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Définition +
Avantages
Nous gérons tous des projets dans nos vies, aussi bien personnelles que
professionnelles : réalisation d'un nouveau produit ou service, déménagement,
changement de carrière, mariage, création de sites internet, projets manuels divers,
etc...
Nous appliquons tous des techniques de gestion de projet. Parfois même sans nous
en rendre compte.
Mais qu'est-ce que signifie réellement la gestion de projet ? Quels sont les avantages
et les limites à cette approche du mode projet ? Quelles compétences développer ?
Quels outils et quelles méthodes privilégier ?
Sommaire
Qu'est-ce que la gestion de projet ?
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Il s'agit d'une activité spécifique qui ne peut pas être menée dans le cadre du
quotidien des équipes opérationnelles, d'où la nécessité de déclencher un dispositif
spécifique : le projet.
L'équipe projet est réunie pour les besoins du projet, et n'existe que pour celui-ci.
Elle n'a donc aucune place dans l'organisation hiérarchique classique de
l'organisation. Par ailleurs, ses membres sont recrutés en fonction de leurs
compétences et expertises, selon les nécessités du projet.
Pour aller + loin : Consultez cet article pour en savoir plus sur ce qu'est
concrètement un projet, et les différentes typologies de projet qui existent.
Rôles et responsabilités
La gestion de projet implique de faire appel à de nombreux acteurs pour mener à
bien le projet.
Pour réussir à collaborer ensemble, pas le choix : chacun doit savoir avec précision
ce qu'il a à faire.
Il est donc nécessaire de définir des rôles et des responsabilités claires et précises :
• Le commanditaire du projet.
Il s'agit de la personne ou de l'entité qui déclenche le projet et qui s'attend à
en recevoir des bénéfices. On parle également de client, qu'il s'agisse d'un
client interne ou externe à votre organisation.
• Le sponsor du projet.
Il est le soutien en interne du chef de projet, et il porte le projet au niveau de
l'organisation. Le sponsor fait généralement partie du comité de direction et
dispose du pouvoir et de l'autorité nécessaire pour faire bouger les choses si
nécessaire.
• Le chef de projet.
Il est le responsable et le garant du bon déroulement du projet. Iil conduit,
gère, supervise et manage au quotidien l'équipe projet et le projet pour
s'assurer que les objectifs fixés seront atteints.
• L'équipe projet.
Il s'agit d'un groupe de personnes qui vont œuvrer ensemble et réaliser les
tâches nécessaires sur le projet.
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Certains acteurs peuvent n'intervenir que quelques heures pour une tâche
précise. Les membres de l'équipe projet sont des acteurs projet.
Pour aller + loin : Découvrez dans cet article les différentes casquettes que peut
porter un chef de projet, et comment il doit adopter sa posture en fonction de la
situation.
Avantages
• Tout est cadré.
L'un des plus gros avantages de la gestion de projet est d'amener de la
rigueur dans le travail à effectuer, et de la clarté dans les objectifs à atteindre.
• On évite le gaspillage des ressources.
En cadrant les choses, la gestion de projet permet de se concentrer sur les
activités qui apportent des résultats concrets, et d'éliminer le superflu.
• Moins de frustration des équipes.
En clarifiant le "pourquoi" on fait ce travail, la gestion de projet contribue à
réduire la frustration ressentie par les équipes, et à donner du sens au travail
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• Maîtrise des coûts et des délais.
Les processus de gestion des coûts mis en place permettent d'estimer,
d'analyser, de suivre et d'anticiper les dérives en terme de budget et de délais.
Pour aller + loin : Découvrez dans cet article 23 autres bénéfices du management
de projet.
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Limites
• Respecter les délais, le budget et le périmètre ne suffit pas.
On peut respecter en tout point les délais et le budget imposés par le client, et
répondre à absolument tous les besoins exprimés dans le cahier des charges,
et pourtant déclarer le projet comme un échec. Pourquoi ?
Car entre ce que demande le client et ce que souhaite les utilisateurs finaux, il
peut y avoir un gouffre. Et les besoins exprimés par le client ne sont pas
nécessairement les meilleures actions à mener pour le satisfaire.
Votre devoir de conseil peut vous amener à proposer de meilleures solutions
au client.
Le problème, c'est que cette manière de faire n'est absolument pas adaptée
aux projets en constante évolution. C'est source d'erreur, de stress, de baisse
de qualité.
Pour aller + loin : Voici la liste des 19 plus grands défis de la gestion de projet, et la
manière de les résoudre. Consultez l'article pour en savoir +.
Fonctionnement de la gestion de projet
4 grandes étapes
La gestion de projet consiste à réunir une équipe de personnes aux talents variés
afin d'atteindre un objectif précis, dans un contexte précis, dans les délais impartis et
selon le budget et le niveau de qualité souhaités.
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Un projet passe par 4 étapes différentes pendant son cycle de vie :
1. La phase de cadrage
Il s'agit de la phase d'initialisation du projet, durant laquelle on va clarifier les
objectifs et attentes du projet, ses enjeux, les contraintes (délais, qualité,
budget) à respecter ainsi que le contexte dans lequel va évoluer l'équipe
projet.
2. La phase de conception
Cette phase consiste à déterminer ce qui doit être fait, par qui, quand,
comment, dans quel ordre et avec quels moyens. Les tâches et dépendances
sont identifiées et planifiées, les méthodes de travail de l'équipe sont choisies
et les risques et impacts du projet sont définis.
3. La phase de réalisation
Cette phase est la phase d'action, où le plan soigneusement préparé est
déroulé par l'équipe projet. Lorsqu'une migration est nécessaire, elle est
réalisée durant cette phase.
4. La phase de clôture
Lors de cette dernière phase, on vérifie que le résultat du projet correspond
bien à ce qui était attendu, puis on dresse le bilan du projet afin de capitaliser
sur l'expérience acquise. Puis on célèbre la victoire !
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Le fonctionnement d'un groupe projet
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1. Cadrage du projet.
On pose les questions nécessaires afin de lever les zones d'ombre et de
clarifier les enjeux, les objectifs et la raison d'être du projet.
2. Identification des critères de réussite du projet.
On clarifie avec le commanditaire ou le client ce que signifie un projet réussi
pour lui.
3. Création d'un document de référence.
Ce document, généralement une charte projet ou une note de cadrage, décrit
succinctement tout ce qu'il y a à savoir sur le projet.
4. Nomination d'un chef de projet.
Un chef de projet disponible, et disposant des compétences et de l'expérience
adaptées à la typologie de projet à gérer est nommé.
5. Constitution de l'équipe projet.
Le chef de projet travaille avec les managers hiérarchiques afin d'identifier les
meilleurs profils à recruter pour son équipe projet.
6. Définition des rôles et responsabilités.
Chacun sait ce qu'il doit faire, quand, pourquoi et comment le faire.
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17. Identification du chemin critique.
On identifie le chemin critique, composée de tâches critiques. On devra porter
une attention particulière à ces tâches afin d'éviter les dérives de délais sur le
projet.
18. Pilotage du projet.
Le plan d'action est exécuté, le chef de projet supervise le tout.
19. Gestion des changements.
Les changements sont planifiés, anticipés et accompagnés par le chef de
projet et son équipe projet.
20. Fourniture des livrables projet.
Une fois terminé, les livrables sont soumis à validation au commanditaire.
21. Validation des livrables.
Le commanditaire indique pour chaque livrable s'il est conforme ou non à ses
attentes. Il peut émettre des réserves afin de modifier le livrable.
22. Bilan et clôture du projet.
On vérifie les derniers points, on clôture les accès, et on organise une réunion
de clôture projet pour remercier l'ensemble des participants pour leur travail et
leur implication.
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6. Les équipes se concentrent sur la qualité.
Les livrables projet sont contrôlés régulièrement afin de s'assurer de leur
niveau de qualité et de leur adéquation et de leur conformité avec les
exigences et attentes du client.
7. L'approche est adaptée à chaque projet.
Le processus de gestion de projet s'adapte à la taille et à la complexité du
projet, ainsi qu'au nombre de personnes impliquées dans le projet.
Ces méthodes sont séquentielles (une tâche après l'autre, une phase après l'autre),
et se caractérisent par le fait de réfléchir en amont au plan d'action à mettre en
œuvre, à tout estimer et à tout planifier.
On prédit donc la manière dont le projet doit se dérouler, puis on reste conforme au
plan imaginé.
On retrouve parmi les méthodologies prédictives quelques grands noms tels que
Prince2, PMI, PMBOK, le cycle en V, ou encore le fameux modèle en cascade (ou
Waterfall en anglais).
Méthodologies agiles
Ces méthodes dites agiles s'opposent aux méthodes traditionnelles.
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Le corpus de connaissances PMBOK (6ème édition) décrit les 10 composantes du
management de projet, que voici :
1. Gestion de l'intégration (Project Integration Management)
2. Gestion du périmètre (Project Scope Management)
3. Gestion des délais (Project Time Management)
4. Gestion des coûts (Project Cost Management)
1 ) Gestion de l'intégration
Ce domaine propose plusieurs processus afin de maîtriser le projet, dans une
logique de "ne pas être juge et partie". On y retrouve notamment les évaluations des
demandes de modification, afin d'éviter une dérive des objectifs.
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2 ) Gestion du périmètre
Ce domaine permet de maîtriser et valider le périmètre du projet, ou portée du projet.
Concrètement, il s'agit de déterminer quel est le travail à réaliser et où on s'arrête.
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3 ) Gestion des délais
Ce domaine s'attarde sur la gestion des échéances du projet, via la réalisation du
calendrier projet et des différents plannings : macro-planning, rétroplanning, planning
détaillé, diagramme de gantt, etc...
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4 ) Gestion des coûts
Ce domaine permet d'estimer les coûts, de déterminer le budget nécessaire à la
réalisation du projet, et de suivre l'évolution de ce budget dans le temps.
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5 ) Gestion de la qualité
Ce domaine a pour objectif de s'assurer que les livrables projet correspondent aux
attentes du client et sont conformes aux besoins ainsi qu'aux exigences de celui-ci.
On parle alors de mise en oeuvre du contrôle qualité, et de management par la
qualité.
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6 ) Gestion des ressources humaines
Ce domaine regroupe les moyens matériels et les moyens humains ensemble dans
la sixième édition, alors que la cinquième édition faisait bien la distinction. Il se
concentre donc sur la constitution d'une équipe projet, la gestion de l'équipe et le
management des ressources au sens large.
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7 ) Gestion des communications
Ce domaine est l'un des plus oubliés alors qu'il est primordial pour la réussite du
projet. Il s'agit de gérer l'ensemble des communications qui vont avoir lieu sur le
projet : communications projet, instances de réunion, comités de pilotage, tableaux
de bord, reportings, etc...
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8 ) Gestion des risques
La gestion des risques consiste à identifier les évènements qui pourraient survenir en
cours de route avec un impact négatif pour le projet. Pour chaque risque, on va donc
chercher à connaître sa probabilité de survenance, son impact, et la manière de
réduire ou mitiger le risque.
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9 ) Gestion des approvisionnements
Ce domaine consiste à gérer et planifier les achats et les approvisionnements. La
structure de coûts interne peut être partagée avec le client, afin de prendre
collectivement les meilleures décisions pour le projet.
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10 ) Gestion des parties prenantes
Ce domaine nous apprend comment gérer les attentes des parties prenantes du
projet, ainsi que leur engagement. L'implication des parties prenantes dans la vie du
projet est essentielle à sa réussite.
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Ces 10 domaines de connaissances ont disparu de la septième édition du PMBOK,
qui évoluent avec son temps vers une gestion de projets plus empirique, systémique
et agile.
D'ailleurs, à chaque nouvelle édition du guide PMBOK, les domaines ont été revues.
Par exemple, la sixième édition a apporté la gestion des parties prenantes, absentes
des différentes éditions. Le domaine des ressources humaines a également été
fortement remanié entre la cinquième et la sixième édition.
Pour aller + loin : Je compare dans cet article la sixième et la septième édition du
corpus de connaissances PMBOK afin d'identifier comment la gestion de projet doit
évoluer.
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Les facteurs-clés de réussite d'un projet
29% des projets seulement sont considérés comme des réussites. (Source)
C'est bien la preuve qu'il ne suffit pas d'avoir une organisation bien rodée et des
process aux petits oignons pour qu'un projet soit considéré comme un succès.
Il existe 15 facteurs principaux pour maximiser vos chances de succès, parmi
lesquels :
• Le choix du chef de projet.
Un chef de projet junior sur un projet complexe n'est pas le choix le plus
pertinent. De la même manière, il vaut mieux choisir un chef de projet externe
neutre pour un projet de transformation d'entreprise plutôt qu'un chef de projet
interne qui ne saura pas être impartial.
• Un objectif clair et limpide.
Quel problème souhaite t-on résoudre via le projet ? Quels objectifs souhaite
t-on atteindre ? Quels sont les enjeux ? Quel est le contexte dans lequel le
projet évolue ? Ces réponses doivent être connues de tous. Il faut lever toutes
les zones d'ombre pour savoir où on va.
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• Pilotage de projet.
Idem conduite de projet.
• Direction de projet.
Idem gouvernance de projet.
ça ne vous a pas échappé que depuis le début de cet article je parle de gestion de
projet alors qu'il serait plus juste de parler de management de projet.
Bien que la gestion de projet désigne le domaine métier dans lequel un chef de
projet évolue, ces deux termes sont devenus interchangeables dans le langage
courant.
Pour aller + loin : Je passe en revue de manière détaillée toutes les différences qui
existent entre gestion de projet et management de projet dans cet article. N'hésitez
pas à le consulter.
Si vous souhaitez devenir chef de projet, je vois plusieurs actions que vous pouvez
faire dès maintenant :
• Développez vos compétences.
Essayez d'en apprendre tous les jours sur la gestion de projet. Il existe de
nombreux livres sur le sujet et le net regorge d'articles vous permettant
d'approfondir vos connaissances.
• Montrez que vous êtes motivé.
Si vous démontrez votre motivation et votre implication au quotidien, vous
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augmentez vos chances d'être repéré et de vous voir confier le pilotage d'un
projet.
• Développez une appétence pour des thématiques particulières, et faites-
le savoir.
Tout ce qui touche à la démarche RSE vous passionne ? Faites-le savoir à
votre hiérarchie. Vous serez ainsi la personne toute indiquée pour piloter un
projet de ce type en interne.
Lorsqu'on me demande quel est le meilleur outil de gestion de projets, je suis bien
embêté... Car il n'y a pas un outil meilleur que tous les autres.
Tout dépend en fait de vos besoins, et de vos critères de choix.
Je ne saurais donc pas vous conseiller LE meilleur outil de gestion de projets. Mais
je peux cependant vous conseiller de tester les principaux outils spécialisés suivants,
qui font souvent l'unanimité :
• ClickUp
• Asana
• Monday.com
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