Situation professionnelle : cas BUT de BLOIS

par HERRMANN Arthur, LOVETERE Cindy et FLAMENT Gaëlle

Le magasin BUT est une enseigne française de magasins équipés dans l’équipement de la
maison, électroménager, meubles, décoration…. Elle a été créée en 1972 par André
VENTURINI.

Le magasin étant dirigé par Mr GRIOX, il décide de mettre en place des actions d’animation
afin de dynamiser le projet de l’aménagement du parcours client, de la mise en place
d’appartements témoins et des mises en ambiance de son magasin.

Il nous a donc confié des tâches respectives afin de l’aider dans son projet, qui vont êtres
réparties en 3 missions :
- Mission 1 : Communiquer les informations utiles
- Mission 2 : Préparer et animer une réunion d’équipe
- Mission 3 : Conduire un entretien avec une collaboratrice

Répartition du dossier :
- Arthur : questions 1 à 4
- Cindy : questions 5 à 9
- Gaëlle : questions 10 à 13

MEC - CAS BUT

 Mission 1 : Communiquer les informations utiles

Pour faciliter la mise en place de ce projet, M. GRIOX décide de mettre en place une
communication managériale .

1) Il est indispensable pour un manager de communiquer auprès de son équipe car elle
permet d'incarner la stratégie. Elle informe et donne du sens aux objectifs
opérationnels afin de faciliter l'appropriation de la stratégie de l'entreprise. Elle
permet aussi de rassurer et valoriser les membres de l'équipe tout en développant le
sentiment d'appartenance. Cela permet aussi l'adhésion ( le rôle de manager
opérationnel est de faciliter les échanges à tous les niveaux).

2) Les intentions managériales attendues dans la mise en place de ce projet sont :

l'implication (le management participatif permet d'impliquer les collaborateurs dans la
définition des objectifs des missions etc) et l intranet ( rassembler des informations
ou outils utiles pour l'ensemble des collaborateurs)

3) Les différents outils de communication managériales afin de développer la cohésion

d'équipe sont les réunions car elles permettent des moments d'échange d'information
en respectant un certain timing, les points à aborder et en utilisant les 2 supports de
communication (orale et écrite). Les 4 types de réunions ( réunions de réflexion,
réunions de décisions, réunions d'information et réunions de formation) permettent
d'identifier leur contexte. Dans les réunions il peut y avoir la notion de leadership car
le leader joue un rôle important car il a de l'influence sur un groupe. Le leader permet
de communiquer avec clarté et est empathique. Dans la réunion, il prend des
initiatives et mène les autres membres du groupe autour d'une action collective. Les
différents outils de communication managériale afin de développer l'adhésion aux
objectifs est l' intranet car elle permet de donner du sens à l'action, écouter son
équipe, contribuer à la cohésion d'équipe d'utiliser la communication ascendante et
descendante. Elle permet aussi d'utiliser une autre forme de communication : La
communication bilatérale entre un émetteur et un (des) récepteur(s) avec des
échanges réciproques. La délégation permet aussi de mieux gérer son temps,
motiver les collaborateurs, développer les compétences des collaborateurs et
encourager l'autonomie. La prise de décision est importante car elle permet une
bonne compréhension des décisions prises et implique l'importance de la part des
participants à l'égard de la décision prise .

4) La manière la plus concrète, des événements à mettre en place afin de fédérer tous
les membres de l'équipe en respectant la vision du réseau BUT est l'animation. Elle
permet de mobiliser et fédérer, motiver et créer le sentiment d'appartenance. Le type
d'animation à mettre en place dépend de la maîtrise technique et de la motivation. Il
faut que les membres de l'équipe (salariés) fassent de l'autonomie très faible car les
collaborateurs n'ont pas de compétence,ils ont besoin d'être dirigés (animation
directive et il faut donner les consignes précises mais aussi encourager). Il faut aussi
que l'animation d'équipe se fasse par le biais de communiquer des informations
pertinentes aux bonnes personnes (les réunions d'équipe, les entretiens individuels
et le tableau d'affichage. Suivre et évaluer la réalisation des objectifs, mais aussi les
résultats des collaborateurs ( les outils managériaux de suivi : les fiches de
poste/missions, les tableaux de bord et le suivi de développement des compétences
des collaborateurs.

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 Mission 2 : Préparer et animer une réunion d’équipe

Afin d’expliquer le projet de la mise en place du nouveau concept au sein du magasin, une
réunion d’équipe va être préparée.

5) La date pour la réunion d’équipe est fixée au 22 avril N de 14h à 15h. En effet, tous
les acteurs concernés pour la réunion sont disponibles excepté Cédric, qui lui ne
sera pas présent. Malheureusement, pour chaque réunion préparée, il sera
quasiment impossible que tous les collaborateurs portent présence.

Afin de préparer et fixer la date de la réunion, nous pouvons opter pour l’outil nommé
« DOODLE ». Ce programme permet de réaliser des planifications grâce à son
option de choix de dates puis transmet le lien aux participants qui peuvent remplir le
tableau en fonction de ses disponibilités. Nous ne sommes pas obligés de
télécharger le programme ni même de s’inscrire, DOODLE est disponible sur le web
et permet de créer un sondage en ligne et gratuitement.

Voici quelques images explicatives concernant l’outil DOODLE :

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 6) Afin d’inviter les participants à la réunion, il est indispensable de rédiger un mail

interne.

L’ordre du jour sera également transmis en pièce jointe nommée Formulaire dans le
mail. (voir question 7)

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 7) Ordre du jour de la réunion :

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Après avoir effectué l’ordre du jour, voici le plan de déroulement de la réunion :

● Accueil des participant (14H00)

● Présentation du concept BUT (15mn)

● Présentation des objectifs du concept (15mn)

● La répartition des tâches pour les collaborateurs (10mn)

● La mise en place des actions d’animations (10mn)

● Echange entre les collaborateurs (10mn)

Nous pouvons constater que l’ordre du jour et le plan de déroulement de la réunion restent
inchangés.

8) Afin que la réunion puisse se dérouler dans les meilleures conditions, nous avons
absolument besoin de nous préparer. Il faudra donc dresser la liste du matériel dont
nous avons besoin.

Voici donc les outils et le matériel nécessaire pour conduire au mieux cette réunion :
✔ Les tables et chaises pour installer les collaborateurs et ainsi leur apporter un
confort optimal.
✔ Un vidéoprojecteur afin de projeter le diaporama conçu pour la réunion.
✔ Un ordinateur servant de support pour projeter le diaporama.
✔ Un petit tableau et quelques stylos pour faciliter l’explication de certains points.
✔ Une grande table pour les viennoiseries et les boissons.
✔ Un support papier contenant tous les points à aborder durant la réunion.
✔ Des feuilles de papier pour permettre à chacun de prendre des notes.
✔ Des stylos et des crayons.

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 Une fois tout le matériel préparé, nous allons nous occuper de la disposition de la salle.
Pour cela, voici un petit plan de la salle de réunion :

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 Voici ci-dessus la disposition de la salle de réunion. Nous pouvons apercevoir tous les
éléments essentiels cités plus haut (tables, chaises, ordinateurs, tableau, crayons, coin
café…). Les participants seront autour d’une table ronde, pour une meilleure ambiance et
faciliter les échanges. Le présentateur aura donc une vision d’ensemble sur tous les
participants. Cela évite que les participants se sentent supériorisés par le présentateur.
L’avantage d’une table de réunion ronde c’est qu’elle peut autant prendre place dans une
salle de réunion que dans des espaces de vie comme une salle de pause.

9) Le rôle de l’animateur de réunion est dans un premier temps d’organiser et de

préparer sa réunion au mieux afin de créer un climat agréable. L’animateur de
réunion doit conduire les participants à remplir l’objectif de la réunion, mais il peut
avoir bien d’autres rôles :
- Favoriser la dynamique du groupe ;
- Encourager les participants à développer des idées ;
- Etablir les règles de fonctionnement et la méthode de travail ;
- Gérer la prise de parole
- Traiter les conflits entre les participants (s’il y en aurait)
-
Voici donc quelques petites astuces pour conduire au mieux une réunion :

● Donner le temps de parole à chacun pour l'exposé des faits en respectant l'ordre des
demandes,
● Stimuler la participation en captivant son auditoire,
● Régler les tensions ou conflits qui peuvent survenir entre participants,
● Recentrer et recadrer le sujet en ramenant vers le fil conducteur quand cela s'avère
nécessaire,
● Reformuler pour s'assurer que tout le monde a bien compris la même chose,
● Ne pas hésiter à synthétiser les discussions, les conclure en confrontant les résultats
afin d'arrêter une décision,
● Respecter le chronométrage de la réunion.

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 10) Voici le compte rendu de la réunion :

22 avril N
Compte rendu de réunion 14h-15h
Salle de réunion
Réunion organisée par : M.GRIOX
Objet de la réunion : Mise en place d’animation pour dynamiser les rayons
Animateur : M.GRIOX
Participants : Adrien, Emma, Cédric, Jean-Pierre

Points abordés
Points de l’ordre du jour :
- Présentation des objectifs du concept, il faudrait que le taux de revisite augmente,
il faut trouver des solutions pour attirer les clients au maximum. et la description de
ce qui est déjà mis en œuvre comme la dream team, son engagement auprès de
l’association Allons plus haut..
- La répartition des tâches pour les collaborateurs : Cédric étant très à l'aise avec le
client, va se charger de communiquer au maximum et d’intervenir quand le client
aura besoin d’aide ou d’explications, Emma pourra s’occuper des démonstrations
de cuisine, Jean pierre
- La mise en place des actions d’animations: Mettre en place une chasse au trésor
pour les enfants afin de les faire se diriger dans un parcours client définit avec
leurs parents, mise en place des promos à 16h tous les vendredis sur une
sélection d’articles mis à jour chaques semaines,proposer des offres spéciales aux
clients les plus fidèles grâce à la carte BUT, augmenter la communication sur les
réseaux (comme Instagram), fêter l’anniversaire BUT (une fois par an en
Septembre)avec une soirée spéciale avec encas et promotions spéciales pour les
clients présents, lors d’événements, tester les produits en direct (chandeleur, test
d’une machine à crêpe électrique), mettre en scène des salons, chambres tables
chaises en exposition, mettre de la musique….
- Echange entre les collaborateurs sur différentes idées de démonstration : mixeurs
pour en été, machines à crêpe pour la chandeleur...
Discussions :
- budget à prévoir pour les démonstrations cuisine ( crêpes pour la
chandeleur, repas pour l’anniversaire BUT de septembre)
- idées de chasse aux trésors

Conclusions : Certaines des actions seront mises en place dans les semaines à venir,
tandis que d’autres ne pourront avoir lieu qu’une seule fois par an. Toute l’équipe devra se
mobiliser afin de gérer au mieux ces nouveautés dans le magasin

Commentaires
Une réunion sera à prévoir dans les prochains mois pour voir l’avancée et l’évolution des
actions qui vont être mises en place.

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 Mission 3 : Conduire un entretien avec une collaboratrice

Pour réaliser ce projet, M.GRIOX doit réorganiser son équipe et souhaiterait que Emma, qui
est actuellement au poste de chef de rayon depuis 15 ans, assure pour la suite le poste de
directrice adjointe du magasin. Il va donc nous demander de l’aider à préparer cet entretien
professionnel avec Emma.

11) Pour assurer le bon déroulement de l’entretien, on peut retrouver plusieurs étapes à
respecter :
Avant l’entretien :
- Il faut informer la personne concernée, c'est-à- dire Emma, ainsi qu’une date, heure
et une durée et il faut prévoir un endroit calme et convivial.
- s’informer et se documenter sur le profil de Emma, fiche de poste, formations suivies,
bilans des entretiens précédents.
- Le salarié doit aussi préparer cet entretien en dressant la liste de ses missions,
compétences, points forts et points faibles par exemple.
- Préparer les outils d’aide à la conduite de l’entretien: le guide d’entretien
professionnel pour l’entreprise et pour le salarié.

Pendant l’entretien :
- Mettre la candidate à l’aise et instaurer un climat favorable à l’échange
- Rappeler les résultats/bilans des entretiens précédents (annexe 5 du cas )
- Laisser la parole au salarié afin qu’il puisse s’exprimer sur ses souhaits d’évolutions
professionnelles.
- Aborder les points clés : parler du bilan du parcours professionnel d’Emma (
missions, faits marquants…)et de ses formations réalisées ( devenir manager de
direction, mise en place du click and collect), parler du souhait de perspective
d’évolution au passage au poste de directrice adjointe du magasin de la part du
directeur, faire un bilan de l’année qui vient de se terminer.

Après l’entretien :
- Rédiger la synthèse de l’entretien qui sera signé par les deux parties présentes qui
en garderont un exemplaire puis la transmettre aux services des ressources
humaines.
- Commencer la mise en place des actions en cas d’évolution du candidat dans
l’entreprise.

Il faut savoir qu’un entretien professionnel à pour but de favoriser l’émergence des salariés
au sein d’une entreprise en le faisant évoluer professionnellement en répondant aux attentes
soit du salarié, soit aux besoins de l’entreprise, ce qui est ici le cas avec M.GRIOX qui aurait
besoin de faire évoluer Emma dans un poste supérieur .

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 12) Afin que cet entretien se passe comme il se doit, c’est à dire correctement et dans de
bonnes conditions, il faut réunir plusieurs conditions :
- Arriver à l’heure et respecter la durée prévue.
- Bien être informé sur le salarié.
- Être préalablement préparé, voir question 11.
- Avoir un comportement adapté, avoir un ton neutre et ne pas hausser la voix.
- Savoir s’exprimer et dialoguer calmement, la communication est la clé de tout
problème.
- Avoir un objectif à atteindre, ici voir si Emma est capable de passer au poste
de directrice adjointe du magasin .
- Mettre en avant le poste à pourvoir pour attirer le salarié
- Ne pas parler de la vie privée du salarié.

13) Voici la grille d’entretien individuel que M.GRIOX pourra remplir préalablement avant
l’entretien.

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