INTRODUCTION

Dans la vie d’une association, ou d’une entreprise, il peut y avoir des actions qui unissent
information : Les reunions et les conférences peuvent être de très bonnes oprérations pour
impliquer groupe de personnes ou les grand sujet de société.

Comment organiser une réunion et une conférence ?

I-Les réunions

1-Définition

Les réunions sont des moyens de partager, au sein d’un groupe de personnes, un même niveau de
connaissance sur un sujet ou un problème et de prendre des décisions collectivement. Qui plus est,
décisions prises collectivement.

Néanmoins les réunions sont « chronographes »( traduisez « consommatrices en matière de

temps ») et doivent donc être les plus courtes possible et menées dans un soucis d’efficacité, afin
notamment de déboucher sur des actions concrètes.

On appel conduite de réunion l’ensemble des actions à entreprendre afin d’organiser et de mener
une réunion sans des bonnes conditions et permettant de la faire suivre d’effets.

2-AVANT LA REUNION

a-Opportunité de la réunion

Avant tout chose, la raison d’être de la tenue d’une réunion doit être mûrement réfléchie afin de ne
pas céder aux travers de « la réunionnite aigue » :

-Quel l’objectif de la réunion ?

-Une réunion téléphonique peut-être suffisante ?

-Une Web conférence ou une réunion en Classe virtuelle ( via internet) suffirait-elle ?

b-PERIMETRE DE LA REUNION

-Nombre et qualité des participants : Il est souhaitable de réunir un nombre de personne restreint
de participants, afin de ne pas risquer de rendre la réunion peu efficace. Il est également nécessaire
d’harmoniser le profil des participants, en particulier en fonction du niveau technique ou politique.

-Durée : Idéalement, la durée de la réunion ne devrait pas dépasser 2 heures.

Ordre du jour : Il s’agit de découpage horaire du temps de travail en sujets bien formulés. Il est
nécessaire de minuter correctement les différents sujets de l’ordre du jour
c-DATE ET RESERVATION DE LA SALLE

En fonction du nombre de participants, il est nécessaire de trouver une salle de réunion libre
à la date où les participants sont disponibles.

La date de la réunion doit être prévue au minimum 15 jours à l’avance, sont disponibles.

La date de la réunion doit être prévue au minimum 15 jours

A l’avance, afin de permettre l’envoi des invitations et des convocations aux participants
dans les délais décents

La salle devra notamment être choisie en fonction des contraintes suivantes :

-Capacité de la salle(en termes de places assises) ;

-Dimensions et forme de la salle (selon le type de présentation ou d’animation) ;

-Besoins d’un accès à internet ;

-Présence d’ordinateurs et de moyens audiovisuels (vidéo projecteur)

d-Prévenir les participants

Diffuser l’ordre du jour à l’ensemble des participants, en précisant notamment le lieu ainsi
que l’heure de début et de fin de la réunion.

Si possible et afin d’optimiser l’efficacité des échanges, un document préparatoire, envoyé

probablement à la tenue de la réunion et situant le contexte, faisant éventuellement
apparaitre quelques questions clés, permettra aux participants de mieux préparer leur
intervention.

-Convocation : selon les entreprise ou organisation, une convocation doit être établie pour
les personnels afin qu’un ordre de mission leur soit adressé. Il s’agit de contraintes
réglementaires permettant de valider le déplacement des personnels.

3-PENDANT LA REUNION
a-Toure de table

Un « tour de table » permet à chacun de se présenter brièvement et ainsi de permettre aux

nouveaux ou aux personnalités extérieures de situer la fonction de chaque intervenant.

Il est fortement recommander de demander aux participants de faire un effort particulier

lors de la description de leur activité notamment d’éviter l’utilisation des sigles
b-Désignation d’un rapporteur

Il est souhaitable de « designer un volontaire » pour la rédaction du compte-rendu. Sil s’agit

d’une série de réunion, chacun devra être rapporteur à son tour.

c-Feuille d’émargement

Pour les réunions faisant intervenir des personnes ayant un ordre de mission. Il est
nécessaire de faire circuler une feuille d’émargement afin de permettre aux services
financiers de valider les frais de déplacement. Une feuille d’émargement type est en annexe
de ce document.

d-Récapitulatif du relevé de décision précédent

A toutes fins utiles, s’il s’agit d’une série de réunion, les décisions de la réunion précédente
peuvent être passées en revue, pour mémoire ou pour suivi de l’avancement de leur
réalisation.

e-Rappel de l’ordre du jour

Avant d’entrer dans le vif du sujet, il peut être utile de récapituler brièvement l’ordre de la
journée, le temps imparti de chaque sujets et les intervenants.

Les points importants de l’ordre du jour devront préférentiellement être abordés en début
de réunion, où concentration est maximale et afin de ne pas risquer de les traiter
rapidement en fin réunion.

f-Mettre à l’aise

Afin de mettre à l’aise les participants, un café peut être servi en début de réunion ou bien
de simples bouteilles d’eau peuvent être d’eau peuvent être distribuées aux participants. Par
ailleurs, une salle correctement dimensionnée et avec une température adaptée
permettront de rendre une réunion plus efficace.

g-Rédiger un relevé de décision

Un « un relevé de décision », établi collectivement par l’ensemble des participants, permet

de mettre en exergue les décisions essentielles prises au cours des échanges. Le relevé des
décisions ne doit pas être uniquement passif : un responsable doit être désigné pour la mise
en œuvre de chacune des actions, avec une date prévisionnelle.

h-Date de la prochaine réunion

S’il s’agit d’une série de réunion, il peut être opportun de profiter de la présence des
participants pour convenir d’une date commune pour la tenue de la ou des réunion (s)
suivante(s).
4-APRES LA REUNION

a-Rédiger le compte-rendu

Il est fortement conseillé de rédiger le compte-rendu « à chaud »,

directement suite à la réunion, car les notes prises au cours de la réunion font appel
à la « mémoire à moyen terme». Le compte-rendu doit notamment faire apparaître
les points suivants :

-Objet de la réunion,
-Date de la réunion,
-Participants (et excusés),
-Ordre du jour,
-Résumé de chaque point de l'ordre du jour,
-Relevé de décisions

Au minimum, à défaut d'un compte-rendu de réunion, il est indispensable de

procéder à un simple relevé de
décision.

Le compte-rendu de la réunion a plusieurs objectifs :

-Acter des décisions

-Formaliser le travail réalisé pour permettre par exemple aux excusés ou à des
personnes non présentes à la
réunion de pouvoir en connaître les tenants et aboutissant.

-Capitaliser l'information, pour mémoire

b-Diffuser le compte-rendu
Le compte-rendu doit être diffusé à l'ensemble des participants, pour validation.
Après un délai de l'ordre d'une semaine, si des propositions de modifications ont été
faites, le compte-rendu final devra être à nouveau envoyé à
l'ensemble des participants.
 II-ORGANISER UNE CONFERENCE

L'organisation d'une conférence offre de nombreux avantages, aussi bien pour les entreprises
que leurs publics. Ce type d'événement constitue avant tout un moment privilégié d'échange
entre professionnels, intervenants et participants autour d'un sujet donné. Il est également une
bonne occasion pour les entreprises de se faire connaître auprès de leur audience et de
présenter leur portefeuille d'activités.

Ce rendez-vous donne la possibilité au public de découvrir des thématiques et connaissances

qui lui sont peu abordables. Il permet aussi aux professionnels de se positionner en tant
qu'experts de leur domaine d'activité, et donc de gagner en crédibilité aux yeux des visiteurs,
consolidant ainsi leur image de marque.

Idéal pour faire des rencontres, cet événement est un bon moyen d'acquérir de nouveaux
clients, mais également de nouveaux adhérents et partenaires.

1-Définition

La conférence est un exposé sur un thème particulier realisé par un spécialiste qui s’adresse
auditoire, sans interruption.

I- Identifier l'objectif de la conférence

Avant toute chose, il est important pour les entreprises de connaître la raison pour laquelle
elles souhaitent organiser une conférence. Cette analyse faite, elles pourront ajuster au mieux
leur stratégie communicationnelle et les choix logistiques associés à leur événement.

La conférence peut être organisée pour :

 Présenter un nouveau produit ou service.

 Aborder un sujet d'actualité.
 Communiquer une information à la presse.
 Transmettre des valeurs.
 Exprimer de nouvelles idées.
 Mobiliser les équipes autour d'une nouvelle stratégie ou projet innovant.
 Sensibiliser les participants autour d'une problématique.

1- Choisir une thématique

Après avoir défini l'objectif de la conférence, les organisateurs doivent décider du sujet à
traiter lors de l'événement. Différents éléments doivent être pris en compte pour le choix de la
thématique : l'objectif de la conférence, le public visé et le secteur d'activité. Quoi qu'il en
soit, le thème choisi doit permettre de débattre sur une problématique que les participants
rencontrent. Il doit surtout être précis et compréhensible pour l'audience ciblée. Le choix
d'une thématique qui suscite l'intérêt du public est le gage d'une conférence réussie.

2-Constituer une équipe

Organiser une conférence n'est pas uniquement du ressort de son organisateur. Aussi faut-il
désigner une équipe qui se chargera des différentes étapes de l'organisation de l'événement.
Cette équipe doit comporter des sous-équipes qui devront chacune assurer la planification,
l'administration, le marketing et le sponsoring de l'événement, ainsi que des volontaires pour
la mise en place et la gestion de la conférence le jour J.

3-Définir le budget de la conférence

L'étape suivante consiste à fixer le budget à allouer pour la conférence. Pour cela, les
organisateurs doivent définir leurs besoins et demander des devis pour les prestations qui leur
sont nécessaires. En effet, un tel événement représente de nombreux frais :

 La location de la salle.
 La location du matériel.
 Les activités.
 La rémunération des intervenants.
 L'installation technique.
 La restauration.
 Le transport.
 L'hébergement.
 Les places de stationnement.

Tous les aspects de l'organisation de la conférence doivent être pris en considération pour
définir le coût de l'événement dans son ensemble. Établir un budget global permet d'avoir une
vue d'ensemble des différents postes de dépenses.

4-Décider du format de la conférence

Le choix du format de la conférence est une étape cruciale pour son organisation. Celle-ci
peut se dérouler de différentes manières : en présentiel, en ligne ou sous un format hybride.
Le temps de parole de chaque intervenant doit également être défini.

Le format de la conférence dépend aussi des participants et de la ligne directrice de

l'événement. La conférence peut prendre diverses formes : une conférence classique, une
courte intervention, une conférence de contenu, un format immersif alternant audio et vidéo,
ou encore un format questions-réponses.
5-Définir la liste des invités

Le public cible fait partie des éléments à prendre en compte dans l'organisation de la
conférence. Les entreprises doivent déterminer qui elles doivent inviter lors de l'événement, le
nombre de personnes qu'elles souhaitent accueillir, et surtout qui sont les participants : des
clients, des prospects, des partenaires, des experts ou des journalistes.

L'idée n'est pas d'inviter tout le monde, mais de choisir les participants en fonction de la
thématique de la conférence. Cela permettra aux entreprises d'avoir une idée précise du
nombre de participants. En identifiant le public qu'elles souhaitent cibler pour la conférence,
elles doivent aussi veiller ce que les personnes invitées portent un intérêt pour le sujet qu'elles
vont aborder.

6-Fixer une date

L'une des étapes cruciales de l'organisation de la conférence porte sur le choix de la date. Pour
pouvoir accueillir un maximum de participants à l'événement, les organisateurs doivent fixer
une date qui correspond aux disponibilités de toutes les personnes invitées. Dans ce cas,
mieux vaut éviter d'organiser la conférence au cours de certaines périodes comme les
vacances scolaires, les week-ends ou les jours fériés. Les organisateurs doivent aussi s'assurer
que d'autres événements n'ont pas lieu au moment de la conférence comme des manifestations
sportives, des festivals ou des élections. Les jours à privilégier pour tenir une conférence sont
les jours de travail, plus particulièrement le jeudi et le vendredi.

7-Déterminer la durée de la conférence

Les entreprises doivent également définir la durée de la conférence. Cette durée varie en
fonction du nombre d'invités. Selon la norme internationale, les conférences qui accueillent
entre 250 et 300 participants doivent durer 2 jours entiers.

8-Réserver le lieu de la conférence

Ensuite, les organisateurs doivent trouver et réserver le lieu idéal pour la conférence qu'ils
vont tenir. Pour cela, ils doivent prendre en compte différents critères :

 La taille et l'agencement de la salle.

 La localisation du site.
 L'ambiance et le caractère du lieu.
 L'hébergement.
 La restauration.
 Le transport.
 Les équipements techniques.
  Le budget alloué.
 Le nombre de personnes invitées.

Le choix du lieu de conférence peut aussi dépendre des besoins des organisateurs. Différentes
catégories d'établissements sont possibles : les universités, les hôtels ou les établissements
indépendants.

9-Trouver les intervenants

Une fois la salle de conférence trouvée, il est temps de prendre contact avec des conférenciers
et autres intervenants pour les inviter à l'événement. C'est là que les entreprises vont leur
présenter la thématique et la date de la conférence. Les organisateurs doivent lister le plus
d'intervenants possible afin d'anticiper les éventuels refus ou annulations.

10-Sélectionner les prestataires de la conférence

Pour assurer le bon déroulement de la conférence, il est nécessaire de faire appel à des
prestataires externes. Il en existe différents types :

 Les traiteurs pour la restauration.

 Les informaticiens et techniciens pour l'installation technique.
 Les fleuristes et décorateurs pour la décoration.
 Les hôtes et hôtesses pour l'accueil.

Louer le matériel de conférence

Parmi les étapes à suivre pour organiser une conférence, les entreprises doivent vérifier si la
salle choisie est entièrement ou partiellement équipée en matière d'éclairage, de mobilier et de
matériel audiovisuel. Dans le deuxième cas de figure, elles doivent solliciter des loueurs de
matériel, surtout lorsque les besoins d'équipement sont importants. Ces professionnels sont
d'une aide précieuse pour guider les organisateurs dans le choix de l'équipement adéquat et
l'aménagement de la salle de conférence.

11-Rédiger un ordre du jour

L'une des dernières étapes pour organiser une conférence est d'élaborer un ordre du jour
précis. Il s'agit de décrire heure par heure le déroulement de l'événement. Ce programme sert
de fil conducteur le jour J de la conférence, car il garantit une organisation sereine de
l'événement sans le moindre accroc.
12-Organiser la logistique

Les organisateurs doivent s'assurer d'avoir tout l'équipement dont ils ont besoin pour le bon
déroulement de la conférence, qu'elle soit en présentiel ou en ligne. Si la conférence se
déroule en ligne, la plateforme à utiliser doit faire l'objet d'une démonstration pour une
meilleure prise en main le jour J. Les organisateurs doivent aussi procéder à l'organisation de
la restauration et, si besoin, prévoir l'hébergement et le stationnement.

13-Promouvoir la conférence

Maintenant que tout est mis en place, le moment est venu de communiquer sur la conférence
de manière active. Pour ce faire, différents moyens sont possibles : l'utilisation des réseaux
sociaux et des sites web, la publication de contenus sur les blogs ou l'envoi d'invitations par
mail. Sur ces supports, les entreprises doivent communiquer un minimum d'informations sur
la conférence, à savoir la thématique, le format, la date, les intervenants et le programme. Une
telle promotion ne fera que susciter la curiosité et l'attention du public afin de lui donner envie
d'y participer.

II-Gestion de la conférence pendant le jour J

Le jour J, il ne reste plus qu'à tout mettre en œuvre pour que la conférence se déroule dans les
meilleures conditions et soit un moment inoubliable. Pour ce faire, les organisateurs doivent :

 Réaliser un brief avec les intervenants et les prestataires avant le début de la conférence.
 Vérifier le matériel technique.
 Accueillir les invités.
 Présenter la conférence et les intervenants.
 Veiller au bon timing des interventions.
 Faciliter les conversations.
 Échanger avec les journalistes.

Le jour de la conférence, il est également essentiel de prendre des photos ou des vidéos pour
immortaliser l'événement.

III-Après la conférence

Une fois la conférence terminée, la communication doit se poursuivre. Après l'événement, les
entreprises seront amenées à réaliser les actions suivantes :

 Envoyer un mail à tous les intervenants et les invités pour les remercier de leur participation.
 Partager les photos et les vidéos de la conférence sur les réseaux sociaux.
 Envoyer un questionnaire de satisfaction aux participants afin de recueillir leur avis sur
l'événement.
 Rédiger un compte-rendu de l'événement.
 Publier des témoignages.
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Les termes de réunion et de conférence semblent être utilisés de manière similaire. Dans un
cas comme dans l’autre, ils désignent en effet des groupements de professionnels qui se
réunissent en vue de discuter de sujets donnés.

CONCLUSION

Si les frontières officielles entre les réunions et les conférences sont floues, les réunions sont
plus souvent utilisées pour les événements informels entre collègues, et impliquent
généralement un nombre de convives restreint.

Les conférences impliquent quant à elles un certain formalisme, soit parce que le sujet évoqué
est plus important que celui d’une simple réunion, soit parce que les participants attendus sont
moins proches que ceux attendus lors d’une réunion, mais aussi lorsque l’événement contient
de nombreux convives et donc un certain degré de préparation.

Les conférences impliquent également parfois un conférencier ou un speaker, et peuvent donc

être confondues avec les termes de colloques ou de congrès