La communication de la gestion de projet : principes + exemple de plan de com’

En quoi consiste la communication projet, quelle est l’importance de la communication dans un projet ? Comment
concevoir un plan de communication projet ? Comment communiquer en interne et en externe ?

La communication est un aspect central de la gestion de projet.

Une bonne communication autour du projet permet un management optimal des équipes à travers des objectifs
clairs, rythmés et partagés. Elle permet de lutter contre le flou et le non-dit, en favorisant les remontées du terrain.
Elle permet au final de développer la performance du projet, en identifiant le plus tôt possible les risques.
La communication projet permet aussi d’inclure et de fédérer bien au-delà de l’équipe projet, par un dialogue avec
les parties prenantes externes.

Un projet, c’est avant tout une histoire de communication ! Entrons dans les détails.
La communication de gestion de projet : un chemin semé d’embûches.
Les problèmes de communication constituent le premier facteur d’échec des projets. En effet, une information
donnée trop tard ou mal comprise peut avoir des conséquences dommageables pour toute la suite du projet.
Rappelons que la communication consiste en la transmission d’un message par un émetteur (personne qui
transmet le message) vers un récepteur (personne qui reçoit le message) :

Le schéma ci-dessus montre les différentes étapes de la transmission du message, et les risques qui en
découlent :
 Côté émetteur, il peut y avoir un décalage entre l’intention (l’idée) et le codage (formulation, gestuelle),
 Côté récepteur, il peut y avoir un écart entre le décodage et l’interprétation, du fait des éléments parasites qui
peuvent se greffer : sentiments, émotions, idées pré-conçues…
 En voyageant, le message lui-même peut être l’objet d’interférences.
Commençons par aborder la communication du projet en interne, c’est-à-dire au sein de l’équipe projet et au sein
de l’entreprise dans son ensemble.
La communication projet en interne.
La communication du projet en interne concerne les actions de communication envers :

 L’équipe de projet elle-même,

 Les prestataires impliqués dans le projet, y compris les prestataires externes s’ils participent aux réunions
projet ou s’ils travaillent physiquement au sein de l’entreprise,
 Les sous-traitants directement impliqués dans le projet,
 La hiérarchie de l’entreprise et les donneurs d’ordre (comité de pilotage),
 Les utilisateurs en interne,
 Ainsi que le personnel de l’entreprise.

La communication interne au projet peut prendre différentes formes :

 communication formelle ou informelle : la communication informelle se fait de manière spontanée et non
planifiée, mais son contenu peut être important et parfois même décisif : il conviendra de bien formaliser par
écrit des échanges informels importants afin d’informer le reste de l’équipe,
 communication verticale (hiérarchique) ou horizontale/transversale (entre personnes de même niveau),
 communication ascendante ou descendante.

Au sein de l’équipe projet : les réunions projet.

Au sein de l’équipe projet, les réunions rythment la communication.

Bien préparer une réunion projet implique de se poser les bonnes questions :
 Quand les réunions vont-elles se dérouler ?
 Avec qui ?
 Quel temps y investir ? Pour être efficace, il conviendra de fixer et de communiquer à l’avance les objectifs de
la réunion. La réunion commence avec l’ordre du jour et le tour de table, avant de commencer la discussion à
proprement parler. L’animateur de la réunion doit être le garant de l’efficacité, du respect du temps et de
l’ordre du jour. A noter que les objectifs de la réunion doivent être « SMART ».
 Qu’est-ce qui a été décidé concrètement ? Un compte-rendu doit être établi qui doit déboucher sur des
objectifs d’action précis.

Il existe en réalité quatre types de réunions projet :

1. Les réunions de travail ou réunions « techniques » :
 Participants : membres de l’équipe concernés, spécialistes techniques, futurs utilisateurs…
 Objectif : approfondir des points précis et techniques,
 Déroulement : ordre du jour, traitement point par point, fixation d’objectifs,
 Durée : les réunions techniques peuvent parfois être longues,
 Communication horizontale,
 2. Les réunions de chantier :
 Participants : le comité de pilotage (Copil) et les différents responsables du projet,
 Objectif : présenter l’avancement, prendre des décisions,
 Déroulement : ordre du jour, présentation, questions, délibérations, bilan,
 Durée : relativement courte,
 Communication verticale, ascendante et descendante,
3. Les réunions internes :
 Participants : l’équipe-projet,
 Objectif : suivre l’avancement (chaque responsable ou intervenant présente ses actions et sa
problématique),
 Déroulement : ordre du jour, traitement point par point, fixation de nouveaux objectifs,
 Timing : 2 fois par semaine maximum, durée variable,
 Communication horizontale,
4. Stand-up meeting :
 Participants : membres disponibles,
 Objectif : faire un point rapide,
 Déroulement : tour de table, traitement point par point, adaptation des objectifs,
 Durée : très courte,
 Communication horizontale, parfois informelle.
Dans tous les cas, les réunions projet doivent donner lieu à un compte-rendu destiné à être diffusé et validé.

Les compte-rendu de réunions-projet.

Un bon compte-rendu de réunion-projet doit comporter :

 Un rappel du planning et du déroulé du projet (tableau des actions et responsabilités),
 Un rappel des objectifs détaillés et des livrables,
 Le suivi des actions : c’est le coeur du compte-rendu. Il s’agit de rappeler les objectifs qui avaient été fixés
dans le compte-rendu précédent et de mesurer l’avancement ainsi que les éventuelles difficultés.
Enfin, pour être efficace, le compte-rendu doit être envoyé aux participants et aux absents rapidement (idéalement
sous 24 heures). L’approbation de tous doit être demandée.
La communication projet en externe.

La communication projet doit aussi être tournée vers l’extérieur. Il s’agira en particulier de communiquer auprès :
 des clients,
 des fournisseurs,
 du grand public,
 ou encore des partenaires de l’entreprise.
Le but est que des personnes a priori éloignées du projet se sentent concernées et impliquées, plutôt que
stressées ou sur la défensive. La loyauté est recherchée.
Cela peut faire l’objet d’une communication « corporate » ou « institutionnelle ».
Le plan de communication projet.
Bien gérer un projet passe par l’élaboration d’un vrai plan de communication, en particulier si le projet est long et
complexe.

Elaborer un plan de communication consiste en 4 étapes successives : les voici.

1) Définir les groupes cibles auprès desquels communiquer.

C’est la première étape : il s’agira de lister les différentes catégories ou groupes auxquels s’adresser, et de définir
pour chacun d’eux :
 leur niveau d’implication actuel,
 leurs préoccupations,
 leur intérêt vis-à-vis du projet,
 l’enjeu de la communication,
 vos attentes vis-à-vis de chacun de ces groupes en terme de soutien, d’implication…
2) Définir les objectifs de votre communication projet.

Il s’agit ici de définir des objectifs de communication pour chacune des différentes phases du projet : phase de
préparation, de réalisation, de suivi…
Pour chaque phase, il conviendra de définir les objectifs de communication généraux mais aussi les objectifs par
groupe cible, ainsi que la liste des actions de communication à mener.

3) Définir les messages par phase et groupe cible, les canaux de communication et le timing.

On entre ici à proprement parler dans le plan de communication projet, qui décrit concrètement et dans le temps
les actions de communication à mener, par groupe, par canal et par phase-projet.
Voir notre exemple de plan de communication projet un peu plus bas.
4) Faire une évaluation des actions de communication.

Il s’agit de faire le bilan de ce qui a fonctionné et de ce qui n’a pas fonctionné (ou moins bien) en terme d’actions de
communication, afin d’adapter au mieux les efforts.

Un exemple de plan de communication de projet

Le plan de communication projet : objectifs et enjeux

En gestion de projet, le succès ne découle pas uniquement d'une planification et d'une exécution efficaces, mais
également sur la clarté et la précision de la communication. C'est là qu'un plan de communication projet devient
indispensable.
En effet, une communication bien orchestrée facilite la coordination des équipes, réduit les risques de malentendus
et renforce la motivation de tous les acteurs impliqués.
C’est ce que nous allons explorer dans cet article, de la définition de la communication à la compréhension des
raisons pour lesquelles établir un plan de communication projet.
Nous nous pencherons sur le "quoi", le "pourquoi" et le "comment" de cet outil essentiel trop souvent sous-estimé.
Nous vous fournirons également un modèle exploitable de plan de communication projet.
Sommaire
1. Qu’entend-t-on par communication ?
2. A quoi sert un plan de communication projet?
3. Quand le faire et qui le fait ?
4. Comment créer un plan de communication projet
5. Modèle de Plan de Communication Projet
6. Quel est l'intérêt d'un plan de communication projet ?
7. Conclusion

Qu’entend-t-on par communication ?

La communication est un moyen de transmettre des idées, des informations.
La communication peut prendre des formes multiples :
 Les mots
 Les médias : journaux papier ou informations médiatiques
 La presse ou les conférences de presse
 Les affiches, brochures ou toutes-boîtes
 Les présentations
 Les événements spéciaux
 Et bien d'autres...

La communication doit toujours être à deux sens.

Il est aussi important de provoquer un retour d’information que d’en communiquer.
Ne serait-ce que pour vérifier que le message a été compris tel qu’il était censé l’être.
Les mécompréhensions, les non-dits, les demi-vérités voire les mensonges n’ont pas de place dans un plan de
communication transparent, bien conçu et bien exécuté.

A quoi sert un plan de communication projet?

D'après une étude PMI®, 29% des organisations estiment qu'une communication inadéquate est l'une des
principales causes d'échec d'un projet.
Un plan de communication est très important, car une communication effective et transparente est indispensable
pour assurer le succès d’un projet.
Pour communiquer efficacement, il faut avoir défini ce que l’on veut communiquer, à qui, quand et comment.
Cette communication doit se faire aussi bien en interne que vers l’extérieur.
Que ce soit pour obtenir un retour d’information, savoir où sont archivés des documents, recevoir des informations
primordiales d’un client ou faire une revue avec des parties prenantes, tout cela fait partie de la communication.
Avoir un plan de communication qui détaille toutes les parties prenantes, ainsi que quand et comment les
contacter, est essentiel.
Il vous permet de cibler vos messages en fonction des besoins.
Il rend votre communication plus simple, plus efficace et plus précise.
Un plan de communication vous permettra de réaliser votre projet sans accroc, et d’éviter de nombreux pièges,
erreurs et risques.
Mais il vous aidera aussi à gérer les attentes des parties prenantes et à planifier votre projet en fonction des
informations reçues et partagées.
Trop de projets ont échoué parce qu’ils n’avaient pas pris en compte l’importance d’une communication bien
comprise et bien exécutée.
Gardez en tête que le but du plan de communication est de définir les stratégies de communication avec les parties
prenantes pour piloter efficacement le projet.

Quand le faire et qui le fait ?

Un plan de communication projet décrit comment les informations essentielles du projet seront communiquées, par
qui et à quelle fréquence.
La cartographie des décideurs joue un rôle clé dans cette planification, permettant d'identifier les parties prenantes
clés et leurs besoins en matière de communication.
Lorsque vous planifiez le projet, vous devriez donc planifier sa communication.
En résumé donc, le plan de communication s’établit en phase de planification du projet.
C’est le/la chef de projet qui en a la charge, avec l’aide de son équipe et de ses sponsors.
Certains gros projets essentiels à l’entreprise, assignent un/une responsable de la communication (ou un/une
responsable du changement) qui travaillera en binôme avec le/la responsable du projet et dont la tâche principale
sera de créer, maintenir et exécuter toutes les actions de communication.
Le plan de communication sera mis à jour tout au long du projet et parfois corrigé lorsque les messages doivent
être adaptés.

Comment créer un plan de communication projet

Les deux premières questions à se poser sont :
1. Quel est l'objectif de la communication ?
2. Quelle est l’audience (les parties prenantes) ?
Objectif de la communication
On commence donc par définir notre objectif de communication projet.
Par exemple : « Informer régulièrement notre communauté d’utilisateurs sur l’état d’avancement du projet ».
Comme tout objectif, on peut y ajouter une notion de temps et le but à atteindre (SMART).
« Informer régulièrement notre communauté d’utilisateurs sur l’état d’avancement du projet depuis son démarrage
le 3 mai jusqu’à sa mise en production en janvier 2022, afin que tous les collaborateurs de l’entreprise puissent
suivre et participer à son évolution. »
Avec cet objectif en tête, on va inventorier les parties prenantes :
 Qui va le gérer ?
 Qui va le réaliser ?
 Qui va en bénéficier ?
 Qui va être touché – ou qui va penser être touché par le projet ?
 Quel sera l’impact sur les clients ?
 Quel sera l’impact sur les autres sites du groupe, s’il y en a ?
 Quelles sociétés ou organismes extérieurs doivent être tenus au courant ?
On le comprend tout de suite : le registre des parties prenantes peut être très long si on ne veut oublier personne.
 Modèle de Plan de Communication Projet
Décrive
z et pilotez efficacement votre stratégie de communication

J'obtiens le modèle

Astuce : Et ceci est une des clés d’un plan bien conçu : avoir une liste aussi exhaustive que possible des
personnes, groupes ou organisations avec lesquels on veut communiquer.
Une partie prenante très importante oubliée peut avoir des conséquences très négatives sur le déroulement d’un
projet.
Analyse des parties prenantes
Ensuite, on va analyser ce registre des parties prenantes et les regrouper dans 4 catégories :
 Les acteurs clés
 Les acteurs actifs
 Les acteurs attentifs
 Les acteurs passifs

Forts de ce “groupage”, on va établir des stratégies de communication, définir les messages que l’on veut
communiquer, à quelle fréquence et avec quels médias.
Pour chaque groupe, on va maintenant répondre aux trois questions suivantes :
 Quel sera le message à faire passer ?
 Quels canaux de communication allons-nous utiliser ?
 Comment allons-nous distribuer le message et quand ?
Et enfin, on va ajouter deux aspects au plan de communication :
 L’organisation des réunions de projet et les différents comités, leur fréquence, leur but
 La stratégie de formation qui sera mise en place

Cette dernière ne sera pas très détaillée mais il est important de commencer à communiquer avec les utilisateurs
sur cette étape importante pour eux.
Cela permettra ici aussi un retour d’information très utile pour la suite du projet.
Les besoins de communication des projets diffèrent selon la taille du projet, car le nombre de parties prenantes va
influencer sa simplicité ou sa complexité.
Un plan de communication est donc unique, taillé pour un projet en particulier.
Inspirez-vous du modèle du plan de communication ci-après. Votre projet et vos parties prenantes vous en seront
reconnaissants.

Quel est l'intérêt d'un plan de communication projet ?

Le principal objectif de la communication est de communiquer de manière efficace avec toutes les parties
prenantes.
Une bonne communication va permettre à votre projet de se dérouler de manière plus fluide et vous aidera à éviter
certains problèmes « humains ».
De plus, il vous permettra de mieux gérer les attentes, les besoins réels ou supposés des parties prenantes et donc
de faciliter la planification de votre projet.
On le voit : les bénéfices sont multiples et justifient pleinement l’investissement d’un plan bien conçu. Sans oublier
bien sûr que 90% des problèmes rencontrés dans la réalisation des projets sont des problèmes humains qui
peuvent très souvent être évités.
Comprendre et gérer les attentes
Comme expliqué plus tôt, la communication projet doit toujours être à deux sens.
Et comme lors de l’établissement du plan de projet, les attentes doivent être définies, comprises et gérées entre le
client, interne ou externe, et l’équipe projet, afin que les responsabilités soient claires et que la communication soit
fluide entre les différentes parties.
Sans non-dits, oublis ou demi-vérités – de manière totalement transparente.
On ne démarrerait pas un projet sans avoir un plan. De même, on ne devrait pas démarrer un projet sans un plan
de communication, si simple soit-il.
En définissant clairement dès le départ ce que peuvent être les attentes – ou ce qui n’en fait pas partie – vous
clarifiez dès le départ les règles du projet.
Par la même occasion, il est utile de communiquer au client final, quelles sont vos attentes et à quel moment vous
aurez besoin de celui-ci, afin qu’il puisse être prêt quand ce sera nécessaire.
Maintenir un bon relationnel
Durant toute la vie de votre projet, une communication réussie autour des buts, des jalons – et parfois de leur
alignement lorsque des changements arrivent – est essentielle à la transparence et à l’acceptation du projet et de
son évolution.
Une bonne approche de la communication vous permet d’entretenir la relation avec le client, et le partage d’une
même compréhension de ce qui se passe ou de ce qui va se passer durant chaque phase.
La gestion des parties prenantes et des clients finaux est donc un facteur clé de succès.
Conclusion
Souvent sous-estimé ou établi trop tard, le plan de communication est pourtant un élément essentiel de votre
planning.
Peu de projets sont ratés pour des problèmes techniques, mais la plupart des gros problèmes rencontrés sont dus
à des facteurs humains.
Un plan de communication bien pensé et bien exécuté, diminue ces risques humains de manière radicale.
Nous ne pouvons que conseiller de passer le temps qu’il faut à établir ce document le plus complètement possible,
et de l’exécuter de manière systématique en le corrigeant si cela est nécessaire.
Une communication transparente tous azimuts et le retour d’information généré, permettent de réduire les risques
de décalage, tout en améliorant le support des communautés et parties prenantes.