CONDUITE DE REUNION

On appelle conduite de runion

lensemble des actions entreprendre
afin dorganiser et de mener une
runion dans de bonnes conditions et
permettant de la faire suivre deffets.

Avant la runion
Opportunit de la runion
Avant toute chose, la raison dtre de la tenue dune
runion doit tre mrement rflchie :
Quel est lobjectif de la runion ?
Des appels tlphoniques peuvent-ils tre
suffisants ?

Avant la runion
Primtre de la runion
Nombre et qualit des participants :
un nombre restreint de participants,
harmoniser le profil des participants.
Dure : Idalement, pas plus de 2 heures.
Ordre du jour :
dcoupage horaire du temps de travail (par sujet)
minuter correctement les diffrents sujets de lordre du jour.
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Avant la runion
Date et choix de la salle
La date de la runion doit tre prvue au minimum 15 jours
lavance .
La salle devra notamment tre choisie en fonction des
contraintes suivantes :
Capacit de la salle (en terme de places assises) ;
Dimensions et forme de la salle ;
Besoin dun accs internet ;
Prsence dordinateurs et de moyens audiovisuels (vido
projecteur).
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Avant la runion
Prvenir les participants
Diffuser lordre du jour lensemble des participants, en
prcisant notamment le lieu ainsi que lheure de dbut et
de fin de la runion.
Convocation : Selon les entreprises ou organisations, une
convocation doit tre tablie pour les personnels
Invitation : une invitation devra tre adresse aux
participants autres que les personnels de l'entreprise ou de
l'organisation.
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Pendant la runion
Tour de table
Un tour de table permet chacun de se prsenter
brivement et ainsi de permettre aux nouveaux ou aux
personnalits extrieures de situer la fonction de chaque
intervenant.
Il est fortement recommand de demander aux participants
de faire un effort particulier lors de la description de leur
activit et notamment d'viter l'utilisation de sigles.
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Pendant la runion
Dsignation d'un rapporteur
Il est souhaitable de dsigner un volontaire pour la
rdaction du compte-rendu. Sil sagit dune srie de
runions, chacun devra tre rapporteur son tour.

Pendant la runion
Feuille d'margement
Pour les runions faisant intervenir des personnes
ayant un ordre de mission, il est ncessaire de faire
circuler une feuille dmargement afin de permettre
aux services financiers de valider les frais de
dplacement.

Pendant la runion
Rcapitulatif du relev de dcision prcdent
A toutes fins utiles, sil sagit dune srie de runions,
les dcisions des runions prcdentes peuvent tre
passes en revue, pour mmoire ou pour suivi de
lavancement de leur ralisation.

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Pendant la runion
Rappel de l'ordre du jour
Avant dentrer dans le vif du sujet, il peut tre utile de
rcapituler brivement lordre du jour de la journe, le
temps imparti sur chaque sujet et les intervenants.

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Pendant la runion
Mettre l'aise
Un caf peut tre servi en dbut de runion ou bien de
simples bouteilles d'eau peuvent tre distribues aux
participants
Une salle correctement dimensionne et avec une
temprature adapte permettront de rendre une runion
plus efficace
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Pendant la runion
Rdiger un relev de dcision
Un relev de dcisions doit tre
collectivement par lensemble des participants

tabli

Un responsable doit tre dsign pour la mise en

uvre de chacune des actions

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Pendant la runion
Date de la prochaine runion
Sil sagit dune srie de runion, il peut tre opportun
de profiter de la prsence des participants pour
convenir dune date commune pour la tenue de la ou
des runion(s) suivante(s).

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Aprs la runion
Rdiger le compte-rendu
Il est fortement conseill de rdiger le compte-rendu
chaud :
Objet de la runion ;
Date de la runion ;
Participants (et excuss) ;
Ordre du jour ;
Rsum de chaque point de lordre du jour ;
Relev de dcisions.
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Aprs la runion
Diffuser le compte-rendu
Le compte-rendu doit tre diffus lensemble des
participants, pour validation. Aprs un dlai de lordre
dune semaine, si des propositions de modifications
ont t faites, le compte-rendu final devra tre
nouveau envoy lensemble des participants. Des
copies peuvent tre envoyes aux responsables, pour
information.

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