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ANIMER

Une
runion?
UNE
Pour
quoi
REUNION
faire?

Source: http://www.animerunereunion.com/index.htm

Dfinition
Unerunion de travailpermet
de traiter en groupe un ou
plusieurs problmes qui, s'ils
taient traits par des individus
isols, auraient peu de chance
d'tre rsolus dans les dlais
impartis et de rpondre au niveau
d'exigence requis. Par ailleurs, la
prise de dcision, dans la mesure
o les diffrents acteurs sont
prsents, est extrmement rapide.

Pourquoi une runion ?


Cest la premire question se poser
L'intrt dune runion:
Profiter de la dynamique dun groupe et de sa
crativit.
3 types de runion :
Information : -faire part dinformations
-faire partager linformation.
Par exemple runion pour une formation: pour
apprendre faire
change : Entendre lavis de chacun, senrichir les uns
les autres Par exemple une runion de crativit :
trouver des ides.
Dcision : Valider ensemble une dcision comprise et
accepte par tous. Par exemple runion pour une
rsolution de problme

Pourquoi une runion ?


Cest la premire question se poser

La runion nest pas forcment utile :


Annulez-la !
Bravo vous venez de gagner du temps !
La runion semble utile :
Vrifier lutilit en se posant 3 questions
et en y apportant des rponses
prcises :
1. En quoi cette runion est utile?
2. Quest ce que jen attends ?
3. Quest-ce que le groupe attend
de la runion?

Une opportunit qui a besoin de rgles


pour gagner du temps
Se runir permet :
1)de profiter de la vision de chacun et dlargir la
vision de tous
2)de partager une vision commune et/ou des
projets communs
3)d'tre plus perspicace et plus intelligent (lunion
fait la force)
Clarifier les rgles permet d'viter:
4)les luttes d'influence
5)les conflits
6)les procs dintention
7)les prises de pouvoir
8)la dispersion, les retraits, les aparts, les passes
temps.

Une opportunit qui a besoin de rgles


pour gagner du temps
Prparer sa runion cest Prparer
son TOP :
le Thme
l'Objectif
le Plan
Et rpondre aux questions
suivantes :
Avec quels participants ?
et pourquoi ?
O et quand va-t-elle avoir lieu ?

Un nombre judicieux de participants


dernier CRI Il faut savoir sentourer
Motivation et efficacit :
La motivation est favorise lorsque chacun sait
ce qu'il doit faire, chacun un rle et que le
groupe partage un objectif.
Le nombre :
Le nombre peut varier en fonction des runions.
3 est le minimum pour crer un groupe. 5
permet davoir un dbut de dynamique. A partir
de 9, lanimation doit tre plus directive. Les
changes deviennent plus difficile et le temps
consacr chacun est plus limit.

Un nombre judicieux de participants


dernier CRI Il faut savoir sentourer

Inviter des participants " dernier


CRI":
- Choisir les participants Comptents
par rapport au sujet
- Choisir les participants
Responsables par rapport au sujet
- Choisir les participants Intresss
par rapport au sujet et les engager
prparer la runion.

Lanimateur a un rle particulier


jouer
Les fonctions de l'animateur:
Lanimateur doit diriger vers la production et
peut y participer.
Lanimateur doit faciliter les changes.

L'animateur doit rguler les interactions.


L'animateur doit viter les conflits.
L'animateur doit crer les conditions de
la ralisation de l'objectif.

Lanimateur a un rle particulier


jouer
Lanimateur doit:
atteindre l'objectif fix de la
runion
appliquer les outils appropris
obtenir le consensus du
groupe
tablir un plan d'actions
faciliter la communication
entre les participants

3 styles de participants
Une runion rassemble avant de les r-unir trois
groupes dindividus :
Les badauds venus l par hasard dune rencontre ou
parce quils ont du temps et de la bonne volont.
En gnral ils nont pas lu la convocation, nont rien
prpar et sont l sans tre impliqus.
Les spectateurs ont lu la convocation, sont ponctuels
et attendent dtre guids par lanimateur : comme
au spectacle
Les participants ont lu la convocation, sont
ponctuels, ont prpar la runion, sont prts
lchange et apporter leur contribution pour faire
avancer la runion.

3 styles de participants
Conseil :
le rle de lanimateur est de
transformer les spectateurs
en participants en leur
donnant un objectif et en
dfinissant concrtement
leur contribution au travail
du groupe .

Les fonctions du groupe


Le groupe a deux fonctions :
une fonction de production, cette
fonction est centre sur la tche
(objectif) de la runion.
Lanimateur doit diriger vers la
production et peut y participer.
une fonction relationnelle :
linteraction entre les individus.
Lanimateur doit faciliter la
participation de tous et lanimateur
doit rguler les interactions

Se prparer cest se donner les


moyens de russir
Motivation et efficacit:
La motivation vient du fait que chacun sait
pourquoi il est l, et ce quil va tirer de la
runion.
Un Thme qui cadre la runion
Un Objectif pour cette runion
Un Plan de la runion

Se prparer cest se donner les


moyens de russir
Prparer son TOP
Fixer le cadre et Thme : de quoi allonsnous parler ?
Fixer lObjectif: Quel but doit attendre le
groupe ?
Fixer un Plan de la runion (organisation,
calendrier minutage, outils utiliss) : Le
cadre et les rgles.
Prparer sa convocation :
Communiquer le TOP aux participants, avec
le lieu et lheure de la runion. Demanderleur de prparer cette runion.

Linstallation des participants


4 grands types de disposition :
Classe dcole :
Sous lautorit de lanimateur ou du formateur;
En rond ou carr:
Tous gaux, cette disposition facilite lchange
Face face :
Disposition de ngociation, les deux clan se font face
chacun a son porte-parole
En U :
Cette disposition combine, la place prpondrante de
lanimateur et des supports visuels avec la possibilit
dchanges des participants.

Le lancement de la runion
Le lancement de la runion remplit trois
fonctions:
une fonction humaine : il sagit de constituer,
souder le groupe au del des individus qui le
composent.
une fonction dorganisation : lanimateur
doit annoncer lobjectif de la runion et le rle
de chacun.
une fonction concrte : lanimateur doit dire
lessentiel tout de suite.

Le lancement de la runion
Le lancement de la runion doit se
raliser de trois manires :
Etre rapide : lanimateur doit
rappeler les rgles du jeu et lobjectif
de la runion pratiquement tout de
suite aprs stre prsent.
Etre clair : lanimateur doit clarifier
avec des mots simples lobjectif et la
contribution de chacun.
Etre structure : lanimateur doit
annoncer dans cet ordre : le thme,
lobjectif et la contribution attendue
de chacun des participants.

Structurer le temps de la runion


Il existe six manires de structurer le temps de la runion
pour optimiser cette ressource stratgique :
Cinq allocations de temps sont contre-productives :
Le retrait des participants, lorsque ceux-ci font, pensent ou
rflchissent autre chose que le thme de travail commun,
Les rituels sociaux comme les pauses caf longues en dbut
de runion ou les prsentations qui nen finissent pas..
Les procs dintentions existent lorsque deux ou plusieurs
participants utilisent tort la runion comme tribune ou
champ clos de leur colre, de leur mal-tre ou de leurs
rglements de compte .

Structurer le temps de la runion

Lintimit trouve son expression dans des


conversations prives entre deux participants assis
cte cte.
Les passe-temps permettent au groupe de respirer
, dchanger des informations hors sujet , et de
dtendre le groupe. Les passe-temps, source de
convivialit sont les plus gros consommateurs de
temps. Le rle de lanimateur est den faire prendre
conscience le groupe et de les faire cesser.
Lallocation productive est, bien sr lactivit cest
dire la poursuite de lobjectif du groupe accept,
affich et partag.

Structurer le temps de la
runion
Conseil :
Privilgiez lactivit, la
poursuite de lobjectif :
Vous tes l pour cela !
Garder sous les yeux de tous
le TOP

Fixer le cadre
Un groupe fonctionne dans un cadre qui lui apporte,
confort, scurit et optimise la contribution de chacun.
Les trois lments constitutifs du cadre sont les
suivants :
Un objectif commun, affich, accept, adapt ( les
trois A) par le groupe
Une mthode de travail : les participants ont besoin
de savoir, tout de suite, comment lanimateur va faire
et quelle contribution concrte il attend deux
Un rle : les personnes invites veulent connatre
prcisment leur contribution.

Fixer le cadre
Conseil :
Clarifiez de manire explicite et
concrte le rle attendu de
chacun, les animateurs
surestiment limplication a priori
des personnes prsentes.

Rpondre aux questions


Un animateur face/avec un
rpondre des questions.

groupe est

conduit

Une question prouve lintrt de votre interlocuteur.


Pensez ceux qui nen posent jamais
Une question est toujours un appui parce quelle cre de
fait une relation entre le participant et lanimateur.
Une question prsente un autre point de vue respectable
et source dchanges, ce qui est parfois difficile
accepter pour lanimateur surtout lorsque linterlocuteur
met ou propose un autre point de vue.

Rpondre aux questions


Les trois manires les plus simples et les plus
efficaces de rpondre toute question mme la
plus agressive, dstabilisatrice, insidieuse sont les
suivantes :
1. Dites votre interlocuteur : Vous avez raison !
Cette affirmation magique le rassure, vous
rassure, reconnat la lgitimit de son opinion et
vous permet de diminuer la pression denjeu et
le stress !!
2.Prenez appui sur la question elle mme : vous
avez la rponse : donnez-la !
3.Prenez appui sur le groupe lorsque vous navez
pas la rponse : demandez la ! votre
interlocuteur lui-mme ou mieux au groupe ! Une
runion sert trouver des rponses des
questions plusieurs !

Rpondre aux questions

Conseil:
utilisez lnergie de votre
interlocuteur ! commencez
toujours en consonance/avec
lautre avant dentrer en
dissonance/diffrence avec lui !