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Lycée Jean Moulin – Albertville COURS BTS CG – P1

CHAPITRE 12 – LE CONTROLE ET LE TRAITEMENT DES OPERATIONS


COMMERCIALES

FICHE DE COURS 1 – LES OBJECTIFS ET LES OUTILS DU CONTROLE INTERNE

 Performance et contrôle interne


a) Notion de performance
Selon Chester BARNARD (1938), la performance englobe deux notions liées :
- L’efficacité qui est la capacité à atteindre un objectif,
- L’efficience qui est la capacité à optimiser les ressources pour atteindre un objectif.
b) Notion de contrôle interne
Bien que la loi française ne définisse pas expressément le contrôle interne, celui-ci regroupe
l’ensemble des politiques et procédures de contrôle mises en œuvre par la direction d’une entité en vue
d’assurer, dans la mesure du possible, la gestion rigoureuse et efficace de ses activités.
Ex. : le fait de confier le décaissement (en l’encaissement) par chèques à une personne différente de
celle qui passe (ou reçoit) les commandes relève du contrôle interne puisqu’on évite ainsi le risque de
fraude ou de vol. De même, le contrôle des documents commerciaux entre eux (bon de commande,
bon de livraison, facture) permet d’éviter les erreurs et les retards et, relève également du contrôle
interne.

Le lien entre le contrôle interne et la performance de l’entreprise est évident. Le contrôle interne
permet de fiabiliser le SIC, ce qui renforce la performance globale de l’entreprise :
- la fiabilité de l’information comptable permet une prise de décision pertinente,
- tous les processus et traitements comptables (achats, ventes, gestion des stocks…) sont
organisés de façon rigoureuse. Il n’y a pas de perte d’information, de temps…

Rappel de définitions :
Processus : Il s’agit d’un enchaînement d’activités liées entre elles dont on attend un résultat. Pour ce
faire, le processus utilise des ressources. Il est piloté, c’est à dire qu’il fait l’objet d’un suivi via des
indicateurs par exemple.
Procédure : il s’agit de la façon dont un processus est mis en œuvre. La procédure décrit donc le
processus.

 Les objectifs du contrôle interne


a) La sauvegarde des actifs :
Les procédures de contrôle interne doivent permettre de préserver les actifs (matériels, argent, capital
humain) de la société de toute atteinte (vol, démission impromptue…).

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b) L’optimisation des ressources :


Le contrôle interne organise les processus (achats, ventes…) de façon efficiente, c’est-à-dire sans
gaspillage des ressources humaines, matérielles et financières. La création d’indicateurs permet de
suivre cette optimisation des ressources : grille d’analyse des tâches, tableaux de bord…
c) La fiabilité des informations :
Les processus et les traitements comptables qui les accompagnent suivent l’objectif d’image fidèle.
Toute information repose sur des justificatifs, ces derniers reposent sur des flux qui ne sont pas fictifs.
d) La conformité aux lois et réglementations :
Les opérations commerciales doivent être conformes aux directives, leur enregistrement doit respecter
les recommandations du PCG (respect des dates, de l’imputation…).

 Les outils du contrôle interne


Pour atteindre ces objectifs et remplir sa mission le service de contrôle interne a différents outils à sa
disposition : l’existence d’une organisation, la séparation des fonctions, le manuel de procédures, les
procédures comptables. Ces outils sont préconisés par l’Autorité des Marchés Financiers (AMF).
a) L’existence d’une organisation
Pour que la fonction de contrôle interne puisse s’exercer réellement, il faut que l’organisation de
l’entreprise, ses objectifs soient clairement définis. Le contrôle interne n’a de sens que dans une
organisation donnée.
La description de l’organisation d’une entreprise peut prendre plusieurs formes :
• transcription narrative ;
• organigramme fonctionnel (identifier les personnes qui exercent plusieurs fonctions, les fonctions
partagées entre plusieurs personnes, les fonctions non attribuées, et les personnes sans fonction) ;
• grille d’analyse des tâches (tableau à double entrée qui sert ensuite à la détection des faiblesses de
l’organisation : tâches affectées aux mauvaises personnes, opération nécessaire et non prévue…). Ex. :
Voir le corrigé de l’application 1 du chapitre 9 ;
• diagramme de circulation (schéma conventionnel, des symboles normalisés, donnant une
représentation visuelle de la structure dynamique d’un ensemble, en s’attachant au contenu, aux phases
successives et aux points de manifestation des phénomènes, donc aux documents et aux flux
d’information. Cette représentation suit la séquence chronologique des opérations, pour chaque
exemplaire d’un même document, en distinguant l’original des copies). Voir page suivante.
L’organigramme met en évidence la répartition des fonctions de l’entreprise entre les différents
responsables, et indique les limites de responsabilité de chaque département ou service.
b) La séparation des fonctions (au sens du contrôle interne)
Cette notion est au cœur de la démarche du contrôle interne. Il ne s’agit pas de faire la distinction entre
achat, vente et finances mais entre les fonctions de :
 décision ;

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 exécution ;
 enregistrement ;
 paiement ;
 contrôle.
La personne qui décide n’est pas la même que celle qui exécute. Celle-ci est différente de celle qui va
enregistrer l’opération, et sera elle-même différente de celle qui va effectuer le règlement.
Cette distinction est indispensable pour éviter les dysfonctionnements et l’utilisation des moyens de
l’entreprise à une fin différente de l’objectif qu’elle s’est fixée. Il est parfois difficile d’avoir ce niveau
de séparation dans les PME.
c) Le manuel de procédures
La répartition des tâches entre les différents services et entre les différentes personnes d’un même
service doit être clairement décrite et documentée. Ces procédures sont en général regroupées dans un
manuel à usage des personnes concernées. La rédaction des procédures et les diagrammes de
circulation doivent permettre à un salarié extérieur au service, par exemple, de remplacer un salarié
malade et d’effectuer toutes les tâches qui incombaient à cette personne absente.
Le diagramme de circulation permet de visualiser comment les informations sont transmises d’un
service à un autre et où elles sont traitées, stockées. Les diagrammes peuvent accompagner des notes
de procédures. Ils peuvent également faciliter l’analyse d’une organisation et mettre en évidence ses
insuffisances.
Ex. : Une demande d’achat (DA) suit le chemin suivant avec le diagramme de circulation. Les
fonctions (au sens du contrôle interne) semblent bien séparées.

BC : Bon de commande ; BL : Bon de livraison ; FF : Facture fournisseur

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d) Les procédures comptables


Ces procédures de contrôle spécifiques concernent pour partie la tenue de la comptabilité et le contrôle
des enregistrements. Il s’agit :
 des procédures d’autocontrôle : établissement des rapprochements bancaires, lettrage des
comptes, justification des soldes, décompte physique périodique de la caisse, etc. ;
 des contrôles par une tierce personne, un responsable hiérarchique en général : revue et
l’approbation des rapprochements de comptes ; approbation et contrôle des pièces
justificatives, etc.
La réglementation comptable prévoit la réalisation d’un inventaire physique des actifs
(immobilisations, stocks, etc.) et le rapprochement avec les comptes, ce qui constitue un autre contrôle
des données comptables.

Tout service comptable est organisé autour d’applications informatiques, plus ou moins complexes,
d’un simple logiciel de tenue de comptabilité à un PGI (ex. : CEGID) où toutes les fonctions de
l’entreprise sont intégrées. Le degré de dématérialisation est plus ou moins important. Il est
indispensable de prévoir des mesures de contrôle liées à cet environnement informatisé :
 contrôle des applications : suivi des mises à jour des logiciels, contrôle des paramétrages
spécifiques ;
 contrôle de l’environnement informatique : droits d’accès aux fichiers de données,
sauvegardes.
 Et d’une façon générale, compte tenu de la confidentialité de certaines informations, la
restriction de l’accès physique aux documents doit être prévue.

FICHE DE COURS 2 – LE CONTROLE INTERNE ET LA GESTION DES RISQUES

 Les différents contrôles


Un contrôle vise à maitriser les risques qui peuvent menacer les objectifs de l’entreprise. Il y a
différents contrôles :
 Le contrôle de prévention : Cela consiste à tester une ou plusieurs activités afin de s’assurer
qu’elles seront cohérentes lorsqu’elles seront mises en œuvre ultérieurement.
 Le contrôle correctif : Cela consiste à améliorer une ou plusieurs activités qui ont montré une
faille.
 Le contrôle de détection : cela consiste à tester une ou plusieurs activités en pratiquant les
tâches habituelles. Le comptable doit toujours être dans cette démarche lorsqu’il travaille.

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 Les différents types de risques


 Définition du risque
Le risque renvoie à l’éventuelle survenance d’un évènement non désiré par l’organisation. Souvent, il
se traduit par un dysfonctionnement, c’est-à-dire un fonctionnement non conforme par rapport aux
procédures.
 Les types de risques
Type de risque Description du risque Impact sur le contrôle interne
Réglementaire La comptabilité ne respecte pas L’objectif de conformité aux
la réglementation en vigueur règles n’est pas réalisé
Informatique Destruction de données, pertes, Non-respect des objectifs
piratage, non accès au réseau d’optimisation des ressources et
de fiabilité de l’information
Organisationnel Pas d’organisation formalisée Pas de séparation des fonctions
et de partage des
responsabilités, pas de
procédures ou leur non-respect.

 La démarche de gestion des risques


1ère phase – repérer les risques.
Ex. : absence de contrôle du bon de livraison avec les articles livrés.
2ème phase – analyser les risques. Cela consiste à évaluer les conséquences (financières, juridiques…)
des risques et leur probabilité de survenue. Cela permettra de traiter les risques les plus importants en
priorité.
Ex. : le non contrôle des livraisons génère potentiellement des pertes et des retards en cas de non-
conformité des livraisons. Il s’agit donc d’un risque prioritaire.
3ème phase – le traitement du risque. A ce stade, il s’agit de choisir les moyens de réduire le risque,
voire de le faire disparaître. La solution trouvée coûte de l’argent et du temps et doit être estimée en
fonction des pertes générées par la survenance du risque.
Ex. : une personne clairement identifiée doit collecter les bons de livraisons, les confronter aux bons
de commandes et à la livraison, annoter les manquements du fournisseur sur le bon de livraison. Ce
contrôle coûte effectivement de l’argent et du temps à l’entreprise (salaire et temps dégagé sur cette
personne pour faire ce contrôle régulièrement).

 La mise en œuvre du contrôle


Voilà quelques moyens pour réaliser des contrôles au quotidien. Il ne s’agit pas d’une liste exhaustive.
a) Le rapprochement des pièces justificatives
Cette tâche consiste à recouper les informations à partir de différentes pièces.

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Ex. : rapprocher le bon de livraison de la facture. Ou encore rapprocher le paiement au fournisseur


figurant sur le relevé bancaire avec la facture et le talon de chèque figurant dans le chéquier de
l’entreprise.
b) Les fiches de suivi
Il s’agit de tout document qui accompagne un flux ou un évènement, de façon chronologique.
Ex. : la fiche de stock d’un produit permet d’en connaître tous les mouvements (entrées, sorties, état) à
tout moment.
c) La codification des factures
Les factures doivent obéir à un certain formalisme afin d’en faciliter la circulation interne.
Ex. : Apposer sur la facture « Bon à enregistrer » et « Bon pour règlement » après le rapprochement
avec les bons de commande et de livraison, puis apposer « Enregistré le … » après la comptabilisation.
d) La mise à jour du plan de comptes de l’entreprise
Le plan de comptes de l’entreprise reprend les préconisations du PCG mais doit l’adapter aux
spécificités de son activité.
Ex. : les différents types de ventes de marchandises doivent apparaitre dans des subdivisions du
compte « 707 – Ventes de marchandises ». Cette décomposition permet d’assurer un meilleur suivi et
donc un contrôle plus efficace.
e) L’organisation d’un plan des tiers
Le plan tiers doit lui-même être subdivisé en autant de comptes qu’il y a de partenaires.
Ex. : Le compte « 401INJ » du fournisseur InjectPlastic est une subdivision du compte « 401 –
Fournisseurs ». Cette décomposition permet là encore d’assurer un meilleur suivi et donc un contrôle
plus efficace.

FICHE DE COURS 3 – LES PROCEDURES DE CONTROLE INTERNE

 Définitions
Processus : Il s’agit d’un enchaînement d’activités liées entre elles dont on attend un résultat. Pour ce
faire, le processus utilise des ressources. Il est piloté, c’est à dire qu’il fait l’objet d’un suivi via des
indicateurs par exemple.
Procédure : il s’agit de la façon dont un processus est mis en œuvre. La procédure décrit donc le
processus, le plus souvent sous forme de schéma.
Une procédure doit définir QUI doit faire QUOI et COMMENT le faire (renvoi à une instruction
spécifique, mode opératoire, etc…). La procédure renseigne également sur une notion temporelle en
définissant l’enchainement des tâches et activités (QUAND).

 Les éléments essentiels d’une procédure de contrôle interne


Voilà quelques éléments à respecter pour rédiger une procédure.

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 La séparation des fonctions (au sens du contrôle interne).


Ex. : La personne qui signe les chèques ne peut pas être celle qui passe commande.
 Le contrôle des pièces justificatives
Ex. : Confronter le BC avec le BL et la facture
 Respect des règles comptables
 Vérification physique des éléments d’actif et comparaison avec les données comptables
Ex. : faire l’inventaire physique et écritures d’inventaires ; confronter le contenu réel de la caisse avec
le solde comptable du compte « 53 – Caisse »
 Restriction d’accès aux données comptables.
Ex. : gestion des droits d’accès dans le PGI Cegid.

 La formalisation d’une procédure de contrôle interne


Parmi les formalisations possibles d’une procédure, il y a bien sûr le logigramme. Ce schéma permet
de visualiser de façon séquentielle les actions à mener pour mener une tâche ou plusieurs tâches qui
concourent à la réalisation d’une activité, elle-même composante d’un processus.

: Registre (ex. : grand livre, journal…)

: Document récapitulatif (ex. : fiche de stock…). Ce symbole est un carré.

: Document simple (ex. : facture…)

: Liasse de documents (ex. : documents de synthèse…)

: Premier ou dernier évènement d’un processus (ex. commande d’un client)

: Décision ou choix

: Traitement (ex. : enregistrement…). Ce symbole est un rectangle

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A
: Classement (le mode de classement est inscrit dans le symbole : A pour
Alphabétique, N pour Numérique ou C pour Chronologique).

Pour réaliser ce formalisme sous Word, il faut aller dans le Menu INSERTION puis FORMES puis
ORGANIGRAMMES

Exemple de logigramme – Le processus d’achat résumé dans la procédure ci-dessous

Remarque : toutes les procédures doivent être regroupées dans un manuel de procédures. Chaque
procédure doit être à proximité de la personne qui réalise tout ou partie d’un processus.

FICHE DE COURS 4 – UN EXEMPLE DE CONTROLE INTERNE : LE COMPTE CAISSE

Opération Objectif du contrôle Moyens du contrôle


Vérifier que la dépense est justifiée Contrôler l’existence de la demande d’achat et le bon de
commande
S’assurer que la demande d’espèces est Confronter le bon de commande avec la demande d’espèces
autorisée
Décaissements Vérifier que la personne qui a autorisé Faire signer la demande d’espèces par la personne habilitée
le décaissement est habilitée
Garantir la sauvegarde des espèces La personne en charge des espèces est clairement
identifiée. Ne pas rembourser des dépenses sans autorisation.
Apposer « Payée en espèces le …) sur la facture.
S’assurer que l’encaissement est Existence d’un document (facture…).
autorisé
Encaissements
Garantir la sauvegarde des espèces Créer une pièce de caisse justifiant l’encaissement. Porter la
mention « Encaissée le … » sur la facture.

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Enregistrement S’assurer que les mouvements Agrafer la facture au ticket de caisse.


comptable d’espèces sont enregistrés Donner de façon chronologique des numéros
d’enregistrement. Apposer sur le ticket de caisse la mention
« Comptabilisé le … ».

FICHE DE COURS 5 – UN EXEMPLE DE CONTROLE INTERNE : LE PROCESSUS D’ACHAT

Etapes du processus Objectifs du contrôle interne Moyens du contrôle interne


Le bien-fondé de la demande Utilisation d’un document normalisé
(identification du service, caractéristiques de la
Demande d’achat
demande…)
L’habilitation du demandeur Vérifier la signature apposée sur la demande
Conformité des caractéristiques des Confronter la demande d’achat avec le bon de
articles commandés commande
Commande des articles
Rigueur dans la sélection du fournisseur Comparer les propositions des fournisseurs qui
ont répondu à la demande
Surveiller les délais de livraison Comparer la date d’expédition avec la date de
livraison
Réception des articles Conformité des articles livrés avec ceux Rapprocher le bon de livraison avec le bon de
commandés commande
Sauvegarder les actifs (articles reçus) Prévenir le service Achats
Exactitude de l’information Confronter la facture avec le bon de commande
et le bon de livraison. Contrôler les calculs de la
facture.
Enregistrement de la Imputation comptable adéquate Personne habilitée pour procéder aux
facture d’achat enregistrements
Les factures sont enregistrées Apposer dans l’ordre les tampons « Bon pour
comptabilisation » puis « Comptabilisée le … »
puis « Bon à payer » sur l’original de la facture.
Ne pas payer plusieurs fois la même Appliquer le tampon « Duplicata » sur les
facture factures reçues en plusieurs exemplaires et le
Règlement de la facture tampon « Original » sur un seul exemplaire.
d’achat Apposer la mention « Payée » sur l’originale.
L’habilitation de la personne qui fait le Visa de la personne qui fait le règlement.
paiement

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FICHE DE COURS 6 – UN EXEMPLE DE CONTROLE INTERNE : LE PROCESSUS DE VENTE

Etapes du processus Objectifs du contrôle interne Moyens du contrôle interne


Solvabilité du client Fichier national des incidents de paiement, le
Fichier national des chèques irréguliers pour les
nouveaux clients, Calcul de l’encours, balance
âgée pour les clients actuels
La commande du client
Anciennes factures du client correctement Pointer le compte client
enregistrées.
Traitement rapide des commandes La commande circule entre les personnes
habilitées.
Livraison et Eviter les erreurs sur les quantités, les Contrôler les articles (références, quantités et
comptabilisation de la prix (les réductions) et les références prix) à livrer.
commande
Exactitude de l’information Confronter la facture aux bons de commande et
de livraison
Comptabilisation de la S’assurer que seules les pièces Apposer « Comptabilisé le … » sur les factures
facture justificatives sont enregistrées du jour
S’assurer de la bonne imputation L’enregistrement comptable est confié à une
comptable personne compétente
Règlements enregistrés en comptabilité Rapprocher le règlement de la facture
S’assurer que les règlements ne sont Apposer « Payé le … par … » sur la facture
enregistrés qu’une seule fois
Règlement de la facture
Relancer les retards de paiement Editer la balance âgée, le suivi des clients est
fait par une personne différente de celle qui fait
les règlements.

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