Cours 8 :

Animer les réunions

Les réunions font parties intégrantes de la vie des projets.

Que l’on soit animateur ou simple participant, en Visio ou en présentiel,

notre duré de travail est rythmée par de nombreuses réunions.

Un projet sans réunion n’est pas vraiment un projet.

Tout au long de la vie des projets, différentes réunions vont être mises en
place, chacune ayant un objectif bien précis.

1. l’objectif principal des réunions de projet :

Aider au suivi et à la réussite du projet, que ce soit pour partager

l’information, valider un état d’avancement, mettre en place le travail
opérationnel par les équipes terrain, aider à la prise de décision stratégique
de la direction… toutes ces réunions ont une mission spécifique et sont
fondamentales.

Ces réunions permettent une bonne circulation de l’information (les

informations techniques, les informations d’avancement et les informations
motivationnelles) et lient l’ensemble des parties prenantes du projet entre
elles.
Les réunions sont en effet des éléments clés de réussite d’un projet, elles
sont donc indispensables et leur préparation fait partie intégrante des
missions du chef de projet.

2. les principales réunions qui rythment la vie de votre projet :

Il y a 7 principales typologies de réunions qui structurent la gestion d’un
projet. Mais on pourrait en trouver bien d’autre avec d’autres terminologies,
et nous ne parlerons pas ici des réunions « hors projet » qui rythment
également la vie d’une entreprise comme les réunions d’équipe du début de
la semaine, les entretiens professionnels annuels ou autres….

Si déjà vous connaissez et mettez en œuvre ces 7 typologies de réunions pour

gérer et piloter vos projets, vous serez au top !

Ces réunions rythment le cycle de vie du projet :

 Les réunions de cadrage qui préparent au lancement ;

 La réunion de lancement ;
 Les réunions de gouvernance et de suivi du projet : Comités de suivi … ;
 Les réunions ponctuelles qui apparaîtront de façon plus ou moins anticipable
au cours du projet : ateliers thématiques ou réunions de crise ;
 La réunion de clôture ;
 Le REX.

Chaque typologie de réunion possède son propre objectif et chacune de ces

réunions peut être planifiée à une fréquence différente des autres.

Leurs objectifs, leurs participants, leur fréquence, leur durée, leurs modalités
de mise en œuvre sont généralement définis lors de la réunion de lancement
du projet (sauf pour les réunions ponctuelles qui par définition ont un
caractère exceptionnel et non anticipable).
 3. Les 7 principales réunions d’un projet : utilité, typologie et
contenu :

a. En phase d’avant-projet :

1) Les réunions de cadrage : Organisées en phase d’avant-projet avant la

réunion de lancement, en vue de la préparer au mieux, ces réunions de
cadrage permettent d’auditionner les différents acteurs du projet : le client
notamment pour définir son besoin, les parties prenantes, pour valider les
objectifs.
Ces réunions de cadrage pré lancement, vont servir à préciser le projet,
à le définir au mieux afin d’étudier sa faisabilité et valider la décision
de lancement.

 Objectif : définir le projet, étudier sa faisabilité, rencontrer les principales

parties prenantes ;
 Fréquence : variable selon le projet, à réaliser avant le lancement du projet ;
 Durée : 30 minutes à 2 heures par réunion selon le projet ;
 Participants: les principales parties prenantes (Client, Sponsor, équipiers
majeurs, chef de projet).

A l’issue de ces réunions de cadrage, il est en général rédigée une note de

cadrage qui sera validée en réunion de lancement et qui permet de présenter
le projet à l’ensemble des parties prenantes : besoin, contexte, objectif,
forces, faiblesses, rôle et responsabilités des parties prenantes, instances de
pilotage, analyse des risques majeurs, grandes étapes et plan de
communication du projet.

2) Le Kick Off meeting ou réunion de lancement : La réunion de

lancement est un moment officiel du projet. C’est un événement majeur
du projet qui va permettre de réunir les différents acteurs internes et
externes et d’initier la dynamique collaborative du projet.

 Objectif : Informer, donner le contexte et enjeux du projet, fixer les objectifs

et les modalités de gestion de projet ;
 Fréquence: Unique, au démarrage du projet ;
 Durée: 2 heures (si les réunions de cadrages ont été bien menées en amont) ;
 Participants : Toutes les personnes impliquées dans le projet.

Cette réunion valide les rôles, les documents de référence et outils qui
permettent de passer à la phase opérationnelle du projet.

Selon les projets, il est parfois organisé 2 réunions de lancement :

 En interne avec l’ensemble de l’équipe projet et éventuellement leurs

responsables hiérarchiques Cette réunion est interactive afin que les
collaborateurs puissent poser des questions et présenter des contraintes, des
 exigences qui peuvent interférer avec le projet. Cette réunion valide
également le plan d’actions opérationnel des prochaines semaines.
 En externe avec les clients et les acteurs, sponsors et partenaires du 1er
cercle. Le commanditaire pourra alors introduire la réunion. Il pourra ainsi
donner un sens au projet et montrer son engagement et son exigence.

b. En phase de réalisation du projet :

3) Les Comités de pilotage (Copil) : La réunion du comité de pilotage,

aussi appelée Copil est une instance de gouvernance, qui consiste à suivre
l’état d’avancement global du projet, à prendre des décisions et à vérifier
que le projet se déroule selon les exigences du client en terme de qualité,
coûts et délais. Elle permet de définir une stratégie d’orientation pour
votre projet. Elle permet notamment de décider des Go/No Go aux phases
importantes du projet, d’analyser les propositions remontées par les chefs
de projet, de modifier, réduire ou étendre le périmètre du projet et de
valider les livrables projet.

 Objectif : Suivre l’avancement du projet, planifier les jalons-clés et arbitrer

les décisions ;
 Fréquence : Mensuelle ou tous les 2 mois, ou tous les trimestres pour les
projets très longs et gérés en méthode prédictive ;
 Durée : 2 heures ;
 Participants : Chef de projet MOE, Chef de projet MOA, Client, Décideurs
(Codir – Comité de direction de l’entreprise). Les membres du COPIL
peuvent également inviter sur demande un acteur projet spécifique, en
fonction des points mis à l’ordre du jour de la réunion.
4) Les réunions de suivi de projet - Les Comités de projet (Coproj) :

Certains projets n’ont pas de Coproj et n’ont que des réunions de suivis dont
le nom peut varier selon les structures et selon les projets.
On les appelle réunions de revue de projet, réunion de suivi, d’évaluation,
Corun (Comité de suivi de maintenance) ou encore réunion d’avancement …

Ces réunions opérationnelles de suivi vont idéalement ponctuer la vie du

projet avec une certaine régularité qui sera à adapter selon les projets. Elles
permettent d’avoir des échanges réguliers sur des sujets opérationnels.

 Objectif: Faire un point détaillé opérationnel sur l’avancement du projet,

traiter les difficultés opérationnelles, coordonner les actions à réaliser dans le
cadre du projet, valider les écarts entre les réalisations et les prévisions… ;
 Fréquence : quotidienne ou hebdomadaire voire tous les 15 jours selon les
projets ;
 Durée : 30 minutes à 1 heure selon leur fréquence ;
 Participants : Chef de projet MOE, Chef de projet MOA, autres acteurs
invités sur demande selon leur implication du moment, soit métiers soit
techniques, en fonction de l’ordre du jour du comité projet.

Ces réunions, animées par le chef de projet, sont généralement planifiées dès
le début du projet à un rythme périodique et permettent de piloter
efficacement le projet entre chaque Copil.

5) Les réunions ponctuelles :

Ces réunions « ponctuelles » ne sont généralement pas planifiées au

lancement du projet. Elles apparaissent soit pour régler un problème
spécifique ou pour travailler sur une thématique précise.
 Ateliers thématiques : communication, technique… ;
 Entretiens individuels, les audits… ;
 Réunions de crise ou de résolutions de problèmes.

Ces réunions ne sont pas toujours animées par le Chef de projet et leur
fréquence n’est pas régulière.

 Objectif: régler une difficulté, un risque survenu, trouver une solution de

contournement, réfléchir à une problématique, organiser un atelier spécifique
sur une thématique ;
 Fréquence : non définie, ponctuelle en fonction des besoins ;
 Durée : 1 à 2 heures ;
 Participants : tout le monde peut y être convié : référent technique, référent
risque utilisateur clé, référent métier…

 Exemple :

Le comité de crise se réunit de manière exceptionnelle afin de faire face à

une situation critique susceptible de pénaliser la réussite du projet qui n’a pas
pu être anticipée ou traitée lors du comité de pilotage.

Les ateliers thématiques, permettent quant à eux de réfléchir et travailler r

sur une thématique précise. Un atelier de travail peut être une réunion de
passation de connaissances, une réunion de brainstorming, ou encore un
point de synchronisation entre différents acteurs.
 c. En phase de clôture :

6) La réunion de clôture : Tout comme la réunion de lancement, la réunion

de clôture est un moment solennel dans le projet.

La / les réunions clôture (en interne avec les équipes / en externe avec les
clients, sponsors et partenaires). Tous les membres de l’équipe projet et leur
hiérarchie peuvent y être invités.

Menée par le chef de projet, elle intervient alors que la totalité des travaux
du projet est terminée. La réunion de clôture permet un bilan général du
projet, un retour d’expérience et une reconnaissance du travail
effectué par les différents contributeurs.

 Objectif : vérifier la conformité des livrables avec l’attendu, valider l’atteinte

de l’objectif,, remercier les acteurs projet, marquer la fin du projet et assurer
éventuellement une transition vers l’équipe RUN ;
 Fréquence : Unique, à la fin du projet ;
 Durée : 2 heures + un temps d’échange informel ensuite (comme par exemple
un pot ou une petite fête) ;
 Participants: Chef de projet MOE, Chef de projet MOA, Client, décideurs
(Codir), sponsors, clients, acteurs techniques ou métiers et toute autre
personne invitée par les membres du COPIL.

Après cette réunion, le chef de projet aura à :

 Finaliser et diffuser son rapport de clôture ;

 Clôturer son projet dans l’outil de gestion de projet : insertion des derniers
documents actualisés, clôture des tâches et jalons ;
 Organiser un REX (nous le verrons juste après le Rex peut faire partie
intégrante de la réunion de clôture ou/et être organisé en amont de la réunion
 de clôture. Dans ce cas les résultats du Rex seront alors présentés lors de la
clôture).

7) Les réunions bilan et REX :

Le retour d’expérience, aussi appelé REX, est un processus de réflexion

organisé par les managers et chefs de projet pour obtenir les feedbacks des
équipes sur les éléments positifs et axes d’améliorations des projets en cours ou
terminés.
Ces réunions de retour d’expérience peuvent organisées au mieux tout au
long du cycle de vie du projet.

A minima il est recommandé de réaliser un REX en fin de projet (avant ou

après la réunion de clôture selon les cas).

 Objectif : tirer les enseignements pour améliorer le fonctionnement

des projets à venir et les bonnes pratiques de l’organisation ;
 Fréquence : A mimima une fois à la fin du projet. (Des mini REX
peuvent être organisés ponctuellement aux grandes étapes du projet) ;
 Durée : variable selon les modalités d’organisation / 30 minutes à 1 heure
pour les entretiens indivuels / 2 heures pour la réunion collectives de
restitutions ;
 Participants: toutes les parties prenantes au projet pour avoir une vision
au plus juste.

Dans un processus d’amélioration continue, ces REX permettent :

 De donner l’opportunité aux membres de l’équipe projet de s’exprimer sur

leur vécu et ressenti ;
 De proposer des améliorations dans les référentiels de management de projet ;
 De reconnaître et valoriser les contributions de chacun ;
 De ne pas répéter les erreurs des derniers projets.

Bien souvent négligé, un REX est pourtant essentiel pour gagner en

performance sur les prochains projets.

4. Comment animer ces réunions de projet ?

Comme nous le disions en introduction, nous pouvons passer beaucoup de

temps en réunions diverses et variées : un directeur ou chef de projet peut
même passer jusqu’à 70% de son temps en réunion!

Alors il est fondamental d’optimiser ce temps pour que ces réunions soient le
plus opérationnelles et le moins chronophage possible.

Nous l’avons vu, à chaque réunion correspond un objectif, une fréquence,

une durée et une cible de participant bien défini en amont.

En outre la maîtrise de la conduite de ces réunions est une véritable

compétence à acquérir pour optimiser la réussite des projets :

 la réalisation et la diffusion d’un ordre du jour ;

 les modalités d’animation ;
 les supports de présentation ;
 le partage du temps de parole ;
 l’élaboration et le suivi des compte-rendu.