OUTILS DE COMMUNICATION LES BANQUES DE DONNEES

REMERCIEMENTS

Outre les formalités de politesses coutumières dans ce genre de dossier, je tiens

à témoigner notre gratitude à toutes les personnes qui ont contribué, de près ou
de loin, à l'accomplissement de ce travail, en particulier à l'ensemble du
personnel administratif du COLLEGE MARIE KORE avec à sa tête Monsieur
KALOUBOUE WILFRIED GERARD, Directeur des Etudes.
Mes remerciements vont notamment :
A l'endroit de mes parents : mon père KREBO MABO JOSEPH et ma mère
DABO NAHI SYLVIE pour le soutien moral et financier.
Évidemment à l'endroit de l'ensemble des professeurs et plus particulièrement
Mlle KOUA, mon professeur de T.A.B.
Sincère remerciement à DIEU LE TOUT PUISSANT qui me donne le souffle
de vie et à tous.

QUE DIEU NOUS BENISSE !

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THEME
LES BANQUES DE
DONNEES

INTRODUCTION
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Le marché de l'information connaît de nos jours une forte croissance avec

l'apparition des ordinateurs.

Une quantité énorme d'information circule dans les entreprises comme dans les
administrations. Le traitement de ces informations nécessite des moyens se
stockage et de diffusion très moderne.

C'est dans ce sens que l'on a mis sur pied les banques de données (immenses
réservoirs d'informations organisées par thème ou par secteur d'activités) pour
permettre aux usagers et à tous ceux qui ont besoin d'informations de les
consulter.

I. DEFINITION
a- Banque de données

Une banque de données est un ensemble de données relatif à un domaine

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défini de connaissances et organisé pour être offert aux consultations

d'utilisateurs (en anglais data Bank).

En d'autres termes la définition la plus simple est qu'une banque de données

est un entrepôt de données archivées

b- Base de données

Une base de données est un ensemble de données organisées en vue de son

utilisation par des programmes correspondant à des applications distinctes et
de manière à faciliter l'évolution indépendante des données des programmes.

Ces données installées sur les disques durs des ordinateurs d'un centre
serveur sont exploitée à distance à travers des réseaux de communication
spécialisés ou non (réseau commuté, Numéris,...) grâce à des logiciels
d'exploitation.

II. LES DIFFERENTS TYPES DE BANQUES DE DONNEES

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1- Les banques de données factuelles ou numériques

Dans ce type de donnée, l'usager obtient directement une information utilisable

sous forme de texte ou de résultat numérique. Exemple : L'annuaire.

L'utilisateur obtient directement l'information sous forme de textes ou de

résultats numériques.

2- Les banques de données textuelles

Pour un sujet donné, elles proposent soit des textes, soit de très larges extraits
accompagnés des références bibliographiques.
3- Les banques de données bibliographiques

Elles proposent uniquement des séries de références : titres, noms d'auteurs,

d'éditeurs, etc.
4- Les banques de données type annuaire

Elles fournissent des listes d'entreprises ou services avec indication de noms,

adresses, téléphones, secteurs d'activité.

REMARQUE

Les banques de données se définissent comme étant un ensemble de données

logiquement reliées entre elles et accessibles au moyen d'un logiciel
spécialisé appelé système de gestion d'une base de données. Elle est donc
propre à une entreprise, par exemple la relation entre l'entreprise et ses
clients, ses fournisseurs, les commandes et les stocks.

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Application

III. THEORIE ET PRATIQUE DE L'INTERROGATION

a- Théorie de l'interrogation

L'interrogation d'une banque de données est l'aboutissement d'une recherche

documentaire. Sur un sujet donné, il faut d'abord commencer par les supports
papiers tels que les ouvrages généreux, dictionnaires, encyclopédies,
périodiques, traités, mémoire : en termes de documentation, c'est ce qu'on
appelle l'accès aux documents primaires.

Puis, en vue d'approfondir sa recherche, d'établir une bibliographie rétrospective

(remontant à plusieurs années) ou de travailler sur un sujet pointu, il faut avoir
recours à une banque de données : celles-ci donnera accès à des références
d'articles de revues et parfois à des résumés de ces articles. C'est ce qu'on
appelle l'accès aux documents secondaires

b- Les intervenants d'une banque de données

1- Les auteurs

Ils sont à l'origine de l'information dite « primaire » par la publication d'articles,

d'ouvrages, dans le cadre de leurs travaux de recherche ou d'enseignement.

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2- Les producteurs

Ce sont les organismes qui, par un travail systématique de collecte et de

sélection des informations, fournissent le contenu des banques de données.

Les centres de documentation des grands pôles de recherche scientifique sont

tout naturellement devenus les premiers producteurs. On a par exemple en
France, le CNRS (banque de données Pascal, Francis), le CEA ou la NASA et
Chemical Abstracts service aux Etats -Unis.

Le producteur alimente la banque de données.il collecte, sélectionne, met à jour,

analyse les informations. En général le producteur fait appel à des spécialistes de
la diffusion de l'information automatisée : les serveurs

3- Les diffuseurs

Ils sont chargés par les producteurs de la saturation des banques de données et
du développement des outils qui permettent de les interroger.
Pour les banques de données accessibles en ligne, le rôle de diffuseur est assuré
par les centres serveurs.
Ils jouent le rôle de relais entre producteurs et utilisateurs d'informations. Ils ont
pour tâche :
❖ D'enregistrer les données sur supports magnétique
❖ De mettre des données sûres à la disposition du publique

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❖ De concevoir les programmes d'interrogation dans un langage simple, clair et

facilement accessible
❖ De former, si nécessaire, les utilisateurs
❖ De traiter les demandes
❖ Les serveurs gèrent également la commercialisation et la promotion des
banques de données inscrites à leur catalogue.

Il s'agit des opérateurs des réseaux de télécommunications qui assurent

l'acheminement des données d'un point à un autre du globe. Ces réseaux
fonctionnent selon des normes d'échange communes (transmission de données
par paquets) suivant une architecture complexe d’interconnexion internationales.

Dans de nombreux pays européens, l'Etat possédait le monopole de la

transmission de données par réseau spécialisé : par exemple, France télécom
a créé le réseau TRANSPAC qui permet d'accéder aux banques de données
sur le territoire national mais aussi aux serveurs mondiaux, par l'intermédiaire
d'un nœud de transit international
5- Les intermédiaires

On appelle ainsi les organismes ou personnes qui jouent le rôle de courtier

(ou brokers).
Ils effectuent contre rémunération des recherches ponctuelles pour le compte
de clients réguliers ou occasionnels. Ces structures sont privées ou publiques.
Les bibliothèques universitaires peuvent être rangées dans cette catégorie.
Elles disposent de services de recherche documentaire en ligne (RDL) pour
interroger les principaux serveurs en complément de services d'interrogation
directe de banque de données sur cédéroms ou via internet qu'elles offrent
aux utilisateurs
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6- Les utilisateurs

Ce sont les entreprises, les administrations, les organismes de recherche, les

particuliers.

7- Les formateurs

L'utilisation efficace des banques de données requiert une formation pratique

et méthodique particulière.
Au sein des universités en générale, les UFR-IST (Unités Régionales de
Formation à l'information scientifique et technique= ont pour mission :
d'assurer la formation des professionnels de l'information, des étudiants, des
enseignants et des chercheurs à l'usage des nouvelles technologies de
l'information. Les bibliothèques universitaires assurent également ce rôle
pour leurs utilisateurs.
8- La tarification

Différents éléments interviennent dans le calcul du coût d'interrogation des

tarifs :
❖ Il est en général rémunéré par des redevances versées par les serveurs.
L'utilisateur n'a donc pas en principe à payer directement.
❖ L'utilisateur est lié au serveur par contrat. La facturation des
communications est le plus souvent, mensuelle. Les structures tarifaires et
le niveau de tarification sont actuellement en pleine évolution. Cependant
on trouve généralement, les principaux postes de coûts suivants :
Dans certains cas, des frais d'abonnement ou un droit d'entrée annuel. Un
coût horaire de consultation très variable selon les pays.

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IV. EQUIPEMENTS NECESSAIRES POUR ACCEDER AUX

BANQUES DE DONNEES
Pour accéder aux banques de données, le matériel suivant est souhaitable :
❖ Un minitel
❖ Un micro-ordinateur
❖ Un logiciel de communication
❖ Un modem qui permet d'avoir accès au serveur de la banque de données
en passant par une ligne téléphonique
❖ Une imprimante pour imprimer les réponses.

1- Les banques de données on line ou en ligne

L'accès aux banques de données peut se faire par une connexion directe. L'accès
en ligne aux banques de données est conditionné par un abonnement et un mot
de passe. Il faut également savoir que les interrogations peuvent être d'un coût
élevé. Seules des bibliothèques où des centres de documentation ont la
possibilité d'accéder à ces outils.

2- Le Minitel
Le Minitel est une technologie de communication utilisée en France,
essentiellement à la fin du XXe siècle. Son fonctionnement suit une procédure
simple :

❖ Il suffit d'allumer son Minitel

❖ Composer le numéro d'appel choisit (3613, 3614, 3615 par exemple), au
signal sonore,
❖ Appuyer sur la touche CONNEXION/FIN, et taper le code de la BDD

REMARQUE

Le Minitel a les avantages suivants : pas d'abonnement, pas de matériel à

acheter, fiabilité constante, sécurité.
V. PRATIQUE DE L'INTERROGATION

1- De manière intellectuelle

Il faut reprendre la stratégie déjà appliquée lors d'une recherche sur support
papier à savoir la délimitation du sujet, la formulation des concepts et
l'adaptation de ces concepts à définir par la banque de données dans le

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thésaurus ou lexique.
La banque de données va permettre d'effectuer une recherche sur deux ou trois
sujets croisés et sur une période de temps définie, ce que ne permet pas un
fichier manuel ou un support papier.

2- Structures des banques de données

Les banques de données ne présentent pas toutes la même structure. De ce fait,

les possibilités d'interrogation ne sont pas les mêmes. Il est possible de
distinguer trois grandes « familles » de banques de données :
❖ Les banques de données à structure arborescente (c'est le cas de Statis et
de Megastat, de certains services télématiques)
- Les logiciels documentaires qui reposent sur thésaurus
❖ Les banques de données textuelles permettant la recherche par index et en
texte intégrale

a- Les banques de données à structure arborescente

Dans une banque de données à structure arborescente, l'accès à l'information se

fait par des choix successifs dans des menus qui permettent de « s'enfoncer »
progressivement dans les profondeurs de l'arborescence. Le passage d'une
information à l'autre nécessite de parcourir l'arborescence : retours successifs
aux menus précédents et un nouveau choix.
L'utilisateur d'une banque de données a peu de manipulations à maîtriser, il lui
suffit de savoir comment on choisit une option dans un menu et comment on «
remonte » au niveau supérieur. Les utilisateurs du Minitel connaissent bien ces
principes. Pour accéder à l'information, il suffit :
❖ D'effectuer un choix dans un menu et d'utiliser la touche ENVOI
❖ D'utiliser la touche RETOUR ou lâ touché SOMMAIRE pour remonter (il
n'en va pas de même sur le plan des concepts.
❖ De savoir à quel domaine de la connaissance elle appartient.

b- Les logiciels documentaires

Thésaurus : ensemble de mots clés structurés selon une hiérarchie propre à un
domaine. S'établissent ainsi des arbres de connaissance dans un domaine, des
croisements entre ces arbres, des notions communes et des renvois explorant les
divers niveaux du domaine et ses interférences avec d'autres. Toutes les
bibliothèques spécialisées et dans l'interrogation des banques de données.

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c- Les banques de données avec recherche en texte intégral

Les banques de données textuelles offrent des possibilités de recherche

d'informations qui peuvent être très efficaces mais aussi très déroutantes. Ces
possibilités reposent sur les principes de l'indexation automatique et de la
recherche en texte intégral. L'indexation automatique permet l'accès au texte lui-
même et élargie les possibilités de recherche par rapport aux autres formes
d'indexation (normes, nomenclatures, thésaurus etc.). Elle présente des
faiblesses qui font qu'elle n'est qu'un outil parmi d'autres. En effet, la recherche
en texte intégral se trouve confrontée au problème essentiel de la polysémie.
L'interrogation se fait par des mots-clés (mot qu'on rencontre nécessairement
dans le document) qui ne sont pas des descripteurs.

VI. AVANTAGES ET INCONVENIENTS

a- Avantages
❖ Multiplication des sources d'information disponibles. Le public devrait se
trouver de moins en moins en échec face une demande précise
d'informations.
❖ De plus en plus de documents seront accessibles directement (lecture
directe ou téléchargement)
❖ L'information numérisée permet une consultation plus adaptée pour des
recherches textuelles. Exemple : la consultation des encyclopédies
(navigation hypertexte, occurrence, recherche thématique, copie d'extrait
à des fins de citation...)
❖ Développement du prêt inter. Les documents devraient être plus
facilement accessibles pour tous.
❖ Possibilité d'effectuer des recherches depuis son domicile (suppose
l'équipement adéquat)
❖ Information accessible plus rapidement
❖ Facilité de communication et d'échange

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❖ Possibilité de formation plus large (formation en ligne ; mise en place de

stages de formation au sein de chaque institution pour accompagner
l'évolution technologique probable)
❖ Emergence de subventions liées ; des moyens plus importants pour
s'équiper mais avec une contrepartie (moins de choix dans l'équipement,
des comptes à rendre...)

b- Inconvénients

Eclatement des sources d'informations : plusieurs banques de données à

consulter :
❖ Technicité accrue de la recherche : équation, pré requis pour savoir quel
type de banque de données consulté, acquisition de la technique
informatique de base (éventuellement équipement personnel adapté).
Risque d'une marginalisation accrue des personnes non formées ou non
équipées.
❖ Le réseau permet d'identifier plus facilement la localisation d'un
document mais ne permettra pas d'accéder directement au document dans
la majorité des cas (l'usager devra se rendre sur le lieu de stockage ou
passer par un prêt inter.
❖ Technicité accrue pour maîtriser l'ensemble des outils du ou des réseaux
❖ Mise à jour permanente de ses compétences
❖ Les structures légères risquent d'être exclues (manque de personnel formé,
manque de moyens financiers ou techniques)

VII. DOMAINES D'APPLICATION DE LA BANQUE DE DONNEES

1- Domaine de la communication (télématique)

La télématique est un ensemble des services et des techniques qui
associent les télécommunications et l'information. La télématique offre des
possibilités de communiquer et de s'informer au travail comme à domicile.

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Elle regroupe des services très divers : Minitel, Télécopie, Télétexte, réseaux
télématiques...

2- Domaine Sécuritaire
A partir d'une banque de données centralisée (empreintes digitales ;
numéro d'identification etc., la police arrive à interpeller de personnes.

3- Domaine Informatique

L'internet en est un exemple très pratique, car il permet à tout individu

d'accéder à une multitude de données se présentant sous divers formats (textes,
images, son, vidéos, etc.). Il offre de nombreux services aux particuliers comme
aux professionnels, entre autres, réserver un hôtel en Asie, consulter les
catalogues de constructeurs automobiles...

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En définitif, les domaines d'application de la banque de données sont

multiples étant donné que l'informatique en est un élément essentiel.

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CONCLUSION
Les banques de données permettent un accès direct et à distance à l'information.
Cet accès à la documentation se fait par l'intermédiaire d'un centre serveur qui
fournit l'information disponible passant par un réseau de télécommunication.

En définitive, elles sont les principales méthodes de fonctionnement des

entreprises.

Cependant, le coût parfois élevé de la consultation et les conditions de

manipulation représentent plus ou moins un problème pour les utilisateurs.

En tout état de cause, elles demeurent le socle de la globalisation.

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