CONDUITE DE REUNION

Communication et marketing, fvrier 2007

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OBJECTIFS DES REUNIONS

Un objectif se dfinit par la description dune situation finale qui pourra svaluer concrtement. La manire dont va se drouler la runion dpend essentiellement de son objectif.

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OBJECTIFS DES REUNIONS

INFORMER: la runion vise transmettre une information. Lanimateur coute ensuite les ractions des participants, rpond leurs questions mais ne modifie pas le message. RECUEILLIR LINFORMATION: entretien de groupe, de discussion, de sondage, de recueil dopinion ou de propositions. Lanimateur coute sans porter de jugement, il recueille de linformation qui servira plus tard.
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OBJECTIFS DES REUNIONS

ANALYSER ET RESOUDRE UN PROBLEME: expos du problme suivi par une runion discussion. Mthode de rsolution de problme. PRENDRE UNE DECISION: analyser une situation donne en identifier les enjeux et appliquer une modalit de prise de dcision. ARBITRER DES CONFLITS: reprer la nature dun conflit (personnel, institutionnel, dintrt) ou identifier les acteurs, ou analyser et lucider un problme.
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LE ROLE DE LANIMATEUR

Quel que soit le type de runion, lanimateur doit remplir un certain nombre de fonctions de base. Il est responsable du bon droulement de la runion et de son efficience par rapport lobjectif fix. Il intervient diffrents niveaux.

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1- Prparation de la runion

Dfinition claire de lobjectif de la runion; Choix des participants; Choix de la mthode de travail; Dtermination de la date; Choix et amnagement des locaux; Convocation des participants; laboration des supports.

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2- Droulement de la runion

Le rle du groupe de discussion est de produire des ides pour arriver raliser son objectif, dmarche dans laquelle il est confront de nombreuses difficults. Face ces risques, lanimateur remplit deux fonctions essentielles: la fonction de rgulation et la fonction de facilitation.

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La fonction de facilitation

Elle vise favoriser les changes lintrieur du groupe de faon ce quil atteigne les objectifs dans les dlais impartis. Lanimateur mne le jeu: il stimule le groupe, distribue la parole, gre le temps, suggre et fait valider des procdures qui facilitent le travail du groupe. Afin dassurer lefficacit de la runion, respecter certaines tapes
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 Le dmarrage

Accueillir les participants et les inviter se prsenter; Se prsenter et prciser son rle de conducteur de la runion; Rappeler lobjectif et sassurer quil est clair, compris et accept de tous; Prciser le contexte; Fixer les contraintes horaires et proposer ventuellement une pause; Distribuer les documents et prsenter le matriel.

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 La phase dexpression

Distribuer la parole ou la relancer; Grer les bavards et les timides; Prendre des notes.

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 Lexploitation rationnelle

A partir de tous les propos lancs en vrac au dbut de la runion, lanimateur va faire un travail de classement et dapprofondissement. Son rle consistera reformuler de faon claire les ides mises et de dgager les points de convergence et de divergence. Lanimateur doit amener le groupe discuter les diffrents points retenus, approfondir la rflexion et la complter.

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 Atteinte de lobjectif

Lanimateur fait la synthse globale et dgage les conclusions qui refltent les prises de position ou opinions du groupe.

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 Tout au long de la runion

Bien matriser les cadres de lchange et recentrer les participants par rapport lobjectif; Reformuler rgulirement; Relancer la discussion par des questions appropries; Faire des synthses partielles; Distribuer la parole; Grer les silences; Accepter laide des participants; En un mot, faciliter les changes.

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La fonction de rgulation

Invitablement, un certain nombre de phnomnes dordre affectif et psychologique vont se dvelopper entre les membres du groupe (conflits, blocages, tensions, luttes, peur de sexprimer, crainte de la hirarchie). Les participants vont ragir en fonction de leur personnalit, de leur statut, de leur position hirarchique, de leur appartenance un certain groupe social, du degr de leur implication dans le problme pos Lanimateur a pour rle de grer les blocages et les tensions qui peuvent survenir, afin de permettre au groupe de produire efficacement.
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4- Aprs la runion

Assurer le suivi, cest--dire: Rdiger un compte rendu; Ladresser aux participants; Suivre la mise en uvre des dcisions prises.

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STYLES DE CONDUITE DE REUNION

Style directif et autocratique Style directif sur les procdures et non directif sur le fond Style coopratif Style dmocratique Style non directif

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COMPETENCES DE LANIMATEUR

Comptences techniques Comptences humaines

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Comptences techniques

Questionner: il existe diffrents types de questions que lon doit utiliser en fonction u contexte et dont les effets sont diffrents. Ecouter: base dune bonne communication qui en fait un vritable change. Reformuler: renvoyer linterlocuteur le contenu, sans ncessairement en conserver la forme. Synthtiser: exprimer lessentiel dune manire concise.
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Comptences humaines

Sadapter son interlocuteur. Expliquer. Argumenter. Sexprimer.

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LES ATTITUDES NEGATIVES AU SEIN DU GROUPE

Certaines attitudes ou gestes des membres dun groupe peuvent nuire la progression du travail et la ralisation des objectifs.

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ATTITUDES NEGATIVES AU SEIN DU GROUPE

Lagression Le blocage systmatique Lopposition rivale Les jugements indirects Lironie La distraction automatique du groupe ou des moments inopportuns La recherche systmatique dattention La recherche de sympathie Lauto-confession Le retrait (silence, mutisme)
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