II LA REUNION

Objectifs :-Réaliser un message efficace

-Déterminer les critères d’efficacité d’un message

II-1 Définition/Objectif

Une des situations de communication orale, dans le cadre professionnel, qui permet
d’apprécier les qualités d’un orateur, demeure la réunion. En effet, très souvent, l’on pourra
être sollicité pour transmettre des informations à sa hiérarchie, donner des instructions pour la
bonne marche de son entreprise, rendre compte oralement à des collègues d’une séance de
travail, d’un séminaire auquel on a participé, etc.
La réunion va nécessairement donner lieu à la prise de parole devant plusieurs personnes qu’il
faut réussir afin que le message que l’on veut délivrer soit efficace. Certes le moment le plus
délicat dans la réunion est celui où l’on doit prendre la parole et s’exprimer, en tant
qu’animateur (de même en tant que participant), mais avant, il faut se déterminer une conduite
de réunion, c’est-à-dire un ensemble d’actions à entreprendre afin de bien organiser et mener
une réunion.

NB : Quelques actions les plus importantes de la conduite de réunion seront évoquées dans ce
cours.

II-2 AVANT LA REUNION

I-2-1 Déterminer l’objectif de la réunion

Comme dans toute intervention orale, il faut spécifier le ou les objectifs, le but que l’on
cherche à atteindre. S’agit-il de :
-faire part d’informations ?
- écouter l’avis de chacun, s’enrichir les uns les autres ?
-valider ensemble une décision comprise et acceptée par tous ?

II-2-2 L’ordre du jour

Il consiste à regrouper en quelques points, les sujets qui seront abordés au cours de la
réunion. Ceux-ci seront débattus pendant un temps précis, défini avant la réunion. C’est donc
un découpage horaire en tranches consacrées à chaque point. Il est généralement admis
d’avoir trois points à l’ordre du jour.

II-3 Le type de réunion

Le type de la réunion est tributaire bien entendu de l’objectif qui lui est assigné.
Aussi avons-nous quatre grands types de réunion :  La réunion d’information  La réunion
de travail  La réunion-discussion avec prise de décision  La réunion de négociation
II-4 L’auditoire
Il constitue la cible, ceux à qui ou pour le bénéfice de qui va se tenir la réunion :
collaborateurs, partenaires, clients, etc. La préoccupation de l’orateur sera alors de s’assurer
de la qualité et du nombre des participants, de savoir si l’on a affaire à des professionnels ou
non, leur intérêt pour le sujet, leur statut, etc. Bref, il faut connaître le profil des participants.
Cela est fondamental pour adapter son discours en fonction de cet auditoire.
 II-5 La préparation de son intervention

Il faut partir du principe que toute intervention est structurée ainsi :

 Introduction  Développement  Conclusion

Pour faciliter une bonne compréhension par son auditoire, l’orateur devra penser à bien
élaborer son discours. Les différentes idées seront développées en anticipant sur les
éventuelles critiques et remarques. Penser à utiliser des phrases courtes et illustrer ses
arguments avec des faits, des informations précises.
Pendant la préparation, il faut travailler sa respiration, sa voix, sa gestuelle, etc. (voir cours
sur l’exposé)
Bien préparer son intervention est fondamental car en plus de maitriser son sujet, cela permet
d’avoir de l’assurance.

II-6 La préparation physique et matérielle

S’assurer que la salle est propre, que tout est bien disposé. De même, veiller au bon
fonctionnement du matériel de sonorisation, vidéo projecteur, etc. (voir cours sur l’exposé)

II PENDANT LA REUNION

II-1 Gestion du stress

Il s’agit de prendre la parole devant un public, situation délicate certes. Mais la sagesse
commande de relativiser, de banaliser l’enjeu de la situation. (Voir cours sur l’exposé).
II-2 Démarrage de la réunion

Cette phase de la réunion est très importante pour l’animateur. Elle comprend plusieurs étapes
:
 Présentation  Rappel des objectifs de la réunion  Rappel de l’ordre du jour pour adoption
et de la durée consacrée aux différents points à l’ordre du jour.  Proposition d’une méthode
de travail

COMMUNICATION PROFESSIONNELLE 1ères ANNEES DUT/BTS 36

II-3 Rôle de l’animateur et style d’animation

II-3-1 Rôle de l’animateur

L’animateur au cours de la réunion, a un rôle à la fois de stimulateur et de meneur.

En effet, c’est lui qui a la charge de galvaniser les énergies de chaque participant afin
d’atteindre les objectifs visés. En encourageant et en suscitant l’enthousiasme de tous, il
pourra parvenir à ses fins. Mais il doit être méthodique dans sa démarche en organisant et en
planifiant tout dans le déroulement de la réunion.
 II-3-2 Style d’animation

L’on constate trois styles d’animation de réunion :

 L’autoritaire : Il impose ses objectifs et ses idées aux participants. Il n’admet
pas la contradiction. Les effets d’une telle animation sont désastreux car elle crée à la fin un
sentiment de frustration chez les participants et peut provoquer des critiques après la
réunion.  Le laisser faire : Il ne se fixe pas d’objectifs et laisse l’initiative au groupe. Ici,
le temps est mal géré ; cela crée une indiscipline et le rendement est nul.
 Le démocratique ou participatif : Il fixe des objectifs mais qui sont
négociables. Il propose une méthode de travail. Un tel style d’animation entraîne l’adhésion
de tous qui se sentent impliqués dans les décisions et donc il y a une motivation élevée, une
cohésion et un bon rendement.

III APRES LA REUNION

Rédiger le compte rendu ou le procès verbal.