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Présenté par:

BENAISSA Safae
BOULAL Houssam

Année universitaire: 2010/ 2011


Objectifs

 Connaitre les différents types de réunion

 Connaitre les différentes salles de réunion

 Connaitre les différentes techniques d’animation

 Savoir rédiger un rapport/ compte rendu d’une


réunion

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Plan
I. Introduction
II. Définition d’une réunion
III. Pourquoi se réunir ?

IV. Types de réunion

V. Avant la réunion
1. Comment préparer une réunion ?
2. Comment organiser la salle de réunion ?

VI. Pendant la réunion


1. Comment animer une réunion ?
2. Qu’est ce qu’on doit respecter lors d’une réunion ?

VII. Après la réunion


1. Le rapport de la réunion

VIII. Conclusion

IX. Références
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INTRODUCTION
LA RÉUNION

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II- Définition d’une réunion

 Assemblée/ Action de réunir.

 Mettre des personnes ensemble


en communication à un moment
donné pour un objectif précis.

Remarque:

 Il n'est pas nécessaire d'être ensemble physiquement, les médias


de communication qui ne cessent de se développer, permettent
des réunions virtuelles via Internet ou la téléconférence.

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III- Pourquoi se réunir ?

Trouver des
solutions/
Résoudre
Informer Négocier/ un conflit
Aboutir à Créer
un accord quelque
chose

S’informer

Echanger

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IV- Types de réunion
 Les réunions physiques

Personnes qui sont physiquement ensemble. C'est ce type de réunion que


l'on rencontre le plus (Ex : Conseil d'animation local, Conseil d'animation
régional, Congrès régional, etc.)

L'avantage de ce type de réunion est qu'il permet d'utiliser de nombreux


moyens d'animation différents.

 Les réunions virtuelles (réunions à distance)

On peut organiser des réunions via internet. Soit en temps réel sous forme de
"chat", soit sous forme d’emails envoyés à chacun et auxquels chacun
répond.

Les avantages de ce type de réunion sont : gain de temps, pas besoin de se


déplacer et pas de logistique à prévoir.

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AVANT LA RÉUNION
LA RÉUNION

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1. Comment préparer une réunion ?
 Préparer une liste des participants.
Invitez uniquement les personnes dont
la présence à la réunion est
nécessaire.

 Planifier le moment le plus opportun


en collaboration avec les participants.

 Préciser la date, l'heure de début,


l'heure de fin.

 Prévoir le chronométrage de la
réunion.

 Définir l’objectif, la finalité de la


réunion.
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1. Comment préparer une réunion ? (Suite)

 Précisez l’ordre du jour/ Préparer le


plan de la réunion.

 Préparer ce que l'on va dire pour


chaque point de l'ordre du jour.

 Faire éventuellement un court rappel


quelques jours avant la réunion pour
s'assurer d'un maximum de présences.

 La disponibilité des coordonnées de la


personne à prévenir en cas d'absence
ou de besoin de renseignements
complémentaires.

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1. Comment préparer une réunion ? (Suite)

Les conditions matérielles :

 préparer les dossiers et


documents qui seront distribués.

 Préparer les supports visuels

 Réserver une salle de réunion


confortable, éclairée, spacieuse…

 Penser aux bouteilles d’eau et aux


verres…

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2. Comment organiser
la salle de réunion ?

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Disposition en U

- Les tables et chaises


forment un U

- Cette disposition est


indiquée pour
favoriser les échanges
entre les invités et
l’animateur

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Disposition
théâtre

- Succession de
rangées de chaises

- Cette configuration
permet de réunir un
maximum de
participants au sein
d’un espace

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Disposition en
classe

- La salle est
aménagé avec des
rangée de tables
avec des chaises,
faisant face à
l’animateur

- Cette configuration
est adaptée pour la
prise de note

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Carrée/
Rectangle ouvert

- Des chaises autour


d’un carré vide au
centre

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Disposition en
cercle

- Des chaises autour


d’une forme circulaire
Favorise le contact en
face-à-face

- L’animateur à une
place identique à
celle des participants

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Disposition en
pavé

- Une table centrale


regroupe tout les
participants pour
que ces derniers
puissent échanger…

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Disposition en
tables rondes

- Les participants
sont installés autour
de tables rondes

- Celle-ci permettent
de travailler en
groupe

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PENDANT LA RÉUNION
LA RÉUNION

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1. Comment animer une réunion ?
Les qualités principales de l’animateur:

 Obtenir la confiance

 Ecouter

 Stimuler

 Développer l’esprit d’équipe

 Promouvoir les potentielles de chacun

 Favoriser la participation

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1. Comment animer une réunion ? (Suite)

Les attitudes d’un animateur:

Le regard:

 Accepter d’être sous le regard

 Le regard est un moyen d’adresser la parole

 Le regard est un moyen d’avoir le retour des participants :


réactions non-verbales des interlocuteurs (hochement de
tête d’approbation, sourire, attention du regard,
foncement de sourcils, etc.)

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1. Comment animer une réunion ? (Suite)

La dynamique corporelle:

 Déplacements : ne pas rester statique

 Gestes : « libérez vos gestes » : ils renforcent le message émis


en lui donnant une dimension visuelle

 Prendre un point d’appui, de préférence mobile (feutre par


exemple) : cela rassure, préserve la dynamique gestuelle et
évite de rechercher inconsciemment des points d’appui
fixes comme les mains dans les poches, la table ou le dossier
de la chaise, et d’y rester collé.

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1. Comment animer une réunion ? (Suite)

Enonciation:

 Bien prononcer et articuler : l’intervenant est mieux entendu


et compris des interlocuteurs

 Volume : parler plus fort que ne le nécessité la distance des


interlocuteurs : convaincre et s’imposer

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2. Qu’est ce qu’on doit respecter lors d’une
réunion ?
 Exiger que l’on attende que l'autre ait fini de parler avant
de prendre la parole

 Réguler la circulation de l’information en donnant la parole


à chacun

 Solliciter les avis des autres, leurs analyses, invité à prendre


la parole

 Faire clarifier ce qui est dit

 Interdire les attaques personnelles

 Faire remarquer lorsque quelqu'un monopolise le temps de


la parole

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2. Qu’est ce qu’on doit respecter lors d’une
réunion ? (Suite)
 Instaurer des pauses, des temps de silence

 Réguler les tensions dues aux divergences, oppositions voir


conflits: Calmer le jeu

 Structurer la discussion autour des questions clés

 Ne pas rompre le silence si celui-ci est actif

 Relancer la question si le silence est vide

 Rediriger la conversation vers le sujet (en cas d’hors sujet)

 Etablir le contact dans la communication en regardant


alternativement l’ensemble des membres

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APRÈS LA RÉUNION
LA RÉUNION

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1. Le rapport de réunion
Rédiger le compte-rendu:

Le compte-rendu doit notamment faire apparaître les


points suivants:
 Objet de la réunion,

 Date de la réunion,

 Participants (et excusés),

 Ordre du jour,

 Résumé de chaque point de l’ordre du jour,

 Relevé de décisions

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1. Le rapport de réunion (Suite)

Objectifs:
 Acter des décisions

 Formaliser le travail réalisé pour permettre par exemple aux


excusés ou à des personnes non présentes à la réunion de
pouvoir en connaître les tenants et aboutissant.
 Capitaliser l’information, pour mémoire.

Diffuser le compte-rendu:
 Le compte-rendu doit être diffusé à l’ensemble des participants.

 Après un délai de l’ordre d’une semaine, si des propositions de


modifications ont été faites, le compte-rendu final devra être à
nouveau envoyé à l’ensemble des participants.

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Avant la réunion
• Préparer
• Organiser la salle de réunion

Pendant la réunion
• Animer la réunion
• Avoir une participation actif à la réunion

Après la réunion
• Préparer/ Diffuser le compte-rendu de réunion

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CONCLUSION
LA RÉUNION

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RÉFÉRENCES
LA RÉUNION

http://fr.wikipedia.org/wiki/Réunion
http://www.anfh.asso.fr/fonctioncadre/cadre/goweb/cadre_GO_Reunion.htm
www.abcsalles.com

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