LE RAPPORT

C'est une des manières dont on rend compte à une autorité responsable d'une
question importante en lui proposant des solutions. C'est un document qui sert, à
partir de l'étude d'un problème ou de l'analyse d'une situation, à donner un avis
motivé, à proposer une action.

Il se différencie de la note, qui expose toujours brièvement des affaires

courantes, comme du compte rendu et du procès-verbal, qui se bornent à décrire
ce qui s'est passé. Le rapport s'appuie sur des faits, événements ou actions
décrits pour dégager certaines informations qui permettront au rédacteur de
donner un avis motivé et de conseiller une action.

C'est un document démonstratif qui doit aider à la prise de décision. II comporte

généralement un nombre de pages important (minimum 10 à 15 pages, voire
beaucoup plus) et est précédé d'une lettre de présentation.

Le rapport requiert des qualités de synthèse, de précision et de clarté.

I.Présentation du document
On retrouve les mentions habituelles des autres documents administratifs :
timbre, date et lieu, objet, référence. II arrive parfois que l'on trouve l'objet du
rapport incorporé dans le titre.

La suscription doit indiquer la qualité du rapporteur et celle du destinataire.

II.Schéma

Les idées et les faits rapportés doivent s'enchaîner dans un ordre logique. Le
rapport est structuré et présente un plan avec

- une introduction, qui peut comporter la référence aux faits ou aux

instructions qui sont à l'origine du document. Un véritable exposé peut
être nécessaire pour bien faire connaître l'objet du rapport.

- Néanmoins, l'introduction doit être la plus concise possible.

- un développement, dont le nombre de parties sera adapté à chaque cas

particulier. II pourra énoncer les faits en première partie, puis les
conséquences de ces faits en seconde partie, et examiner diverses
solutions possibles.
 - une conclusion, qui exposera éventuellement des propositions de décision.
Elle ne doit pas apporter d'informations nouvelles, ni résumer ce qui
précède. Une formule finale peut être utilisée : "si ces propositions
recueillent votre agrément, je vous serais reconnaissant de bien vouloir
me renvoyer le présent rapport revêtu de votre approbation". La signature
: le rapport est daté et signé par son rédacteur. Le rapport doit être
objectif, indépendant et complet.

III. DEFINITION ET RÔLE DU RAPPORT

Le rapport est essentiellement un exposé de faits ou d’idées, portant sur une

question particulière et destiné à fournir des éléments de jugement ou de
décision à une autorité supérieure. Il se distingue de la lettre, à caractère
personnel, de la note, plus sommaire et qui transmet généralement une simple
information à un autre service ou personnel, du compte rendu et du procès-
verbal, qui se limitent à rapporter des faits ou des paroles sans les commenter.
Il y a de nombreux types de rapports à caractère commercial ; on peut les diviser
en deux grands caractères catégories :

- ceux qui communiquent des renseignements en laissant au destinataire le soin

de porter lui-même un jugement et, le cas échéant, de prendre une décision
(rapports de production, d’expériences, de recherches, d’absentéisme,
d’avancement des travaux, etc.),
- et ceux dont l’auteur, après un exposé raisonné des faits, tire des conclusions et
propose une décision (rapports relatifs à une étude de marché, à l’implantation
d’une usine, à l’achat d’une machine, à l’engagement d’une personne, etc.).

Certains rapports sont périodiques : rapports annuels aux actionnaires, rapports

trimestriels ou mensuels d’un directeur de succursale à la direction centrale,
rapports hebdomadaires du personnel des ventes.

A. Différents types de rapports

- d'activité
- d'opportunité
- d'évaluation pédagogique, d'inspection, de jury...

Le rapport doit reposer sur des faits précis, des idées rationnelles et proposer des
solutions recevables.
Le rédacteur, relatant des faits ou des idées, doit s'efforcer de produire un
document.

- objectif : en ne se fondant que sur des données vérifiées et tenues pour

exactes (on n'affirme rien qu'on ne puisse justifier),
- complet : en n'omettant aucun aspect de la question traitée,
- synthétique : en examinant les différentes données de la question pour les
présenter sous la forme d'un ensemble cohérent.

Le rapporteur doit toujours viser à l'efficacité, c'est-à-dire rédiger un document

utile au destinataire.
Dans la mesure du possible, il répondra aux questions : qui ? quoi ? où ? quand ?
comment ? pour aboutir à des propositions nettes et claires.

Même si le rapport implique généralement une prise de position de la part du

rédacteur, le destinataire doit pouvoir, à sa lecture, se prononcer sans difficultés
sur une des solutions proposées.

En règle générale, un rapport se compose de trois parties :

En conséquence,
En conclusion, nous sommes d’avis qu’il convient de
Dans ces conditions, nous estimons qu’il y a lieu de
Pour ces raisons,
B. Rédaction :

Après avoir rassemblé et ordonné la matière du rapport, il reste à présenter de

façon correcte. La correction de la langue est la qualité primordiale d’un rapport
; on doit en particulier veiller à ne pas faire de fautes d’orthographe, car elles
dénotent chez l’auteur un manquer d’attention ou une insuffisance d’instruction,
deux défauts qui enlèvent de la valeur à son rapport.

Le style des rapports obéit aux règles que nous avons exposées dans les
chapitres. Les principales qualités stylistiques du rapport sont :

- la précision et la concision : il faut éviter les expressions vagues ou mal

choisies, les détours inutiles.

- Le naturel et la simplicité : se garder de l’affectation, de l’emphase ; ne pas

adopter un ton péremptoire (on doit chercher à convaincre par son raisonnement
et non par son autorité).

Le juste niveau de langue : le rapport doit être rédigé au niveau de la langue

écrite tenue, ce qui exclut les tournures littéraires, les termes familiers ou
populaires. La langue des rapports est neutre et donc dépourvue d’affectivité.

Il est souvent préférable de rédiger d’abord un brouillon que l’on peut corriger
avant de faire la saisie le texte définitif. La révision doit porter sur le fond et la
forme :

- fond : vérifier la logique du développement, s’assurer qu’on a dit tout ce qui

était essentiel à la démonstration et retrancher ce qui est superflu.

- Forme : corriger les fautes d’orthographe et de syntaxe. Relire le rapport à

haute voix, en essayant de se mettre à la place du destinataire, pour s’assurer que
le texte « se lit bien ». il ne faut pas oublier que la forme doit servir le fond.

L’impact de votre message sera renforcé si vous réalisez des paragraphes courts
dont l’idée majeure apparaît clairement. Introduisez des titres et des sous titres
percutants qui favorisent la compréhension. Ayez recours aux schémas, tableaux,
photos, dessins, graphiques pour illustrer votre texte. Une présentation attractive
vous aidera également à atteindre vos objectifs.

Remarques
En règle générale, la personnalité du rédacteur doit être effacée. S’il parle au
nom d’un organisme, d’un service, il emploiera la première personne du pluriel
« nous » ou bien la forme impersonnelle « le Comité recommande, les membres
de la Commission estiment.. ». s’il parle en sa qualité d’expert, il emploiera
aussi de préférence la première personne du pluriel, n’utilisant le pronom « je »
que lorsqu’il parle en son nom personnel.

Nota – 1. On doit employer la même personne tout au long du rapport.

2. Le participe qui se rapporte à nous, désignant une seule personne, se
met au singulier : nous sommes convaincu, nous nous sommes aperçu
que….

C. LA PRESENTATION DU RAPPORT
La présentation varie selon la nature du rapport et sa longueur. Il y a les rapports
sous forme de lettres, mémorandums et états financiers et le rapport élaboré, ce
dernier doit être présenté comme suit :

a. La couverture
b. La page de titre
c. La lettre de présentation
d. La table des matières
e. Le texte du rapport
f. La signature
g. Les annexes
h. Les graphiques