Les informations documentées obligatoires dans les normes QHSE
les informations documentées obligatoires dans la
norme 9001 v 2015
Le Domaine d’application
« Le domaine d’application du système de
management de la qualité de l’organisme doit être
disponible et tenu à jour sous la forme d’une
information documentée »(article 4.3). En effet, les
choses doivent être clairs. Le client et les parties
intéressées doivent savoir ce qui rentre dans le
périmètre du système de management et ce qui n’y
rentre pas.
La politique qualité
La politique doit être également documentée afin de
pouvoir être communiquée. (article 5.2.2). La
communication même si elle n’est pas suffisante est
un premier acte d’engagement. Sans communication,
le partage est difficile.
Les informations nécessaires à l’efficacité
du système :
L’article 7.5 « informations documentées stipule :
« Le système de management de la qualité de
l’organisme doit inclure :
a) les informations documentées exigées par la
présente Norme internationale;
b) les informations documentées que l’organisme
juge nécessaires à l’efficacité du système
de management de la qualité« .
les informations documentées obligatoires dans
la norme 14001 v 2015
 Portée de l'EMS (clause 1)
 Politique environnementale (clause 5.2)
 Aspects environnementaux (clause 6.1.2)
 Objectifs environnementaux et planification
pour les atteindre (clause 6.2)
 Planification et contrôle opérationnel
(clause 8.1)
 Préparation aux situations d'urgence et
réponse (clause 8.2)
En outre, les enregistrements obligatoires
comprennent au moins les éléments suivants:
 Obligations de conformité (clause 6.1.3)
 Compétence (clause 7.2)
 Communication (clause 7.4)
 Surveillance, mesure, analyse et évaluation
(clause 9.1)
 Audit interne (clause 9.2)
 Programme d'audit interne (clause 9.2.2)
 Examen de la gestion (clause 9.3)
 Non-conformité et mesures correctives
(clause 10.2)
En outre, il existe de nombreux documents non
obligatoires à utiliser pour la mise en œuvre ISO
14001. La liste des documents non obligatoires
comprend au moins les éléments suivants:
 Comprendre l'organisation et son contexte
(A.4.1)
 Comprendre les besoins et les attentes des
parties intéressées (A.4.2)
 Procédure d'identification et d'évaluation
les informations documentées obligatoires dans la
norme 45001 v 2018
la liste des documents obligatoires, ainsi que les
documents les plus couramment
utilisés pour la mise en œuvre de la norme ISO
45001
1. Documents obligatoires requis par l’ISO 45001
 – Champ d’application du système de gestion
de la SST (paragraphe 4.3)
 – Politique SST (paragraphe 5.2)
 – Responsabilités et autorités au sein de
SMSST (paragraphe 5.3)
 – Processus de SST pour gérer les risques et
les opportunités (paragraphe 6.1.1)
 – Méthodologie et critères d’évaluation des
risques SST (paragraphe 6.1.2.2)
Ces méthodes peuvent être formalisées dans
des SOP (Standards Operating Procedures).
 – Objectifs de SST et plans pour les atteindre
(paragraphe 6.2.2)
 -Processus de préparation et d’intervention
en cas d’urgence (paragraphe 8.2)
2. Les enregistrements obligatoires requis par
l’ISO 45001
La note liée à cette exigence apporte plusieurs
précisions quand à la définition de ces informations
documentées « L’étendue des informations
documentées dans le cadre d’un système de
management de la qualité peut différer selon
l’organisme en fonction de:
— la taille de l’organisme, de ses domaines d’activité
et de ses processus, produits et services;
— la complexité des processus et de leurs
interactions;
— la compétence des personnes ».
On comprend ici que les informations documentées
sont, outre celles imposées explicitement par la
norme, les informations jugées utiles par l’entreprise
pour lui permettre d’atteindre ces objectifs qualité en
terme de maîtrise de ces processus, de leur capacité
à sortir des produits et services conformes, à
améliorer ses processus, ses produits, ses services.
Les informations documentées peuvent être issues
de l’analyse des risques et d’opportunités, des
exigences ou des besoins de clients ou d’autres
parties intéressées.
Plus que la forme, le fond détermine le besoin : la
recherche de l’efficacité.
Avant de créer un document, une procédure, un
manuel, il convient avant de démarrer de se poser les
questions suivantes :
 Pourquoi faire ?
 Pour qui ?
Si la seule réponse est pour répondre aux exigences
de l’auditeur, alors nous vous recommandons de
revoir votre position (parole d’auditeur).
Ces informations documentées doivent être
maîtrisées. Ainsi pour les documents créés ou
modifiées, il convient comme par le passé de les
des aspects et risques environnementaux
(clause 6.1.1 et 6.1.2)
 Procédures de compétences, de formation
et de sensibilisation (clause 7.2 et 7.3)
 Procédure de communication (clause 7.4)
 Procédure de contrôle des documents et des
enregistrements (clause 7.5)
 Procédure d'audit interne (article 9.2)
 Procédure d'examen de la gestion (clause
9.3)
 Procédure de gestion des non-conformités
et des mesures correctives (clause 10.2)
 – Risques et opportunités en SST et actions
pour y faire face (paragraphe 6.1.1)
 – Exigences légales et autres (paragraphe
6.1.3)
 – Preuve de compétence (paragraphe 7.2)
 – Preuve de communications (paragraphe
7.4.1)
 – Plans pour répondre aux situations
d’urgence potentielles (paragraphe 8.2)
 – Résultats de la surveillance, des mesures,
de l’analyse et de l’évaluation des
performances (paragraphe 9.1.1)
 – Maintenance, étalonnage ou vérification
des équipements de surveillance
(paragraphe 9.1.1)
 – Résultats de l’évaluation de la conformité
(paragraphe 9.1.2)
 – Programme d’audit interne (paragraphe
9.2.2)
 – Rapport d’audit interne (paragraphe 9.2.2)
 – Résultats de la revue de direction (clause
9.3)
 – Nature des incidents ou non-conformités et
des éventuelles actions ultérieures
(paragraphe 10.2)
 – Résultats de toute action et action
corrective, y compris leur efficacité
(paragraphe 10.2)
 – Preuve des résultats de l’amélioration
continue (paragraphe 10.3)
identifier, de mettre à disposition des informations à
jour de les revoir régulièrement voir article 7.5.2
Création et mise à jour des informations
documentées.

Les conditions de conservation de ces informations

doivent être maîtrisées, protégées contre « des
altérations, …) les durées de conservation doivent
être définies (voir article 7.5.3)

Les informations sur le fonctionnement des

processus :

L’article 4.4 Système de management de la qualité et

ses processus et plus particulièrement l’exigence
4.4.2 apporte des exigences complémentaires :

«  L’organisme doit, autant que nécessaire:

a) tenir à jour les informations documentées
nécessaires au fonctionnement de ses processus;
b) conserver les informations documentées pour
avoir l’assurance que les processus sont mis
en oeuvre comme prévu ».

le pilotage du système et des processus :

Parmi ces informations documentées nous retrouvons

toutes celles qui vont permettre de piloter le
système de management, les processus et les
ressources correspondantes :

 Les objectifs qualité et la planification des

actions pour les atteindre (article 6.2)
 les informations documentées appropriées
démontrant l’adéquation des ressources pour
la surveillance et la mesure (article 7.5.1),
 Les preuves des compétences (article 7.2
compétences)
 Les informations documentées sont
également utiles pour ce qui concerne les
 activités opérationnelles :

Elles doivent être suffisantes (article 8.1 Planification

et maîtrise opérationnelle) pour :

 Avoir l’assurance que les processus de

planification et de maîtrise opérationnelle ont
été réalisées comme prévues
 Démontrer la conformité des produits et
services aux exigences applicables.

La revue des exigences relatives aux

produits et services

En matière de revue des exigences relatives aux

produits et services :  (article 8.2.3), des
informations documentées doivent, le cas échéant,
être conservées sur les résultats de la revue d’une
part, sur toute nouvelle exigence relative aux produits
et services.

Les modifications des exigences relatives

aux produits et services :

Les modifications des exigences relatives aux

produits et services :
Les informations documentées sur les modifications
des exigences relatives aux produits et services
doivent être amendées et les personnes concernées
informées. (article 8.2.4).

la maitrise des prestataires externes :

Les prestataires externes doivent bien évidement

être maîtrisées. Il convient donc de conserver des
preuves de cette maitrise ainsi que des évaluations
correspondantes (article 8.4).

La production et la prestation
En matière de production et de prestation,
l’organisme doit maitriser sa production et ses
prestation.

A ce titre, « les conditions de maîtrise doivent

comprendre le cas échéant la disponibilité des
informations relatives aux caractéristiques des
produits et des services devant être fournis ou des
activités devant être réalisées ainsi que les résultats à
obtenir » (article 8.5.1) . Il s’agit ici des éventuelles
procédures, instructions, modes opératoires ou autres
supports utiles permettant de maitriser les phases de
réalisation.

Cette maitrise nécessite de disposer également

d’informations documentées en matière :

 D’identification et de traçabilité (article 8.5.2)

 De problèmes rencontrés pour les produits ou
services dont le client est propriétaire (Article
8.5.3)
 De résultats des revues des modifications, la
ou les personnes autorisant les modifications
et toutes les actions nécessaires issues de la
revue.
 De libération des produits et services et
notamment les preuves de la conformité aux
critères d’acceptation ainsi que la traçabilité
jusqu’à la (aux) personne(s) ayant autorisé la
libération (article 8.6)
 Les non conformités (description, actions
menées, dérogations obtenues, autorité ayant
décidé des actions correspondantes (article
8.7.2)

Les surveillances, mesures, analyses et

améliorations

Pour ce qui concerne les surveillances, mesures,

analyses et améliorations, des informations doivent
être conservées notamment :

 Les résultats correspondants (article 9.1)

 Les preuves de réalisation des programmes
et des résultats d’audits (article 9.2)
 Les éléments de sorties de la revue de
direction (article 9.3.3)
 Les preuves de traitement des non
conformités, des actions conduites, les
résultats des actions correctives (article
10.2.2).