Animer une réunion

avec efficacité
AGENDA

Préparation de Déroulement de la
01 la réunion
02 réunion

Clôture de la
03 réunion
04 Conclusion
 INTRODUCTION
Une réunion est un événement où un groupe de
personnes se réunit pour discuter et résoudre des
problèmes, prendre des décisions, échanger des
informations ou coordonner des actions. Les réunions
sont essentielles pour la collaboration et la
communication dans de nombreux domaines, tels que
les affaires, l'éducation, la politique et les organisations
sans but lucratif. Les réunions peuvent aider à clarifier
les objectifs, à stimuler la créativité, à renforcer les
relations et à améliorer la performance globale.
 HISTORIQUE
L'animation de réunions est une pratique ancienne qui
remonte probablement à des siècles, voire des millénaires,
car les humains ont toujours eu besoin de se réunir pour
prendre des décisions, discuter de problèmes et échanger
des informations. Au fil du temps, des méthodes ont été
développées pour aider à organiser et animer des réunions
plus efficaces.
De nos jours, l'animation de réunions est considérée comme
une compétence importante pour les professionnels, et de
nombreuses ressources sont disponibles pour aider les gens
à perfectionner leurs compétences en la matière.
 01
Préparation de la
réunion
 PRÉPARATION D'UNE RÉUNION

Définir les
objectifs de la Inviter les Préparer les
réunion participants documents

Établir Choisir un
l'ordre du lieu et une
jour heure
DÉFINIR LES OBJECTIFS DE LA RÉUNION
A
Lors d'une réunion, il est essentiel de définir clairement les objectifs de
manière à ce que la réunion soit productive et efficace. Les objectifs
doivent être spécifiques, mesurables et temporels (SMART). Ils doivent
être communiqués à tous les participants avant la réunion pour que
chacun sache ce qui est attendu de lui. Les objectifs doivent être
déterminés en fonction de l'ordre du jour de la réunion et doivent
inclure les résultats souhaités. Ils peuvent varier selon le but de la
réunion, que ce soit la prise de décision, la résolution de problèmes, la
planification, la coordination ou la communication
ÉTABLIR L'ORDRE DU JOUR
B

L'établissement de l'ordre du jour est une étape cruciale

pour garantir une réunion productive et efficace. Cela
permet aux participants de se préparer en conséquence et
de se concentrer sur les sujets pertinents.
INVITER LES PARTICIPANTS
C
Inviter les participants à une réunion est une étape
cruciale pour assurer le succès de l'événement. Cela
implique de déterminer qui doit être présent et de leur
envoyer des invitations claires et concises.
Il consiste à établir une liste de tous les participants
potentiels. Cela peut inclure des membres de
l'équipe, des collaborateurs externes et des
intervenants clés. Il est important de s'assurer que les
personnes les plus pertinentes sont invitées et que
leur participation est essentielle pour la réussite de la
réunion.
CHOISIR UN LIEU ET UNE HEURE APPROPRIÉS
D
Choisir un lieu et une heure appropriés pour une réunion est
essentiel pour garantir la participation et l'engagement des
participants. Le choix du lieu et de l'heure doit être basé sur
plusieurs facteurs clés, tels que l'accessibilité, la disponibilité et le
confort des participants.
Tout d'abord, le lieu de la réunion doit être facilement accessible
pour tous les participants.
En ce qui concerne l'heure, il est important de tenir compte des
disponibilités et des contraintes des participants.
Préparer les documents et les supports visuels
E
La préparation des documents et des supports visuels est un
aspect crucial de l'animation d'une réunion réussie. Les
documents et les supports visuels doivent être clairs, concis et
pertinents pour l'objectif de la réunion, afin d'assurer une
communication efficace avec les participants.
Il consiste à déterminer quels documents sont nécessaires pour la
réunion. Cela peut inclure des ordres du jour, des présentations,
des rapports ou des notes de réunion. Il est important de prévoir
suffisamment de temps pour préparer ces documents et de
s'assurer qu'ils sont cohérents avec les objectifs de la réunion.
 02
Déroulement de
la réunion
• Respect les règles du communication.
• Gestion du temps .
• Résoudre les conflits et les désaccords.
RESPECT LES REGLES DE
COMMUNICATION
A
Le respect des règles de communication lors d'une réunion peut avoir un
impact significatif sur sa réussite.
En respectant les règles de communication, les participants peuvent faciliter
une communication claire et constructive, conduisant à des décisions mieux
réfléchies et à une culture de travail plus positive et collaborative. Cela peut
maximiser le temps et les ressources investis dans une réunion et contribuer
à la réussite globale de l'entreprise ou de l'organisation
RESPECT LES REGLES DE
COMMUNICATION
A
Soyez attentif à la Respectez le temps de
communication non parole
verbale

Évitez de porter des

jugements

Écoute active Faites des résumés

GESTION DU TEMPS
B
Pour réussir une réunion, il est essentiel de bien gérer le
temps. Cela implique de respecter l'ordre du jour, de limiter
les discussions qui n'y sont pas liées, de donner la parole à
tous les participants, de clôturer la réunion à temps et de
résumer les points importants abordés. En respectant ces
principes, les participants peuvent contribuer à une réunion
productive et réussie
 GESTION DU TEMPS
Rrespecter les
délais
Maintenir le rythme de la réunion
et éviter les pertes de temps en
respectant les délais impartis .
B
donner la parole a
tous les participants
Assurer une participation
équitable et une prise de décision
éclairée en permettant à tous les
participants de s'exprimer.

Établir un ordre du Limiter les discussions Cloture la reunion a

jour clair
Clarifier les sujets à aborder, le
temps alloué pour chaque sujet et
les objectifs à atteindre
hors sujet
Éviter les pertes de temps en
temps
Terminer la réunion à l'heure prévue en
recentrant la discussion sur les
sujets pertinents. concluant les discussions
RÉSOUDRE LES CONFLITS ET LES
DÉSACCORDS
C
En tant qu'animateur de réunion, pour résoudre les conflits et les
désaccords, vous devez créer un environnement ouvert et
respectueux, écouter activement toutes les parties, poser des
questions pour clarifier, encourager la recherche d'une solution
commune, utiliser des techniques de négociation, éviter les
attaques personnelles, et mettre en place un suivi pour s'assurer
que la solution adoptée est mise en œuvre de manière
satisfaisante.
 03
Clôturer la
réunion
RECAPITULATION DES DECISIONS
PRISES .
A

La récapitulation des décisions prises lors d'une réunion

implique de résumer les points clés de la réunion, d'identifier les
personnes responsables, de fixer des délais clairs, de répéter les
décisions importantes et de noter les décisions prises. Cela
permet de s'assurer que tout le monde comprend clairement les
décisions prises et les actions à entreprendre, et que les
responsabilités sont clairement définies.
DÉTERMINATION DES PROCHAINES
ÉTAPES & REMERCIEMENTS.
B
Lors d'une réunion, il est important de déterminer les prochaines
étapes pour garantir que les objectifs fixés soient atteints. Après
avoir discuté des différentes options et prises de décision, il est
crucial de récapituler les actions à entreprendre et de désigner
des responsables pour chaque étape du processus. Il peut
également être utile de fixer un calendrier des actions à
entreprendre et de veiller à ce que les membres de l'équipe
disposent des ressources nécessaires pour mener à bien leurs
missions
DÉTERMINATION DES PROCHAINES
ÉTAPES & REMERCIEMENTS.
B
Une fois les prochaines étapes déterminées, il est important de
remercier les membres de l'équipe pour leur contribution et leur
engagement. Les remerciements permettent de renforcer la
cohésion de l'équipe et de motiver les membres à travailler
ensemble pour atteindre les objectifs fixés. En fin de réunion, il
est donc essentiel de remercier les participants pour leur
participation et leur collaboration, en mettant en avant les
contributions de chacun et en soulignant les progrès réalisés
CONCLUSION
animer une réunion nécessite une préparation minutieuse, des
compétences en communication et en résolution de problèmes,
ainsi qu'une gestion efficace du temps. Les animateurs de réunion
doivent être en mesure de faciliter la participation de tous les
participants et de maintenir l'ordre du jour pour garantir que la
réunion se déroule de manière productive. En suivant ces
pratiques, les animateurs de réunion peuvent garantir que toutes
les parties prenantes sont entendues et que les objectifs de la
réunion sont atteints.
 Partie Pratique

Sujet : Les défis de filière mécatronique en FST BM