Les réunions dans une organisation

Définition d’une réunion

Une réunion est un espace de lieu et de temps où des flux d'informations sont échangés entre
différents types d'acteurs afin de répondre à une ou plusieurs problématiques que rencontre l'entité
(équipe, service, établissement, entreprise etc.)

1- Les différents types de réunion :

Il existe différents types de réunions, nous allons nous intéresser aux réunions que l’on
retrouve le plus souvent en entreprise. On peut les résumer en 4 points
- Réunion d’information : on verra que l’info peut être ascendante ou descendante
 Réunion d’information ascendante : - Recueillir des informations, des opinions, ou
des idées à propos d’une situation donnée. Les participants expriment leur point de
vue, leurs besoins et leurs difficultés. Ce type de réunion permet de faire le point sur
une situation et prendre le recul nécessaire pour la prise de décision Définir
clairement les règles du jeu, noter tout ce qui est dit, tenir informé des suites de la
réunion. Eviter d’être trop directif, ne pas orienter les informations à recueillir, ne
pas émettre d’avis
 Réunion d’information descendante : Transmettre une information et s’assurer de
sa compréhension. L’animateur informe un groupe de personnes sur une procédure
ou un projet ; les participants, peuvent poser des questions, se faire préciser
quelques points mais discutent peu. Pour être vivante, l’information se transmet
avec plusieurs types de supports ; il est souhaitable d’impliquer les collaborateurs
- Réunion de résolution de problème : le responsable utilise des techniques d’animation et se
concentre sur un problème à résoudre concernant strictement les membres présents ;
- Réunion de prise de décision : Les réunions de prise de décisions peuvent prendre deux
formes : les commissions de travail ou les tables rondes : un animateur gère et oriente le
groupe afin qu’il prenne une solution adaptée au problème
Les groupes créatifs : les membres sont choisis pour leur aptitude à trouver des
solutions originales à un problème donné. L’animateur peut faire appel à des techniques
pour stimuler la créativité telles que le brainstorming, la méthode des six chapeaux, la
technique du concassage
- Réunion de négociation : La réunion est dirigée par un médiateur qui doit trouver un accord
entre les deux groupes opposés. Il doit permettre à chacun de s’exprimer et faire valoir des
points de vue, souvent divergents.

2- Préparation de réunion :
- Définir l’objectif, la finalité de la réunion
- Préparer le plan de déroulement de la réunion
- Prévoir le chronométrage de la réunion
- Choisir les participants : selon le type de réunion
- Préparer des supports et des documents
- Envoyer les convocations (date, lieu, heure, ordre du jour)
- Préparer la salle (disposition, tableau…)

3- L’animation de réunion
L’animateur a plusieurs rôles :
- Il est orienté objectifs, il se doit être presque inflexible sur l’organisation, gère le temps et il
suite l’ordre du jour
- Il est capable de gérer tous les obstacle matériels, humains, environnementaux.
- Il maitrise les codes du langage verbal et non verbal : mots positifs, regard, sourire,
gestuelle souple, il ne reste pas collé à sa chaise ou à son diaporama
-Il a aussi suivi des formations à l’écoute active et suite poser des bonnes questions : les
questions ouvertes orientés qui stimulent la réflexion et responsabilité, il creuse, reformule
- Il repère ceux qui sont inquiets, nerveux, indifférents ceux qui s’ennuient, ceux qui ne
comprennent pas
- L’animateur est un être aux valeurs humaines exceptionnelles. Il a les scores plus élevés
dans les trois grandes qualités du manager : le courage de la prise de porale, le courage de
remettre une partie de son pouvoir à l’intelligence de réflexion du groupe, la bienveillance
qui le rend accueillant, chaleureux, à l’écoute de tous, attentif au confort de chacun,
cherchant l’équité ,la cohésion de l’équipe et en fin l’agilité un souplesse qui requiert d’être
dans le moment présent, prêt à capter un nouveau courant, des idées différentes qui n’avais
pu imaginer