5 réunions indispensables pour

contrôler et rythmer votre projet

La communication est souvent la clé du succès !
C’est vrai dans beaucoup de domaines et notamment en gestion de projet.
Pour avancer efficacement en équipe, vous devez mettre en place une
comitologie projet. Celle-ci est constituée par les instances de gouvernance de
projet responsables de l'organisation de l'ensemble des comités de projet.
Dans cet article, je vous propose à minima 5 réunions de projet à mettre en
place pour contrôler votre projet et cadencer son évolution.
Sommaire
Pourquoi mettre en place une comitologie de projet ?
1) La réunion de lancement (Kick-off)
2) Le comité de suivi (COSUI) ou comité de projet (COPROJ)
3) La réunion de travail
4) Le comité de pilotage (COPIL)
5) La réunion de clôture (post-mortem de projet)
Autres réunions nécessaires à la gouvernance des projets
Modèles de sélection de projets
Conclusion

Pourquoi mettre en place une comitologie de

projet ?
Tout d’abord, la comitologie projet va répondre aux besoins suivants :

 Fédérer les équipes autour des objectifs du projet

 Développer la solution, les livrables
 Contrôler l’avancement et les limites du projet (périmètre/
échéancier/coût/qualité)
 Clôturer efficacement le projet (Transférer le projet à
l’exploitation / retours d’expérience).
Ainsi les réunions de projet n’auront pas toutes les mêmes
objectifs précités mais en couvriront à minima un seul, tout en s’appuyant sur
les domaines de compétences fondamentales du projet (périmètre, coût, délai,
qualité, ressources, communication…)
En savoir plus sur les contraintes d'un projet.
Ensuite, s’il y a un point commun à ces réunions, pour qu’elles soient
efficaces, c’est qu’elles nécessiteront une dose de préparation et
d’organisation de la part du chef de projet et des parties prenantes.
Quelque soit le type de réunion de projet, une préparation amont est
essentielle.
Voici en résumé, les règles d'une bonne conduite de réunion
En amont :

 Envoyer l’ordre du jour

 Préparer le contenu et le partager avec les participants
Pendant la réunion

 Surveiller le temps afin de couvrir tout le contenu

 Laisser la parole aux parties prenantes, pratiquer l’écoute active
 S’assurer de la bonne compréhension des participants et aboutir à
des décisions, des approbations, des pilotes pour les actions
définies
Après la réunion

 Envoyer le compte rendu

 Suivre les actions
 S’assurer que les autres réunions sont bien planifiées
Télécharger ce modèle de compte rendu de
réunion

Télécharger
Voici ci-après une checklist complète de conduite de réunion :
Télécharger la Checklist
Dans cet article, nous abordons davantage les instances habituelles dans
les cycles de vie des projets traditionnels (waterfall).
Dans un cadre Agile les instances de gouvernance font place aux « cérémonies
» qui s’organisent autour du sprint.
Le vocabulaire agile sera différent mais au final, la vocation de ces cérémonies
reste la même : fédérer les équipes, développer les livrables, contrôler
l’avancement, exploiter le retour d’expériences.
Rentrons maintenant dans le vif du sujet : Comment organiser la comitologie
de projet ?
Je vous présente ci-après les 5 types de réunions indispensables pour piloter
votre projet :

 Le Kick-off meeting
 Le comité de suivi (COSUI) ou comité de projet (COPROJ)
 La réunion de travail
 Le comité de pilotage (COPIL)
 La réunion de clôture (post-mortem de projet)

1) La réunion de lancement (Kick-off)

Première instance que le chef de projet devra organiser.
Comme son nom l’indique il s’agit ici d’une cérémonie de lancement de
projet.
Le principal objectif est de fédérer l’équipe autour des objectifs du projet.
Cette instance de comitologie projet est peut-être la plus importante, car elle
va donner l’impulsion aux équipes.
Généralement, les parties prenantes sont enthousiastes car le projet apporte
de la nouveauté.
Elles sont donc à l’écoute lors du kick off. Il faut profiter de cette opportunité
pour les emmener davantage dans le projet, quels seront leurs rôles, leurs
responsabilités.
Au-delà du vecteur fédérateur, le kick-off meeting a pour objectif de préciser
à l’auditoire les grandes lignes du projet et ses composantes principales.

 L’objectif du projet
 Les bénéfices attendus
 Les hypothèses déjà connues (estimatif de cout, d’échéancier par
exemple)
 L’équipe projet
 Les critères de succès
 Les risques
 La gouvernance du projet
 Le mode de communication au sein des équipes
Emplacement : Idéalement en présentiel pour fédérer les équipes.
Temps de réunion : 2h maximum pour ne pas perdre l’attention
Fréquence : Une fois au démarrage du projet ou d’une phase projet
Quelques remarques/conseils :
  Le kick off nécessite de la préparation. Ne jamais organiser un
kick off sans avoir pris connaissance du contenu du projet au
préalable !
 Organiser des échanges avec les personnes qui sont à l’origine du
projet, afin de transmettre toutes les hypothèses émises en amont
du lancement.
 Ainsi le chef de projet maitrisera le contenu et ne passera pas à
côté d’éléments de contexte importants.
 Exiger qu’un sponsor soit nommé sur le projet (idéalement une
personne assez haute dans la hiérarchie de l’organisation). Cela
permettra au chef de projet d’avoir un point d’escalade pour tout
problème éventuel.
 Si le commanditaire est extérieur à l’organisation, il peut être
intéressant d’organiser un kick off en 2 temps : Une réunion
interne, puis une autre externe avec le client. En effet les enjeux,
les bénéfices, les contraintes peuvent être différents entre les deux
sociétés.
 Valider le contenu avec les parties prenantes à l’issue du meeting.
Tout le monde doit être aligné sur les hypothèses de départ
(périmètre, budget, planning etc.)
En savoir plus sur la réunion de lancement de projet.

2) Le comité de suivi (COSUI) ou comité de projet

(COPROJ)
Seconde instance de comitologie projet à organiser, le comité de suivi ou
comité de projet (selon le jargon de l’entreprise) est LE rendez-vous de
l’équipe projet.
L’objectif est de suivre l’avancement du projet de manière opérationnelle.
On va donc se focaliser principalement sur le périmètre du projet et ses
livrables.
Mais c’est aussi l’occasion pour l’équipe d’échanger sur les difficultés
rencontrées, les retours d’expériences.
Les thèmes abordés :

 Le périmètre et l’avancement des livrables

 La qualité des livrables
 L’actualisation de l’échéancier
 Le suivi des coûts réels du projet
 Le suivi des ressources
 Le suivi des risques
 Le suivi du plan d’actions
 Communication au sein d’équipe /retours d’expériences
Emplacement : En présentiel ou à distance
Temps de réunion : 30min à 1h
Fréquence : Idéalement hebdomadaire ou plusieurs fois par semaine selon
l’avancement
Quelques remarques/conseils :

 Selon le type de projet (client interne ou externe), il peut être utile

d’organiser 2 instances. Une première à la discrétion du client,
pour échanger des problématiques internes, actualiser le plan
d’action et donc préparer le second Cosui avec le client
 Il faut profiter de cette instance pour resynchroniser les équipes
sur les objectifs, si besoin en est, s’assurer du bon niveau
d’engagement de chacun à travers la revue du plan d’action. Le
contenu du support doit être clair et aller à l’essentiel.
 C’est aussi une réunion qui est souvent à la discrétion de la
direction. C’est donc aussi un moment d’échanges au sein de
l’équipe, pour s’exprimer sur ce qui fonctionne bien et ce qui
mériterait une optimisation. Il est important de prendre ce temps
d’écoute et bienveillance, d’une part pour le bien-être de l’équipe
mais aussi à titre de retours d’expérience.
3) La réunion de travail
C'est celle qui offre le plus de flexibilité et de variété dans sa forme et son
contenu.
En effet à la différence des autres instances qui doivent être initiées par le chef
de projet, celle-ci peut être à l’origine de n’importe quel membre de l’équipe.
L’objectif est d’avancer sur les livrables du projet.
Sur la forme, il peut s’agir d’un atelier (workshop) avec un certain nombre de
parties prenantes, ou plus simplement un One to One.
De même sur le contenu, cette instance peut traiter des sujets fonctionnels
exclusivement ou alors s’orienter sur des problématiques très techniques.
Il est par conséquent difficile d’établir un contenu type pour une réunion de
travail.
Le principal est que cette dernière soit préparée et efficace.
Quelques exemples de réunion de travail :

 Une préparation de kick off

 Un atelier fonctionnel
 Une préparation de copil
 Une revue qualité
 Une réunion avec un expert technique
Emplacement : En présentiel ou à distance
Temps de réunion : 30min pour les réunions simples jusqu’à 4h pour un
atelier
Fréquence : Au besoin
Quelques remarques/conseils :
  Si le chef de projet n’a pas vocation à participer à toutes ces
réunions, il est quand même intéressant qu’il soit destinataire du
compte rendu, à minima pour prendre connaissance de
l’avancement ou des décisions
 S’assurer, en tant que chef de projet, que les actions
structurantes puissent remonter dans le plan d‘action du Cosui
 De même pour les risques

4) Le comité de pilotage (COPIL)

Autre instance de comitologie de projet, le COPIL est un point de connexion
entre l’équipe projet et la direction de l’organisation, ainsi que celle du client
s’il est externe à l’organisation.
L’objectif est principalement de contrôler l’avancement du projet à travers
différents indicateurs, et de solliciter auprès des membres du copil un
arbitrage sur d’éventuels changements des hypothèses initiales :
Les thèmes abordés :

 Avancement des livrables

 Revue de l’échéancier VS planning de référence
 Revue des coûts réels VS budget initial
 Revue des risques
 Revue des changements et demande d’arbitrage/décisions
Emplacement : Idéalement en présentiel
Temps de réunion : 1 à 2 h
Fréquence : Mensuelle
Quelques remarques/conseils :

 Dans certaines organisations, la revue des changements

(périmètre/coût/délai) peut faire l’objet d’un comité distinct
appelé comité des changements
 Le comité de pilotage ne doit pas être un comité de suivi bis. Les
parties prenantes ne sont pas les mêmes, et les attentes différentes.
Il est important de prendre de la hauteur sur les sujets
opérationnels et donner une vue globale et suffisamment précise
de la progression du projet
 Le sponsor est généralement un atout pour le projet. Il est
souhaitable de partager les difficultés en amont du copil afin de
faciliter les échanges et les prises de décision le jour J
 Il est important de ne pas conclure un copil sans avoir obtenu les
arbitrages requis. De même le chef de projet devra bien consigner
les décisions prises.
En savoir plus sur le comité de pilotage.
5) La réunion de clôture (post-mortem de projet)
La conclusion du projet est aussi importante que son lancement.
En effet cette cérémonie de clôture a pour objectif de réunir les parties
prenantes et valider ensemble la fin du projet, ce qui déclenchera la
dissolution de l’équipe projet et le passage en exploitation.
A cette occasion les sujets à couvrir sont les suivants :

 Vérifier que l’exploitation/la production accepte les livrables du

projet et en assurera la maintenance
 Valider avec le client que l’ensemble du périmètre a été couvert
 Vérifier la consolidation du budget (commandes/paiements)
 Consolider les retours d’expériences de l’équipe pour en faire
profiter aux projets futurs
 Vérifier que la documentation projet est complète et centralisée
 S’assurer que les bénéfices réels seront suivis et communiqués
 Féliciter l’équipe pour le travail réalisé !
Emplacement : En présentiel
Temps de réunion : 2 h
Fréquence : Une fois à la fin du projet
Quelques remarques/conseils :

 La clôture du projet ne se positionne pas au dernier livrable

produit
 Généralement, une période de garantie de plusieurs semaines
permet de vérifier la qualité du produit ou du service. C’est donc
à l’issue de cette garantie que doit avoir lieu la clôture
 Un projet peut être clôturé alors que certaines extensions de
périmètres sont envisagées. Il sera intéressant de noter dans le
rapport de clôture le périmètre additionnel et le fait qu’il sera
traité lors d’une demande/projet ultérieur
 Que le projet soit une réussite ou un échec, que les équipes ont
aimé travailler ensemble ou que les équipes soient exténuées de ce
projet, la réunion de clôture doit avoir lieu. Elle est d’ailleurs plus
importante dans le cas de projets difficiles, car il y aura d’autant
davantage de pistes d’amélioration pour les prochains projets
 Le projet n’est une réussite que si les bénéfices attendus sont au
rendez-vous. Dans la mesure où ils seront observés plusieurs
semaines/mois après la fin du projet, il faut donc anticiper en
réunion de clôture la manière dont seront mesurés les bénéfices et
qui s’en chargera.