COMMUNICATION : MASTER 2 QHS

Compte-rendu exercice TP2

REALISE PAR
M Sylvain PETIT
M Bastien KOSTUS
M Baptiste GUENU
M Antonin CARON

SOUS L’ENCADREMENT DE :
MME Linda COURMONT

Année Académique 2023-2024

 Le document fournit un contexte pour un exercice pratique sur la communication de groupe au
sein de la société TAFF 2000, qui se spécialise dans la fabrication de composants électroniques. En tant
que responsable du service QHSE, nous sommes chargé d'organiser une réunion mensuelle avec les
chefs de service pour discuter de problématiques importantes comme la perte d'un client majeur, des
incidents de sécurité, des tensions au sein des équipes, l'organisation d'un événement pour les fêtes
de fin d'année, et la participation à un salon de l'électronique

1. Quel type de réunion prévoyez-vous ? Quand ? Où ? Quelle disposition pour la salle ? Vous
élaborerez un planning pour déterminer les disponibilités des uns et des autres.

Dans le cadre de notre réunion mensuelle des chefs de service, nous optons pour une approche de
réunion d'équipe. Cette méthode est idéale pour traiter les situations courantes de l’entreprise, faire
le point sur les défis à venir, et favoriser une discussion ouverte et guidée entre les membres de
l'équipe. L'animateur joue un rôle important en facilitant l'expression de tous les participants et en
encourageant une participation active. Il veille à ce que la discussion reste centrée sur les objectifs de
la réunion et recadre si nécessaire pour maintenir la productivité de la réunion et éviter que cela parte
dans tous les sens. Ce type de réunion peut parfois entraîner des discussions prolongées, par
conséquent, nous maintiendrons une réunion efficiente et productive en nous concentrant sur les
points essentiels à traiter, en limitant les digressions, et en encourageant la participation de tous de
manière concise et pertinente.

Nous choisissons cette méthode de réunion d'équipe car elle favorise l'implication de tous les
membres de l'équipe, ce qui peut être particulièrement important lorsque des décisions importantes
doivent être prises ou que des problèmes complexes doivent être résolus, comme dans notre cas
actuellement chez TAFF 2000. Chaque membre a l'occasion de contribuer et de partager ses points
de vue, ce qui peut conduire à de meilleures solutions.

La réunion devrait être organisée dans les plus brefs délais, compte tenu de l'urgence de certains
sujets, notamment la perte potentielle d'un client important et les récents accidents de travail. Il
faudrait trouver un créneau où tous les chefs de service sont disponibles.

Nous avons l'intention d'organiser une réunion impliquant tous les chefs de service pour aborder les
défis actuels et explorer les solutions potentielles. Pour ce faire, nous avons compilé les disponibilités
de chaque participant dans un tableau récapitulatif. Cette réunion se tiendra uniquement lorsque
toutes les cases d’une ligne du tableau seront complétées, assurant ainsi la présence de tous les
responsables. En cas de case vide dans une ligne, cela indiquerait l'absence d'un participant, et par
conséquent, la réunion ne pourra pas avoir lieu. Ci-dessous, vous trouverez, à l'aide d'un outil visuel,
un aperçu des disponibilités de tous les chefs de service, facilitant ainsi l'organisation de la réunion à
un moment convenant à tous.
Voici les disponibilités des différentes personnes :

Grâce à notre outil visuel, il apparaît clair que tous les responsables sont disponibles les jeudis et
vendredis de 16h à 18h. Pour garantir l'efficacité et le maintien de l'attention, la réunion ne devrait
pas dépasser deux heures et devrait être planifiée avec au moins 15 jours d'avance, permettant ainsi
une préparation adéquate. En tenant compte de ces considérations, nous recommandons d'organiser
la réunion le jeudi à 16h. Cette programmation prend en compte le fait que le vendredi après-midi,
les participants sont potentiellement moins disposés à rester tard et pourraient être moins
concentrés, souhaitant commencer leur weekend.
Lors de l'organisation de la réunion, choisir le lieu et configurer l'espace nécessite une attention
particulière pour favoriser une interaction et une participation efficaces :

- Choix de la table : Préférer une table ronde ou ovale permet une visibilité mutuelle et soutient
un sentiment d'égalité parmi les participants, encouragent la discussion ouverte.
- Matériel : S'assurer que la salle est équipée d'un projecteur, d'un écran, et d'un tableau blanc
pour la présentation visuelle des informations et la facilitation de la prise de notes collective.
- Lumière et aération : Un espace bien éclairé et ventilé contribue au confort, réduit la fatigue
et maintient l'attention.
- Technologie : La présence de Wi-Fi, de prises électriques et d'équipements audiovisuels
supporte les besoins technologiques et la participation à distance.
- Salle : Il est important de choisir une salle suffisamment grande pour accueillir tous les
participants sans être trop vaste, ce qui pourrait diluer l'interaction.
 2. Rédigez l’invitation dans laquelle figurera l’ordre du jour.

Objet : Invitation à la Réunion Mensuelle des Chefs de Service

Chers Collègues,

Nous avons le plaisir de vous inviter à notre réunion mensuelle des chefs de service qui se tiendra le
jeudi 5 octobre 2023 à 16h dans la grande salle de réunion (bâtiment administration, salle Cambrésis).
Votre présence est indispensable pour discuter des questions importantes et des solutions nécessaires
pour faire avancer notre entreprise.

Voici l'ordre du jour prévu pour la réunion, ainsi que les rôles de chacun :

1) Retenir un client important : Discussion sur les stratégies pour retenir les clients et les
solutions pour contrer la concurrence.

Responsable commercial : Examiner les données client et proposer des stratégies pour renforcer la
relation avec nos clients existants.

Responsable QHSE : Identifier les améliorations possibles concernant la qualité des produits et les
normes de service à la clientèle.

2) Prévention des accidents dans l'entrepôt : Analyse des incidents précédents et proposition de
mesures pour améliorer la sécurité dans l'entrepôt.

Responsable technique : Évaluer les équipements de sécurité actuels et proposer des améliorations
pour réduire les risques d'accidents.

Responsable de la production : Étudier les processus opérationnels et identifier les zones à risque dans
l'entrepôt.

3) Gestion du salarié en difficulté : Examen de la situation actuelle et propositions pour soutenir

le salarié tout en préservant la productivité de l'équipe.

Responsable RH : Présenter les options de soutien disponibles pour le salarié en difficulté et discuter
des implications juridiques et organisationnelles.

4) Amélioration de l'ambiance pour les fêtes de fin d'année : Propositions d'activités et

d'initiatives pour renforcer la cohésion et la convivialité au sein de l'entreprise pendant les
fêtes.

Responsable RH : Proposer des activités et des événements pour renforcer l'esprit d'équipe et la
cohésion pendant la période des fêtes.

Responsable de la production : Identifier les ressources nécessaires pour organiser les événements et
assurer une participation maximale.
 5) Participation au salon de l'électronique : Discussion sur la représentation de notre entreprise
au salon et les actions à entreprendre pour maximiser notre visibilité et nos opportunités
commerciales.

Responsable commercial : Planifier la présence de l'entreprise au salon et coordonner les activités de

promotion et de marketing.

Responsable technique : Préparer les présentations et les démonstrations des produits à exposer au
salon.

Nous comptons sur votre participation active et vos contributions pour trouver des solutions efficaces
à ces défis. Nous vous remercions par avance pour votre collaboration et votre engagement.

Cordialement,

Les responsables QHSE

TAFF 2000

3. Quelle(s) méthode(s) d’animation choisirez-vous ? Pourquoi ?

L'objectif de la réunion des chefs de service au sein de TAFF 2000 est de débattre des enjeux critiques
et d'élaborer des solutions novatrices. Il est essentiel de sélectionner des méthodes d'animation
adéquates pour assurer une communication efficace, mobiliser la participation de tous les
intervenants et maximiser les bénéfices de cette réunion.

La réunion débute par un bref tour d'horizon, préalablement préparé et présenté soit sur un
diaporama, soit sur un tableau. Le but est de rappeler le thème de la session (l'ordre du jour),
d'évoquer les objectifs et les actualités, d'expliquer la démarche adoptée pour traiter les différents
sujets et, enfin, de structurer la réunion afin de couvrir l'ensemble des points à l'ordre du jour. (TOAST)

Pour impliquer pleinement le groupe et dynamiser la réunion, il est conseillé d'adopter une stratégie
mixte combinant des réunions d'information descendante, afin de communiquer les décisions de la
direction et les informations essentielles, et des réunions de créativité, destinées à générer des idées
novatrices sur des sujets tels que la fidélisation d'un client important, la prévention des accidents et
l'organisation de l'événement de clôture de l'année. L'emploi de la méthode des groupes cumulés
s'avérera particulièrement bénéfique pour stimuler la participation active de tous les membres et
faciliter l'atteinte d'un consensus.

Pour approfondir la partie "Type de réunion" dans le contexte du rapport sur la réunion mensuelle
des chefs de service chez TAFF 2000, il est essentiel de comprendre et d'articuler l'approche combinée
adoptée pour cette réunion :
Réunion d'information descendante : Ce format est utilisé pour communiquer efficacement les
décisions stratégiques, les changements de politique, et les informations critiques depuis la direction
vers les chefs de service. L'objectif est d'assurer que tous les participants partagent une
compréhension commune des défis et des directives de l'entreprise.

Réunion de créativité : Cette partie de la réunion vise à encourager la collaboration, l'innovation et la

résolution de problèmes de manière collective. En utilisant des techniques telles que le brainstorming
et les discussions en petits groupes, cette approche facilite la génération d'idées nouvelles pour
aborder les problèmes tels que la rétention de clients, la prévention des accidents et l'organisation
d'événements.

Méthode des groupes cumulés : Intégrée dans le cadre de la réunion de créativité, cette technique
spécifique vise à maximiser la participation et l'engagement de tous les participants. Elle commence
par des discussions en petits groupes pour permettre à chacun d'exprimer ses idées et perspectives.
Les idées sont ensuite progressivement partagées et développées avec l'ensemble du groupe,
facilitant ainsi l'émergence d'un consensus ou d'une solution globale.

Il est évident que lorsqu'on traite de la gestion des employés en difficulté, il est systématiquement
demandé à la personne concernée d'exposer sa situation. Cette approche s'applique également aux
autres cas, qui seront abordés en combinant cette méthode avec un format de réunion approprié.