Les Reunions A Distance Mariee

Mlle ZAONGO RASMATA Les Réunions A Distance
SOMMAIRE
Avant-propos………………………………………………………………………………………..…. 2
Dédicace………………………………………………………………………………………………. 3
Remerciements…………………………………………………………………………………………. 4
Introduction…………………………………………………………………………………………….. 5
Historique……………………………………………………………………………………………… 6
Terminologies………………………………………………………………………………………….. 7
Première partie : LA REUNION TELEPHONIQUE………..…………………………………….. 8

I- Définition…………………………………………………………………………………. 9
II- Fonctionnement……………………………………………………………….…………... 9
A) Préparation……………………………………………………………………………. 9
B) Ouverture de la connexion…………………………………………………………… 9
C) Connexion…………………………………………………………………………….. 9
D) Fonctions conforts……………………………………………………………………. 9
E) Fonction sécurité………………………………………….…………………………. 10
F) Signalisation de fin de réunion……………………………………………………… 10
Deuxième partie : L’AUDIO CONFERENCE…………………………………………………….. 11

I- Définition……………………………………………………………………………… 12
II- Fonctionnement…………………………………………………………………………...12
III- Avantages et Inconvénients……………………………………………………………….12
1) Avantages…………………………………………………………………………….12
2) Inconvénients…………………………………………………………………………13
Troisième partie : LA VISIO CONFERENCE………...…………………………………………...14
I- Définition…………………………………………………………………………………15
II- Fonctionnement…………………………………………………………………………...15
III- Avantages et Inconvénients……………………………………………………………… 15
1) Avantages…………………………………………………………………………… 15
2) Inconvénients…………………………………………………………………………16
Quatrième partie : LA VIDEO TRANSMISSION…………………...…………………………… 17

I- Définition………………………………………………………………………………... 18
II- Equipements de studio………………………………………………………………….. 18
1) Avantages …………………………………………………………………………... 19
2) Inconvénients………………………………………………………………………... 19
Cinquième partie : LA WEBCONFERENCE………………………………...…………………... 20

I- Définition……………………………………………………………………………… 21
II- Equipements de studio………………………………………………………………….. 21
1) Avantages…………………………………………………………………………… 21
2) Inconvénients……………………………………………………………………… 21
3) Utilisateurs……………………………………………………………………………22
CONCLUSION……………………………………………………………………………………….. 23
1
BACCALAUREAT G1 COLLEGE SAINT BERNARD D’ADJAME DOSSIER OC
AVANT-PROPOS
Dans le cadre des examens de fins de cycle, les élèves candidats au BAC
G1 sont appelés à présenter un dossier portant sur l’un des thèmes d’outils de
communication qu’ils ont étudié durant l’année scolaire. Ce dossier devra être
soumis à l’appréciation d’un jury composé de professeurs de TAB (Technique
Administrative et Bureautique).
Pour notre part, l’un de ces thèmes, a retenu le plus notre attention : LES
REUNIONS A DISTANCE
DEDICACE
2
Je dédie ce dossier :
A la famille
A mes frères et sœurs
A M. SILUE Yenikpe Abou Professeur de Français
A ma meilleure amie
A mes professeurs et encadreurs
REMERCIEMENTS
3
A l’instar de toute œuvre intellectuelle, la réalisation de ce document a

nécessité l’intervention spirituelle, financière morale et physique de certaines
personnes. Que ces âmes de bonne volonté se retrouvent à travers cette note.
Nos sincères remerciements :
A Allah le tout puissant et miséricordieux de nous avoir donné la vie de et de

nous accompagner tout au long de cette année.
Mon père et toute ma famille
Mme KRE BERTINE notre Professeur de TAB
A tous nos professeurs pour leur encadrement et leur disponibilité
A notre Directeur des Etudes
A tous nos camarades de classes pour leurs encouragements
Sans oublier tout le personnel administratif pour toute la marque de sympathie

eue à notre égard.
INTRODUCTION
4
Dans les années 1970, l’image de marque de l’homme d’affaire, du cadre,

de l’ingénieur passait par sa capacité à se déplacer, prendre un avion, sauter dans
une voiture pour aller assister à une réunion importante et signifiait participer
intensément à l’effort économique national, quitte à sacrifier sa vie familiale.
Mobilité : voilà le maître mot de l’époque.
Aujourd’hui, on valorise d’avantage le temps libre, les loisirs et la vie

familiale que cette mobilité.
D’autre part, le renchérissement de l’énergie provoque une élévation

importante du prix des transports.
Ces deux tendances préparent une mutation des modes de communication,

mutation confortée par les progrès de la technique. Si le dialogue entre individus
ou entre groupes est encore plus nécessaire qu’avant, se déplacer est moins.
Grâce à de nouveaux média, on peut à présent se réunir sans voyager. Ils

ont pour nom :
Téléréunion, Audioconférence, Vidéoconférence, Vidéotransmission, la web

conférence et la Data conférence………..
HISTORIQUE
C’est en
1977 que les
premières
5
téléconférences françaises ont mis à la disposition du public un réseau ; on

compte une centaine de studios publics appelés « TELECENTRES » et une
centaines de studios privés. Ils sont raccordés par le réseau de la communication
caducée qui est un réseau à quatre fils et est installé à l’INTEL CI.
Les studios se trouvent un peu partout : en Amérique du Nord, en Europe,

etc. le premier studio installé en Afrique est celui de la Côte d’Ivoire (Abidjan et
Bouaké). Il a été placé en 1978 à Bouaké parce qu’il était le centre de télévision.
Il est resté de 1978 à 1980. A la faveur d’un symposium sur l’audioconférence,
il y a eu une démonstration de matériels français en studios à l’hôtel Ivoire qui a
permis la mise au point de ce matériel. Il a été transféré à l’Université
d’Abidjan, les communications étaient gratuites. Les P.T.T se sont révoltés car
cette situation ne leur était pas rentable. Cette communication passe d’abord par
le réseau de Cocody avant l’Université par les câbles.
TERMINOLOGIES
6
Les réunions à distance sont regroupées sous le vocable de Téléconférence.

C’est un domaine de travail très riche en vocabulaire :
 Téléconfence : c’est un ensemble de services permettant d tenir des

réunions de travail sans se déplacer, dans le but de favoriser les
échanges entre les interlocuteurs nombreux et souvent dispersés.
 Réunion Téléphone : C’est un moyen de communication qui permet

d’établir et mettre en relation simultanée plusieurs personnes (20) situées
en des endroits éloignés sur le réseau téléphonique.
 Audio conférence : Système de réunion à distance qui permet à

plusieurs groupes ( de 2 ou 4 groupes) de six personnes au plus en des
endroits différents de tenir une réunion à distance à partir de studios
reliés entre eux par un réseau de télécommunication.
 Visio conférence : C’est un système de réunion à distance qui permet à

trois (3) groupes de six personnes maximum, situées en des endroits
différents de dialoguer, de se voir, de présenter des documents.
 Vidéotransmission : ce système consiste à diffuser des images vers de

multiples points de réception où elles sont projetées sur un grand écran.
 Web conférence : c’est une application Internet qui offre la possibilité

d’organiser des conférences, des réunions de travail ou des formations
virtuelles avec des personnes distantes.
 Data conférence : c’est une application Internet qui offre la possibilité

d’’organiser des conférences, des réunions de travail ou des formations
virtuelles avec des personnes distantes.
7
PREMIERE PARTIE
LA REUNION TELEPHONE
I-
DEFINITION
8
La réunion téléphone s’apparente à une communication téléphonique qui

met en relation simultanée plusieurs personnes situées à des endroits
éloignés, sur un réseau téléphonique.
II- FONCTIONNEMENT
A) Préparation
La personne qui désire organiser une réunion appelle le centre de réservation de
Côte d’Ivoire Télécom (pour la Côte d’Ivoire), 24 heures à l’avance en
précisant :
 Le jour de la réunion
 La durée de la réunion (heure de début et fin)
 Le nombre de participants
 L’identité de celui qui réserve
 Le numéro de téléphone afin de pouvoir débiter le montant de la réunion
sur la facture de celui qui a réservé.
L’administration attribue à l’initiateur de la réunion, un numéro de téléphone
confidentiel qu’il communique à chacun des participants ainsi que l’heure de la
réunion.
B) Ouverture de la cérémonie
Au jour et heure prévue pour la réunion, l’organisateur appelle son numéro
confidentiel de conférence téléphone, et compose son code d’identification. Son
espace sonore de réunion est alors ouvert.
C) Conclusion
Chaque participant, au jour et l’heure prévue pour la réunion appelle ce même
numéro, pour avoir accès à l’espace sonore de la réunion.
D) Fonctions conforts
Appel extérieur : Permet d’appeler un nouvel interlocuteur au cours de la
conférence sans pour autant quitter celle-ci.
L’aparté : Permet d’avoir une conversation en privé pendant la conférence sans
quitter la conférence.
L’aparté simple : Pour vous isoler en cours de conférence avec l’un des
participants et recueillir son avis.
L’aparté tournant : Pour faire un tour de table en aparté avec chaque
participant et recueillir son point de vue.
E) Fonction de sécurité
9
Accès libre : c’est le mode d’accès le plus courant, chaque participant entre en
réunion en composant le seul numéro de conférence.
Accès verrouillé : Il bloque l’accès à toute personne essayant de se connecter à
la conférence en appelant votre numéro de conférence téléphone. Il s’utilise
lorsque tous les participants attendus sont présents sur l’espace sonore.
F) Signalisation de fin de réunion
Il suffit de raccrocher. La conférence téléphone est terminée dès que tous les
participants ont raccroché. Mais pour s’assurer que personne ne reste en ligne,
pour fermer l’espace de réunion, il faut taper le code de fermeture.
10
DEUXIEME PARTIE
L’AUDIOCONFERENCE
I- DEFINITION
11
L’audioconférence permet à plusieurs groupes (1 à 2 maximum) de six (6)

personnes au plus situées à des endroits différents, de tenir une réunion à
distance à partir de studios reliés entre eux par un réseau de
télécommunication.
II- FONCTIONNEMENT
L’organisateur de la réunion effectue la réservation auprès des gestionnaires des

studios (publics ou privés), le jour de la réunion chaque participant se rend dans
le studio de son entreprise et s’installe autour d’une table hexagonale
spécialement équipé pour l’émission et la réception de son lors de la
signalisation composée par des voyants lumineux.
Equipement des studios
Pour permettre une audioconférence, il faut :
 Un studio d’audioconférence,
 Une table d’audioconférence : hexagonale pouvant accueillir six (6)
personnes.
 Six (6) micros équipant la table et permettant aux participants de
s’adresser au groupe distant,
 Un haut-parleur central qui restitue le son provenant du ou des autres
studios,
 Un dispositif de signalisation lumineux (un voyant par position) qui
assure l’identification des locuteurs, un poste téléphonique,
 Un télécopieur,
 Une unité de téléécriture.
III- AVANTAGES ET INCONVENIENTS
1) Avantages
 gain de temps,
 Dialogue possible entre des personnes éloignées situées dans
des lieus différents,
 Echange de documents en télécopie,
 Travail sur des graphismes grâce à l’écriture 0,
 Les réunions peuvent être plus fréquentées, mieux préparées,
plus faciles à organiser,
 Eliminer des fatigues inutiles (déplacements évités).
12
2) Inconvénients
 Les participants ne se voient pas,

 Coût d’installation d’un studio privé assez élevé.
13
TROISIEME PARTIE
LA VISIOCONFERENCE
I- DEFINITION
14
La visioconférence est un moyen de communication qui permet de voir les

interlocuteurs réunis dans des studios distants, de dialoguer entre eux et de leur
montrer des documents ou objets.
II- FONCTIONNEMENT
Le son passe des microphones et des haut-parleurs, l’image par des caméras
et un écran de télévision. Les participants à une visioconférence travaillent en
direct en dialoguant par la parole et par l’image.
Le fonctionnement est entièrement automatique : dès qu’une personne prend

la parole, elle est détectée par l’intermédiaire de son micro et son image
visualisée sur les écrans des visiophones tandis qu’il conserve celle de
l’interlocuteur qui l’a précédé, ce qui tend à recréer les conditions et ambiance
d’une réunion classique.
Equipement des studios
Chaque studio comporte 4 postes dotés d’une caméra et prise de vue

réceptrice d’image, d’un microphone et d’un haut-parleur.
En plus des quatre terminaux visiophoniques de type face à face. Chaque

studio comporte des dispositifs :
 Un écran panoramique donnant une vue générale de la salle,

 Les outils de communication de type téléphone,
 Un système de transmission d’images lentes pour protéger des documents,
 Une caméra verticale pour la lecture de documents,
 Une unité de téléécriture.
Les équipements peuvent être installés dans les entreprises par les PTT qui
réalisent, à la demande, une étude des besoins.
1) Avantages
 La réduction des déplacements et réalisation d’économie de

temps et d’argent,
 L’amélioration de la qualité de vie,
15
 L’optimisation des réunions de travail car tous les dossiers sont

disponibles,
 L’assurance de secret des conversations puisqu’il n’y a aucune
intervention extérieure pour la mise en œuvre,
 Permet aux interlocuteurs de se voir sur l’écran.
2) Inconvénients
 Le cout de revient d’une visioconférence est très élevé.
16
QUATRIEME PARTIE
LA VIDEO TRANSMISSION
17
I- DEFINITION
La vidéo transmission est un moyen de communication collective qui

consiste à transmettre à distance et à projeter sur un grand écran, des images
filmés en direct par des faisceaux hertziens ou par satellite, de l’image et du son
transformés en signaux hertziens.
II- EQUIPEMENTS DE STUDIO
 Pour la production, il faut :
o Un studio de prise de vue ;

o Une ou plusieurs caméras ;
o Un système de prise de son
 Pour la réception :
o Une salle ou enceinte publique spécialement aménagée,

o Un vidéo projecteur à projection directe plus ou moins
puissant selon la capacité d’accueil de la salle. Il permet de
restituer l’image et le son,
o Un écran blanc mat.
Applications
Les principaux domaines d’applications sont :
 Pour l’entreprise :
o Communication entre dirigeants et collaborateurs,

o Formation du personnel en informations professionnelles,
o Information relatives à un évènement,
o Réunion de représentants, de clients présentant de nouveaux
produits (voitures…) de l’entreprise…
18
 Pour le public :
o La transmission de rencontres sportives, de spectacles,

d’évènements de portée nationale ou internationale (lanceur
des fusées),
o Les conférences, les congrès, les colloques.
1) Avantages
 De faire participer au même évènement, le plus souvent

indirect, des spectateurs situés en des lieux différents,
 D’élargir le nombre de personnes participant à un débat, à
une présentation ou in congrès,
 Gain de temps
2) Inconvénients
 Coût très élevé.
19
CINQUIEME PARTIE
LA WEBCONFERENCE
20
I- DEFINITION
La web conférence est la visioconférence par le biais d’Internet : c’est une

technologie liée à l’informatique et au réseau Internet permettant aux personnes
situées à des points différents de se voir et de dialoguer oralement ou par écrit à
distance en temps réel entre un ou plusieurs interlocuteurs tout en partageant les
images animées les sons à l’aide d’une caméra.
II-
II- EQUIPEMENT
Pour réaliser une Web conférence, il faut :
 Un ordinateur
 Un micro
 Une caméra qu’on appelle WEBCAM
 Un abonnement auprès d’un service de réseau Internet
 Un haut-parleur
21
III- FONCTIONNEMENT
La web conférence n’a pas besoin de faire une réservation auprès d’un
service. Il suffit d’avoir tous les matériels, les brancher sur votre ordinateur
ensuite prévenir les participants en leur donnant la date, l’heure de la réunion et
le site sur lequel vous êtes connectés. Les participants doivent avoir les
matériels eux aussi.
IV- AVANTAGES ET INCONVENIENTS
1) Avantages
 Pas besoin d’être en groupe pour participer à la

réunion
 Possibilité de faire d’autres choses en participants à la
réunion
 Pas de dépense pour la réservation
2) Inconvénients
 Coût des matériels élevé

 Nécessité d’abonnement auprès d’un service réseau
Internet
V- Utilisateurs
La web conférence est utilisée par le grand public, les entreprises privées ou
publiques.
22
CONCLUSION
La télé réunion et l’audioconférence sont des systèmes de communication

orale ; la visioconférence et la vidéotransmission offrent, en plus l’image.
23
Les deux premiers services s’adressent aux entreprises qui veulent réunir de
trois à vingt personnes et sont déjà couramment utilisés (là où ils sont proposés,
ce qui est n’est pas partout le cas).
La vidéotransmission est expérimentée auprès du public.
La vidéotransmission est un moyen de communication entre des groupes qui

peuvent aller jusqu’à plusieurs centaines de personnes.
Les moyens mis en œuvre pour ces différents types de liaison vont du simple
combiné téléphonique pour la télé réunion à la caméra de la télévision et aux
faisceaux hertziens pour la vidéos transmission.
24

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Première partie : LA REUNION TELEPHONIQUE………..…………………………………….. 8

Deuxième partie : L’AUDIO CONFERENCE…………………………………………………….. 11

Quatrième partie : LA VIDEO TRANSMISSION…………………...…………………………… 17

Cinquième partie : LA WEBCONFERENCE………………………………...…………………... 20

A l’instar de toute œuvre intellectuelle, la réalisation de ce document a

Nos sincères remerciements :

A Allah le tout puissant et miséricordieux de nous avoir donné la vie de et de

Mon père et toute ma famille

Mme KRE BERTINE notre Professeur de TAB

A tous nos professeurs pour leur encadrement et leur disponibilité

A notre Directeur des Etudes

A tous nos camarades de classes pour leurs encouragements

Sans oublier tout le personnel administratif pour toute la marque de sympathie

Dans les années 1970, l’image de marque de l’homme d’affaire, du cadre,

Aujourd’hui, on valorise d’avantage le temps libre, les loisirs et la vie

D’autre part, le renchérissement de l’énergie provoque une élévation

Ces deux tendances préparent une mutation des modes de communication,

Grâce à de nouveaux média, on peut à présent se réunir sans voyager. Ils

Téléréunion, Audioconférence, Vidéoconférence, Vidéotransmission, la web

téléconférences françaises ont mis à la disposition du public un réseau ; on

Les studios se trouvent un peu partout : en Amérique du Nord, en Europe,

Les réunions à distance sont regroupées sous le vocable de Téléconférence.

 Téléconfence : c’est un ensemble de services permettant d tenir des

 Réunion Téléphone : C’est un moyen de communication qui permet

 Audio conférence : Système de réunion à distance qui permet à

 Visio conférence : C’est un système de réunion à distance qui permet à

 Vidéotransmission : ce système consiste à diffuser des images vers de

 Web conférence : c’est une application Internet qui offre la possibilité

 Data conférence : c’est une application Internet qui offre la possibilité

La réunion téléphone s’apparente à une communication téléphonique qui

L’audioconférence permet à plusieurs groupes (1 à 2 maximum) de six (6)

L’organisateur de la réunion effectue la réservation auprès des gestionnaires des

Equipement des studios

Pour permettre une audioconférence, il faut :

 Les participants ne se voient pas,

La visioconférence est un moyen de communication qui permet de voir les

Le fonctionnement est entièrement automatique : dès qu’une personne prend

Equipement des studios

Chaque studio comporte 4 postes dotés d’une caméra et prise de vue

En plus des quatre terminaux visiophoniques de type face à face. Chaque

 Un écran panoramique donnant une vue générale de la salle,

III- AVANTAGES ET INCONVENIENTS

 La réduction des déplacements et réalisation d’économie de

 L’optimisation des réunions de travail car tous les dossiers sont

 Le cout de revient d’une visioconférence est très élevé.

La vidéo transmission est un moyen de communication collective qui

II- EQUIPEMENTS DE STUDIO

 Pour la production, il faut :

o Un studio de prise de vue ;

o Une salle ou enceinte publique spécialement aménagée,

Les principaux domaines d’applications sont :

o Communication entre dirigeants et collaborateurs,

o La transmission de rencontres sportives, de spectacles,

III- AVANTAGES ET INCONVENIENTS

 De faire participer au même évènement, le plus souvent

 Coût très élevé.

La web conférence est la visioconférence par le biais d’Internet : c’est une

Pour réaliser une Web conférence, il faut :

IV- AVANTAGES ET INCONVENIENTS

 Pas besoin d’être en groupe pour participer à la

 Coût des matériels élevé

La télé réunion et l’audioconférence sont des systèmes de communication