateur complète la rubrique
N° de cartons sur l’inventaire.

ƒ Il contacte le prestataire pour organiser deux fois par an l’enlèvement des conteneurs.

Procédures d’archivage - Décembre 2006 12

 LE VERSEMENT DES ARCHIVES INTERMEDIAIRES CHEZ LE PRESTAIRE

Demande de * Inventaire des archives

versement à verser * Vérification de l’inventaire
* Transmission de la * Pré archivage du versement
demande * Transmission de la demande

Agent

Correspondant archives
* Prise en
charge du
Coordinateur archives versement
* Mise à jour
de l’inventaire
Prestataire

Procédures d’archivage - Décembre 2006 13

 LES DEMANDES DE COMMUNICATION CHEZ LE PRESTATAIRE

™ 1ère étape : la demande de communication de documents

Tout agent souhaitant consulter des documents qui ont été externalisés, doit se mettre en relation avec le correspondant archives de son
service.

Le correspondant consulte l’inventaire des archives du service disponible sur l’espace client Internet afin d’y repérer les numéros du ou des
conteneurs à rapatrier.

Le prestataire n’effectue les retours de documents qu’au conteneur.

Ces numéros sont communiqués par e-mail par le correspondant au coordinateur archives, en précisant le degré d’urgence de la demande.

Le coordinateur se charge de passer la demande sur l’espace client Internet pour le service demandeur (cf. grille des tarifs sur l’espace clients
Internet).

Aucune demande de communication ne sera adressée au prestataire si la demande n’est pas transmise au coordinateur par
une personne habilitée à le faire.

Une copie de la demande de recherche est transmise par le coordinateur au correspondant archives.

Procédures d’archivage - Décembre 2006 14

 ™ 2ème étape : la livraison et la consultation des documents

Les délais de livraison peuvent-être les suivants :

- communication standard : livraison de la demande entre 24H et 48H ;

- communication urgente : livraison dans la journée ;

Les conteneurs sont livrés au coordinateur archives par le prestataire.

Le coordinateur effectue une vérification des dossiers communiqués avant de prévenir le correspondant de la livraison.

Si un agent ne souhaite consulter qu’un dossier que le correspondant archives a clairement identifié à partir de l’inventaire, le coordinateur
archives se charge d’extraire au préalable ce dossier du conteneur et de le transmettre au correspondant.

Le correspondant récupère les documents ou conteneurs demandés et les apporte à l’agent.

Dans le cas où un agent souhaite consulter des documents produits par un autre service et externalisés chez le prestataire, la demande est à
adresser au coordinateur par le biais du correspondant.
Le coordinateur se charge de demander l’autorisation de communiquer les documents souhaités au service producteur avant de transmettre la
demande au prestataire.

Les documents doivent être consultés autant que possible dans les jours suivants la livraison et retournés rapidement au coordinateur, afin
d’éviter les pertes et d’assurer au maximum une bonne traçabilité.

Il est conseillé aux services de faire des photocopies des documents demandés pour que le coordinateur puisse procéder le
plus rapidement possible à leur réintégration chez le prestataire.

™ 3ème étape : le retour de documents chez le prestataire

Les documents consultés sont à retourner au correspondant archives qui les ramène lui-même au coordinateur.

Procédures d’archivage - Décembre 2006 15

Le coordinateur procède à une nouvelle vérification avant de prévenir le prestataire de la réintégration du ou des conteneurs dans les entrepôts
de stockage.

Les services demandeurs ne doivent en aucun cas extraire des documents ou en ajouter de nouveaux dans les dossiers consultés.

Toute modification envisagée par un agent doit impérativement être signalée au coordinateur avant d’être effectuée.

Procédures d’archivage - Décembre 2006 16

 LES DEMANDES DE COMMUNICATION CHEZ LE PRESTATAIRE

* Saisie de la demande sur l’espace

Demande de * Consultation de l’inventaire client Traitement
communication * Recherche de la référence * Edition du bon de recherche de la
* Envoi de la demande demande

Agent
* Réception de la livraison
* Vérification du contenu
Correspondant archives

Coordinateur archives

Prestataire Transmission des

documents

Réintégration * Vérification du contenu Consultation des

Restitution des
* Renvoi des documents documents
documents

Procédures d’archivage - Décembre 2006 17

 LES DEMANDES DE SORTIE DEFINITIVE

™ 1ère étape : la demande de restitution définitive de documents

Si un agent souhaite récupérer des documents qui ont été externalisés, une demande de restitution définitive peut être adressée au prestataire.

L’agent présente sa demande au correspondant de son service, qui la fait suivre au coordinateur.

Aucune demande de sortie définitive ne sera adressée au prestataire si la demande n’est pas transmise au coordinateur par
une personne habilitée à le faire.

Le coordinateur saisit la demande sur l’espace client Internet et précise au prestataire qu’il s’agit d’une sortie définitive.
Une copie de la demande est adressée au correspondant.

™ 2ème étape : la restitution définitive de documents

Les documents sont livrés au coordinateur qui après vérification du contenu, les remet au correspondant.
Le correspondant les remet ensuite définitivement à l’agent.

Le prestataire supprime de l’inventaire les données concernant les cartons restitués définitivement.

Toute demande de sortie définitive est à adresser au plus tard le 14 juin de chaque année, soit deux mois avant la date annuelle de
reconduction du contrat d’archives.

Les demandes de sorties définitives ont vocation à rester très limitée en raison d’un espace de stockage limité

Procédures d’archivage - Décembre 2006 18

 LES DEMANDES DE SORTIE DEFINITIVE

* Saisie de la demande sur l’espace client

Demande de sortie Transmission de la demande * Edition de la demande
définitive
* Envoi de la demande

Agent

Correspondant archives * Extraction des

documents
* Sortie
Coordinateur archives informatique

Prestataire

Réception définitive * Réception des documents

des documents Transmission des documents * Vérification du contenu

Procédures d’archivage - Décembre 2006 19

 LES DEMANDES DE DESTRUCTION

™ 1ère étape : la demande de destruction des documents

Au moins deux fois par an, le correspondant archives adresse au coordinateur une liste des destructions à effectuer en fonction des délais de
conservation fixés dans les tableaux de gestion (cas n° 1).

Aucune demande de destruction ne sera adressée au prestataire si celle-ci n’est pas transmise au coordinateur par une personne
habilitée à le faire.

Parallèlement, le prestataire établit chaque année une liste des destructions à réaliser, en fonction des délais de conservation qui auront été
fixés par les services ; il les soumet au coordinateur, qui procède à une vérification des délais sur les tableaux de gestion, avant de les faire
valider par les correspondants archives et les services concernés (cas n° 2).

Après vérification des délais de conservation, le coordinateur rédige un bordereau de destruction en double exemplaire, signé par le chef de
service, qu’il envoie à la Mission des Archives Nationales pour validation.
La MAN conserve l’un des deux exemplaires et retourne le second au coordinateur qui en réalise une copie pour le correspondant.

Les demandes ne sont transmises au prestataire par le coordinateur archives que lorsque la MAN retourne le bordereau signé.

Les archives de l’Ucanss étant considérées comme des archives publiques, toute destruction doit être obligatoirement validée par la
MAN.

Procédures d’archivage - Décembre 2006 20

 ™ 2ème étape : la destruction des documents par le prestataire

Les destructions se font par conteneur et non au dossier ou à la boîte. Aucune élimination partielle de conteneur ne sera faite.

La destruction de documents est donc à envisager si la totalité des conteneurs est à éliminer.

Une fois les destructions effectuées, le prestataire délivre au coordinateur archives un certificat de destruction.
Le coordinateur donne une copie de ce certificat au correspondant ayant fait la demande de destruction.

Toute demande de destruction est à adresser par le correspondant au coordinateur archives avant le 14 juin de chaque année, soit deux mois
avant la date annuelle de reconduction du contrat de conservation des archives.

Procédures d’archivage - Décembre 2006 21

 LES DEMANDES DE DESTRUCTION (Cas n° 1)

* Vérification des délais de

conservation
Rédaction d’une liste des * Rédaction du PV de destruction
destructions * Envoi de la demande

Agent
Validation
du PV de
Correspondant archives
destruction
par la MAN
Coordinateur archives

Prestataire / Archives
Nationales (MAN)
* Traitement de la
demande
* Envoi d’un Transmission du PV de destruction
certificat de
destruction

Procédures d’archivage - Décembre 2006 22

 LES DEMANDES DE DESTRUCTION (Cas n° 2)

Envoi d’une * Vérification des délais de

liste de conservation Transmission de la demande
destructions * Transmission de la liste pour
validation par les services concernés

Validation de la
Agent demande de
destruction

Correspondant archives

Coordinateur archives

Prestataire / Archives Transmission de la demande

Nationales (MAN)

* Traitement
de la Validation
demande du PV de * Rédaction du PV de destruction
* Envoi d’un Transmission du PV de destruction destruction * Envoi de la demande
certificat de par la MAN
destruction

Procédures d’archivage - Décembre 2006 23

 LE VERSEMENT DES ARCHIVES DEFINITIVES AU CENTRE DES ARCHIVES CONTEMPORAINES

L’objectif est d’identifier et de préserver les archives qui ont une valeur historique et patrimoniale et de les verser au Centre des Archives
Contemporaines (CAC) par l’intermédiaire de la Mission des Archives Nationales (MAN).

Cette dernière est une structure chargée d’aider tous les services de l’administration centrale et les établissements publics nationaux sous
tutelle à mieux gérer les archives qu’ils produisent au quotidien. A ce titre, elle prend en charge les archives historiques des organismes
nationaux en assure la conservation au Centre des Archives Contemporaines de Fontainebleau et les communique aux chercheurs.

Les tableaux de gestion de chaque service indiquent aux correspondants le sort final à appliquer à chaque document au terme de la DUA.
Lorsqu’il s’agit d’archives à conserver définitivement, il faut préparer leur versement aux Archives Nationales.
Le correspondant archives prévient alors le coordinateur qui prend le relais.

Ce versement doit être effectué par le coordinateur archives de l’organisme qui est l’unique interlocuteur de la M.A.N.

Pour chaque versement son rôle consiste à :

ƒ contacter la MAN pour les interroger sur l’intérêt du versement

ƒ se faire attribuer un numéro de versement par la MAN. Ce numéro sera demandé pour toute demande de communication.
ƒ conditionner les boîtes d’archives dans des cartons spécifiques fournis par la Mission des Archives Nationales (cartons DIMAB).
ƒ rédiger une introduction présentant le service versant et la nature des pièces versées
ƒ rédiger en deux exemplaires un bordereau de versement en utilisant le modèle transmis par la Mission des Archives Nationales. Les
deux bordereaux seront signés par le chef du service versant puis renvoyés à la MAN.
ƒ coordonner la prise en charge de ces cartons avec la Mission des Archives nationales

Procédures d’archivage - Décembre 2006 24

Quelques préconisations :

Le détail du versement pourra être fourni sur support électronique (Word ou Excel), un tirage papier sera néanmoins fourni lors du versement.
Il est possible d’utiliser le conditionnement préexistant sauf les classeurs métalliques et les pochettes plastifiées.

Les dossiers, chemises, pochettes, en papier ou en carton, sont acceptés, en revanche il faut faire disparaître les agrafes et les élastiques.
Enfin, il vaut mieux utiliser de simples dossiers qui seront posés à plat dans les cartons.

Au terme de ce versement, le bordereau est contresigné par la Mission des Archives Nationales puis renvoyé au coordinateur archives qui le
conserve. Cette signature vaut validation et acceptation du versement par la MAN et transfert de responsabilité.
Le coordinateur transmettra ensuite une copie de ce bordereau au correspondant du service concerné.

Procédures d’archivage - Décembre 2006 25

 LE VERSEMENT DES ARCHIVES HISTORIQUES AU CENTRE DES ARCHIVES CONTEMPORAINES

Transmission de la Attribution
* Traitement de la demande
demande d’un numéro
* Contacter la MAN
de versement

Agent

Correspondant archives

Coordinateur archives

Archives Nationales (MAN

et CAC)

* Validation * Rédaction d’un bordereau de

de la versement
demande * Conditionnement des archives dans
* Traitement les DIMAB
et versement * Coordination de la prise en charge
au CAC

Procédures d’archivage - Décembre 2006 26

 LES DEMANDES DE COMMUNICATION AUX ARCHIVES NATIONALES

™ 1ère étape : la demande de communication de documents

Pour toute demande de consultation d’un document versé au CAC, l’agent adresse sa requête au correspondant archives de son service.
Le correspondant recherche sur les bordereaux de versement la référence des documents demandés et la transmet ensuite au coordinateur.

Aucune demande de communication ne sera adressée aux Archives Nationales si la demande n’est pas transmise au coordinateur
par une personne habilitée à le faire.

Le coordinateur prend contact avec la Mission des Archives Nationales (MAN) en remplissant un formulaire de demande de communication
qu’il envoie à cette dernière.
Une copie de ce formulaire est donnée par le coordinateur au correspondant archives.

La MAN transmet la demande au CAC et se charge de réceptionner le ou les cartons demandés et de les renvoyer au coordinateur archives de
l’organisme

™ 2ème étape : la livraison et la consultation de documents

Dès réception de la demande, le coordinateur vérifie le contenu des cartons et prévient le correspondant de la livraison du ou des cartons
demandés.
Le délai de livraison peut s’avérer plus long qu’une demande adressée au prestataire.

™ 3ème étape : le retour de documents

Procédures d’archivage - Décembre 2006 27

Le retour des documents se fait au coordinateur archives par le biais du correspondant archives du service concerné.
Le coordinateur vérifie de nouveau le contenu des cartons.
Il prend ensuite contact avec la MAN afin de planifier la réintégration des documents au CAC.

Procédures d’archivage - Décembre 2006 28

 LES DEMANDES DE COMMUNICATION AUX ARCHIVES NATIONALES

Traitement de
* Consultation des bordereaux la demande
Demande de * Rédaction du formulaire
de versement
communication * Envoi de la demande à la MAN par la MAN et
* Recherche de la référence
le CAC

Agent

* Réception de la livraison
Correspondant archives * Vérification du contenu

Coordinateur archives

Archives Nationales (MAN

et CAC)
Transmission des
documents

Restitution des Consultation des

Réintégration * Vérification du contenu documents documents
au CAC * Renvoi des documents à la MAN

Procédures d’archivage - Décembre 2006 29

 GLOSSAIRE

Définition de quelques notions archivistiques :

« Archives courantes » : Documents et dossiers ouverts ou récemment clos gardés dans les bureaux pour le traitement des affaires. Leur utilisation est
habituelle et fréquente pour l’activité des services, établissements et organismes qui les ont produits et reçus. Leur conservation est assurée par les services
d’origine. Synonymes: Archives actives, documents actifs.

« Archives intermédiaires » : Documents qui, n’étant plus d’usage courant, n’ont pas besoin d’être conservés à proximité des services mais sont utiles pour
répondre à des besoins administratifs ou juridiques. Synonymes: Archives semi-actives, documents semi-actifs.

« Archives définitives » : Documents qui, après évaluation, ne sont plus susceptibles d’élimination, par opposition aux archives courantes ou intermédiaires.
Conservés sans limitation de durée pour leur intérêt historique ou patrimonial, ces archives sont versées aux Archives nationales.

« Archives publiques » : Documents résultant de l'activité d'organismes de droit public ou désignés comme tels par la législation.

« Archivistique » : Science qui étudie les archives, les principes et les procédés méthodiques employés à la conservation et la mise en valeur des documents
d'archives

« Bordereau de versement » : Pièce justificative de l’opération de versement comportant le relevé détaillé des documents et des dossiers remis à un service
d'archives par un service versant. Le bordereau de versement tient lieu de procès-verbal de prise en charge et/ou d’inventaire du contenu des archives. C’est
un instrument de recherche.

« Communications / Consultations » : ensemble des moyens et procédures mis en œuvre par le titulaire pour permettre l’accès aux archives de l’organisme /
Communication des archives par transmission à l’organisme ou dans les locaux du titulaire.

« Correspondant-archives » : Agent d’un service producteur chargé des relations avec le service d’archives. Un réseau de correspondants archives est mis en
place à l’Ucanss pour servir de relais entre les agents et le coordinateur archives. Chargé de veiller au bon respect de l’application de la politique d’archivage
dans son service, le correspondant archives est aussi chargé de transmettre au coordinateur les demandes de communications, versements et destructions.

« Inventaire » : outil papier ou informatique énumérant ou décrivant chacune des unités archives ou conteneur de l’organisme pris en charge par le titulaire.
Cet inventaire pourra tenir lieu à la fois de procès-verbal de prise en charge par le titulaire et d’instrument de recherche.

« Mètre linéaire » : unité de mesure des archives (dont l’abréviation est ml) correspondant à l’ensemble des documents qui, posés à la suite, occupent un
mètre de rayonnage.

Procédures d’archivage - Décembre 2006 30

« Prise en charge / Enlèvement » : acceptation officielle par le titulaire de la responsabilité de conservation des archives du client. Elle comprend l’ensemble
des opérations nécessaires au transfert des archives chez le titulaire dont les modalités sont définies dans le marché. Elle donne obligatoirement lieu, une fois
ces opérations achevées, à la remise au client d’un état des documents effectivement pris en charge et référencés dans la base de données du titulaire.

« Restitution » : opération consistant à extraire une unité d’archives de l’ensemble conservé par le titulaire, sur demande de l’organisme et à le lui remettre
afin qu’elle soit conservée par l’organisme.

« Sortie définitive » : sortie, tant physique qu’informatique, de tout ou partie des unités d’archives, soit pour élimination soit pour restitution.

« Versement » : Opération matérielle et intellectuelle par laquelle la responsabilité de la conservation d’archives est transférée du service gestionnaire des
archives de l’organisme au service du prestataire en archivage.

Procédures d’archivage - Décembre 2006 31