ORGANISATION, TENUE

ET COMPTE RENDU DE
REUNION
SOMMAIRE
OBJECTIFS
À la fin du TD, être capable de:

Maîtriser les techniques de base pour la conduite efficace d’une réunion ;

Maîtriser la parole en public;

Maîtriser les techniques rédactionnelles d’un compte rendu;

Comprendre les mécanismes psychologiques et sociaux qui régissent le

fonctionnement d'un groupe ;

Définir les stratégies de communication adaptées au contexte et aux

objectifs des réunions (réunions d'information, réunions de résolution de

problèmes, réunions de négociation etc.)

INTRODUCTION
Les réunions jouent un rôle important dans le déroulement des activités socio-
professionnelles. Elles facilitent l’interaction, la communication et la mise en commun
d’idées. On s’accorde d’ailleurs à dire, en général, qu’il est plus facile de régler des
situations lorsqu’on se retrouve pour en discuter.
Cependant, pour qu’une réunion ait l’impact voulu, il faut se conformer à certaines
règles et bien planifier non seulement le déroulement, mais également l’avant et l’après-
rencontre.
DÉFINITION
Définition du Petit Robert

réunion n. f.

Mod. Fait de se retrouver, et par ext. de se trouver ensemble;

groupe de personnes réunies.
Cour. Les personnes qui sont venues en un même lieu pour
être ensemble (pour participer à une activité commune ou
collective); acte par lequel elles se rassemblent; durée,
circonstances de leur rencontre. Animer une réunion, participer
à une réunion, diriger une réunion .
On peut considérer la réunion comme une rencontre organisée
dans le but de partager et de mettre en commun des idées, des
opinions, des connaissances et des expériences, afin d’obtenir un
résultat précis, que ce soit la résolution d’un défi organisationnel,
la réalisation d’un projet ou encore la régie d’un service ou d’une
fonction au sein d’une entreprise ou d’un organisme.
 Une réunion peut être vue comme un
rassemblement, une séance de travail de
personnes ayant un ou des objectifs communs.
 NÉCESSITÉ
à quoi sert une réunion?
• donner ou recueillir des informations;
• préciser l’objectif;
• résoudre un problème;
• élaborer une stratégie d’ensemble;
• renforcer le sentiment d’appartenance;
• évaluer le progrès accompli;
• susciter de nouvelles idées;
• faire progresser le groupe vers le ou les objectifs fixés…
TYPOLOGIE
Réunion d’information :
 Ces réunions peuvent réunir un grand nombre de participants. Elles sont organisées pour délivrer une
information générale de l’équipe projet vers les utilisateurs.
 Elles doivent pouvoir être reproductibles avec des animateurs différents, comme des réunions d’état
d’avancement (grâce à des supports standardisés et une organisation minutieuse du temps).
 Elles ne sont pas le lieu pour les échanges d’idées, tout au plus un moment de réponses à quelques
questions peut être ménagé.

Réunion d’analyse des dysfonctionnements :

 Ces réunions doivent se dérouler avec un nombre réduit (10 à 12) de participants sélectionnés de façon
très précise en fonction du sujet traité. Ce sont par excellence des réunions nécessitant la
pluridisciplinarité. Elles sont organisées pour définir les causes d’un problème organisationnel au sein
d’un service ou le long d’un processus.
 Elles doivent être préparées de façon rigoureuse par l’animateur et peuvent nécessiter des entretiens
préparatoires pour poser de façon claire la problématique à traiter.
 Ce sont des lieux privilégiés d’échanges et de débats parfois intenses. Dans la préparation, il faut
s’assurer du fait que tous les participants pourront s’exprimer et qu’aucun n’inhibera l’autre.

Réunion de recherche de solutions :

 Ces réunions relèvent de la même logique que les réunions d’analyse des dysfonctionnements.
 En fonction de la nature des dysfonctionnements identifiés, les participants pourront appartenir à la
même catégorie socio-professionnelle, ou au même service ou être en totale pluridisciplinarité.
MAÎTRISER LES
ÉTAPES D’UNE
RÉUNION
 P.A.S. : les 3 étapes clés d'une réunion réussie
 La Préparation d'une réunion
 Qui inviter à la réunion ?
 La préparation matérielle
 L'invitation à une réunion
 L‘Animation d'une réunion
 Le plan type d'une réunion
 Le discours positif
 Les types de questions
 L'utilisation des supports pédagogiques
 La clôture d'une réunion
 Le Suivi d'une réunion
 Le compte rendu
 L’auto-évaluation de l’animateur
 LES TROIS ÉTAPES DE LA RÉUNION

Préparation
AVANT
Intellectuelle : les thèmes,
50% les objectifs, le plan
Matérielle : l'organisation, les
participants, le lieu, les supports et le
matériel technique

20% Animation
PENDANT • L'objectif
• Les attitudes à adopter
• Les règles de fonctionnement
• La durée
• Le souci du résultat

Suivi
30% Le compte-rendu
APRES

Pas de bonne animation sans une bonne préparation.

 Préparer c'est être sûr de bien gérer son temps
 LA PRÉPARATION DE LA RÉUNION
« la fiche de préparation »
Modèle de fiche de préparation / modèle d’invitation
Préparer une réunion
c’est fixer : Réunion : Animateur :
Date :
Secrétaire :
Durée :
Le thème :
De quoi parle-t-on ?
Thème
Et avec qui ?

Les objectifs : Objectif

Où veut-on arriver en
fin de réunion ?
Durée
Plan
Le plan :
Par quelle méthode ?
Par quelles étapes ?

Cette fiche peut

servir de modèle
d’invitation Participants : Modalités pratiques (supports, lieu,
matériels ...) :
 PRÉPARATION DE LA RÉUNION
« Qui inviter ? »

 La pertinence du choix des participants est un élément essentiel pour atteindre les objectifs que l’on s’est
fixés.
 Au moment d’inviter vos participants, posez-vous les questions suivantes :
 A-t-il une bonne connaissance du sujet traité ?
 Pourra-t-il s’exprimer librement (la présence d’un ou d’autres participants risque-t-elle de le gêner ? )
Soyez notamment vigilant aux relations hiérarchiques entre les individus
 Si vous sentez que la réunion risque d’être très conflictuelle, il vaut mieux en faire une ou deux préparatoires
avec les personnes qui peuvent se confronter de façon à mettre en évidence les points de tension et de les
désamorcer avant de les réunir.

 Un participant n'a pas sa place à une réunion s'il ne répond pas à un de ces critères

C R I
Le CRI de la participation

Compétent par rapport au sujet

Responsable par rapport à la prise de décision
Intéressé par le thème
 LA PRÉPARATION DE LA RÉUNION
« La préparation matérielle »

Le groupe (CRI) • Recenser les participants

Le lieu •Réserver une salle suffisamment vaste, claire, calme

•Veiller à ne pas être dérangé (pas de téléphone dans la
salle ...

• Disposer tables et chaises de manière à ce que chaque

Le matériel participant puisse voir tous les autres et être vu par eux.
• Paper-board
• Feutres de couleur, ruban adhésif
• Rétroprojecteur
• Documents et supports
• Petite collation et boissons

L'information •Une lettre d'invitation 15 à 20 jours avant la réunion

précisant : la date, l'heure, le lieu (éventuellement un
plan), la liste des participants, le nom de l'animateur

 Une bonne préparation matérielle = une des clefs de la réussite de votre réunion
LE CADRE
 L’UTILISATION DE SUPPORTS

- ordinateurs;
- micros;
- projecteur;
- écrans;
- tableaux
- paper-board;
- feutres, marqueurs…
un matériel performant et adéquat est gage d’une réunion
réussie.
 L’UTILISATION DE SUPPORTS
« Le panneau Créaplan pour produire des idées »

Le panneau Créaplan permet :

C'est le support
 A chacun de s'exprimer complémentaire pour
 De réunir l'ensemble des idées du groupe une bonne participation
 De regrouper des idées par thème
 D'avoir au final une vision globale de
l'opinion du groupe

Comment l'utiliser ?

OUI NON

 Poser des questions claires et accessibles

 Distribuer des cartes-réponse à tous les membres
 Ramasser les cartes, les placer sur le panneau en les regroupant par thèmes
 Faire réagir le groupe sur les idées émises
 Résumer les conclusions du groupe et les intégrer dans le compte-rendu
 L’UTILISATION DE SUPPORT
« Le paper-board pour faire participer »

Un paper-board pour :
C'est le support
 Visualiser et mettre en évidence la indispensable pour une
production du groupe bonne participation
 Dégager et valoriser l'essentiel
 Garder une trace de ce qui est dit

Comment l'utiliser ?

S’adresser aux participants Ne pas tourner le dos continuellement

 Écrire les idées essentielles de manière ordonnée et lisible

 Utiliser plusieurs couleurs
 Lire à haute voix ce que l'on écrit
 Afficher les feuilles auxquelles il est utile de se reporter
 L’ANIMATION DE LA RÉUNION
« Le plan type d’une réunion »

O Accueil du groupe
U
V
E Introduction
R
Présenter l’objectif de la
T
U réunion
R Rappeler le travail déjà fait
E Exploration des thèmes
Rechercher et prendre en compte
toutes les idées

Sélection – Priorisation des idées

Résumer le travail effectué
F
Identifier les priorités d'action
E
R
M
Modalités de mise en œuvre des décisions
E Définir leur mise en application
T (qui fait quoi, quand, comment, où, combien ...)
U
R Conclusion
E
Définir les modalités du compte-rendu
Programmer la réunion suivante

Le temps d'ouverture permet l'appropriation et enrichit la production.

Le temps de fermeture permet la concrétisation opérationnelle
 L’ANIMATION DE LA RÉUNION
« Ouvrir la réunion »

1. Accueil des participants

Commencez à l’heure. Vérifiez que tout le monde se connaît et invitez les
participants à se présenter.

2. Introduction
Écrivez l’objectif de la réunion au tableau et assurez-vous de l'adhésion du
groupe.
Rappelez le timing (et respectez le!)

3. Rappel des règles du jeu

Dites ce que vous attendez des participants, leur rôle.

Assurez-vous de leur accord.

 Alliez clarté et convivialité. Sachez créer un climat de confiance

 L’ANIMATION DE LA RÉUNION
« Le rôle de l'animateur et du participant »

 Les ingrédients d’une bonne animation

Animateur

Participant

Centré sur son objectif S'implique activement

Valorise le groupe Participe à la production
Garant de la méthode Échange avec les autres
Gardien du temps Respecte les règles du jeu
 L’ANIMATION DE LA RÉUNION
« Le discours positif »

 L’attitude de l’animateur est primordiale

Manière
35 %
Langage corporel
55 %

Amabilité
Phrases courtes
Débit calme
Mots simples
Voix claire
Une idée par phrase
Mots
Sourire
10 %
Silence ...
 L’ANIMATION DE LA RÉUNION
« Des règles pour l’animateur »

LE DISCOURS Structuré
Illustré
Rythmé
• une idée par phrase
• des phrases courtes

LE CHOIX DES MOTS

Simples
Concrets
Précis
Positifs

LE TON, LA VOIX Dynamique

Chaleureux
Affirmé
Spontané
Naturel

LES ATTITUDES Ouvertes

• regard
• sourire
L'écoute active
 L'ANIMATION D'UNE RÉUNION
le "savoir" et le "éviter de » de l’animateur

EVITER DE ... SAVOIR

• Imposer son point de • Donner envie

vue à tout prix • Avoir de l'assurance
• Avoir le trac • Etre à l'aise
• Etre arrogant • Regarder le groupe
• Se justifier • Maîtriser le temps
• Etre impatient • Etre précis (plan,
• Donner une impression questions)
de flou • Faciliter les échanges
• Monopoliser la parole • Prendre en compte tous
• Se perdre dans les les avis
détails • Accepter de modifier un
point de vue

 L'équilibre, c'est garder la maîtrise de la réunion mais aussi ouvrir le jeu

 L’ANIMATION DE LA RÉUNION
« Les types de questions »

 La formulation de vos questions peut vous permettre d’orienter votre animation en fonction de
vos objectifs
Voici un exemple de question déclinée selon différentes formulations vous montrant les
différentes utilisations possibles
Caractéristiques Exemple Utilisation

Nombreuses réponses possibles A qui doit-on diffuser le compte- Crée le dialogue

OUVERTE rendu ?

2 réponses possibles (OUI – Doit-on diffuser le compte-rendu à Utile pour prendre une décision ou
NON) l’ensemble du personnel ? confirmer une information
FERMEE

Donne le choix entre deux Doit-on diffuser le compte-rendu à Facilite l’expression en guidant sur
possibilités (OU) l’ensemble du personnel ou les choix possibles. Utile pour
ALTERNATIVE uniquement aux participants à la recueillir un engagement
réunion?

Elle renvoie à l’interlocuteur ou M. X dit qu’il faut diffuser le compte- Évite de répondre soi-même à une
au groupe le soin de répondre : rendu à l’ensemble du personnel : question. Excellent outil de conduite
EN RETOUR pensez-vous ? qu’en pensez-vous? de réunion

Reprend la dernière idée Il faut distribuer le compte-rendu à Permet à un interlocuteur de

exprimée pour la transformer en tout le monde ! A tout le monde ? préciser sa pensée
RICOCHET question

La réponse est induite par la Le compte-rendu ne devrait-il pas Sert à aider un participant à
question être distribué à tout le monde ? formuler sa pensée, mais risque de
INDUCTIVE lui faire dire ce que l’on pense
 L’ANIMATION DE LA RÉUNION
« La gestion des perturbations »

 Puisque vous animez des réunions de travail sur des thèmes qui auront des
incidences sur le travail et les activités des participants, vous serez confronté à des
objections régulières. Pour y faire face, voici comment procéder :

Traitement des objections

Objection Réfutable Objection Irréfutable Objection Floue

1.Reformuler 1.Reformuler 1.Poser des questions pour faire

2.Abonder 2.Comprendre préciser
3.Pivoter 3.Minimiser, reconnaître 2.Replacer l'Objection Floue en
4.Proposer 4.Valider / Fermer le sujet Objection réfutable ou irréfutable
5.Valider

 Restez calme en toutes circonstances. Montrez votre volonté de trouver une solution
 N’hésitez pas à utiliser humour ou autorité pour débloquer une situation
L’ANIMATION DE LA RÉUNION
« Clôturer la réunion »

Les points à parcourir :

Que proposons-nous ?

A qui ?

Quelle suite pour les membres du groupe ?

La prochaine réunion : date, lieu et ordre du jour

Quel compte-rendu ?

L'évaluation de la réunion
 LE SUIVI D'UNE RÉUNION
« Le compte rendu »
 Le compte rendu permet de synthétiser les résultats de la réunion, d'informer les collaborateurs et
de suivre les décisions prises
Modèle de compte rendu
Réunion
Date :
Destinataires

Rappel de l’objectif

Points traités Décisions prises Qui ? Quand ? Comment ? Qui suit ?

Prochaine réunion :
Points à aborder :

Pour être lu, un compte-rendu doit être très synthétique et envoyé dans les
délais convenus avec l’ensemble des participants
 LE SUIVI D'UNE RÉUNION :
« L’auto-évaluation de l’animateur »
Gestion des
Les réunions ne font
perturbations
généralement pas l’objet d’une
évaluation par le groupe
(contrairement aux sessions de Respect Participation
formation). du timing de tous

Néanmoins, l’animateur peut

s’auto-évaluer pour
comprendre ses points forts et
ses points à améliorer.
Respect + = - Clarté des
du plan présentations
annoncé
Situez-vous sur chacun des
axes suivant et dégagez vos
axes de progrès…

Rédaction Préparation
du compte- matérielle
rendu

Qualité
d'écoute et
formulation
 CONCLUSION :
« les 10 règles d'or de l'animation »

1. Définir les objectifs de la réunion et les valider avec le groupe;

2. Proposer une méthode de travail et des règles de bonne conduite;
3. Annoncer la durée de la réunion et la respecter impérativement;
4. Veiller à la participation de chacun : écouter, considérer, valoriser;
5. Relancer fréquemment le groupe par une question adressée à tous ou par
un rapide tour de table;
6. Verrouiller les points d'accord obtenus;
7. Veiller à prendre en compte toutes les idées émises;
8. Reformuler chaque fois que c'est nécessaire;
9. S'assurer de la compréhension de chacun;
10. Apporter une conclusion.
QUELQUES OUVRAGES UTILES
QUELQUES OUVRAGES UTILES
MERCI DE VOTRE ATTENTION