Réunion: Préparation et

Déroulement
Exposé sur :

Encadré par : Mme BEZZARI

Préparé par Mlles : - AIT OUFKIR

Bouchra
- BOUKHEIR Sofia
- OUAHI Asmaa
Introduction

1-Pourquoi la réunion?
2-La typologie des réunions
3-Bien préparer une réunion
4-Fonctions de l’animateur de réunion
5-les attitudes de l’animateur
6-les étapes de déroulement d’une réunion
7-Les outils de l’animateur
8-Les problèmes les plus fréquents

Conclusion
introduction
 Pourquoi la réunion?
 La réunion est un instrument de management, elle est un moyen de
communication de haut vers le bas et inversement, mais également
horizontale.

 Elle est un véhicule de diffusion des informations et des directives.

 Elle est un lien d’échange des méthodes et des expériences entre les
participants .


Elle permet aux participants découvrir, analyser et résoudre un problème .
 La typologie des réunions
Pour classer les réunions tout dépend du critère choisi :
finalité, nombre des participants, rôle des participants, style d’animation,
importance des échanges, etc.
Les grands objectifs de réunion :
 Informer

 Obtenir de l’information

 Faire se rencontrer

 Organiser

 Créer ensemble

 Résoudre un problème ensemble

 Négocier

 Former
 La typologie des réunions
Type de réunion objectif
réunion d’information Informer les participants, faire
descendante passer un message
La réunion d’information Recueillir des informations pour
ascendante connaître les opinions, les
besoins d’un groupe à
résoudre un conflit, c’est une
consultation de groupe.
Réunion de convivialité Créer le contact ou resserrer les
liens entre les membres d’un
groupe.
déroulement
sous la forme d’un exposé à
auditoire qui écoute et qui
prend des notes
Elle se déroule en 3 étapes :
- Exposer le thème de
l’interview,
- Aider les personnes du groupe
à participer
- Faire la synthèse qui doit
recevoir l’assentiment de
tous.
Elle se présente sous la forme de
pots ou de fêtes précédées
d’une brève allocution
Réunion d’organisation Programmer et Elle se déroule en 3 étapes :
du travail coordonner une action - Rappeler les objectifs de l’action à entreprendre et l’état
dans les détails : décider actuel d’avancement,
qui fait quoi, ou, quand, - Demander l’avis des participants et discuter,
comment, etc. - Distribuer les tâches de manières précise.
Réunion de créativité Créer quelque chose de Son d déroulement dépend de la technique utilisée :
nouveau et utile (produit, brainstorming, analogie, matrice de découverte, etc.
service, slogan, etc.).
- Apporter une solution
novatrice à un problème.
Réunion de résolution Poser un problème de Elle se déroule en 5 étapes :
de problème manière précise et lui - Prendre conscience de la situation insatisfaisante,
trouver une solution - Définir le problème,
appropriée - Rechercher des solutions,
- Choisir une (ou plusieurs) solution(s) à l’aide d’une grille à
critères,
- Programmer la (ou les) solution(s) retenue (s).
Réunion de négociation Accomplir un Elle se déroule en 6 étapes :
rapprochement à partir - Marquer la rupture avec le passé,
de positions opposées et - Localiser le problème,
arriver à une position - Analyser les données,
commune. - Débattre,
- Evaluer la situation et Formuler l’accord ou le désaccord.
 Bien préparer une réunion
 
Il y a 9 étapes à suivre pour préparer une réunion :
1. Décider de l’utilité de la réunion
2. Définir précisément les objectifs de la réunion
3. Fixer l’ordre du jour de la réunion
4. Choisir les participants de façon pertinente
5. Définir le rôle de chacun
6. Bâtir un guide de la réunion
7. Prévoir l’organisation matérielle de la réunion
8. rédiger la confirmation de la réunion
9. s’enquérir de la participation de chacun
 Bien préparer une réunion
Les participants doivent eux aussi préparer la réunion  :

-Lire les documents préparatoires reçues.

-Se documenter sur le sujet en fonction de l’objectif.

-Demander des éclaircissements sur l’objectif.

-Se renseigner sur le lieu et le temps nécessaire qu’il faudra pour y accéder.
Fonctions de l’animateur de réunion

Fonction de production(résultat) :
 il s’agit de rendre le groupe et la réunion efficaces afin de Produire des

résultats c’est-à-dire :
 des solutions.

 des décisions.

 des propositions.


des informations.
Fonctions de l’animateur de réunion
Fonction d'organisation(structurer) :
il s’agit de :
 Favoriser l’expression de tous dans un cadre structuré.


Organiser et mettre en forme l’expression
Fonction de gestion (gérer les individus et les interactions):
 Il s’agit de Gérer la mise en relation d’individus qui vont réagir selon:

 leur personnalité.


leurs espoirs.

leur position hiérarchique …
 Les attitudes de l’animateur
Le regard

> Accepter d'être " sous le regard " des participants

> Regarder alternativement chaque membre du groupe

> Le regard est un moyen d'avoir le retour des participants : réactions non-
verbales des interlocuteurs
 Les attitudes de l’animateur
La dynamique corporelle

> Déplacements

> Rythme

> Proxémique

> Gestes

> Prendre un point d'appui, de préférence mobile (feutre par exemple)

 Les attitudes de l’animateur
Enonciation

> Veiller à bien prononcer et articuler

> Volume

> Débit : ne pas avoir un débit trop rapide et ménager des pauses.
Les pauses ont le mérite de :
- Permettre de reprendre son souffle
- D'anticiper ce qu'on va dire
- De créer un effet d'attente et de maintenir l'attention des auditeurs
Les étapes du déroulement d’une réunion : A.C.T.E.

A comme ●
Mettre en confiance, dynamiser, faire la

ACCUEIL
rupture avec les préoccupations habituelles

C comme ●
Eviter les oppositions, centrer le travail.
CLARIFICATION

T comme ●
Atteindre l’objectif
TRAVAIL
E comme ●
Vérifier l’atteinte des objectifs
Vérifier le degré de satisfaction des participants

EVALUATION
●

●
Ritualiser la fin de l’intervention
 Ouvrir la réunion
1 – Accueillir les participants
2 – Se présenter
3 – Introduire en situant la réunion par rapport à ce qui est important pour
l'équipe présente

4 – Présenter le contexte et la synthèse de la réunion précédente

5 – Indiquer l'ordre du jour et les objectifs de la réunion
6 – Choisir un secrétaire si nécessaire

7 – Définir les règles de fonctionnement

8 – Ne pas cacher les difficultés de dialogue présentes au départ si
nécessaire
 Maîtriser le déroulement de la réunion

1 – Donner un temps de parole suffisant pour l'exposé des faits

2 – Instaurer des pauses, des temps de silence
3 – Réguler la circulation de l'information
4 – Utiliser le jeu du questionnement
5 – Solliciter les avis des autres, leurs analyses, inviter à prendre la
parole
6 – Etre et rester à l'initiative par le questionnement
7 – Réguler les tensions dues aux divergences
8 – Reformuler
Maîtriser le déroulement de la réunion

9 –Faire respecter l'ordre du jour ainsi que le chronométrage de la réunion

10 – Faire cesser les digressions, recentrer sur le sujet avec tact, mais fermeté
11 – Faire des synthèses
12 – Noter au tableau les points d'accord, de désaccord, le chemin parcouru et le
chemin à parcourir
13 – Ecouter, reformuler, faire répéter
14 – Interdire les attaques de personnes
15 – Faire clarifier ce qui est dit
16 – Proposer une méthode pour examiner une question
17 – Conclure
 Clore la réunion
A la fin de la réunion :

> Faire la synthèse du cheminement du groupe

et présenter les conclusions

> Préciser ce que la réunion va permettre de faire

> Répartir les tâches, fixer le planning

> Faire l'évaluation de la réunion à la fin de la séance

> Remercier les participants pour leur collaboration

 Clore la réunion
Après :

> Suivre l'application des décisions

> Ne pas parler du comportement des autres, parler de la réunion

> Procéder à l'évaluation de la réunion

 Les outils de l’animateur
Le questionnement

Utiliser différents types de questions:

 Questions fermées .

 Questions ouvertes.

Utiliser différentes manières d'adresser les questions:

 Questions dirigées.

 Questions non dirigées.

 Questions en relais.
 Les outils de l’animateur
La reformulation

3 types de reformulation :
 Reformulation – vérification.

 Reformulation – clarification.

 Reformulation – émergence.

Les auxiliaires visuels de l'animation

 Le tableau.
 Les transparents ou diaporamas.
 L es documents papiers
Les problèmes les plus fréquents
Comment traiter les participants typiques ?

Le type aux idées fixes

M. « Je sais tout »

Le muet volontaire
Les problèmes les plus fréquents

M. « critique tout »

Le bavard

Le timide
Les problèmes les plus fréquents
 Conclusion

 Bien préparez la réunion.

 Soyez sensible aux déviations, et cherchez à les récupérer « en
douceur ».
 Vérifiez que la situation a été bien analysée.
Merci pour votre
attention