L’École Nationale Supérieure des Mines - Rabat

Technique d’expression et de communication

2e Année, semestre 3, groupes 2/9.
Pr. Mostafa AGHZAFEN
Professeurfle-maroc@outlook.fr

TYPES DE RÉUNIONS
Il existe plusieurs types de réunion. Ils dépendent des résultats escomptés.
1. La réunion d’information : Type de réunion le plus répandu en entreprise pour
communiquer une information descendante à une équipe et transmettre des messages importants.
2. La réunion de résolution de problèmes pour débloquer une situation et résoudre un
dysfonctionnement, mieux vaut se réunir plutôt que de laisser les problèmes s’accumuler.
L’animateur de la réunion rassemble toutes les personnes concernées et dirige le débat jusqu’à ce
que des décisions soient prises.
3. La réunion collaborative/rétrospective est participative par excellence : l’animateur
réunit le groupe de travail pour faire avancer un sujet en particulier. Débats, échanges, discussions,
chacun est appelé à participer pour faire avancer les sujets de manière efficace à travers les feedbacks
des collaborateurs.
4. La réunion de service/de suivi est un rendez-vous récurrent avec les personnes d’une
même équipe lors d’une weekly meeting, daily meeting…. Le but est faire un point sur les projets en
cours, les problèmes éventuels et l’humeur du moment.
5. Le brainstorming - ou remue-méninge - est une technique d’animation de réunion très
appréciée pour trouver de nouvelles idées et favoriser l’idéation. Il favorise la créativité et incite
chaque collaborateur concerné à participer, même les moins créatifs !
6. La réunion de projet/de planification est le format préféré des chefs de projet. Il permet
d’effectuer la revue de projet. Kick-off meeting, point d’avancement, réunion de travail, réunion de
clôture et de bilan, ces points sont conduits de manière méthodique par le responsable du projet.
7. La réunion commerciale est un basique pour toute équipe commerciale. Elle permet de
faire une revue des objectifs commerciaux et des performances de chacun.
8. La formation. Nécessaire pour faire monter les collaborateurs en compétence au sein de
l’entreprise ou pour accueillir de nouveaux collaborateurs avec un onboarding, la formation est à
considérer comme un format de réunion pouvant être mené aussi bien par un manager qu’un
formateur.
9. Le One-to-one. C’est le moyen ultime du manager pour échanger avec chacun de ses
collaborateurs. Organisé une fois par an au minimum, certains managers n’hésitent pas à en faire un
rendez-vous mensuel récurrent pour bâtir une relation de confiance.
10. Le séminaire, la conférence, l’assemblée générale sont autant d’événements qui
rassemblent plusieurs dizaines de participants autour d’un ou de plusieurs animateurs autour d’un
sujet en particulier.
11. Le Stand-up meeting. Au même titre que la réunion promenade, le stand-up meeting est
une technique d’animation de réunion pour sortir du train-train quotidien et miser sur l’efficacité.
12. La réunion à distance est un sujet contemporain. Entre télétravail, collaborateurs
nomades et mondialisation, les entreprises doivent s’organiser pour faciliter la collaboration à
distance.

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 CONDUITE DE RÉUNION1

1 Conditions pour avoir des réunions efficaces .......................................................................... 2

2 Les étapes nécessaires pour qu'une réunion soit efficace ........................................................ 3
3 Quelques idées pour améliorer les réunions ............................................................................ 4

1 Conditions pour avoir des réunions efficaces

Le travail en groupe est un moyen efficace à condition d'avoir un minimum méthodologique

accepté par tous, d'éviter la routine et les habitudes, d'accepter la critique et innovation en
permanence.
Ne se réunir que pour un objectif clair et précis : Chacun a une multitude d'activités et ne
peut se permettre de perdre du temps en réunions stériles. La réunionnite, qui a tendance à sévir un
peu partout, est à pourchasser sans répit.
Pour cela, indiquer à l'avance :
- Le problème à résoudre ;
- L'information qui s'y rattache, théorique (documents), pratique (expérience) ;
- Les solutions proposées de façon à ce que chacun réfléchissant à l'avance, le jour de la
réunion ne sera plus que la mise en commun des préparations préalables ;
Ne se réunir que si c'est le moyen le plus efficace : Avant de convoquer une réunion, faire
le tour des autres moyens : téléphone, notes écrites, contacts individuels, etc. et choisir le plus
efficace.
Pour cela, les critères de choix pourraient être :
- La meilleure compréhension ;
- Avoir des réactions immédiates ;
- Susciter, par l'affrontement, des réactions et des initiatives ;
- Avoir en même temps des opinions différentes ;
- Consulter en même temps les gens concernés ;
- Développer l'esprit de compréhension réciproque.
Ne réunir que les gens concernés : Lorsqu'une personne est concernée, elle pariera de son
problème, elle sera compétente. On pourra ainsi cerner sérieusement le problème à régler.
Fixer l'objectif à l'avance avec l'accord des participants. Pour cela, il faudra remettre à
chacun une convocation précise et détaillée avec note explicative et demande de suggestions afin que
chacun prépare les arguments nécessaires pour défendre son point de vue. Prévoir, pour chaque point
à examiner, la fourchette de temps qui y sera consacré pour que tout le monde puisse s'expliquer,
accepter les points de vue opposés et arriver à se mettre d'accord par l'évolution des parties en
présence.
Éliminer tout contact avec l'extérieur. Le temps de réunion est trop précieux pour le
dilapider avec des interruptions dues à des appels extérieurs. Le monde ne s'est jamais écroulé parce
qu'une personne ne pouvait être atteinte. Une fois la règle admise, chacun s'en porte mieux et surtout
le groupe peut travailler en toute tranquillité.
Conscience d'un minimum de rigueur. L'exactitude est un facteur important d'efficacité.
Lorsque l'animateur est en retard, on ne peut commencer sans lui. Lorsque ce sont des participants,
les personnes exactes sont pénalisées. Elles perdent leur temps à attendre les retardataires. Ce qui est
vrai au début est tout aussi vrai pour la fin de la réunion.

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Cf. http://www.qualiteonline.com

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 Le centrage : faire la chasse aux apartés. Si ce qui est dit hors du groupe à son voisin pourrait
intéresser l'ensemble, autant le faire immédiatement. Si c'est hors du sujet, cela perturbe et freine le
travail du groupe.
Participation active de tous
- Chaque participant doit apporter sa contribution au travail de l'ensemble. Cela suppose une
préparation minimum. Ne pas s'exprimer, c'est priver le groupe d'un apport intéressant et unique ;
- Chacun doit faire l'effort pour écouter celui qui parle. C'est le seul moyen pour le groupe de
progresser. Parler et écouter sont les deux éléments de base de l'efficacité collective ;
- L'apport de chacun doit être original, c'est-à-dire issu d'une réflexion et d’une expérience
personnelle que l'on communique aux autres.
Choisir une méthode appropriée. Chaque réunion pouvant être différente, on ne peut utiliser
la même méthode pour une réunion d'information de recherche ou de décision. Chacune nécessite
des outils différents, soit en utilisant ceux existant, soit en inventant d'autres méthodes plus efficaces
compte tenu du groupe ou du problème.
Démasquer les obstacles cachés. Certaines réunions piétinent alors que toutes les conditions
requises ont été réunies. C'est le moment d'en rechercher les causes :
- Antagonisme de personnes, conflits d'autorité, conformisme ;
- Sujets choisis délicats, gênants, inopportuns ;
- Perturbation due à l'horaire, à la durée, à la méthode, etc.
La fiche de poste. Une amélioration est toujours possible lorsque chacun des membres du
groupe assume ses responsabilités d'animateur, de participant, de secrétaire, de rapporteur, etc.
Aucune de ces fonctions n'étant supérieure aux autres, l’harmonie ne naîtra que quand celui qui a
accepté une tâche l'accomplira en respectant la définition des fonctions faite par le groupe.

2 Les étapes nécessaires pour qu'une réunion soit efficace

Avant la réunion
Animateur Participant
1) Définir les objectifs 1) Retenir l’emploi du temps pour la réunion
2) Sélectionner les participants 2) Confirmer la participation
3) Contacter les participants pour confirmation de 3) Définir le rôle
leur disponibilité 4) Déterminer ce dont l'animateur a besoin
4) Retenir la salle de réunion et prenez les venant de vous
dispositions pour l'aménagement et les 5) Faire des suggestions pour le choix des
rafraîchissements autres participants
5) Préparer l'ordre du jour 6) Connaitre les objectifs
6) Lancer les invitations et distribuez l'ordre du 7) Savoir où et quand se réunir
jour 8) Accomplir le travail préparatoire nécessaire
7) Contacter les non-participants
8) Faire une dernière vérification de la salle de
réunion
Pendant la réunion
1) Commencer sans tarder 1) Écouter et prendre part à la discussion
2) Respecter l'ordre du jour 2) Faire preuve d'une grande ouverture d'esprit
3) Maîtriser le temps 3) Ne pas dévier de l'ordre du jour
4) Limiter/Contrôler la discussion 4) Limiter les apartés et éviter d'être distrait
5) Susciter la participation 5) Poser des questions pour une bonne
6) Aider à la résolution des conflits compréhension
7) Clarifier les actions à mener 6) Prendre des notes sur les actions menées
8) Résumer les résultats
Après la réunion
1) Remettre la salle en ordre et rendez les 1) Remplir la feuille d'évaluation
équipements 2) Relire le compte rendu des discussions

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 2) S’auto-évaluer en tant qu'animateur
3)Envoyer les feuilles d'évaluation aux
participants
4) Distribuer un compte rendu des discussions
5) Mener toutes les actions décidées
6) Suivre l'application des actions
3) Faire un rapport verbal aux personnes
intéressées
4) Mener les actions décidées en commun
5) Suivre l'application des actions décidées

3 Quelques idées pour améliorer les réunions

1. Avant une réunion, vérifier si elle est bien indispensable ;

2. Faires connaître l'ordre du jour et la durée globale de la réunion à l'avance aux futurs
participants et consultez-les éventuellement à ce sujet ;
3. Vérifier que les personnes convoquées sont bien les personnes compétentes et concernées ;
4. Ne dépasser pas la dizaine de participants ;
5. Programmer la réunion à un moment et un lieu appropriés ;
6. Commencer la réunion à l'heure ;
7. Au début de la réunion, rappeler les objectifs, l'ordre du jour, l'horaire prévu, les règles du
jeu ;
8. Intégrer éventuellement de nouvelles propositions sur l'organisation de la réunion si cela
semble souhaitable et possible ;
9. Aménager l'espace : tables, tableaux, disposition de chacun dans la salle, etc.
10. Prévoir une durée pour chaque point à traiter et une marge pour les imprévus ;
11. Faire enregistrer ce qui se dit : compte-rendu par un secrétaire de séance et utilisation du
tableau ;
12. Pour chaque point de l'ordre du jour, recensez les informations disponibles et faites préciser
les positions, opinions ou sentiments en présence ;
13. Provoquer les échanges les plus larges entre participants, évitez que la discussion soit
monopolisée par quelques-uns et sollicitez la participation de ceux qui s'expriment le moins ;
14. Favoriser le développement d'un climat d'écoute mutuelle et d'ouverture à autrui ;
15. Utiliser de façon positive les oppositions et les conflits comme sources de progrès : faire
en sorte qu'on s'attaque aux problèmes, pas aux personnes ;
16. En cas de désaccord important, dédramatiser et faites expliquer les thèmes en présence,
afin de cerner les points de divergence et les points de convergence ;
17. Faire des synthèses partielles afin de dégager les acquis de la discussion et de préciser l'état
d'avancement par rapport à l'ordre du jour ;
18. Surveiller régulièrement et rappelez parfois le temps passé et le temps disponible ;
19. Impliqué ou non dans le débat sur le fond, garder suffisamment de recul pour ne pas perdre
de vue l'ensemble de la dynamique du groupe et de la réunion ;
20. Vérifier que l'analyse de la situation est suffisante avant que les conclusions soient tirées
ou les décisions prises ;
21. Terminez la réunion à l'heure ;
22. Ne pas lever la séance sans une conclusion ou une synthèse finale.