Les réunions

Les réunions sont un moyen de partager, au sein d’un groupe de personnes, un même niveau de
connaissance sur un sujet ou un problème et de prendre des décisions collectivement

´   On appelle conduite de réunion l’ensemble des actions à entreprendre afin d’organiser

et de mener une réunion dans de bonnes conditions et permettant de la faire suivre
d’effets.
Les types de réunions :

´   La réunion d'information, pour diffuser ou collecter des informations. ;

´   La réunion de concertation : mener un travail collectif, favoriser l'expression et les
échanges d’idées ;
´   La réunion de résolution de problème : elle a pour rôle de trouver des solutions pour
résoudre un problème dans la vie de l'entreprise, les outils de créativité́ y sont
privilégiés, comme le brainstorming.
´   La réunion de service
la réunion de service est un rendez-vous récurrent avec les personnes d’une même équipe. Le
but est de réunir tous les collaborateurs pour faire un point sur les projets en cours, les problèmes
éventuels et l’humeur du moment.
´   La réunion de projet:
Format préféré des chefs de projet, il permet d’effectuer la revue de projet., point d’avancement,
réunion de travail, réunion de clôture et de bilan, ces points sont conduits de manière
méthodique par le responsable du projet.
´   Le brainstorming:
Technique d’animation de réunion très appréciée pour trouver de nouvelles idées et favoriser
l’idéation, le brainstorming – ou remue-méninge – favorise la créativité et incite chaque
collaborateur concerné à participer, même les moins créatifs !
´   La réunion commerciale:
Un basique pour toute équipe commerciale, cette réunion permet de faire une revue des objectifs
commerciaux et des performances de chacun.

Les réunions a distance :

´   La réunion par téléphone : elle réunit plusieurs personnes au téléphone. On peut aussi
l’appeler audioconférence ou conférence téléphonique ;
´   La visioconférence (webconférence ou vidéoconférence) : elle permet aux participants
de se voir grâce à des caméras et à des écrans.

La préparation de la réunion :

La préparation est une phase déterminante pour la réussite de la réunion.

•   Programmez la réunion bien à l’avance : lieu, date, durée…….
•   Précisez l’ordre du jour (la liste des sujets à traiter)
•   Faites une liste des participants. Invitez uniquement les personnes dont la présence à
la réunion est nécessaire.
•   Il ne faut pas négliger les conditions matérielles :
– réservez une salle de réunion confortable,éclairée,spacieuse(grande);
– retenez le matériel dont vous aurez besoin: stylosfeutres,bloc-notes,etc.
– préparez les dossiers et documents qui seront distribués;
– pensez aux bouteilles d’eau et aux verres.
 •   Rédiger le compte rendu

Animer une réunion

Avant la réunion:
´   Définir et préparer son sujet
´   Définir l’ordre du jour de la réunion
´   Définir la durée totale de la réunion
´   Sélectionner les participants, les invités,
´   Anticiper les questions, les réactions des participants
Pendant la réunion

´   Accueillir les participants

´   Présenter les participants, les invités, le secrétaire de la réunion
´   Définir les objectifs de la réunion
´   Annoncer l’ordre du jour en précisant le timing pour chacun des points.
´   Préciser la durée de la réunion
´   Veiller à ce que chacun puisse s’exprimer (organiser parfois des tours de table)
´   Veiller à être clair.

Après la réunion :
´   Veiller à ce que les participants aient le rapport de la réunion quelques jours après la
réunion (pour cela, s’adresser au secrétaire)
´   Veiller à ce que soit mises en pratique les décisions ayant été́ prises en réunion.

Le compte rendu de la réunion :

Le compte rendu de réunion comprend ordinairement:

ü   Un exposé: qui fait connaitre le cadre et les circonstances dans lesquels s'est déroulée la
réunion.
ü   Un développement: consacre a la narration de fond des différentes phrases de la réunion.
ü   Une finale: qui marque la fin de la réunion.
l'exposé
´   Il indique la nature, l'objet, la date et l’heure de la réunion, le lieu ou elle s'est tenue et
avec quelles personnes.
Exemple:
L'assemblé générale annuelle des actionnaires de la société X s'est réunie, le 19 mai 2021 , a
16h, au siége sociale, 14 rue zrektouni, Marrakech pour examiner les comptes de l'exercice
2020.
´   Il faut indiquer après l'exposé le nom des assistants , et on mentionne également le nom
des personnes qui ont prévenus de leur absence et en fait connaitre la raison
Le vendredi 12 mai 2021 s'est tenue a 15h , a la préfecture Menara , une réunion en vue
d'examiner les possibilités d'organisation d'un évènement X .
Etaient présents:
•   Mr karim TAKI on peut préciser la qualitéé et fonction
•   Madame ghita FATHI……
Setaient excusés:
•   Mr amin ZAOUI et patrivk DOLL
Le développement
La rédaction du développement respecte la chronologie: les faits sont rapportés dans l'ordre
même ou ils se sont succède dans le temps.
La finale
Lorsque les réunions ont un caractère personnelle le CR indique, la date et lieu de la prochaine
réunion ;
Exemple: la prochaine réunion aura lieu le mercredi 23 juin …. A 14h30, a la préfecture…….
L'ordre du jour étant épuisé, la séance est levée a 11h30.

Note de service / note d'information

Une note est un message écrit interne à l’organisation qui établit une communication le plus
souvent descendante (de la hiérarchie vers les échelons subalternes).
´   Il existe essentiellement deux types de notes : la note d’information et la note de
service .

La note d'information
´   C’est un document écrit interne qui transmet une information concernant l’activité de
l’entreprise. La note d’information n’a pas de caractère obligatoire. Elle explique,
mais ne cherche pas à convaincre.
´   son nom l’indique, la note d’information transmet à une ou plusieurs personnes une
information relative à la vie de l’entreprise ou d’un service, un renseignement ou
un message qui n’a pas de caractère obligatoire.
´   Moyen de transmission d’un message au sein d’une entreprise.
Il permet de transmettre une information aux collaborateurs, de demander des
informations aux collaborateurs ou de formuler des propositions.

Le note de service
´   C’est un document écrit interne destiné à un plusieurs subordonnés qui devront exécuter
ce qui est demandé. La note de service a donc un caractère obligatoire. Elle exprime
un ordre.
´   note de service donne ou rappelle des consignes, décrit un processus, une
procédure. L’émetteur est un supérieur hiérarchique, le récepteur est tout ou une partie
du personnel. Le message est normalement suivi d’une mise en exécution (caractère
obligatoire d’application).
´   Moyen de transmission des instructions, des décisions, des consignes au sein des
services de l’entreprise. Elle suit le plus souvent la voie hiérarchique (Information
descendante)

Les mentions de la note

Une note comporte toujours :

´   l’en-tête simplifié de l’entreprise ;
´   la mention « Note d’information » ou « Note de service » (titre), suivie d’un numéro
d’ordre ;
´   les coordonnées de l’émetteur (nom, service, fonction, etc.) ;
´   Les éléments suivants doivent apparaître dans ce type de documents :
´   Destinataire
´   Date
´   Objet
´   Expéditeur
 ´   Contenu
´   Signature

Modes de transmission
messagerie interne, mail, courrier, fax, en main propre, dans des casiers, voie d’affichage

NOTE DE SERVICE N 10
DESTINATAIRES : Les membres du personnel
EXPÉDITRICE : Lise Daigle, directrice
DATE : Le 15 juin 2009
OBJET : Fermeture du secrétariat
Pendant la semaine du 6 au 10 juillet prochain, le secrétariat sera fermé pour rénovation. Vous
pourrez communiquer avec les adjointes administratives ou les adjoints administratifs par
courriel.
Tout le travail de rénovation devrait être terminé pour le lundi 13 juillet. Toutefois, surveillez
vos courriels pour vous en assurer.
Je vous remercie de votre compréhension
Lise Daigle

note d'information
Destinataire: le corps professoral
Date: 17 aout 2020
Objet: changement des clés
Comme vous le savez, à la fin du mois, nous changerons tous les casiers des professeures et
professeurs. Je vous serais reconnaissante
de me remettre votre ancienne clé en la déposant au bureau 200. Aussitôt que les nouveaux
casiers seront installés, je pourrai vous remettre votre nouvelle clé.
Je vous remercie de votre précieuse collaboration.
Lucie Labelle
Adjointe administrative