CAHIER DES CHARGES

Présentation de notre projet et plan d’action

PROJET TUTORÉ
ORGANISATION DES JOURNÉES PROFESSIONNELLES

DJELTI Rayan - NOUPOHM Tercera-Jewels - RENAULT Léa - ROJBI Aïcha - TOMBO Tracy
Sommaire :

PROJET TUTORÉ........................................................................0
ORGANISATION DES JOURNÉES PROFESSIONNELLES.............................0
1. Introduction......................................................................... 2
1.1 Objectif du document......................................................... 2
1.2 Contexte......................................................................... 2
1.3 Motivations...................................................................... 2
1.4 Bénéfices attendus............................................................. 2
1.5 Compétences attendues....................................................... 3
2. Description du Projet.............................................................. 3
2.1 Objectif du projet.............................................................. 3
2.2 Les acteurs du projet.......................................................... 4
2.3 Les ressources...................................................................4
3. Organisation du projet............................................................ 5
3.1 Principales étapes.............................................................. 5
3.2 Répartition des tâches.........................................................6
4. Communication et promotion....................................................6
5. Exigences du projet................................................................7
6. Rétroplanning / livrables.......................................................... 8
7. Indicateurs de succès et d’échec............................................... 8
8. Avis et appréhension(s) de chaque membre sur le projet............... 10
Annexes................................................................................ 11
1. Gantt project....................................................................11
2. Tableur........................................................................... 11
3. Organisation avec les autres départements................................ 12
4. Questionnaire étudiants............................................................ 12

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 1. Introduction

1.1 Objectif du document

Ce document a pour but de définir les orientations de notre projet tutoré vie
étudiante avec un commanditaire existant (IUT) pour l’organisation des Jpros. En
détaillant les besoins, les objectifs, les contraintes afin de cadrer le projet pour
mener à bien les JPros.

1.2 Contexte

Nous sommes cinq étudiants en deuxième année de BUT GEA parcours CG2P. Notre
nom de projet est “JeunesPros”. Notre projet tutoré est l’organisation des
Journées Professionnelles qui auront lieu le 11, 12 et 13 mars 2024 à l’IUT. Les
JPros sont organisées chaque année afin de permettre aux étudiants de première
année de découvrir les différents parcours qui s’offrent à eux pour l’année à venir
ainsi que leur permettre de faire la différence entre une formation initiale et en
alternance. Pour ces derniers ainsi que pour les étudiants de deuxième année, ces
journées leur permettent de découvrir différentes professions en lien avec leurs
parcours, à travers les interventions de professionnels et de pouvoir passer des
entretiens d’embauche pour un stage ou une alternance.

1.3 Motivations

Nous avons choisi d’organiser les JPros pour permettre aux étudiants de vivre ces
trois journées dans le meilleur environnement possible. Notre objectif est de les
aider afin qu’ils aient une meilleure idée de leur deuxième et troisième année et
leur proposer des rencontres avec des intervenants qui pourront les aider à
clarifier leur avenir professionnel, élargir leur réseau professionnel et trouver un
stage ou une alternance.
Nous sommes un groupe d’étudiants qui avons l’habitude de travailler ensemble et
nous saurons nous organiser au mieux pour réussir notre projet.

1.4 Bénéfices attendus

Nous attendons de ce projet qu’il permette de faciliter l’accès aux étudiants à des
opportunités professionnelles, favoriser le développement professionnel des
étudiants en les exposant à des conférences et des présentations enrichissantes,
pour finalement renforcer la visibilité de l’IUT en tant que lieu favorable pour le
recrutement.

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1.5 Compétences attendues

Ce projet devrait mobiliser et développer de nombreuses compétences :

● Compétences en gestion de projet :

○ Planification et organisation de l’événement
○ Gestion efficace des ressources (humaines, matérielles…)
○ Coordination des différentes tâches

● Compétences en communication :
○ Communication pour assurer la promotion la visibilité des JPros
○ Capacité à établir et entretenir des relations avec les intervenants et
les participants

● Compétences logistiques :
○ Gestion logistique qui comprend la réservation des salles, la gestion
des inscriptions, la cohérence du planning
○ Capacité à résoudre les problèmes logistiques qui pourraient
intervenir

● Compétences de travail de groupe :

○ Capacité à travailler en équipe en réglant les éventuels conflits
naissants
○ Capacité à motiver les membres de l’équipe et prendre des décisions
rapides

2. Description du Projet

2.1 Objectif du projet

L’objectif des Jpros est d’aider à l'orientation et aux rencontres des professionnels.
Grâce aux différentes activités proposées sur l’orientation ou encore les
interventions de professionnels, les étudiants pourront répondre aux différentes
questions qu’ils se posaient sur leur choix de filières. De plus, les étudiants
pourront échanger avec les différentes organisations qui participeront aux journées
professionnelles afin qu’ils se créent un contrat et fassent leur demande de stage
et/ou alternance dans ces différentes organisations.

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2.2 Les acteurs du projet

En ce qui concerne les acteurs du projet, nous composons l’équipe organisatrice

avec quatre membres qui sont Aïcha, Tercera, Tracy et Léa et son chef de projet,
Rayan. Nous sommes chargés de la planification, de la coordination des différentes
tâches et de la garantie du bon déroulement de l'événement.

Il y a également d’autres acteurs comme les intervenants. Ils apportent une

dimension cruciale en partageant leur expertise, expériences ou en présentant des
projets pertinents aux étudiants intéressés. Leur contribution enrichit les journées
professionnelles, offrant aux participants des expériences variées et un
approfondissement de leurs connaissances.

L’institut universitaire de Sceaux joue un rôle majeur notamment dans la

communication. En facilitant la recherche d'intervenants, en diffusant des
informations cruciales à ses étudiants et en apportant un soutien financier,
l’institut contribue de manière significative à la réussite du projet. Cette
collaboration permet de renforcer l’impact des JPros, tout en satisfaisant tous les
acteurs impliqués.

2.3 Les ressources

Pour mener à bien notre projet, nous mobilisons un ensemble diversifié de

ressources :
● Les ressources financières sont essentielles pour donner vie à notre
communication, que ce soit à travers des affiches accrocheuses, des flyers
informatifs, ou même les fournitures nécessaires pour nos activités (comme
les feuilles d’émargement, les stylos pour le tableau, etc).
● Les ressources matérielles englobent tous les équipements technologiques
dont le matériel informatique et électronique tels que les ordinateurs et les
projecteurs. Un bon environnement de travail est essentiel pour notre
projet.
● La gestion du temps, donc nos ressources temporelles, est cruciale,
comprenant un calendrier d'échéances et le programme GANTT, sont notre
boussole. Elles nous guident pour assurer une progression fluide et efficace
tout au long du projet.
● Sur le front technologique, le site web créé par les GEA 1 devient notre
plateforme centrale. Il permettra aux élèves de s'inscrire aux différentes
activités et facilitera la participation. D’autre part, avec l’aide des groupes
organisateurs des TC, un tableau a été créé afin de faciliter la gestion de
réservation des salles.

4
 ● Les ressources collaboratives sont représentées par nos intervenants, des
experts et passionnés dans leur domaine qui partagent leur savoir et
enrichissent notre projet de diverses perspectives. Leur contribution ajoute
une valeur essentielle à l’existence de notre projet.
● Pour les ressources physiques, nous comptons sur les salles (grandes, de TD
et laboratoire de langues) ainsi que les amphithéâtres. Ils deviendront les
différents espaces où se dérouleront les différentes activités, conférences
et interventions en général.
● Les ressources en communication sont représentées à travers des canaux en
ligne comme LinkedIn, des supports imprimés (poster, flyers) ou d'autres
moyens (questionnaire de satisfaction). Ces derniers permettront à notre
message d’atteindre chaque participant, créant ainsi une communauté
engagée et informée autour des JPros.

3. Organisation du projet

3.1 Principales étapes

Pour orchestrer la conception et la progression de notre projet, une planification

méthodique s'est avérée indispensable. Dans un premier temps, nous avons
sollicité une réunion avec notre professeur référent, Madame Passaquay, dans le
but de mieux appréhender l'envergure et les implications de notre projet. Cette
première rencontre a constitué une opportunité propice à l'exploration
approfondie du projet, nous permettant de poser toutes les questions nécessaires
pour une compréhension exhaustive.

Par la suite, nous avons pris la décision de concevoir un questionnaire visant à

recueillir les attentes des étudiants de première et deuxième année. Cette
initiative vise à identifier leurs préférences en termes d'explications et d'échanges
avec des professionnels, entre autres. Cette démarche nous offre également la
possibilité d'orienter efficacement nos recherches en nous focalisant sur des
aspects spécifiques suscitant l'intérêt des étudiants.

Simultanément, nous avons élaboré notre premier livrable, à savoir le cahier des
charges, regroupant toutes les informations essentielles pour suivre le projet et se
repérer quant aux missions restantes jusqu'à la date butoir.

Dans les semaines suivantes, nous prévoyons d'analyser les réponses obtenues du
questionnaire afin de les exploiter pour orienter nos recherches en vue des
interventions des professionnels. L'objectif est de maximiser la participation des
étudiants de première et deuxième année pendant ces trois jours. Nous

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entamerons également des discussions avec les étudiants de GEA 1 pour
coordonner l'organisation de ces journées, y compris la réservation de salles et les
moyens de communication avec les autres étudiants, notamment pour les
inscriptions.

Nous allons par la suite entrer en contact avec les GEA 1 afin de nous accorder sur
l’organisation des ces journées notamment en termes de réservation de salles et
de moyens de communications avec les autres étudiants, pour les inscriptions par
exemple.

Au fil des semaines à venir, notre agenda sera ponctué par la recherche
d'intervenants et la structuration des trois jours d'événements. Notre aspiration est
que le nombre de désistements soit minime afin de garantir le bon déroulement de
ces JPros. Durant ces journées, nous nous tiendrons à la disposition des étudiants,
enseignants et intervenants pour faciliter la communication selon leurs besoins.

En conclusion, une fois ces activités menées à terme, nous concevrons un nouveau
questionnaire de satisfaction à l'intention des participants. Ce retour d'expérience
nous permettra d'analyser ce qui a suscité leur satisfaction et d'identifier des axes
d'amélioration potentiels. Enfin, notre dernier livrable consistera en la rédaction
d'un rapport exhaustif sur l'organisation et le déroulement des trois jours de JPros,
marquant ainsi la clôture de ce projet tutoré.

3.2 Répartition des tâches

Aïcha est responsable de la communication avec les tuteurs et gère l’emploi du

temps afin que les dates butoires et délais soient respectés, tandis que Tercera et
Tracy sont chargés de la recherche des intervenants. Léa s’occupe de
l’organisation du tableur, qui comprend toutes les informations concernant tous les
projets qui se réaliseront tout au long de ces JPros et elle s’occupe également du
site qui permettra aux étudiants de s’enregistrer pour les différentes interventions
avec Tracy. Quant à la rédaction des livrables, elle est assurée par l'ensemble des
membres du groupe. Enfin, Rayan supervise l’ensemble des tâches au sein du
groupe en fixant les dates limites et s’occupe de la communication entre les
différents départements.

4. Communication et promotion

Une communication réussie dans un groupe de travail est essentielle pour favoriser
la collaboration, la productivité et la cohésion au sein de l'équipe.

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Les canaux de communications que nous utilisons sont multiples : WhatsApp où
nous avons un groupe pour communiquer régulièrement des disponibilités de
chacun, pour pouvoir fixer un rendez-vous avec Mme Passaquay ou s’entraider en
cas de besoins ou doutes. Nous avons également un autre groupe qui comprend
tous les étudiants en GEA 1 et en TC qui s’occupent et organisent également les
JPros.
Pour communiquer avec les professeurs (responsable ou coordinateur) nous
utilisons notre adresse mail universitaire.

Nous utilisions des outils collaboratifs pour se partager le travail afin que tout le
monde apporte ses compétences. De plus, pour faciliter l’avancée du cahier des
charges, nous travaillons aussi sur un document partagé (Google Docs).

En outre, nous devons compléter et faire compléter par les différents groupes
organisateurs de tous les projets qui se dérouleront lors des JPros, un tableur
partagé (Google Sheets) que M. Mechouar a mis en place. Dans ce tableur, nous
devons mettre les informations (capacité nécessaire, besoin de matériel)
concernant les différentes interventions afin que M. Mechouar puisse nous
attribuer une salle et un créneau en fonction de nos besoins (voir annexe 2).

Afin de trouver des intervenants, nous comptons contacter les alumnis via le site
de l’IUT ou sur LinkedIn en priorité car les étudiants peuvent s’identifier plus
facilement à une personne qui a fait le même choix de parcours. Sinon, nous
souhaitons faire une annonce sur LinkedIn ou aller directement dans les entreprises
afin de trouver des intervenants.

5. Exigences du projet

L'organisation des JPros est un projet qui peut faire face à de nombreuses
contraintes. Il nécessite une organisation efficace pour rassembler suffisamment
d'intervenants dont les disponibilités correspondent aux dates prévues. Il peut
arriver que plusieurs intervenants annulent à la dernière minute, nous obligeant à
trouver rapidement des remplaçants et remplacements adéquats.

Il peut arriver que des salles initialement réservées pour des interventions ou des
projets tutorés deviennent indisponibles en raison de confusions entre les
différents groupes organisateurs des JPros. Ainsi, une communication efficace et
une organisation rigoureuse sont essentielles pour éviter ces risques.

Enfin il est crucial de procéder à une vérification au préalable des salles de l'IUT
afin de s'assurer que tous les équipements, tels que les projecteurs, sont en bon

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état. En effet, il peut arriver que certaines salles présentent des équipements
défectueux, ce qui souligne l'importance de cette vérification pour garantir que
chaque équipement sera opérationnel lors des JPros.

6. Rétroplanning / livrables

7. Indicateurs de succès et d’échec

Dès le début du projet nous avons mis en place notre triangle d’or qui est un outil
qui nous permettra de bien préparer les Jpros en respectant les 3 critères que sont
la qualité, les coûts, et les délais). Ce triangle va donc nous aider à analyser la
réussite des Jpros jusqu’à la fin.

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Après les Jpros, nous allons organiser un nouveau questionnaire afin d’avoir les
retours avec les différents acteurs pour qu’ils évaluent l’organisation et la gestion
des Jpros et son éventuelle réussite. Il faudra donc que ces derniers nous fassent
part des possibles problèmes de logistique ou d’organisation survenus à travers le
questionnaire ou par mail selon leur préférence.

Des échanges avec les autres étudiants qui auront réalisé leur projet tutoré ou
d’autres projets durant cette semaine seront également débutés. Un même
questionnaire leur sera envoyé afin que ces derniers puissent exprimer leur opinion
concernant les JPros et leur utilité notamment concernant l’aide que ces dernières
ont pu leur apporter vis-à-vis de leur choix de parcours, d’alternance, de la
poursuite d’études ou professionnelle et concernant la réussite de la
communication.

Une mise au point et une conclusion des échanges avec le groupe organisateur des
GEA 1, des TC et M. Mechouar sur les points de logistiques et coordination
permettront également d’analyser la qualité de notre organisation.

Ces différents retours vont nous être utiles pour la soutenance afin de mesurer le
succès ou l’échec des Jpros et de potentiellement conseiller le prochain groupe
des JPros l’année prochaine.

8. Avis et appréhension(s) de chaque membre sur le projet

Tracy : J’aime beaucoup ce projet car les JPros sont un événement important pour
l’IUT donc nous avons une grande responsabilité. Participer à l’organisation de ces
journées nous apportera beaucoup de compétences qui peuvent nous être utiles
pour nos projets professionnels futurs. J’appréhende la période de recherche des
intervenants car de nombreuses contraintes peuvent nous ralentir. De plus, la
recherche d’intervenants qui correspondent au projet des étudiants est
importante, nous devons trouver des professionnels qui pourront satisfaire un
maximum de participants.

Rayan : Les JPros représentent l'événement le plus important à l'IUT de Sceaux

pour moi. Cet événement est crucial car il guide les premières années vers leur
futur choix de parcours, tandis qu'il permet aux étudiants de deuxième et
troisième années de mieux comprendre leurs aspirations professionnelles.

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Organiser cet événement demande un engagement majeur de notre part, mais une
fois achevé, il offre des récompenses significatives telles que le renforcement du
travail d'équipe, l'accomplissement de tâches et la satisfaction d'aider les étudiants
à travers les interventions.

Aïcha : J’appréhende le plus le fait que les autres organisateurs (TC) ne fassent
pas correctement leur travail et que l'organisation des Jpros soit chaotique comme
l’année dernière où les GEA étaient prévenus à la dernière minute d’un
changement de salle car les TC s’occupaient de l’affectation des salles. Il y a
également le fait que les intervenants annulent peu de temps avant les Jpros, et
nous ne trouvons pas d’autres intervenants.

Léa : Lorsque j'envisage l'organisation des JPros, plusieurs préoccupations

émergent naturellement. En premier lieu, la coordination complète du projet,
depuis la planification des rencontres avec les professionnels jusqu'à la réservation
des salles, suscite des interrogations quant à la capacité de respecter les
échéances et d'assurer le bon déroulement de l'événement. La recherche et la
sélection des intervenants constituent une autre source d'appréhension. S'assurer
de la pertinence de leur intervention pour les étudiants tout en garantissant leur
disponibilité jusqu’au dernier moment peut s’avérer compliqué. Enfin, même après
les JPros, si les retours du questionnaire doivent nous permettre de nous améliorer,
cela insinue tout de même que nous n’avons pas su gérer au maximum et organiser
du mieux qu’on le pouvait ces 3 jours.

Tercera : Selon moi, les JPros sont un événement qui offre plusieurs avantages
pour les étudiants. Cela peut leur permettre de rencontrer des professionnels et
de faire des activités informatives sur les différents parcours. C'est pour cela que
je voulais organiser cet événement. C'est un évènement qui me tient à cœur car
l'année dernière celà m'a permis de découvrir plusieurs thématiques intéressantes
et d'avoir le contact avec des professionnels

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 Annexes

1. Gantt project

2. Tableur

https://docs.google.com/spreadsheets/d/1QlNiSGloMqF896RQ_7XUIFrH9T1gp-VQ/
edit?pli=1#gid=854284895

3. Organisation avec les autres départements

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 4. Questionnaire étudiants

https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSdix3Yqki2uWHAEfbJIdsZgi8kGRXsQI
U-0ILqwgdBHfDJ8-A/viewform?usp=sharing

https://docs.google.com/spreadsheets/d/1QlNiSGloMqF896RQ_7XUIFrH9T1gp-VQ/
edit?pli=1#gid=854284895

Mail Alumni

Chers Alumnis de l’IUT de Sceaux, nous sommes un groupe d'étudiants en #GEA en charge
de l’organisation des Journées Professionnelles !
A l’occasion de ces journées, les étudiants de 1ère et 2ème année pourront assister à
différentes interventions afin d’éclairer leur avenir professionnel. Nous serions ravis que
vous puissiez venir témoigner de vos poursuites d’études, vos expériences professionnelles
et vos réussites depuis l'obtention de votre diplôme.

Date : 11 au 13 mars 2024

Lieu : IUT de Sceaux - 8 Avenue Cauchy 92330 Sceaux

Pour plus d’informations, n'hésitez pas à nous contacter:

djelti.rayan@universite-paris-saclay.fr

Tercera, Tracy, Rayan, Léa et Aïcha

#iutdesceaux #JPROS #BUTGEA #alumnis

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Mail projets tutorés

Chers étudiants de GEA,

Les Journées Professionnelles arrivent à grands pas ! Si vous souhaitez proposer votre
projet tutoré pendant les JPros, il est impératif de vous inscrire sur le tableau ci-dessous
avant le 28 janvier.

Si vous vous inscrivez pas d’ici le 28 janvier il se peut qu’aucune salle vous soit attribuée
pour la réalisation de votre projet tutoré.
Pour toute questions merci de contacter : djelti.rayan@universite-paris-saclay.fr
Equipe Jpros GEA2
Rojbi Aïcha, Tombo Tracy, Renault Léa, Noupohm Tercera, Djelti Rayan
Cordialement

mail pour le questionnaire étudiants

Chère étudiants de GEA2,
Nous sommes un groupe d’étudiants en charge de l’organisation des Journées
Professionnelles qui auront lieu du 11 au 13 mars 2024.
Afin d’organiser au mieux cet événement et comprendre vos attentes nous vous
invitons à répondre à notre questionnaire qui vous prendra peu de temps
ci-dessous :
https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSdix3Yqki2uWHAEfbJIdsZgi8kGRXsQI
U-0ILqwgdBHfDJ8-A/viewform?usp=sharing
Equipe Jpros GEA2
Cordialement

Questions pour la prof : si on peut ramener des associations pour faire de la

prévention, de la formation (1er secours)...

Annonce entreprise:

Chers réseaux,

Nous sommes un groupe d’étudiants en charge des Journées professionnelles de

l’IUT de Sceaux qui auront lieu du 11 au 13 mars. Ces journées sont l’opportunité
pour nos étudiants de 1ère et 2ème année de découvrir des métiers liés à leur
parcours. Si vous exercez un métier lié à la gestion d’entreprise (comptabilité,
finance, ressources humaines, contrôle de gestion, entrepreneuriat, etc…), nous

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serions ravis que vous puissiez venir en témoigner.

Si vous êtes disponibles, n’hésitez pas à nous contacter :

rayan.djelti@universite-paris-saclay.fr ou lea.renault@universite-paris-saclay.fr

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