1.

1Décrire les caractéristiques des différents types de réunions (formelles ou

informelles, internes ou de conférence).

Une réunion formelle est un rassemblement planifié à l'avance de deux

personnes ou plus qui se sont réunies dans le but d'atteindre un objectif commun
par le biais d'une interaction verbale. Les réunions formelles se caractérisent par
des thèmes prédéterminés, un ensemble d'objectifs et des avis formels. Ces
réunions se tiennent à une heure précise, dans un lieu défini et selon un ordre du
jour convenu. Les réunions formelles sont généralement dirigées par un
président et les discussions et accords sont consignés dans un document écrit
appelé procès-verbal.

Le but d'une réunion formelle est de discuter de la liste des sujets prédéterminés,
d'aborder l'ensemble des objectifs et de prendre des décisions à leur sujet.

Par exemple, dans notre cabinet, nous organisons une fois par mois une réunion
avec l'ensemble du personnel : Une fois par mois, dans notre cabinet, nous
organisons une réunion avec l'ensemble du personnel.

Pendant la journée, je prépare les sujets dont je dois parler.

Un courriel est envoyé à tous les membres du personnel pour les informer de
l'heure et du jour de la réunion. J'attends que tout le monde confirme.

Ce jour-là, chacun peut s'exprimer librement et s'il a de nouvelles idées, des

préoccupations, des problèmes, etc., nous écouterons tout le monde et nous
prendrons en considération et en action.

Une réunion informelle est une réunion qui est beaucoup moins planifiée et
réglementée qu'une réunion d'affaires formelle, et qui n'a donc pas les
caractéristiques d'une réunion d'affaires formelle, telles que les procès-verbaux,
un président et un ordre du jour fixe. Ces réunions informelles ont beaucoup
plus de chances de se dérouler dans un cadre décontracté, comme un restaurant
ou un café, ou sur le bureau de l'un des participants, plutôt que dans une salle de
réunion.

Les réunions informelles ressemblent à une discussion rapide et opportune entre

un entraîneur et un joueur pendant la période de non-jeu sur des questions
générales qui peuvent ou non être directement liées au sport, mais qui sont très
pertinentes pour le joueur ou l'entraîneur.
Parfois, je m'entretiens avec l'une des infirmières au sujet d'un problème,
comme l'autoclave, l'emploi du temps ou le salaire.

1.2Décrire les différentes façons d'apporter un soutien administratif aux

réunions.

En général, une équipe d'assistants travaille ensemble pour assurer le bon

déroulement des réunions administratives et des événements.
Ouvrir et trier le courrier, filtrer les appels et les courriels entrants et fixer
des rendez-vous avec le personnel.

Assurer diverses fonctions de gestion des données, y compris la gestion des

dossiers papier et électroniques, la création et la gestion de feuilles de calcul
et de bases de données, la production de rapports, la compilation
d'informations et, parfois, l'analyse des résultats.

Coordonner les horaires des réunions, programmer les salles de conférence,

réserver les lieux de réunion hors site, envoyer les invitations, créer et
distribuer l'ordre du jour et organiser le service des repas et des boissons.
L'organisation de voyages pour le compte de dirigeants d'entreprise constitue
une part importante de nombreux emplois dans le domaine de l'assistance
administrative

1.3 Expliquer les étapes de l'organisation des réunions

Clarifier l'objectif et les buts

Créer un ordre du jour
Planifier la réunion
Publication et envoi de l'ordre du jour
Diffuser des informations complémentaires
Prendre des dispositions pour la chambre
Prévoir une flûte à bec