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Le lien entre le contrôle interne et la performance de l’entreprise est évident. Le contrôle interne
permet de fiabiliser le SIC, ce qui renforce la performance globale de l’entreprise :
- la fiabilité de l’information comptable permet une prise de décision pertinente,
- tous les processus et traitements comptables (achats, ventes, gestion des stocks…) sont
organisés de façon rigoureuse. Il n’y a pas de perte d’information, de temps…
Rappel de définitions :
Processus : Il s’agit d’un enchaînement d’activités liées entre elles dont on attend un résultat. Pour ce
faire, le processus utilise des ressources. Il est piloté, c’est à dire qu’il fait l’objet d’un suivi via des
indicateurs par exemple.
Procédure : il s’agit de la façon dont un processus est mis en œuvre. La procédure décrit donc le
processus.
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exécution ;
enregistrement ;
paiement ;
contrôle.
La personne qui décide n’est pas la même que celle qui exécute. Celle-ci est différente de celle qui va
enregistrer l’opération, et sera elle-même différente de celle qui va effectuer le règlement.
Cette distinction est indispensable pour éviter les dysfonctionnements et l’utilisation des moyens de
l’entreprise à une fin différente de l’objectif qu’elle s’est fixée. Il est parfois difficile d’avoir ce niveau
de séparation dans les PME.
c) Le manuel de procédures
La répartition des tâches entre les différents services et entre les différentes personnes d’un même
service doit être clairement décrite et documentée. Ces procédures sont en général regroupées dans un
manuel à usage des personnes concernées. La rédaction des procédures et les diagrammes de
circulation doivent permettre à un salarié extérieur au service, par exemple, de remplacer un salarié
malade et d’effectuer toutes les tâches qui incombaient à cette personne absente.
Le diagramme de circulation permet de visualiser comment les informations sont transmises d’un
service à un autre et où elles sont traitées, stockées. Les diagrammes peuvent accompagner des notes
de procédures. Ils peuvent également faciliter l’analyse d’une organisation et mettre en évidence ses
insuffisances.
Ex. : Une demande d’achat (DA) suit le chemin suivant avec le diagramme de circulation. Les
fonctions (au sens du contrôle interne) semblent bien séparées.
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Tout service comptable est organisé autour d’applications informatiques, plus ou moins complexes,
d’un simple logiciel de tenue de comptabilité à un PGI (ex. : CEGID) où toutes les fonctions de
l’entreprise sont intégrées. Le degré de dématérialisation est plus ou moins important. Il est
indispensable de prévoir des mesures de contrôle liées à cet environnement informatisé :
contrôle des applications : suivi des mises à jour des logiciels, contrôle des paramétrages
spécifiques ;
contrôle de l’environnement informatique : droits d’accès aux fichiers de données,
sauvegardes.
Et d’une façon générale, compte tenu de la confidentialité de certaines informations, la
restriction de l’accès physique aux documents doit être prévue.
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Définitions
Processus : Il s’agit d’un enchaînement d’activités liées entre elles dont on attend un résultat. Pour ce
faire, le processus utilise des ressources. Il est piloté, c’est à dire qu’il fait l’objet d’un suivi via des
indicateurs par exemple.
Procédure : il s’agit de la façon dont un processus est mis en œuvre. La procédure décrit donc le
processus, le plus souvent sous forme de schéma.
Une procédure doit définir QUI doit faire QUOI et COMMENT le faire (renvoi à une instruction
spécifique, mode opératoire, etc…). La procédure renseigne également sur une notion temporelle en
définissant l’enchainement des tâches et activités (QUAND).
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: Décision ou choix
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A
: Classement (le mode de classement est inscrit dans le symbole : A pour
Alphabétique, N pour Numérique ou C pour Chronologique).
Pour réaliser ce formalisme sous Word, il faut aller dans le Menu INSERTION puis FORMES puis
ORGANIGRAMMES
Remarque : toutes les procédures doivent être regroupées dans un manuel de procédures. Chaque
procédure doit être à proximité de la personne qui réalise tout ou partie d’un processus.
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