1-2- L’écrit professionnel

LES ECRITS PROFESSIONNELS LONGS

INTRODUCTION
Les trois types d'écrits professionnels présentés ci-après respectent la terminologie «
académique ». En situation professionnelle, il arrive souvent qu'on demande un « rapport » alors
qu'on attend un compte rendu de mission, de visite], suivi (ou non] d'une analyse, d'un avis, d'une
recommandation. De même, lorsqu'un supérieur demande à un subordonné « une petite note », il
n'attend pas une note de service mais un bref rapport sur un problème rencontré dans le service. Il
convient donc, lorsque l'on est nouveau dans une entreprise, un service, de se faire préciser ce que l'on
attend, quel contenu et éventuellement quelle longueur, étant entendu que les écrits professionnels
doivent être concis tout en apportant l'information objective et l'analyse nécessaires.
I- LE COMPTE RENDU
Comme son nom l'indique, le compte rendu « rend compte » fidèlement d'un fait, d'un événement,
d'une situation, d'une réunion, d'une visite etc., sans que l'auteur prenne parti.
Ainsi, on peut être conduit, dans une entreprise, à faire les comptes rendus :
ü D’une réunion de travail, d'une réunion de comité d'entreprise,
ü D’une activité, d'une mission, d'une négociation,
ü De la lecture d'un document ou de l'étude juridique d'un problème,
ü D’un entretien.
Il permet au lecteur de savoir « ce qui s'est passé », ce qui a été dit, si on était absent ou distrait, ou
encore si l'on a omis de noter avec précision ce qui a été décidé, communiqué (noms, adresses,
chiffres, consignes, etc.).
En somme, il informe les absents, il est la trace objective du travail, de la négociation, de l'entretien
des présents.
1. Recueil des informations
Pour un compte rendu de réunion, il est indispensable de connaître l'ordre du jour. Malheureusement,
de nombreuses réunions de travail se déroulent sans que les participants le connaissent... Si l'on est
secrétaire de séance, on peut demander à la personne qui anime et dirige la réunion de se faire
préciser au moins les sujets principaux qui seront abordés.
2. Plan
Le compte rendu de réunion (ou de conférence) suit, lorsque c'est possible, l'ordre chronologique. Il
s'agit alors :
ü De situer la réunion, (lieu, date, heure, participants, présidence, objet ou ordre du jour, sujet),
ü De relater ce qui a été dit, décidé, en résumant, (sans préciser nécessairement qui a pris la
parole).

Mais la plupart des séances de travail se déroulant sans ordre du jour précis et sans « pilotage » ou
presque, il faut alors rédiger un compte rendu synthétique en regroupant les sujets abordés.
Le compte rendu d'activité (mission, visite, négociation) expose :

ü le cadre dans lequel on a agi, les données de base, les circonstances,

ü si nécessaire les difficultés, les réussites, les « surprises », les résultats obtenus. Dans le cas
d'une négociation, les termes de l'accord doivent être explicitement et précisément consignés.
3. Présentation
Un compte rendu est une source d'informations et un document de travail. On veillera donc à :
ü Laisser des marges importantes (4 cm au moins à gauche)
ü Souligner les mots importants,
ü Aérer le texte,
ü Consigner des renseignements précis : lieux, noms, dates, adresses, références techniques, etc.
Pour un compte rendu de réunion de travail, la présentation sera généralement la suivante :
Raison sociale de l'entreprise,
de l'organisme, etc.
Compte rendu de la réunion du comité d'entreprise du 21 février 2007
Destinataires :
M. GOGO, Directeur général,
M. BABA, DRH

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X,Y,Z

La réunion s'est tenue au siège social de l'entreprise, (adresse), salle www, de 18 à

20 heures

Étaient présents :
Mmes et MM. X, Y, Z, W, K, membres de droit,
Mme BURTIN, infirmière,
Etaient excusés : MM. R G.
L'ordre du jour appelait l'examen des questions suivantes :
(Cela suppose que la convocation ou l'invitation comporte un ordre du jour précis, ce qui pas toujours
le cas...?)

Diverses solutions sont proposées, parmi lesquelles :

Les modalités doivent satisfaire aux conditions suivantes :

Finalement, on décide qu'on fera appel à l'entreprise WO de Châtillon pour la

fourniture
du buffet de fin d'année. Elle devra prendre en charge la totalité de l'organisation :
mobilier,
vaisselle et linge de table, fleurissement, buffet et boissons, service dans la salle,
reprise des
denrées alimentaires non consommées, nettoyage de la salle, transport des
déchets en
déchetterie.
Répartition des tâches et calendrier :
X contacte l'entreprise avant le vendredi 16 avril 2007
Y réserve la salle du conseil auprès du service intérieur,

Un bilan d'étape sera dressé le à heures, au siège, salle ……..

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2- LE PROCES-VERBAL
Le procès-verbal relate un fait (procès-verbal de gendarmerie), une situation (procès-verbal de
carence), une réunion réglementaire. Nous nous intéresserons ici aux procès-verbaux de réunions.
Un procès-verbal a une valeur réglementaire. Il ne peut être attaqué devant un tribunal que par une
procédure d'inscription en faux.
Certains procès-verbaux sont obligatoires ; ils consignent de manière officielle les décisions prises,
les orientations retenues, les budgets adoptés :
ü Dans une entreprise, assemblée générale d'actionnaires, réunion du comité d'entreprise,
dans une association, assemblées générales ordinaires et extraordinaires, dans une
copropriété, réunion des copropriétaires, dans l'administration, réunion de jury, conseil
d'administration d'université, d'école, dans une collectivité locale : réunion du conseil
municipal, etc.
ü Un procès-verbal est signé par le président de séance et le secrétaire de séance.
ü Dans la plupart des cas, il doit être soumis à l'approbation de l'assemblée (du conseil) lors
de sa réunion suivante.
A - Exemple :
Le schéma ci-dessous résume l'essentiel des règles de conception et de présentation du procès-verbal.

Procès-verbal de l'assemblée générale annuelle de l'association « Plein vent » du 22 mars 2007.

Sont présents : Mmes BONPAIN, CAGAN, DURIN, ELBAZ,... MM. BLANC, COMIN,
DURAS, ECHON,...
Sont représentés : Mmes MM
, Sont excusés : Mmes MM
(Sont absents : : si on veut souligner l'absence de certains...)
Assistent à cette réunion : Mme GOUDIL, assistante sociale, M. LIN, commissaire aux comptes.

Le quorum étant atteint la séance est ouverte à 14 heures 15.

La séance est présidée pat M. LEON, vice-président, en l'absence du président.

Le Président
Mont Viron, le 29 mars 2005 Le secrétaire de séance.

B- Rédaction
Généralement, le procès-verbal est plus court que le compte rendu : il se limite à enregistrer les
décisions, éventuellement les prises de position officielles (motions, refus, etc.).
Parfois, l'usage d'une collectivité, d'une entreprise transforme en compte rendu le procès-verbal, en
conservant cependant les caractéristiques formelles ci-dessus.
C- Style
Le style est celui de l'objectivité, de « l'enregistrement ». On peut rédiger des phrases nominales (sans
verbe conjugué), faire des énumérations, etc. Il est également possible d'user de titres pour les
différentes parties de la réunion.
D- Plan
Après les mentions d'usage exposées précédemment (présentation), le plan suit l'ordre du jour.
Sinon, le rédacteur précise que l'ordre du jour a été modifié (avec l'approbation des participants), soit
dans son ordre seulement, soit dans son contenu :
ü Suppression de certains sujets et report à une date ultérieure,
ü Ajout de sujets au titre des questions diverses.
ü En principe, on ne peut pas ajouter de sujet à l'ordre du jour s'il n'a pas été prévu de «
questions diverses ».
Pour chaque sujet inscrit à l'ordre du jour, on résume :
ü Les données, informations, enjeux, etc. (Au besoin, on précise que les données complètes

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se trouvent en annexe, par exemple un budget prévisionnel.)

ü Les prises de position synthétisées.
Toutefois, un participant peut faire une déclaration officielle et souhaiter qu'elle soit
consignée au procès-verbal. C'est fréquemment le cas dans les assemblées et conseils de
collectivités locales où siègent des élus qui désirent que les électeurs sachent quelle position
ils ont adoptée. Dans ce cas, on écrit :
Mme Y. déplore que ...et s'oppose fermement à ce que ...»
La décision prise, la position adoptée sont clairement et précisément rédigées.
Le secrétaire de séance a un rôle essentiel à jouer : il doit s'assurer auprès des participants que
ce qu'il a noté correspond bien à leur position. Cela permet souvent :
ü de ne pas laisser des questions en suspens, dans la confusion générale,
ü d'obliger les participants à s'engager sur une position claire,
ü de lever des quiproquos.
Quand une proposition, une motion, un budget sont mis aux voix et votés, on précise toujours
:
ü le texte intégral de la motion ou de la décision,
ü le résultat du vote : « votants : 15, pour : 9, contre : 2, abstentions : 1, ne
prennent pas part au vote : 3. »
Lorsque le trésorier d'une association a présenté son rapport financier, celui-ci est
soumis au vote de l'assemblée qui, si elle l'approuve, « donne quitus au trésorier pour
sa gestion (son bilan) ». • La conclusion se borne à :
ü fixer la prochaine réunion et son objectif (mais ce n'est pas obligatoire),
ü mentionner que l'ordre du jour est épuisé :
« Toutes les questions inscrites à l'ordre du jour ayant été traitées, la séance est levée
à 18 heures. »
ou
« Le président lève la séance à 18 heures. »

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3 - LE RAPPORT PROFESSIONNEL
A. Objectif
Le but principal d'un rapport professionnel est d'aider à la décision, dans un choix, dans la résolution
d'un problème, dans l'attitude à adopter à l'égard d'un partenaire économique, etc.
Par conséquent, les caractéristiques du rapport sont les suivantes :
être adapté au destinataire, répondre à ses attentes et à ses objectifs,
ü exposer de manière synthétique une situation, distinguer l'essentiel de l'accessoire, segmenter
et hiérarchiser les données du problème,
ü envisager une ou plusieurs hypothèses ou propositions et argumenter à propos de chacune
(avantages et inconvénients, faisabilité à court ou long terme, difficultés de mise en œuvre,
solutions globales ou partielles, informations utiles à la décision, etc.),
ü s'engager sans toutefois prendre la décision à la place du décideur.
B. Plan
Le plan est généralement le suivant :
ü Introduction : elle situe le problème dans son contexte et énonce clairement l'objectif du rapport.
ü Description de la situation actuelle.
ü Analyse et critique, éclairages nouveaux, perspectives originales.
ü Propositions concrètes, précises, justifiées et commentées objectivement.
ü Conclusion : elle reprend de manière synthétique la ou les propositions et, selon que le rédacteur
jugera que c'est opportun ou non, il exprimera sa position, sa préférence.
C. Présentation

La présentation varie selon les habitudes de l'entreprise. Cependant quelques règles de bon sens
doivent être toujours respectées :
Entreprise ou organisation Fonction ou service (Service Clients, Le responsable Installations) Nom de
l'auteur du rapport.

Nom du destinataire avec son titre

À l'attention de Monsieur DUCHEMIN, directeur technique

Objet : rapport sur la mise en service du XW55, dans l'usine VEGA de Brest

Par exemple

Paris, le 28 novembre 2007

(Introduction) Lors de la dernière réunion de coordination technique du ...,
l'installation de notre dernier modèle de pompe XW55 chez VEGA à Brest, a suscité
des inquiétudes, compte tenu de la complexité des infrastructures électriques
nécessaires.
1. Description de la situation : les problèmes en l'état actuel.
2. Analyse
Les paramètres que nous maîtrisons ;
Les paramètres qui nous échappent.

3. Propositions (justifiées et commentées : avantages, inconvénients, par exemple) :

organiser une réunion technique chez VEGA et faire le point de la situation au regard
du cahier des charges,
faire appel à un sous-traitant pour résoudre les problèmes électriques. A
développer évidemment

4. Conclusion
Compte tenu de l'enjeu commercial et technique de ce marché, il serait sans doute
prudent de s'assurer le concours d'un installateur électrique, sans exclure au préalable
un rencontre de la direction générale avec VEGA pour faire le bilan d'étape.
Quelques règles à respecter :

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ü Numéroter les différentes parties du rapport ;

ü Aérer, faire des paragraphes courts (cinq à dix lignes au maximum) ;
ü Laisser des marges importantes (4 cm au moins) à gauche pour que le destinataire du
rapport puisse annoter ;
ü Rédiger dans un style très clair en pensant que le destinataire n'est pas nécessairement un
collègue ou un supérieur hiérarchique ayant la même spécialité que vous : un cadre
technique peut rédiger un rapport destiné à un responsable financier pour lui exposer un
problème important de surcoût ; il devra alors veiller à n'employer que des termes
compréhensibles par le financier et limiter les explications techniques au minimum
nécessaire pour comprendre la situation ;
ü Si le rapport est long, le faire précéder d'un sommaire (une page) et d'un résumé (sur la
page suivante, mais pas plus d'une quinzaine de lignes).