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DE RENFORCEMENT DES
CAPACITES »

14 & 15 Janvier 2017, Abidjan-Bingerville (RCI), Centre Sainte Thérèse

OUPHOUET KOFFI S.
Coach-Consultant-Formateur
6
 ECRITS
ADMINISTRATIFS

& PROFESSIONNELS
Attentes?
 Objectif
Le présent exposé se propose d’être à la fois un
exercice d’initiation et un recueil d’outils qui
permettent au jeune du Rotaract de se
perfectionner tout au long de sa carrière à la
rédaction administrative.
 Module 1:
Typologie des documents
administratifs.

Module 2:
Préparation à la rédaction
administrative;
 Compte rendu (CR), procès-
verbal (PV), rapport…
Ces écrits ont une fonction
opérationnelle bien précise en
entreprise
 Utilité des écrits
Les documents écrits servent de liaisons, de transfert
d’information ou de directive, en même temps qu’ils
peuvent être utilisés à la conservation d’éléments de
multiples procédures.

L’action administrative ne peut dès lors être utile,

parce que efficace, que si elle s’exerce dans la clarté,
la précision et la cohérence. C’est la raison pour
laquelle la rédaction administrative revêt une grande
importance.
La spécificité de ces documents ne dépend
ni de leur longueur, ni de la compétence du
rédacteur et encore moins du sujet traité.
C’est essentiellement leur objectif qui fait leur
différence et influe sur la manière de les
rédiger.
 TYPOLOGIE DES DOCUMENTS ADMINISTRATIFS

Il existe plusieurs types d’écrits administratifs qu’on

peut regrouper en quatre catégories:

1. La lettre,
2. Les documents de liaison et d’information à
sens unique,
3. Les documents d’injonction et pour rendre
compte,
4. Les actes administratifs .
LA LETTRE
 Qu’est-ce qu’une lettre?

Ensemble des mots qui

composent un texte; ce texte.

Dictionnaire Robert
 Types de lettre?

On note deux sortes de lettres sont

généralement rédigées dans
l’Administration:

La lettre à forme personnelle,

La lettre entre services.
Parties-Composantes d’une lettre?

Une introduction

le corps de lettre

une conclusion.
Principes de rédaction d’une lettre?

L’équilibre entre les parties

La loi des intérêts croissants.

 LETTRE A FORME PERSONNELLE
On parle de lettre à forme personnelle lorsqu’elle est
utilisée :

Par un agent public qui s’adresse à son supérieur

hiérarchique pour lui exposer un problème personnel;

Par un supérieur hiérarchique pour répondre à un

problème personnel de son subordonné;

Par l’Administration lorsqu’elle s’adresse à des

personnes privées, nationales ou étrangères .
 STRUCTURE DE LA LETTRE A FORME
PERSONNELLE (1/2)
Lorsqu’elle émane d’un individu, la lettre à forme
personnelle possède les mentions suivantes:
Le lieu et la date,
La formule d’appel,
Noms, prénoms, adresse du destinataire,
L’objet,
Le corps de la lettre,
La formule de courtoisie,
La signature et le nom de l’expéditeur.
 STRUCTURE DE LA LETTRE A FORME
PERSONNELLE (2/2)
Ecrite pour le compte d’un service administratif, les mentions de la
lettre en forme personnelle sont :
 L’appellation de l’Etat et la devise,
 Le timbre du service,
 Le Numéro d’enregistrement
 Le lieu et la date,
 La formule d’appel,
 La formule de courtoisie,
 L’objet,
 La réclame ou suscription,
 Le corps de la lettre,
 L’Attache (qualité du signataire), signature, nom , corps
 Les ampliations (éventuellement).
 DIFFERENTES LETTRES

Lettre de transmission à une personne extérieure

à l’organisation;
Lettre d’accusé de réception;
Lettre circulaire ;
Lettre de présentation; elle sert à commenter ou à
présenter un dossier volumineux ou complexe au
supérieur hiérarchique;
Lettre de rappel.
LE RAPPORT
Le rapport analyse une
situation et propose des
solutions en toute
objectivité.
En fonction des sujets abordés, le
rapport peut être bref et se limiter à un
simple feuillet ou se présenter comme
un important document relié qui
nécessite un sommaire, des illustrations
et des annexes.
Quelle que soit sa longueur, un rapport se construit en
trois parties :
1- La description des faits.
2- L’analyse de ces faits en fonction de la
réglementation, des critères techniques, de
nouveaux procédés ou la découverte de
nouveaux matériaux.
3- Des propositions visant à améliorer la situation
initialement décrite
Ces trois parties sont introduites par
texte court qui précise l’objet de
l’étude et les raisons qui ont conduit
à la réaliser.
Puisque le rédacteur s’implique en
proposant sa vision des choses, le rapport
n’est pas un écrit neutre. Cet avis doit
cependant reposer sur une analyse
objective et circonstanciée et non sur des
considérations subjectives du rédacteur
LE COMPTE-RENDU (CR)
Le compte rendu
témoigne de façon
neutre.
Types de Compte Rendu (CR)

Compte rendu de réunion,

Compte rendu de visite;
Compte rendu d’accident,
Compte rendu d’activité
Compte rendu de mission;
etc.
 Pour qui rédige t-on le CR?

Le CR est un document
prioritairement destiné aux
collaborateurs qui n’ont pas
assisté aux faits.
Exigences structurelle du Compte Rendu

La structure et la lisibilité du CR doit permettre aux

personnes auxquelles il est adressé, d’enclencher
des actions : ordonner pour la hiérarchie, réaliser
pour l’équipe technique, fournir ou administrer
pour les autres services.
Plus le compte rendu sera destiné à des missions
opérationnelles, plus sa forme sera dépouillée
jusqu’à devenir un tableau mettant en regard :
- thème à l’ordre du jour,
- préoccupations soulevées ;
- décisions prises.
Dans certains cas, il est nécessaire de proposer
des comptes rendus plus denses que l’on qualifie
de :
- Synthétiques : regroupant les informations par
thèmes.
- Sténographiques : racontant les faits dans leur
intégralité et de manière chronologique.
- la densité du compte rendu sera inversement
proportionnelle à la proximité que l’on
entretient avec les parties prenantes.

- Si les propos retranscrits peuvent être contestés

(réunion direction/syndicat) par exemple, il y a
lieu de retranscrire les propos mot à mot,
même si ce n’est pas du français correct.
LE PROCÈS VERBAL (PV)
Le procès-verbal atteste les
faits par la signature de
toutes les parties prenantes.
DESTINATAIRE DU PROCÈS VERBAL (PV)

Le PV est un document est destiné aux

participants d’une réunion, aux acteurs
et témoins d’un accident, aux
collaborateurs présents à une audition,
etc.
 Nuance avec le Compte rendu

Le PV peut revêtir les mêmes formes que

le compte rendu, car, pour devenir un
procès verbal, il suffit qu’un compte
rendu soit muni des signatures de toutes
les parties prenantes.
Nuance avec le Compte rendu (fin)

Comme pour le compte rendu, le PV.

prend le plus souvent la forme
sténographique, le niveau de
confiance entre les intervenants est
plutôt précaire.
COMMENT REUSSIR
LA REDACTION
ADMINISTRATIVE
Pour rédiger correctement, il faut:

Avoir l’habitude d’exprimer sa pensée par écrit

et de développer ou de résumer celle des autres;

Maîtriser les caractéristiques et techniques du

discours littéraire en général,

Maîtriser les spécificités de la rédaction

administrative en particulier.
 SAVOIR REDIGER EN GENERAL

Pour bien rédiger , il est nécessaire:

De maîtriser: l’orthographe, la grammaire,

la conjugaison, la sémantique requises par
la langue que l’on emploie;

Développer le style par l’exercice et la

lecture.
 PLEONASMES A EVITER
 Car en effet
 Puis ensuite
 Collaborer ensemble
 Prévoir d’avance
 Marcher à pied
 Un faux prétexte
 Une idée me vient à l’esprit
 Il suffit simplement
 Mais néanmoins
 car (ou effet);
 Puis (ou ensuite);
 Travailler ensemble;
 Prévoir;
 Aller à pieds;
 Un prétexte, une fausse
raison;
 Une idée me vient;
 Il suffit.
 Mais (ou néanmoins).
 MOTS PASSE-PARTOUT A EVITER

 Le professeur de cardiologie a  Souffre des….

des rhumatismes;
 Djoungolo a dix mille habitants;
 Le Directeur a la clef;
 As-tu eu la permission d’y
aller?
 Elle a eu une intervention
chirurgicale.
 Compte dix mille…
 Détient la clef.
 As-tu obtenu la
permission d’y aller?
 Elle a subi une
intervention chirurgicale.
 DEVELOPPER LE STYLE REDACTIONNEL

Développer la manière de s’exprimer

avec plus de clarté, d’élégance, de
rigueur et de concision par l’exercice et la
lecture.

Lire souvent, beaucoup et de bons

auteurs enrichit le vocabulaire et le style.
 DEVELOPPER LE STYLE REDACTIONNEL
(Fin)
L’habitude à écrire accroît l’aptitude à
écrire.

Tenir compte dans une phrase de sa

portée mélodique, informative et
sémantico-syntaxe.
SPECIFICITES DE LA REDACTION ADMINISTRATIVE

Le langage de l’Administration doit être une

langue véhiculaire, c’est-à-dire commune à tous
les citoyens du pays.
s’exprimer:
Avec clarté pour être comprise de
tous,
Avec précision pour éviter des
incompréhensions.
SPECIFICITES DE LA REDACTION ADMINISTRATIVE
(suite)

Avec courtoisie, car vous êtes non seulement

au service de votre organisation mais
également au service des amis dont vous
tirez in fine votre légitimité.

Avec correction ,pour montrer aux amis

l’exemple de la bonne utilisation de la
langue employée.
CARACTERES DE LA REDACTION ADMINISTRATIVE

Les qualités qui se dégagent de la lecture d’un

document administratif sont:
Le respect de la hiérarchie,
La dignité et la courtoisie;
Le sens de la responsabilité;
L’objectivité;
La prudence;
La cohérence et la précision;
L’homogénéité du style administratif.
 LE RESPECT DE LA HIERARCHIE

R1: L’organisation dispose d’une hiérarchie

sans laquelle règneraient le désordre et
l’inefficacité. Aussi, les attributions
administratives doivent-elles être
hiérarchisées pour un fonctionnement
harmonieux des organes.
LE RESPECT DE LA HIERARCHIE (suite)

R2: Le respect de la hiérarchie doit se

traduire dans les documents administratifs
circulant soit dans le sens de l’autorité
hiérarchique, soit dans celui de la
subordination hiérarchique.
 De supérieur à subordonné
Les exemples de styles utilisés sont les suivants:
J’ai l’honneur de vous faire connaître…
Je vous envoie ci-joint pour étude…
J’attache du prix à la réalisation rapide….
Je vous engage à faire preuve de plus de
circonspection à l’avenir…
Je tiens à vous faire observer que..;
Je vous prie de bien vouloir me faire tenir
J’attache de l’intérêt aux résultats de …
 De subordonné à supérieur

Je vous saurais gré de bien vouloir…

J’ai l’honneur de vous rendre compte…

Je vous suis très obligé de la bienveillante

attention que voudrez bien porter à ma
requête…
 DE LA DIGNITE

La dignité de l’Administration se

manifeste sa courtoisie , et par la
considération portée à son
interlocuteur.
 DE LA DIGNITE (suite)
La considération qu’elle manifeste à son
interlocuteur conduit l’Administration à éviter
dans ses écrits:

Des expressions relevant du langage familier;

Des tournures grammaticales incorrectes;

Des gros mots.

 DE LA COURTOISIE

Corollaire de l’objectivité, la courtoise

s’applique entre les services où elle se
manifeste par des nuances hiérarchiques.

L’écrit administratif se gardera:

- Des expressions désobligeantes,
- Des appréciations trop sévères et
blessantes pour l’amour- propre de celui
qui en est l’objet.
DE LA COURTOISIE (suite)

Des refus brutaux;

Des ordres trop secs ou trop
impératifs sans nécessité absolue,
 DE LA COURTOISIE (fin)

Votre requête me paraît

Votre requête est ridicule
peu fondée;
J’émets des réserves sur ;
Il ne me sera pas possible
Je rejette d’appliquer…
catégoriquement….
Il ne m’est pas possible de
donner une suite
favorable à…
 SENS DE LA RESPONSABILITE

Il faut endosser la pleine responsabilité du

contenu de ce qui a été écrit, même si
vous n’êtes pas le rédacteur.
La correspondance sera écrite à la
première personne du singulier « JE ». Le
pronom personnel « on » est à proscrire
parce que imprécis.
 SENS DE LA RESPONSABLITE

 On m’a dit que… Il me revient que;

 Monsieur « X » m’a
signalé que. Il m’a été signalé que;
 Monsieur « Y » m’a parlé Mon attention a été
d’un dossier que vous appelée sur un dossier
n’avez pas traité
que vous n’auriez pas
traité.
 DE L’OBJECTIVITE

les écrits doivent faire ressortir non

l’opinion ou la personnalité de leurs
rédacteurs, mais des dispositions
normatives prises en conformité avec
la législation ou la réglementation en
vigueur.
 DE L’OBJECTIVITE(suite)

Le rédacteur d’un document

administratif évitera des expressions
qui illustrent un caractère arbitraire,
personnel, émotionnel, sentimental
traduisant: l’impatience, la tristesse, le
courroux, la joie, la félicité,
l’admiration, l’espoir, l’ extase…
 DE L’OBJECTIVITE(fin)

Dans l’espoir d’une suite Je vous prie d’agréer;

agréable, je vous prie… Je vous serais obligé ( je
Je vous serais vous saurais gré) des
reconnaissant des diligences qu’il
diligences qu’il vous plaira
de mettre en œuvre pour
conviendrait de bien
l’aboutissement de ce vouloir mettre en œuvre
dossier pour l’aboutissement…
 DE LA PRUDENCE

L’écrit administratif doit être imprégné de

prudence car:
Toute faute , toute erreur , toute
négligence ou imprudence engage la
responsabilité de l’organisation.
DE LA PRUDENCE (suite)

La prudence requiert que les affirmations

ou appréciations soient nuancées lorsque
le rédacteur n’a pas la preuve de ses
déclarations;
Le recours au conditionnel est alors de
mise.
 De la cohérence et la précision

La cohérence de l’écrit administratif est

remarquable au lien de cause à effet qui doit
pouvoir exister entre les causes d’un problème ,
ses conséquences et la solution retenue.
Afin d’être compris de tous, le document
administratif doit également être précis quant à
ses conclusions et clair quant à son énoncé .
Aussi doit- il posséder des mentions permettant
de l’identifier et de retrouver ses antécédents .
 De la cohérence et la précision
(suite)
La date doit être écrite de façon
précise: le quantième en chiffre, le
mois en lettres, l’ année en chiffres,
sauf dans les procès-verbaux.
Les sigles ne seront utilisés que si
l’appellation complète a été utilisée
une première fois dans le document
administratif.
 L’homogénéité du style administratif

L’homogénéité du style administratif

est la conséquence de l’observation
par tous les auteurs des caractères
de la rédaction administrative.
Elle permet de faire la différence
entre un document administratif et
un faux.
Les écrits professionnels
se rédigent en style
impersonnel
Pour aider à la neutralité et à l’objectivité de ces écrits.
R1: La première personne du singulier (je) n’est ainsi
jamais utilisée.
R2: Le style impersonnel est un mélange de voix passive
(«les choses agissent» plutôt que «j’ai vu agir les
choses») et de style indirect («l’action a été constatée»
plutôt que «j’ai constaté l’action»).
Il importe d’employer les mots les plus
précis possible en pensant à sa
cible. Certains collaborateurs ne sont
pas des spécialistes ou préfèrent un
langage simple.
 EVALUATION

Que pensez-vous de ce
modules et comment
comptez-vous le mettre en
pratique dans votre vie de
tous les jours?
"Aucun de nous ne sait ce que
nous savons tous, ensemble.«

Euripide, dramaturge
 « J’entends et j’oublie,

Je vois et je me souviens,

Je pratique et je comprends»
Confucius
OUPHOUET KOFFI S.
Psychologue du Travail & des Organisations

Coach-Consultant & Formateur

(Management des Organisations & des Projets - Leadership
& Développement Personnel - en Stratégies).

Manager Général du Cabinet STRATEGY

(Ingénierie Conseil & de la Formation & des Affaires
Communication & Relations Publiques) _Multi-Consultance

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