GESTION DE PROJET

SOIRÉE RACLETTE POUR LA COLLECTE DE

FONDS DESTINÉ AUX ENFANTS EN
SITUATION DE PRÉCARITÉ

Membres de l'équipe Professeur

● RAMANAMPANOHARANA Herinirina Jean-Christophe Boissarie
● KADIOKAN Jean-marius
● YOCOLI Konan Marie Mireille
● GUIGO Gobo Christian
● ARCASOY Melike
● NGOMO Kelo Melia
● KOUAME Bienvenu
● ZAIM MOUNAJED Rami
TABLE DES MATIÈRES

I) PRÉSENTATION

A. PRÉSENTATION DU GROUPE

B. IDÉE DU PROJET
1. L'idée
2. Les activités
3. L’audience
4. Le lieu
5. La date et l’horaire

II) Les phases du projet

A. La préparation
1. Périmètre et objectifs
2. Actions et tâches
3. Ressources et responsabilités
4. Planifier l’action
5. Lancement
6. Réalisation, décision et communication
7. Clôture et évaluation

III) Annexes

Annexe 1 : Diagramme de Gantt

Annexe 2 : Salle Maison de l’étudiant
Annexe 3: Affiche d’invitation
Annexe 4: Planning de la soirée
Annexe 5: Devis Sécurité

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 Annexe 6 : Lettre de demande de partenariat
Annexe 7: Lettre de demande d’ouverture tardive
Annexe 8: Lettre de demande de salle
Annexe 9 : Questionnaire d’analyse des cibles
Annexe 10 : Résultat du questionnaire
Annexe 11 : Questionnaire de satisfaction.

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 I) Présentation générale

A. Présentation du groupe

Nous sommes des étudiants de master 1 ayant une âme charitable qui aspirent à une
transformation sociale. Étant des bénévoles de la CARITAS, nous avons décidé de se mettre
ensemble pour inciter nos amis étudiants à participer à notre cause; celle de faire un don en
faveur des enfants en situation de précarité. Nos expériences antérieures nous ont permis de
créer un bureau afin de mieux organiser nos idées et mener à bien notre projet.

B. Idée du projet

1. L’idée

Notre projet est d’organiser une soirée raclette réunissant l’ensemble des étudiants de l'UHA, plus
particulièrement les étudiants de Master 1 Marketing.

L’objectif de cette soirée est de collecter des fonds pour l’association CARITAS qui aide les enfants
en situation de précarité, mais aussi renforcer les liens entre les étudiants de M1 Marketing FMA.

2. Les activités

Durant cette soirée, le but sera de resserrer les liens entre les étudiants de master 1 et de créer
des contacts avec les étudiants des autres facultés qui composent notre université. Cela
passera par des allocutions, des discussions, mais aussi des activités qui nous permettront de
décompresser et de passer de bons moments ensemble.

❖ Les différentes activités

● Jeux ludique

Nous aimerions que cette soirée soit une soirée conviviale. Nous avons alors choisi
d’organiser des jeux de société amusants et des jeux en équipe. Nous aurons comme jeux: des

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Blind test, des quiz et des mimes. Sans nous éloigner de notre objectif, celui de récolter des
fonds.

● Animation humoristique

Nous avons choisi aussi une activité humoristique dans le but de passer une soirée très
conviviale. Aussi de consolider les liens entre les étudiants pourquoi pas se faire des amis.
L'animation sera assurée par les étudiants qui le désirent afin qu’il montre leur créativité et
aussi se faire connaître. Cette approche permettra aux étudiants d'être plus impliqués.

3. L’audience

L’audience au cours de cette soirée sera composée des étudiants de FMA Colmar, les masters
1 Marketing, l’administration de l’université, les responsables de la Caritas. Nous comptons
accueillir 80 personnes.

4. Le lieu

Cette soirée raclette aura lieu dans la salle dénommée “la maison des étudiants” situé au sein
de l’université Grillenbreit.

Adresse: 34 Rue du Grillenbreit 68000 Colmar en région Alsacienne.

Nous avons fait le choix de réserver cette salle “maison de l’étudiant” car c’est un lieu
proche et connu des étudiants. Ce qui permet un accès facile au site. Ce lieu est aussi
chaleureux et très fréquenté par les étudiants. Cet endroit reflète bien l’objectif que nous
voulons atteindre c’est à dire consolider les liens entre les étudiants.

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 3. La date et l’horaire

Cette soirée raclette se déroulera le 08 Avril 2022 de 18H à 22h30. Nous avons choisi
d’organiser cet événement au printemps tout d’abord du point de vue de la raclette en elle-
même. En effet, la raclette est un plat qui est meilleur en hiver et un peu lourd en été. Nous
avons donc décidé d'être à cheval entre ces deux saisons c’est -à- dire choisir le début du
printemps. De plus nos sondages ont montrer que la majorité des étudiants seront disponible à
cette période .Il est aussi primordial de prendre en compte la situation liée au COVID-19 qui
est encore très délicate et ne nous permettait pas d’organiser un tel événement en hiver, en
espérant que d’ici fin mars le contexte y sera favorable. Le cas échéant, nous sommes
préparés à devoir reporter ou annuler la soirée ou en trouver un moyen pour le faire en
distanciel.

II) Les phases du projet

C. La préparation

1. Périmètre et objectifs
● Périmètre
La soirée se déroulera dans la salle dénommée “la maison des étudiants” située au sein de
l’université Grillenbreit. Adresse: 34 Rue du Grillenbreit 68000 Colmar en région
Alsacienne. Le 08 Avril 2022 de 18H à 22h30 et à pour cible les étudiants de la FMA en
particulier ceux du master 1 marketing.

● Les objectifs

Les objectifs de notre projet sont de deux types

- Objectif quantitatif : Collecter 3000€ pour soutenir les enfants en situation de

précarité au cours de la soirée raclette
- Objectif qualitatif : Consolider les liens entre les étudiants de Master 1 Marketing

Les contraintes et risques par rapport aux projets:

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 - La possibilité de confinement
- Le désistement des participants
- L’insuffisance du budget

Nous devons aussi prendre en compte quelques contraintes. Au vu de la situation actuelle de

crise sanitaire liée au COVID-19, nous sommes menacés par une contrainte organisationnelle
pour assurer le déroulement de la soirée dans les meilleures conditions tout en respectant les
mesures sanitaires : pass vaccinal, espacement des tables, respect de la distance d’un mètre
entre deux personnes… Les contraintes logistiques et techniques nous obligent à respecter le
délai d’organisation et à nous assurer du bon fonctionnement du matériel et des ressources
nécessaires. Enfin, nous avons évidemment des contraintes budgétaires qui consistent à
respecter le budget que nous nous sommes fixé.

2. Actions et tâches

● Élaboration du travail

Afin de mettre en place notre soirée, nous allons définir un délai de réalisation pour chacune
des tâches. Afin d'assurer la réalisation de ces différentes tâches, des ressources vont donc
être affiliées à chacune d’entre elles.

Pour mener à bien ce projet, le chef de projet a opté pour un management participatif. Ce
style de management engage le chef de projet à être à l’écoute des besoins et attentes du
personnel. La communication est primordiale afin d’éviter les conflits et les malentendus.
Aussi elle permet d'être au même niveau d’information dans le but d’atteindre plus
efficacement les objectifs. Chaque membre du groupe est responsable de ses tâches sans
l’intervention systématique du chef de projet.

Les 5 activités lors de l’organisation de la soirée

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 Communication - Réalisation d’un questionnaire de préférence (choix de la
raclette)
-Choix du mode de communication
- Rédaction du mail d'invitation
- Envoi du mail d’invitation
- Création du planning
- Réalisation d’un questionnaire de satisfaction

Organisation - Choisir la date et l’heure de l’événement

- Choisir le lieu dans lequel se déroulera l’événement
- Réserver le lieu de l’événement
- Choisir les activités de la journée
- Établir le programme de la journée
- Définir le nombre de participant présent
- réalisation de la base de données des participants
- choix de l’ensemble des partenaires et sponsor de la soirée

Logistique -Évaluer éventuellement le coût du transport des différents

matériels et autres achats.
-Veiller à ce que tout le matériel nécessaire soit disponible avant
le jours- j
-Evaluer le budget de la logistique
-Choix de l’équipement de la salle

Financement - Définir le budget de l'événement

- Demandes et étude de devis
- Identification du prix des services et produits
- Validation du budget
- Vérification des dépenses

Evaluation -Création du formulaire de sondage, envoie, collecte et analyse

- Rapport d’évaluation

3. Ressources et responsabilités

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Comme indiquées précédemment dans nos objectifs, plusieurs ressources seront mobilisées
pour bien mener ce projet.

● Ressources humaines

Nous pouvons citer comme ressource, les organisateurs de la soirée. En effet, nous sommes
une équipe de huit (8) personnes composée du chef de projet, un responsable
communication, un responsable des opérations, un responsable logistique, un responsable
finance, un responsable audit interne, responsable ressource humaine, responsable suivie et
évaluation.
Nous pourrons également compter sur les différents intervenants pour les activités prévues
lors de la soirée : l’administration, des responsables de la CARITAS, les étudiants créatifs.

● Ressources alimentaires

En termes de ressources alimentaires, il s’agit surtout des aliments autour d’une raclette c'est
-à -dire les fromages, la charcuterie, les sauces, les condiments et les crudités, les différentes
boissons. Nous nous sommes servis des sites internet pour évaluer les prix des ingrédients.
De plus, nous avons créé un questionnaire analysant les goûts de nos cibles.

● Ressources matérielles

Comme nous l’avons dit précédemment, nous avons sélectionné le gymnase de l’université,
afin que notre soirée puisse se dérouler dans les meilleures conditions possibles. Les
ressources matérielles prennent aussi en compte l’équipement du lieu (mobilier,
infrastructures, matériel à disposition, les machines à raclette…)

● Ressources informationnelles

En ce qui concerne la communication événementielle de notre projet, elle a pour objectif de

faire passer un message créant un lien fort entre les participants et les organisateurs (externe)
et aussi entre membres de l’équipe projet (interne).

● Ressources financières
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Le but principal de la soirée est de collecter des fonds pour les enfants en situation de
précarité. Notre plan de budgétisation se présente comme suit:

Tableau de budget prévisionnel

INTITULE QUANTIT CU TOTAL CU TOTAL

E HT HT TTC TTC
Nourriture et boisson
Assortiment de fromage 9 8,33€ 75€ 9,99€ 90€
Coca cola pack de 20 10 8,16€ 82€€ 9,79€ 98€
Eau cristalline pack de 16 1,66€ 27€ 1,99€ 32€
12

Location machine à 10 12,5€       125€         15€         150€ 

raclettes.

170 assiette, couteaux, 1   17€ 17€   20,47€     20,47€

fourchettes et serviettes

Verre à vin 15 2,075€ 31,13€     2,49€       37,35€

Pomme de terre 25kg 2 30€ 30€   18€ 36€
Vin blanc d’alsace 20 100€ 100€   6€ 120€
Sous-total     583,82€
Assurance, Droit et
sécurité
Droit SACEM 1 60€ 60 €

Contraction d'Assurance 1 160€           160€ 

Sécurité 1  102,92€ 102,92€     123,50€     123,50€

Sous-total         344€
Communication
Information du public 1 50€           50€
Sous-total   50€
Divers

Transport 1 50€ 50€

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Entretien de la salle et 1       100€
matériels 100€

Déco salle et urne pour 1       350€

les dons           350€

Sous-total        500€
TOTAL       1478€

Financement des investissements Montant

Subvention de Caritas 200€

Sponsoring JC conseils 2000€
Mécenat 1500€
Crowdfunding 10000€
Partenaires 1000€

Total des ressources 14 700€

En termes d’investissements, nous avons contacté des prestataires et effectué des devis en
ligne. (Voir les annexes) Nous avons donc un coût total de 1478 €.

Pour financer ces investissements, nous allons demander des soutiens à des partenaires
favorables ou souhaitant tout simplement participer. Nous allons également faire un
Crowfunding en ligne. Nous avons donc estimé une somme de 14 700 €.

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 ● Ressources temporelles

Pour gérer au mieux le temps dont nous aurons besoin, nous allons créer un diagramme de
GANTT qui nous permettra de répartir chaque tâche de manière claire et de bien visualiser
l’évolution de notre projet pour respecter les délais et nous organiser au mieux.

Nous aurons besoin des ressources citées ci-dessus pour toute la durée de l’événement. La
durée de la soirée est estimée de 4h30min les participants arrivent à 18 heures et repartent à
22h30. Les organisateurs s’occupant de la mise en place de la soirée arriverons plus tôt pour
préparer l’arrivée des participants et partiront plus tard pour ranger et faire une réunion pour
un débriefing.

● Responsabilités

Pour nous organiser de manière efficace, nous avons désigné un ou plusieurs responsables qui
seront chargés de s’occuper de chaque pôle.

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 4. Planifier l’action

Pour planifier correctement notre action, nous avons mis en place un diagramme de Gantt
(voir annexe 1).

5. Le lancement
Comme la soirée commence à 18h, tous les membres de l’équipe et ainsi qu’autres
prestataires arriveront à 15h pour la préparation de la salle. Les personnes ne pouvant pas
encore commencé leurs tâches aideront les autres équipes pour optimiser le travail.

Durant cette phase, il est nécessaire d’anticiper les problèmes qui peuvent survenir lors de la
soirée :
● Le non-respect des durées sur chaque tâche imposée par exemple l’installation des
matériels
● L’insuffisance des personnes affectées
● Le retard des participants
● Le retard des prestataires
● Le retard des membres de l’équipe

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 ● La consommation rapide sur les tables
● Les imprévus

Pour limiter tout cela, nous avons pris une marge de 3 heures pour préparer la salle. Par
conséquent, toute l’équipe sera là à 15h. Par rapport aux prestataires, nous allons les rappeler
2 jours à l’avance.

6. réalisation, décisions, communication

● Réalisation

Dans ce projet, le diagramme de GANTT servira pour suivre l’évolution des tâches. Nous
allons donc faire 3 réunions générales mensuelles. Entre temps, l’équipe informera le chef de
projet après la réalisation des tâches. Dans le cas où les tâches ne sont pas réalisées dans le
temps, il faudrait notifier les autres membres pour travailler sur la solution.

● communication

En ce qui concerne la communication événementielle de notre projet, elle a pour objectif de

faire passer un message créant un lien fort entre les participants et les organisateurs (externe)
et aussi entre membres de l’équipe projet (interne).

Pour ce faire, il est indispensable d’utiliser les différents outils de communication

notamment:

● Communication interne

- Réunion

- Rapport d'activité

- Organigramme

- Matrice de RACI

- Google Meet

- Google Drive

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 - Gantt.

● Communication externe

- les réseaux sociaux (les groupes Facebook et WhatsApp de la classe), qui jouent un
rôle majeur dans celle-ci.

- Les Emailing,

- Les tableaux d’affichage

- Des vidéos teaser

- Le site internet de l’UHA

- Les pages Facebook et site internet de l’association CARITAS

En effet, les différents médias sociaux permettent de créer un lien pérenne laissant à
l’auditoire le loisir de s’engager dans la communication de l’évènement. Pour atteindre nos
objectifs, notre communication sur cet événement doit s’articuler autour d’une stratégie en 3
temps : avant, pendant et après l'événement.

Avant l'événement, une multitude d’actions doivent être mises en place autour de la
communication.

- Créer une landing page sur le site internet UHA

- Envoyer un “Save the date” une semaine avant le jour j

- S’inscrire sur des supports en ligne

- Envoyer les invitations un mois à l’avance par email

- Faire un décompte sur les réseaux sociaux

- Envoyer le planning de la journée

Pendant l'événement, il faut être en mesure d’apporter toutes les informations en temps réel
aux personnes déjà sur place ainsi qu’à celles qui ne peuvent pas être présentes.

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 - Diffuser du contenu en direct sur les réseaux sociaux

En ce qui concerne l’après événement, le but est de continuer de faire vivre l'événement et
d’augmenter la notoriété de l’association mais surtout de convaincre les personnes qui n’ont
pas participé à faire des dons. Pour ce faire, nous avons opté à :

- Publier un compte rendu sous forme d’article de blog sur le site internet

- Faire un montage vidéo de la soirée

- Publier des photos sur les différents réseaux sociaux

- Sondage de satisfaction de la soirée

En effet, ce sont les souvenirs, les vidéos, les photos ainsi que les lives diffusés au cours de
l'événement qui resteront à long terme.

7. Clôture et évaluation

L’objectif de l’évaluation serait de mesurer l’impact de notre projet vis-à-vis de nos objectifs
préalablement définit. En effet, tout en tenant compte :

- Du budget alloué pour la réalisation du projet,

- Au nombre d’indicateur à suivre,

- A la fréquence des rapports à élaborer,

- Au type de communication nécessaire.

Puis, pour chaque niveau d’objectif, nous définirons un ou des indicateurs nous permettant de
mesurer le niveau de réalisation de l’objectif.

Après avoir clairement identifié les informations à collecter. Nous définirons l’organisation
pratique de la collecte et du stockage des informations en tenant compte rigoureusement des
ressources financières disponible dans le projet et les ressources humaines afin d’impliquer
toute l’équipe pour faciliter une meilleure compréhension, cela pourrait levier de
renforcement du travail d’équipe.

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Enfin, pour l’élaboration du rapport d’évaluation il nous faudra :

- Etablir la liste exhaustive de tous les acteurs concernés par le projet et leurs besoins
en matière d’information (rapport de suivi)

- Définir la forme dont l’information sera présentée (rapport d’activité)

- Définir la forme d’utilisation de l’information (rapport d’évaluation)

- Etablir un calendrier détaillé pour la production de l’information

- Responsabiliser les acteurs par rapport à chaque type d’information pour qu’elle soit
disponible à temps.

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 Annexes

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 Annexe 1 : Diagramme de Gantt (voir logiciel)

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 Annexe 2 : Salle Maison de l’étudiant

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 Annexe 3: Affiche d’invitation

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 Annexe 4: Planning de la soirée

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 Annexe 5 : Devis Sécurité

Annexe 6 : Lettre de demande de partenariat

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Annexe 7: Lettre de demande d’ouverture tardive

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Annexe 8: Lettre de demande de salle

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Annexe 9 : Questionnaire d’analyse des cibles

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Annexe 10 : Résultat du questionnaire

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GESTION DEPROJET GROUPE 11 Page 28
GESTION DEPROJET GROUPE 11 Page 29
 Annexe 11 : Questionnaire de satisfaction.

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GESTION DEPROJET GROUPE 11 Page 32
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