Cours : Français et

communication
Pr Mohamed Haddar
Cours 1: les techniques de la
réunion
Pr. Mohamed Haddar
Qu’est-ce qu’une réunion?
• Le regroupement d’un certain nombre de personnes = des objectifs
• Trois types de réunions:
a. Réunion d’information
b. Réunion de décision
c. Réunion de discussion/débat

- Chaque réunion s’organise autour d’objectifs

pourquoi ? Les missions des participants
Les objectifs de chaque type de réunion
Types de réunions Objectifs
Réunion d’information S'informer, informer, donner des avis sur la
question, débattre
Réunion de décision Informer, débattre, solutionner, décider,
(évaluer+solutionner)
Réunion discussion/ débat S’informer, approcher les différents points de vue,
évaluer ces points de vue, élaborer une synthèse
commune
L’animation
• Le rôle de l’animateur intervient à deux niveaux :
(a) Le contenu : l’information qui sera abordée pendant la réunion.
(b) La méthode: la manière avec laquelle l’information sera traitée. ( la
méthode adoptée montre la savoir, le savoir-faire, le savoir être que
possède l’animateur./ C’est la nature de la méthode mise en place
qui détermine le type d’engagement et de motivation des
participants.
On distingue deux modes d’animation :
a. l’animation ascendante
b. L’animation descendante
Les modes d’animation
L’animation ascendante
• L’information vient des participants
• La technique: le brainstorming
• L’animateur interview les participants et en phase avec leurs objectifs, et leurs
besoins.

L’animation descendante
• Un contact minimum avec les participants.
• La méthode n’est pas adaptable aux besoins des participants.
• Les discussions existent, mais l’animateur reste le seul décideur.
Les styles d’animation

Autocratique
/ directive Démocratique

laissez-faire
L’animation autocratique
- l’animateur est dirigiste ;
- l’animateur impose sur le contenu et le processus ;
- l’animateur organise tout pour le groupe ;
- l’animateur donne son avis / impose son point de vue.

- Un climat de compétition
- Le risque du conflit
- l’ennui du groupe
L’animation démocratique
• L’animateur privilégie la coopération
• l’animateur gère le processus méthodologique en le négociant et
l’expliquant ;
• L’animateur aide les participants et les implique dans la prise de décision;
• l’animateur intervient dans les relations en permettant à chacun de
participer (aide à la prise de parole, à l’écoute…) ;
• l’animateur tient compte de l'avis de chacun ;
• l’animateur est attentif à l'évolution des membres ;
• l’animateur accepte la critique sans renoncer à ses responsabilités
d'animateur.
L’animation laissez-faire
• l’animateur est laxiste sur le fond et la forme ;
• l’animateur n'intervient jamais ou rarement ;
• l’animateur laisse le groupe se gérer seul ;
• l'animateur est absent / ne propose aucune méthode de travail.

• Peu de production / Beaucoup d’insatisfaction

• Ce laissez-faire peut générer du conflit et l’éclatement du groupe.
Les fonctions principales de l’animation

Facilitation
Production

Régulation
Les fonctions de l’animation
La production
• Ce qui a été produit par le
groupe en fonction des
objectifs.
• Toutes les informations
nécessaires à la réalisation
des tâches.
La facilitation
• Tout ce qui permet à chacun
et à l’ensemble de produire
aisément : la clarté des
objectifs, le plan, le
déroulement de la réunion.
• Tous les moyens et toutes
les conditions permettant au
groupe de réaliser les
objectifs.
La régulation
• Faire extérioriser les
émotions négatives;
• Gérer les conflits
• Expliquer les interventions;
• Établir un climat de
confiance;
• Établir la cohésion dans le
groupe
• Garder l’intérêt et la
motivation des participants.
Rôles de l’animateur/trice de réunion
Avant la réunion 1/ PRÉPARER
▪ La convocation.
▪ Le type de réunion, c’est-à-dire les objectifs.
▪ Le matériel / la salle.
▪ Le timing.

Pendant la réunion 2. LA RÉUNION ▪ Faire produire. ▪ Proposer des procédures. ▪ Aider à l’expression
(répartir la parole, écouter, encourager...). ▪ Exploiter et dynamiser les ressources
du groupe. ▪ Gérer les conflits.
3. OBSERVER Le verbal et le non-verbal.
4. TIMING Gérer le temps.
5. ÉVALUER ▪ La procédure. ▪ Le suivi. (Pendant et après)
6. FORMER L’INDIVIDU ET LE GROUPE ▪ Stimuler la réflexion. ▪ Aider à structurer la
pensée. (Pendant et après)
Après la réunion 7. GARANTIR LE SUIVI ▪ Rapport ou compte-rendu. ▪ Informer qui de droit. ▪
Concrétiser les décisions prises, les actions.
Quelques recommandations à respecter avant
la réunion
• Préciser les motifs de la réunion
• Avoir une vision claire et précise sur les résultats attendus du groupe
• Être réaliste/ limiter les sujets à traiter et ne pas vouloir aborder plusieurs
points
• Préparer les données et les documents nécessaires, et les envoyer aux
participants dans des délais raisonnables pour en permettre une lecture
préalable.
• Préparer le plan de la réunion : la situation de départ, le problème à poser,
préparer quelques questions à poser, les informations à donner au groupe…
• Choisir une salle adaptée.
Les caractéristiques d’une convocation
• Pour rédiger une convocation, on doit répondre aux questions
suivantes:

Où ? Pourquoi? Quand? De quoi? Qui?

Lieu objectifs horaire Ordre du jour Pour qui?
• ƒ Ne pas l’envoyer trop tard. ƒ

• Elle comportera :
- la date ;

- l’heure, si possible préciser l’heure de fin de réunion ;

- le lieu (si nécessaire plan d’accès, étage et n° du bureau) ;

- les documents à préparer (si nécessaire joindre à la convocation les documents préparatoires dont les participants pourront
prendre connaissance avant la réunion) ;
- l’ordre du jour qui sera respecté, c'est aussi un garde-fou qui empêche de dévier, ne pas aborder dans une même réunion trop
de points, classer les points par ordre de priorité du plus important vers le moins important. Commencer par l’approbation du
procès-verbal et terminer par un point divers ;
• si vous invitez une personne ressource, indiquez le nom, les fonctions et les motivations de la présence de cette personne. La
convocation est un élément préliminaire à toute réunion, elle doit être concise, mais suffisamment précise pour ne pas prêter
à une interprétation erronée. C’est aussi le lien entre l'animateur et les participants, c'est un projet de contrat qui doit être
respecté s'il ne veut pas être contesté.
Synthèse
• Qu’est-ce qu’une réunion?
• Quels sont les trois types de réunion?
• Quels dont les deux modes d’animation?
• Quels sont les différents styles que peut adopter un animateur?
• Quelles sont les principales fonctions d’une réunion?
• Les étapes d’une réunion de travail
• Quels sont les rôles de l’animateur pendant chacune des trois étapes?
Autres techniques d’animation

« Votre manager vous demande de trouver un nom pour le

nouveau projet. Comment allez vous vous y prendre et comment
faire participer toute l'équipe ? »
- Le remue-méninge ou brainstorming est une méthode pour
produire en groupe une quantité importante d'idées en un
minimum de temps.
- Pourquoi? Pour trouver la cause d'un problème, des solutions
pour atteindre un objectif, un nouveau concept...
- L’expression libre en groupe et non censurée d’idées.
Quel en est l’objectif?
• Le remue-méninge est une technique de recherche d'idées en groupe dont
l'efficacité repose sur l'absence de censure.
• L'analyse différée des idées permet de désinhiber la créativité et la prise
d’initiative des participants en instaurant un climat de réception bienveillant.
Quel en est le contexte?
• Dans le cadre d’une résolution de problème.
• Trouver des idées en rapport avec un thème donné.
• Il est particulièrement utile pour avancer sur des thèmes liés à la
créativité (innovation, nouvelles idées, etc.)
Comment l’utiliser ?
 pas de critique, ni censure ;
 On note tout ;
 Pas d'argumentation dans un premier temps ;
 On ose s'exprimer, chacun participe ;
 On rebondit sur l'idée des autres. Le groupe s'entraîne avec quelques petits exercices de déconditionnement
pour amorcer la créativité. Quand tout le monde est prêt, l'animateur rappelle l'objectif et annonce le
démarrage de la séquence. Chacun apporte alors ses idées à tour de rôle. L'animateur les note sans
interprétation.
 En cas de baisse de productivité, l’animateur aide le groupe à rebondir en proposant un autre « angle d’attaque
».
• Plusieurs conditions de réussite sont à prendre en compte ;

Le choix de l’animateur : démocratique, qui sait créer l’enthousiasme et la créativité.

Le choix du lieu et de l’horaire: aider à l’expression de chacun

Le choix des participants: des experts, des non experts, des candides
Le compte rendu de réunion
• Le compte rendu n’est pas, comme il est trop souvent perçu, un travail
supplémentaire, accessoire, destiné à remplir les archives et à importuner le
rédacteur.
• Le compte rendu a trois fonctions :
– informer du déroulement des faits les personnes qui n’y ont pas assisté ;
– laisser une trace de ces faits pour le cas où il s’avérerait nécessaire, plus tard, de les
approfondir ;
– faciliter le travail des personnes dont la tâche dépend de ces faits.

Pour remplir ses fonctions, il doit être clair, soigné, précis, concis et fidèle à la réalité.
C’est-à-dire qu’il rend compte, comme son nom l’indique, en toute neutralité, sans
aucun commentaire, ni analyse, ni proposition émanant du rédacteur.
Le compte rendu sténographique
• Lorsque l’objectif porte sur le déroulement des faits et la forme des propos échangés
– Cela s’avère indispensable lorsque les personnes qui se sont exprimées sont
susceptibles de se dédire.
– Le rédacteur est contraint de recueillir la quasi totalité de la parole puis de la
retranscrire à la manière d’un scénario, dans sa formulation d’origine. Ce qui est éliminé
est on ne peut plus accessoire : onomatopées, toux, digressions sur des sujets
personnels…
Ce compte rendu est trop long, fastidieux à lire et irritant sur le terrain lorsqu’il s’agit
d’y trouver les consignes nécessaires et suffisantes pour mener à bien une action. Il est
à éviter impitoyablement en dehors de l’objectif initialement énoncé.
Le compte rendu analytique
• Le compte rendu analytique est le plus courant des comptes rendus. Il a pour objectif la facilitation de la
lecture du document et l’accélération de la compréhension des faits relatés.
• À cet effet, il néglige la façon dont ont été formulées les idées pour n’en garder que la substance et la
retranscrire de façon concise et claire, en langage écrit et non plus parlé. Outre les superfétations du langage
parlé, la substance qui n’est pas retenue n’est que redondances, commentaires récursifs ou digressions. Une
rédaction analytique n’empêche cependant pas de faire apparaître le nom des auteurs des arguments
essentiels.
• Bien que, s’il décrit un accident ou une visite par exemple, le compte rendu analytique puisse respecter
l’ordre chronologique, il n’en a pas le devoir. En effet, sa particularité est de classer les propos par thèmes
puis de regrouper, en conclusion, les éléments importants tels les décisions prises en réunion, les
conséquences d’un accident, les accords conclus lors d’une visite, etc.
• Du fait même de ces caractéristiques, il est impossible à une personne n’entendant rien au domaine évoqué
de rédiger efficacement un compte rendu analytique. En effet, la méconnaissance du domaine lui rend le
débat incompréhensible et l’empêche donc de différencier l’information utile de l’information futile. Il lui est
également difficile de regrouper avec précision les informations par thèmes, ceux-ci lui étant inconnus. Le
rédacteur d’un compte rendu analytique doit donc être simultanément compétent dans le domaine
abordé et en expression écrite.
Le compte rendu synoptique
• De plus en plus courant lors de réunions de travail axées sur la résolution de questions à l’ordre du jour
(réunions de chantier, actions HSCT4 , projets de service ou d’entreprise…), le compte rendu synoptique a
pour objectif de faciliter l’application rapide sur le terrain.
• Pour cela il se présente sous la forme d’un tableau qui classe le contenu en colonnes, par exemple :
– incidents, causes, solutions proposées ;
– faits, avis, décisions ;
– action, moyens, responsable, date de fin…
La chronologie n’a plus aucune importance, l’attention s’attache ici exclusivement aux résultats de la
discussion.
Des formes intermédiaires peuvent encore être envisagées, par exemple entre le compte rendu
sténographique et l’analytique, pour répondre à des impératifs de compréhension. Ainsi, un texte où seuls
seraient repris dans leur forme initiale les propos essentiels, le reste étant récrit en évitant les redondances
et le style parlé, pourrait être imaginé. D’autres idées peuvent être encore exploitées en ce qui concerne,
par exemple, le style de l’expression dans un tableau synoptique. L’important, dans cette activité est
d’atteindre l’objectif du compte rendu, et non pas de rentrer dans un quelconque moule.
Les trois comptes rendus
• Il convient de noter ici que c’est le premier qui demande le moins de compétence. En
effet, une prise de notes en sténo ou la retranscription d’une bande magnétique ne
demandent aucune connaissance dans le domaine traité ni aucun talent d’expression
écrite.
• Les deux autres types de comptes rendus, plus simples en apparence, demandent
quant à eux de comprendre l’information, de la trier et de la restituer de façon précise
et condensée, c’est-à-dire que le rédacteur doit immanquablement posséder :
– Des facultés d’analyse et de synthèse,
– Des compétences* dans le domaine abordé,
– Un vocabulaire bien fourni,
– Une syntaxe précise.
Autres types de compte rendu
• Le « compte rendu » ne concerne pas que les réunions.
Effectivement, le terme « compte rendu », évoque le plus souvent
une réunion alors qu’il s’avère nécessaire de rendre compte dans
d’autres circonstances, accident, visite, mission, conférence, lecture,
entretien…
Le compte rendu d’accident
• À ne pas confondre avec le « rapport d’accident » qui implique une
enquête du comité d’hygiène, sécurité et conditions de travail
(CHSCT) après que tous les témoignages et constats auront été réunis.
• le compte rendu d’accident relate, au moment où l’accident vient de
survenir, les faits qui ont pu être observés.
• Le plus souvent un imprimé est destiné à faciliter le travail du
rédacteur.
Le compte rendu de visite ou de mission
• Au retour de la visite d’une autre entreprise, d’une exposition, d’un
salon… un cadre se doit de faire part de son expérience à ses
collaborateurs par le moyen d’un compte rendu.
• À plus forte raison dans le cas où cette visite a pour objectif une
collaboration ou une transaction prochaine. Il se présente comme un
compte rendu de réunion.
Le compte rendu de lecture ou de conférence
• Le compte rendu de lecture ou de conférence Il a la même vocation
de partage de l’information que le précédent.
• Il peut prendre les différentes formes d’un compte rendu de réunion
ou celle d’une note d’analyse.
Le compte rendu d’entretien
• Peu de professionnels pensent à rédiger un compte rendu à l’issue
d’un entretien ou trouvent cela superflu et fastidieux.
• Or le compte rendu d’entretien sert à officialiser ce qui a pu être
conclu pendant cet entretien. Ainsi les deux parties sont engagées à
respecter ces accords.
• L’existence d’un tel compte rendu peut être providentielle en cas de
litige ou de promesses oubliées. Il se présente comme un compte
rendu de réunion.
Exemple de compte-rendu de réunion
• Objectifs de la réunion : " pourquoi avoir réuni ces personnes dans
ce lieu, ce jour-là ?".
• Date de la rencontre
• Liste des présents : Ajoutez éventuellement leur service si vous
êtes dans une grande structure.
• Sujets abordés : synthèse des discussions / Synthèse des
présentations utilisées/ conclusions et décisions prises le cas échéant.
• Date et lieu d'une éventuelle prochaine réunion
• Commentaires et appréciations générales : efficacité du travail
fourni, ambiance, problèmes particuliers liés à l’organisation, points à
améliorer, etc.
Exercice d’application
• Rédiger le compte-rendu de la séance