Enseignant : Dr Oumar MALO

Titre du cours : Technique d’expression écrite et orale

Niveau : CAPES
Volume horaire : 30h

Plan du cours
I. Généralités sur la communication
II. Les écrits professionnels

Première partie : l’expression écrite

Chapitre 1. : La lettre
Chapitre 2. : Le compte rendu
Chapitre 3. : Le procès verbal
Chapitre 4. : Le rapport
Chapitre 5. : Le CV
Chapitre 6. : La lettre de motivation

Deuxième partie : l’expression orale

Chapitre 1. : L’exposé oral
Chapitre 2. : Les débats : définition et organisation

BIBLIOGRAPHIE

1
ALMERAS I. et Furio (1973) : méthodes de réflexion et techniques
d’expression, Collection ‘’U’’, éds Colin, 1973, Paris.
ARMOGATHE D. (1986) : La synthèse de documents, DUNOD, Paris.
ARRIVE M., et al. (1986) : la grammaire d’aujourd’hui, éds Flammarion, 1986.
BARIL D. (2002) : Techniques de l’expression écrite et orale, éds Daley, Paris.
BEAUD M. (1998): L’art de la thèse, éds de la découverte, Paris.
BUTTNER T. Frings A. (2000) : guide des auteurs, éds Alpha, Niamey.
CATACH M. (1986): l’orthographe française, Nathan université, 1986.
DUNAUD M. (1965) : Documents et exposé efficaces, éds d’organisation,
Paris.
FARGINIERE, J P. (1986) : Comment réussir aux mémoires, DUNOD, Paris.
GABAY, M. (1988) : Guide d’expression écrite, Larousse, 1988.
LE TOURNEAU, J. (1989) : Le coffre à outils de recherche documentaire
débutant, Oxford, University press, Toronto.
MILLET G. (1981) : La stratégie du verbe, DUNOD, Paris.
SIMONET R. (1989) : L’exposé oral- Méthode sup., éds d’organisation, Paris.
VANOYE, F. (1990): Expression – Communication, éds colin, 1990, Paris

Technique d’expression écrite et orale

2
 I. Généralités sur la communication

La communication est le fait d’établir une relation avec autrui. Elle consiste à
transmettre, recevoir, échanger des informations. Mais depuis lors, les différents
théoriciens de la communication ont montré qu’elle ne peut pas être réduite au
simple transfert de l’information. Le modèle de Shannon Weaver a été depuis
lors contesté et complété par différents théoriciens. On note le schéma suivant :

Encodage décodage

Emetteur récepteur
Canal
Récepteur émetteur

Le modèle de Lasswell suggère la prise en compte de six questions dans le

processus de communication qui sont :
- A qui communiquer ?
- Quoi communiquer ?
- Comment le communiquer ?
- Où communiquer ?
- Pourquoi et avec quel effet ?
- Quand et avec quel moyen ?

Les fonctions de la communication sont multiples. On peut citer entre

autre :
- la fonction référentielle qui est basée sur le référent et qui correspond aux
informations objectives transmises. Il peut se reconnaître par l’emploi de la
3ème personne (« il »et « elle ») et du pronom neutre ça, cela et ceux.
- la fonction expressive ou émotive permet à l’émetteur de communiquer ses
émotions, ses réactions. A l’oral, les intonations, le rythme, le geste, le débit
révèlent cette fonction.
A l’écrit, elle se limite au jugement personnel exprimé par l’utilisation de
la première personne (« je », « nous »), les interjections et les exclamations.
- la fonction conative centrée sur le récepteur qui permet de l’impliquer et de
l’interpeller. Elle se reconnaît par l’emploi de la deuxième personne («tu» et
« vous »).

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- la fonction phatique centrée sur le canal qui établie un contact avec le
destinataire.
A l’oral, on utilise souvent des mots vides de sens pour conserver le
contact.
- la fonction métalinguistique porte sur le code. Elle permet de définir,
d’expliquer un mot avec d’autres mots.
- la fonction poétique porte sur le message lui-même. Elle permet d’en faire un
objet de plaisir esthétique.

II. Les écrits professionnels

La rédaction et la correspondance administrative sont une mise en
pratique des activités de rédaction et de communication dans les services.
L’échange d’informations nécessaires à l’intérieur d’une entreprise ou entre
l’entreprise et le monde extérieur peut concerner le personnel de l’entreprise
(communication interne) ou ses partenaires extérieurs (communication externe).
La communication interne peut être descendante (échange entre un
supérieur et un subordonné), ascendante (échange entre un subordonné et son
supérieur), latérale (échanges entre des agents de même niveau hiérarchique).
Les communications interne et externe visent à :
- informer d’un fait, d’une décision prise, etc.
- expliquer une situation ou une procédure à suivre
- convaincre et faire faire.

1. Les principes fondamentaux de la correspondance administrative

L’administration communique ses projets, ses décisions, ses études, ses
informations à travers différents types de documents rédigés à l’attention de
structures partenaires. Tous ses documents répondent à un certain nombre de
principes que les rédacteurs ne sauraient ignorer. On peut retenir les principes
fondamentaux suivants :
- le respect de la hiérarchie ;
- la dignité ;
- la responsabilité ;
- la prudence ;
- l’objectivité ;
- la clarté et la précision.

a. Le respect de la hiérarchie

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 L’administration se compose de nombreuses structures qui peuvent
entretenir entre elles des relations de types différents : des relations de
subordinations, de hiérarchisation, de collaboration. La hiérarchisation doit être
respectée.

b. La dignité
L’agent qui rédige une correspondance administrative ne le fait pas à son
nom propre ni pour ses propres intérêts mais au nom du service. Il importe donc
que toute la dignité qui s’impose transparaisse dans les documents qu’il produit.
Ce souci de la dignité se manifeste en premier lieu par la politesse et la
courtoisie. Ainsi, doivent être banni des écrits administratifs, les injures, les
expressions désobligeantes et les appréciations blessantes. On peut utiliser les
expressions telles que : j’ai le regret de …, j’ai l’honneur de …, je vous serais
obligé, … La correction de la langue doit être une préoccupation constante. Pour
se faire, on peut se référer au dictionnaire chaque fois que le besoin se fera sentir
afin d’éviter les vulgarités, les fautes de grammaire ou de conjugaison.

c. La responsabilité
Le sens de la responsabilité se manifeste à travers le refus de l’anonymat.
La correspondance est rédigée à la première personne du singulier pour montrer
l’engagement et la responsabilité de celui qui s’exprime. L’emploi du pronom
indéfini « on » est à proscrire en ce qui concerne les correspondances
administratives autres que les actes règlementaires (décrets et arrêtés).

d. La prudence
Le sens de la responsabilité va de paire avec la prudence car l’écrit
administratif engage la responsabilité de l’entreprise et toutes fautes, erreurs ou
négligences pourraient être imputables à l’ensemble de l’entreprise par les
usagers. La prudence peut se traduire à l’écrit par l’emploi du conditionnel,
notamment lorsque la décision à prendre ne dépend pas de l’auteur de la
correspondance.

e. L’objectivité
L’administration représentant l’intérêt de l’entreprise doit rester impartial
et objective. Le rédacteur s’abstiendra de laisser transparaître ses sentiments en
évitant les expressions présentant un caractère trop personnel, arbitraire,
émotionnel ou sentimental.

Ainsi :
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On évitera de d’écrire Mais on dira
1. je vous serais reconnaissant si vous 1. je vous serais obligé (je vous serais
pouvez me renvoyer ce dossier avant gré) de me renvoyer ce dossier avant
le… le…

2. je suis vraiment désolé de ne 2. j’ai le regret de vous faire savoir

pouvoir prendre votre requête en qu’il ne m’est pas possible de prendre
considération votre requête en consideration.

f. La clarté et la précision
L’écrit étant une forme de communication différée, sa qualité première
réside dans la clarté et la précision de sa rédaction. Pour prévenir toute mauvaise
compréhension et toute interprétation laconique, le rédacteur doit veiller à être :
- Précis : il emploiera le mot exact, évitera les synonymes approximatif,
évoquera un seul sujet par lettre ;
- Concis : il ne s’éloignera pas du sujet mais traitera tout le sujet rien que le
sujet ;
- Claire : son style doit être simple et accessible. Il évitera les phrases longues,
les tournures alambiques, compliquées.

2. Le style administratif
Le style peut être considéré comme une manière de mettre de l’ordre ou
en mouvement la pensée. L’administration a une manière particulière d’écrire
et d’exprimer sa pensée et ses prises de décisions. Une originalité qui n’est pas
synonyme d’existence d’une terminologie propre à elle, mais l’expression d’un
goût pour un certain nombre d’expressions, ou de tournures souples.

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 Première partie : l’expression écrite

Chapitre 1. : La lettre
La lettre est une communication écrite. Tel que défini, il existe une
pluralité de lettres à laquelle viennent s’ajouter celles relatives aux nouvelles
technologies (messages et e-mail). Dans ce cours, seules les correspondances
administratives attireront notre attention.
La lettre est la composante de la rédaction administrative qui n’est
distincte de toute autre que par l’emploi de certaines expressions, formes, règles
de présentations.
Les usages montrent que l’administration utilise deux types de lettres :
- la lettre à forme personnelle ou lettre personnelle ;
- la lettre entre administration ou lettre administrative.

1.1. La lettre à forme personnelle ou lettre personnelle

La lettre à forme personnelle ou lettre personnelle est utilisée par les

agents pour s’adresser à leurs supérieurs hiérarchiques.
Dans le but de la communication interne un agent ou un supérieur peut
exposer une situation ou répondre à une correspondance. C’est le caractère
personnel du motif de la correspondance qui explique la forme personnelle de la
lettre.
De même, les administrations lorsqu’elles s’adressent à une personne
privée ou à un représentant d’une organisation privée utilisent cette lettre.
Enfin, elle est écrite par les administrations, lorsqu’elles s’adressent à une
administration étrangère ou internationale.

Exemple : La lettre forme personnelle

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Madame Assétou SIA
Université de Ouagadougou
BP 7023 Ouagadougou, le 15 octobre 2012

A monsieur le Directeur,
Monsieur,

Sur votre proposition, monsieur le président de

l’Université de Ouagadougou vient de me reconnaître meilleur
agent 2012 de notre UFR. Je suis profondément sensible de
l’honneur qui m’est fait. Cette remarquable distinction est
pour moi une incommensurable récompense et un
encouragement à redoubler d’efforts afin d’ être
digne de cette confiance.
Permettez-moi de vous exprimer ma très vive gratitude
pour la confiance que vous m’avez toujours témoignée.
Je vous prie, monsieur le Directeur Général, d’agréer
l’expression de mes sentiments fidèlement avoués.
Signature
Madame Assétou SIA

1.1.1. La lettre d’un agent et un supérieur hiérarchique

La lettre manuscrite adressée à des supérieurs exige du rédacteur un
effort personnel. il est considéré comme devant être plus respectueuse. Il est
conseillé de l’utiliser chaque fois que vous avez besoin de manifester votre
reconnaissance à un supérieur. Il faut soigner l’écriture car il est
particulièrement désobligeant de pousser son supérieur à des efforts de lecture.
L’envoi d’une lettre dactylographiée à ses supérieurs est admis et a
l’avantage d’offrir une lecture plus aisée et plus rapide. Cette lettre présente
l’inconvénient d’être distante et impersonnelle.
Dans sa structure, une lettre à forme personnelle est composée de cinq
éléments essentiels :
. la date,
. la formule d’appel,
. le corps de la lettre,
. la formule de courtoisie
. la signature.

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- La date :
Elle est placé en haut à droite et à 15mm du bord supérieur de la page.
Elle est précédée du lieu où la lettre a été écrite :
Ouagadougou, le 06 novembre 2006

- La formule d’appel est la manière dont on désigne le destinataire de la lettre :

Monsieur le Ministre,

- Le corps de la lettre
Il est conseillé de ne pas commencer la lettre par «je» même si on admet
que la lettre peut commencer par j’ai l’honneur, votre sainteté, excellence.

- La formule de courtoisie
C’est la dernière phrase de la lettre dans laquelle on exprime au
destinataire ses sentiments. Elle est en harmonie avec la formule d’appel.
NB : ne pas confondre ‘’l’expression’’ et ‘’l’assurance’’
Le premier terme est employé lorsque vous vous adressez à une autorité
d’un rang supérieur. Le deuxième ne s’emploie qu’à l’égard d’un agent de rang
égal ou inférieur au signataire.

- La signature
Le fait qu’elle est souvent illisible, il est recommandé pour le signataire
d’écrire en dessous en caractère d’imprimerie la première lettre de son prénom
en majuscule et le reste en minuscule, le nom en majuscule.

1.1.2. La lettre dactylographiée d’un agent à une autorité

C’est aussi une lettre administrative. Toutefois, elle porte sur une
question personnelle, c’est pourquoi l’auteur ne doit pas utiliser le papier à
entête de son service. Il portera en haut et à gauche son nom, prénom(s), son
grade, sa fonction, son lieu d’affectation, son numéro matricule. On ne
mentionne pas d’adresse privée. Contrairement à certaines habitudes, il est
conseillé d’écrire son prénom avant son nom. Si l’on est initiateur de la lettre,
les appellations monsieur ou madame sont à bannir.

1.1.2.1. La désignation
La désignation de l’autorité destinataire est placée en haut et en léger
décalage à droite. On retrouve la même disposition dans les lettres entre services
et dans ce cas, cette mention est appelée suscription ou réclame.

1.1.2.2. La voie hiérarchique

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 La hiérarchisation de l’administration commande qu’un agent ne
corresponde pas directement avec une autorité supérieure sans passer par les
autorités intermédiaires.

1.1.2.3. L’objet
L’objet est un résumé succinct de la lettre.

1.1.2.4. La référence
C’est l’indication d’une correspondance précédente d’un texte dont le
rappel peut être utile à la compréhension de la présente lettre.

1.1.2.5. Le traitement
C’est la manière dont on traite dans le corps de la lettre et dans un
discours la personne à qui l’on s’adresse. On utilise généralement la deuxième
personne du singulier ou du pluriel (tu, vous). Il ne faut pas confondre la
formule d’appel et traitement de la lettre (dans le corps).

1.1.3. La lettre d’une autorité à son subordonné

Une autorité peut s’adresser à un agent subordonné pour une réponse, une
notification, une demande de renseignements, etc. Cette lettre se présente
comme une lettre administrative. Toutefois, c’est une lettre à forme personnelle
parce que son objet concerne personnellement l’agent destinataire. Ici, la
suscription fait nécessairement fonction de la voie hiérarchique.

1. 2. La lettre administrative ou entre services

Comme son nom l’indique, la lettre administrative est une correspondance
écrite entre deux services d’un même pays, d’une même structure. Elle est
objective, courtoise, prudente et hiérarchique.

1. 2.1. Les mentions spécifiques et l’identification hiérarchique

Il s’agit essentiellement de :

1. L’appellation officielle de l’Etat

On écrit sur une seule ligne et en majuscule BURKINA FASO souvent
suivi de la devise en bas UNITE- PROGRES-JUSTICE en majuscule placée à
droite au dessus de la date.

2. Le timbre

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 C’est l’essentiel de l’entête imprimée contenant l’indication du service
émetteur du document. Il est toujours placé en haut et à gauche de la page. Il
indique la hiérarchie du service émetteur dont il est le reflet.

Direction des affaires étrangère

SONABEL

Service de recouvrement et
de l’organigramme

3. La suscription ou réclame
Elle est placée en haut et à droite sous la date. C’est la formule d’envoi au
destinataire, éventuellement complétée par la mention sous couvert. Elle est
composée de deux parties reliées par la préposition A.

Le chef de service

Suscription A
Madame la Directrice de la LONAB

La première indique la qualité de l’expéditeur et la deuxième la qualité du

destinataire.

4. La mention sous couvert

Elle s’ajoute à la souscription lorsque le document doit suivre la voie
hiérarchique.

5. La signature
C’est l’apposition manuscrite du nom de celui qui assure la responsabilité
de la lettre. Elle est précédée de la qualité du signataire. Elle se place au bas de
la lettre et à droite de la page. Indépendamment de la fonction qu’il occupe, le
signataire peut inscrire son corps de rattachement et les distinctions
hiérarchiques officielles.

1.2.2. Les mentions d’identification du document

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 Ce sont des mentions qui servent à singulariser le document aussi bien
pour l’émetteur que pour le destinataire.

1.2.2.1. Le numéro d’enregistrement

Il s’agit de l’enregistrement du document au « registre du courrier
départ » du service émetteur de la lettre. Le service destinataire apposera un
numéro d’enregistrement au registre du courrier arrivé.
Le numéro est suivi du sigle du service émetteur et éventuellement de celui
de la subdivision. Ces éléments sont séparés par des barres obliques et se
succèdent dans l’ordre hiérarchique.
Exemple : n°270/MESSRS/UO/P/DAAF/SFC
Il se place normalement sous le timbre. Mais, il arrive de le voir sous la date.
C’est cette mention et la date que reprendra en référence le correspondant dans
la réponse qu’il fera à cette lettre.
Objet : votre lettre du …………….n°270/MESSRS/UO/P/DAAF/SFC

1.2.2.2. Le lieu d’expédition et la date

Placé en haut et à droite sous l’appellation « Etat ». Il est composé ainsi
qu’il suit : le quantième : jour en chiffre, le mois en toute lettre et l’année en
quatre chiffres, le tout précédé du lieu.

Exemple : Ouagadougou, le 17 novembre 2013.

1.2.2.3. Les initiales du rédacteur et de la dactylographe

L’intérêt est limité pour le récepteur, mais assez grand pour l’émetteur.
Cette mention se trouve au dessus du timbre et parfois en dessous.

1.2.2.4. L’objet de la lettre

C’est la mention brève de ce document qui décline le motif de la
correspondance. L’objet est placé au dessus du corps de la lettre sous le timbre
et le numéro d’enregistrement et à quelques lignes plus bas que la suscription.

1.2.2.5. La référence
Elle n’est utile que lorsqu’on se réfère à un évènement ou à une
correspondance antérieure. Elle comporte le numéro d’enregistrement et/ou la
date, la date de la concertation ou de la communication, le numéro du dossier, le
numéro de la date ou du texte réglementaire.
Elle est placée en dessous de l’objet. On écrit Réf. :

1.2.3. Les mentions occasionnelles

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 Il s’agit des pièces jointes, des ampliations, des mentions circonstancielles à
des caractères exceptionnels et des lettres de personnalités.

1.2.3.1. Les pièces jointes

On retrouve cette mention en bas de la référence, soit en bas et à gauche
de la page. Certains la préfèrent sous le timbre parce qu’elle y sera plus visible.
Elle comporte le nombre de pièces et / ou leur désignation.
Exemple :
Pièces jointes :
n°1 une photocopie de la CNIB
n°2 un extrait d’acte de naissance
n° 3 un curriculum vitae

1. 2.3.2. Les ampliations

Cette mention est portée en bas à gauche de la dernière page si le
document en comporte plusieurs. Elle indique les (sources) services ou les
personnes autres que le destinataire concerné par le document. Pour les lettres
personnelles on n’a pas besoin d’ampliations.

1.2.3.3. Les mentions circonstancielles à caractères exceptionnels

Elles ont pour but d’attirer l’attention. Elle indique le caractère secret de
la correspondance, l’acheminement postal du courrier également.
a. on retrouve souvent la mention « urgent » marquée sous le timbre pour
attirer l’attention.
b. pour relancer le service destinataire, on retrouve occasionnellement la
mention « rappel » placé sous le timbre.
c. sous la suscription, on peut avoir la mention : « A l’attention de… »
d. on peut marquer la mention «vue et transmis le… ».
e. la mention « visé » le ou « visa ». Cette mention est nécessaire lorsque le
document doit obtenir l’approbation d’une autorité extérieure avant son
expédition.

1.2.4. Les lettres de personnalités

Les réponses à des invitations sont des exemples de lettres que des
personnalités peuvent adresser à des tiers.
Lorsque la réponse de la lettre est négative, il faut indiquer un
empêchement pour une cause publique qui ne vous permet pas d’honorer à
l’invitation ou un engagement antérieur. Dans ces deux cas, vous demandez au
destinataire d’exprimer à la collectivité, les sentiments de cordialités.
L’autorité peut se faire représenter et dans ce cas elle indique le nom, le prénom
et la qualité de son représentant.
1. 2.4.1. Les formules d’appel
Les plus rependues sont :

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 A monsieur …
A madame …
Cependant, il faut donner les titres des destinataires, quand ceux-ci en ont.

1.2.4.1.1. Remarque sur le féminin des titres et fonctions

Il est conseillé la forme au féminin du titre ou de la fonction lorsqu’elle
existe, faute de quoi on se contente du masculin. Vous direz madame la
présidente, « madame la directrice » mais vous éviterez de dire «madame la
Maire».

1.2.4.1.2. Extension du titre, de la fonction au conjoint ou à la conjointe

En principe, les honneurs ne s’étendent pas, et le titre dû à la fonction ne
s’étend pas du mari à la femme et vice versa. L’usage conseillé est de continuer
à appeler les autorités par leur titre, même lorsque ces derniers ont cessé leur
fonction.

1.2.4.1.3. Corrélation entre la formule d’appel et la formule de courtoisie

Formule d’appel Formule de courtoisie

Madame Hommages
Respectueux
Monsieur Salutations distinguées/devouées
Cher monsieur Recevez cordialement mes sentiments
Chère madame Recevoir mes sentiments les plus
dévoués
A M. le Président, PDG Considérations distinguées
Notables, ambassadeur, monsieur le Respectueux sentiments
ministre Haute considération
Très haute considération

Chapitre 2. : Le compte rendu

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 Le compte rendu est un document descriptif qui sert à relater des faits
que le rédacteur a pu observer (activités, réunions et missions). Il a pour objet
d’informer un supérieur ou conserver une trace écrite des neuvaines. Son
rédacteur doit le faire de la façon la plus objective et la plus facile possible. Il
doit être objectif et doit éviter toute conclusion personnelle. Ainsi, il doit être
exact et complet.
Eviter de prendre partie ne signifie pas qu’il ne doit pas juger, apprécier
les points qu’il relate, proposer des solutions. C’est là en effet aussi, la
différence entre le compte rendu et le procès verbal.
Quelle sera en effet la valeur d’un compte rendu de mission dans lequel
l’agent se tait dans l’intérêt de sa mission, du service ou omet de faire un bilan
ou des suggestions pour l’avenir. On peut distinguer deux principales catégories
de compte rendu : le compte rendu hiérarchique et le compte rendu de réunion.
Les comptes rendus hiérarchiques se subdivisent en comptes rendus
d’activité ou de mission et en compte rendu d’incident ou d’accident.
Toutefois, les comptes rendus de réunions sont soient des comptes rendus
intégraux ou des comptes rendus analytiques. Le compte rendu intégral qui est
assez proche du procès verbal est une reproduction mot à mot ( in extenso) de ce
qui a été dit et comment cela a été dit.
Le compte rendu analytique est un travail de synthèse qui fait une
distinction entre l’accessoire et l’essentiel. C’est ce dernier qui est généralement
prise en compte.

2.1. Méthodologie du compte rendu

Pour élaborer un compte rendu, il faut prendre un certain nombre de soins.

2.1.1. Observation des faits et collecte des informations

Le compte rendu a toujours un objet que se doit de connaître son
rédacteur. Son rédacteur doit recueillir des informations personnelles (lui-même)
antérieures à la période des informations extérieures ou internes au service en
faisant appel à ses propres connaissances ou à une documentation conséquente.
a. Les informations personnelles
Ce sont des notes prises au cours de la réunion ou de la visite.
b. Les informations extérieures à la réunion ou à la visite
Exemple : avant la réunion, le rédacteur peut recueillir le témoignage de
l’agent responsable de la détérioration du matériel.
c. Le rédacteur du compte rendu doit faire appel à ce qu’il soit lui-même
Autre les documents se rapportant au problème, le rédacteur peut être
éclairé par ses propres connaissances sur la question.

2.1.2. Examen critique des informations recueillies

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 Il ne faut pas systématiquement prendre en compte toutes les informations
recueillies. Il faut :
- Dégager le vrai du faux, le sûr du douteux et éviter de présenter comme établi
un fait dont vous n’avez pas la preuve ;
- Eviter de prendre la rumeur publique pour une vérité ;
- Dégager ce qui est important de ce qui est accessoire. Garder à l’esprit que
l’autorité qui lira le compte rendu dispose de très peu de temps, aller à
l’essentiel. Vos opinions personnelles ne sont formulées que dans la mesure où
elles présentent une utilité certaine à la compréhension du problème.
- Raisonner à partir de données retenues. Par exemple rétablir l’ordre des
évènements, rechercher leur cause, leur conséquence et leur preuve.

Le plan du compte rendu

Il comprend :
a. L’objet du compte rendu
Il doit faire ressortir la raison d’être du document et son importance. Il
répond à la question de quoi s’agit-il ?

b. Le développement
Il s’agit de l’exposé des faits. On y relate ce qui est important et
uniquement cela. On va à la recherche de leur cause et de leur conséquence.

c. La conclusion
On fait la synthèse avant de suggérer les propositions essentielles.

d. Les annexes
Il faut parfois joindre certains documents au compte rendu pour aider à la
compréhension du problème posé.

2.2. Présentation du compte rendu

Si le compte rendu est long et comporte plusieurs points distincts, il faut
en faire des sous parties, construire des paragraphes en les titrant, en notant les
sous parties s’il y a des points différents. Le rédacteur doit intéresser le lecteur et
donner vie à son récit sans excès toutefois. Le style peut être celui du journaliste.
Lorsqu’il s’agit par exemple d’une réunion, on peut soit synthétiser la pensée
d’un participant, soit par moment la citer intégralement.

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2.2.1. Le compte rendu de mission
On doit accorder à ce document le maximum de sérieux et d’objectivité
puisqu’il est souvent présenté au plus haut responsable de l’administration et de
l’entreprise. Le travail important à signaler est l’élaboration du plan.
On peut suivre la démarche suivante :

- L’introduction
Rappeler à ce niveau l’objet de la mission et les circonstances dans
lesquelles l’agent a été amené à la remplir.

- Le développement
Selon le cas, on peut adapter un plan chronologique ou un plan logique
synthétique. En général, ce type de compte rendu doit tenir en trois ou en quatre
pages dactylographiées. Il est exclu de relater des détails superflus tel les
conditions de voyage.
Il s’agit de rendre compte du travail réalisé. Néanmoins en fin d’exposé,
le rédacteur peut mentionner les différents contacts qu’il a pu prendre et les
points abordés à ces occasions. Il faut aussi mentionner les difficultés
(brièvement) rencontrées dans l’exécution de la mission. Cela peut aider
d’autres à prendre leur disposition pour les missions à venir.
Le rédacteur peut donner là une impression personnelle sur les résultats du
travail auquel il a participé et des initiatives prises. Dans tous les cas, il faut
rester modeste et ne pas chercher systématiquement à se faire valoir.

Timbre Burkina Faso

Unité Progrès Justice

Compte rendu de mission de Nom+Prénom+ fonction

Effectué à…. Du …au

Objet :
Introduction
Développement (a, b, c, d)
Conclusion

Date
Prénom, NOM du rédacteur
Signature

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 Le style d’écriture du compte rendu est celui de la narration. Le lieu et la
date de rédaction du compte rendu peuvent figurer aussi bien au dessus du texte
à droite du timbre ou en bas sur la signature.

2.2.2. Le compte rendu de réunion

Il est soumis à la même obligation d’exactitude, de précision et
d’objectivité. Les mentions sont :
Le timbre du service.
Le titre du compte rendu suivi de l’objet.
Les mentions d’identification de la réunion telles le lieu, la date, la reprise de
l’ordre du jour, la mention des présents et absents, la mention du président et du
secrétaire de séance.
Enfin, une formule consacrée donnant l’heure de la levée de séance suivie de la
date de la rédaction du compte rendu et de la signature du rédacteur.

On distingue deux types principaux de compte rendu :

Le compte rendu intégral ou in extenso encore appelé sténographique qui fait
parler directement les participants. Il relate les différentes interventions « mot à
mot ».
Exemple :
Le président « le quorum étant atteint, je déclare la séance ouverte et je donne la
parole à monsieur Koné qui va vous exposer le premier point inscrit à l’ordre du
jour. »
Monsieur Koné : « la première question à l’ordre du jour porte sur la poursuite
du cours après 15h ».

Le compte rendu analytique : ce sont des comptes rendus plus brefs qui ne
retiennent de la réunion que les points essentiels. Ils sont rédigés au style
indirect et au présent de l’indicatif.
Exemple : Après avoir constaté que le quorum est atteint, le président déclare la
séance ouverte et donne la parole à monsieur Koné. Celui-ci commence par le
premier point portant sur la poursuite des cours après 15h.
Le présent de l’indicatif qu’utilise le compte rendu analytique est le
temps le plus intemporel et le plus simple, celui qui conserve l’actualité et la
permanence des évènements.

2.2.3. Présentation des notions spécifiques

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 Ces mentions sont :
- Le titre : l’intitulé du compte rendu est écrit en majuscule. On
mentionne la date et la nature de la réunion.
Exemples :
REUNION HEBDOMADAIRE…. des chefs de service
COMPTE RENDU de la séance…
- Introduction : le compte rendu commence par une phrase qui reprend la
nature, la date, le lieu et l’heure.
Exemple : le 09 octobre 06 à 9h s’est tenue dans la salle des fêtes de la mairie,
une réunion relative à…

- La liste des participants suit cette introduction, si et seulement si, elle

n’est pas longue, la renvoyer en annexe dans le cas où elle est longue.
Cette liste énumère d’abord les présents puis les absents et s’il y a lieu
les absents excusés avec la mention excusée, l’ordre du jour est rappelé
après l’énoncé des présents et des absents.
Exemple : figuraient à l’ordre du jour les points suivants :

- La formule d’ouverture de la séance marque le début du compte rendu

proprement dit. C’est sur cette formule que le rédacteur passe au présent
de l’indicatif.
Exemple : Monsieur Ly qui préside la réunion déclare la séance ouverte.
Le texte résumera brièvement chaque intervention en signalant son auteur
dans un ordre chronologique.
- Après des conclusions dégagées, il faut signaler si l’accord des
participants est total ou si certains expriment des réserves sur les points
inscrits à l’ordre du jour.
- LA formule finale : le compte rendu se termine par une formule qui
constate l’épuisement de l’ordre du jour et l’heure de levée de la séance.
Exemple : l’ordre du jour étant épuisé, la séance a été levée à 11h30.
- La signature du rédacteur précédée de sa qualité, éventuellement de la
date de rédaction au cas où cette dernière n’a pas été portée en tête de la
première page.
Exemple : Lomé, le 09 mars 2012, le chef de service vérification.
Le secrétaire de séance
Adama TOURE

19
 Chapitre 3. : Le procès verbal

Contrairement à son appellation, le procès verbal est un document écrit qui

donne un témoignage définitif non contestable d’un évènement. Il est dressé par
un agent assermenté et destiné à faire chaque foi jusqu’à preuve du contraire.
Dans un sens extensif et dans les usages de l’administration le procès verbal a
été repris pour désigner des documents qui ne sont que des comptes rendus
ordinaires auxquels on a voulu donner un certain formaliste. Contrairement au
compte rendu, il n’est signé que par le rédacteur et ou le président de séance. Le
procès verbal est soumis à une procédure contradictoire qui se manifeste par la
signature de toutes les parties concernées dans l’affaire.
Il est reconnu deux qualités au procès verbal.
- l’exactitude
Un procès verbal rapporte fidèlement les faits, les actes ou les
déclarations : le rédacteur doit observer et enregistrer correctement les moindres
détails.
- la neutralité et l’impartialité
Le rédacteur doit s’interdire de raisonner et de tirer des conclusions
personnelles, il doit s’effacer.

3.1. Le procès verbal judiciaire

C’est la rédaction par une autorité spécialement habilitée à cet effet de ce
qu’elle a fait, vue ou entendue dans l’exercice de ses fonctions. On a les officiers
de police judiciaire, les magistrats instructeurs, les agents des impôts, les
ingénieurs de voirie. L’agent verbalisateur rédacteur ne peut relater que les faits
qu’il a lui-même constatés ou qui lui sont directement rapportés. Il est du reste
obligé de préciser l’origine des informations qui lui sont rapportées. C’est un
acte authentique destiné à servir de preuve.

3.2. Présentation du procès verbal

Il se présente sur un papier libre ou sur un formulaire imprimé. Toutes les
mentions d’identification y figurent en plus des titres suivis de la qualification.
(Exemple : procès verbal judiciaire).
Le corps du procès verbal commence par la date en toute lettre suivie de
l’heure, du nom et de la qualité de l’agent verbalisateur, de la nature et de
l’origine du pouvoir en vertu duquel il agit, le lieu où s’accompli cette mission.

Exemple :

20
 L’an deux mil douze et le seize avril à quatorze heure sept minute,
Oscar MILLOGO officier de police au commissariat central de police de
Ouagadougou, agit en vertu d’une réquisition de monsieur le procureur du Faso,
nous nous sommes rendus au secteur 30 pour y entendre monsieur Césaire
COMPAORE, commerçant de son état lequel nous a déclaré ce qui suit……..

- La formule finale est aussi solennelle.

Exemples :
1. En foi de quoi nous avons établi le présent procès verbal et signé avec les
témoins après en avoir donné lecture à ceux-ci.
2. lecture faite persistent et signent.

La date sera reprise avant les signatures de l’agent verbalisateur, des

personnes mises en cause, des témoins cités. Chaque signature sera précédée de
la qualité avec laquelle la personne intervient dans le procès verbal. Lorsque par
exemple le déclarant ou le témoin ne signe pas ou refuse de signer, cette
mention sera portée dans la formule finale.
Exemple : lecture faite, persiste et déclare ne pas savoir et signer, et refuse de
signer.

3.3. Les procès verbaux administratifs

Ils sont très courants et se présentent sous différentes formes. Ils ne sont
cependant pas soumis aux mêmes formalismes et à la même rigidité de
présentation que le procès verbal judiciaire. On évite par exemple les formules
trop solennelles et le pluriel. Si l’agent agit seul, il utilise la première personne
du singulier.
Exemple : je soussigné, Ali MANDE …
Les agents administratifs qui correspondent à des missions bien définies
généralement établissent sur des formulaires imprimés qui permettent d’éviter
les oublis des mentions indispensables. Mais les procès verbaux ordinaires sont
établis sur du papier libre et dans ce cas, on reprend toutes les mentions
d’identification utile (timbre de service, mention de l’Etat, la devise, le titre du
procès verbal en majuscule suivi de l’objet, du lieu en introduction et de la date
présentée en toute lettre ou dans la forme ordinaire).
La formule ci-dessus ‘’en foi de quoi…’’ peut être utilisée.

3.4. Le procès verbal de réunion

21
 Après une réunion, alors qu’il peut y avoir autant de compte rendu que de
participants, il n’y aura qu’un seul procès verbal qui est la relation officielle de
la réunion. On établit le procès verbal d’une réunion lorsque d’importantes
décisions sont à prendre et on veut mettre des faits à l’abri des contestations
ultérieures d’un compte rendu.
Comme le compte rendu, la présentation formelle du procès verbal peut
être analytique ou intégrale. On y retrouve :
- le timbre du service ou de la collectivité,
- le titre « procès verbal » auquel est incorporé l’objet,
- la date de la réunion présentée solennellement,
- l’identité,
- la qualité du président et des personnalités présentes,
- l’identité du secrétaire de séance,
- la liste des participants présents ou absents,
- l’ordre du jour détaillé,
- la mention du caractère,
- la mention du quorum requis,
- la mention de la lecture et de l’approbation du procès verbal de la
séance précédente avec l’identification des rectifications éventuelles à y
apporter.
- La mention de l’ouverture, de la suspension et de la clôture avec
l’indication de l’heure.
- Les décisions prises et notées sont assorties de la mention des votes. Le
procès verbal de réunion doit obligatoirement recueillir la signature de
son rédacteur, celle du président de séance et celle de tous les membres
de l’assemblée.

Exemple :

22
Ministère de la Fonction Publique
---------
Ecole Nationale de l’administration
----------
Centre de formation continue Descartes
République de la Côte d’Ivoire
---------
Union-Discipline-Travail
---------
Procès verbal de la réunion du
3 avril 1995 relative à la
préparation d’un séminaire
d’information sur le thème :
« promotion du monde rural ».

L’an mil neuf cent quatre vint quinze et le lundi 3 avril s’est tenue…….
La réunion était présidé par M Ali ZOMA, directeur de CFCC,
participaient également à cette réunion :
-------
------
---------
Absents excusés
--------
-----
-----
Le quorum étant atteint, le président déclare la séance ouverte. L’ordre du
jour suivant proposé par le président de séance a été adopté par l’assemblée et
comporte trois éléments.
(Au début on peut constater le passé mais dans le corps on utilise le
présent de l’indicatif).

L’ordre du jour étant épuisé le président de la séance déclare levée la

séance à dix sept heure après avoir remercié les participants.
Fait à Abidjan, le 08 avril 1995

Le secrétaire de séance le président de séance

Signature signature
Prénom NOM Prénom NOM

Chapitre 4. : Le rapport

23
 Le rapport est proche du compte rendu parce qu’il présente à un supérieur
hiérarchique des informations pour lui permettre de prendre des décisions et
d’être informé. Cependant, il s’éloigne de celui-ci dans la mesure où :
1. il est exhaustif sur la question dont il fait l’objet.
2. il se présente comme un document plus personnalisé que le compte rendu.
C’est l’instrument par excellence pour l’agent afin d’exprimer ses points
de vue personnels et ses propositions.
Il est aussi proche de la note, car comme elle, il est souvent un document
de travail préparatoire à la décision. Il débouche sur un avis motivé et en
propose des solutions. Il se distingue de la note sur plusieurs points :
La note ne comporte pas d’exposé d’une question sur un point de vue générale.
Le rapport suppose un travail préalable important de l’étude approfondie
(collecte de données, informations, etc.) alors que la note présente un caractère
moins technique et succinct. Il existe plusieurs types de rapports : le rapport
simple ou d’étude, le rapport de mission, d’inspection, de présentation en conseil
de ministres.

4.1. Le rapport simple ou d’étude

Il est établi à la suite d’un problème rencontré dans le fonctionnement du
service. Il présente en général les résultats d’un travail de recherche ou de
réflexion sur un sujet précis étudié par le rédacteur. Ce genre de rapport suppose
du rédacteur une étude approfondie de la question traitée.
Exemple : Rapport sur l’évolution démographique de la ville de Ouagadougou
entre 1900 et 1965.
Ce type de rapport cherche à convaincre le destinataire du bien fondé de la
solution préconisée. Il faut donc y mettre une structure logique pour convaincre.
Cette structure peut être la suivante :
1. l’introduction (poser clairement le problème)
2. le développement qui comprend :
- le diagnostic
- l’inventaire critique des solutions possibles
- la mise en valeur de la solution préconisée et des modalités de mise en œuvre
lorsque le sujet est complexe.
3. la conclusion
On récapitule les points forts de la solution tout en rappelant les conditions
indispensables à sa réussite. Le cas échéant, la conclusion se termine par une
demande d’instruction.
NB : on prendra soin toujours de rejeter en annexe les éléments techniques trop
complexes et volumineux qui risqueraient d’interrompre ou d’embrouiller le fil
des arguments.

24
4.2. Le rapport de mission et d’inspection
De même qu’on rédige des comptes rendus de mission, il existe des
rapports de mission. On préfère dans la pratique rédiger le compte rendu en étant
plus succinct car son examen est plus aisé. Toutefois, lorsque l’agent a effectué
une mission d’étude (découvrir par exemple les systèmes d’organisation de
gestions dans les pays étrangers), il est indiqué pour lui de rédiger un document
plus complet c’est-à-dire un rapport de mission. Le rapport d’inspection est
établi par un supérieur ou par un agent d’un corps d’inspection à l’issue d’un
contrôle dans des services auprès d’agents subordonnés. Les faits relevés
doivent être relatés de façon objective et constructive. Après l’inspection, il est
d’abord établi un rapport provisoire dans lequel l’agent contrôleur est appelé à
formuler ses observations et réponses. Ce n’est que par la suite que l’agent
inspecteur dresse un rapport définitif qui a un caractère confidentiel.

4.3. Le rapport de présentation en conseil de ministre (communication en

conseil des ministres)
C’est le rapport présenté par un ministre en conseil notamment dans les
situations suivantes :
- Informer de l’évolution d’une activité ou d’une situation dont la réalisation ou
le contrôle relève de ses prérogatives.
- Lorsqu’il y a lieu de demander son accord de principes pour la réalisation
d’une activité à caractère exceptionnel.

Structure formelle de la présentation du rapport en conseil des Ministres

Entête
COMMUNICATION EN CONSEIL DES MINISTRES

Ensuite, intervient la présentation habituelle (introduction,

développement, conclusion).
Ce rapport doit être aussi bref que précis.

L’introduction du rapport doit situer l’objet, dégager les raisons qui

justifient la saisine du conseil de ministres et préciser les dates des différentes
concertations qui ont eu lieu autour du dossier.
Le développement du rapport posera en premier lieu le ou les problèmes à
débattre avant de mentionner leurs implications politiques.
La conclusion sera conçue sous forme de propositions de solutions
possibles avec une mention particulière pour celle des solutions qui emportent la
préférence du ministre initiateur.

25
Ministre de l’Administration Territoriale et de … Burkina Faso
Gouvernorat des Hauts Bassins Unité-Progrès-Justice
Province du Houet
n°
Bobo- Dioulasso, le 10 avril 2012
Rapport à monsieur le ministre.

Objet : Réquisition du personnel de la santé humaine

Tableau de la situation d’une épidémie de méningite

De la période de…..au ……

Depuis le 1er mars, la province du Houet est frappée par une épidémie de
méningite qui va en s’aggravant en dépit du plan de riposte que j’ai fait
enclenché, si le préavis de grève de 5 jours que la centrale syndicale à laquelle
appartient le syndicat de la santé humaine venait à être effectif dans la province,
cela rendrait la situation beaucoup plus difficile. C’est pourquoi, j’ai rencontré le
mardi 04 mars la section syndicale en vue de trouver une solution. Au cours de
cette rencontre, la section syndicale a reconnu avec nous la particularité de la
situation de la province du Houet. Malheureusement, je n’ai pas pu obtenir
d’elle sa décision de non participation à la grève.
En conséquence, et pour mieux faire face à l’épidémie de méningite dans
la province, je suggère la réquisition de certains agents de la santé humanitaire
durant toute la période de la grève.
Si cette proposition recueille votre agrément, je vous serais très obligé de
bien vouloir me faire parvenir vos instructions.

Ou

Si cette proposition recueille votre agrément, je vous serais reconnaissant

de bien vouloir me retourner le présent rapport revêtu de votre approbation et de
bien me faire parvenir votre décision.

Le haut commissaire
Oscar MANDE
Signature

Chapitre 5. Le curriculum vitae

26
 Pour rédiger un curriculum vitae capable de vous faire décrocher un
entretien, il vous faut adopter une démarche méthodique qui exclut le hasard. Le
curriculum vitae étant une entreprise de communication, il s’agit de vous
demander si vous avez réussi à faire passer les bons messages.
Quelque soit votre expérience professionnelle, vous avez sans doute
réalisé des projets, des opérations, des missions qui vous ont construit. Votre
capital (talents, atouts, expérience, savoir faire et savoir être) doit être mis en
relief par rapport à l’objectif que vous vous fixez. Il n’est pas question de tout
dire mais de dire l’essentiel. Il faut ensuite inscrire ses expériences autour de
verbe d’action.
Document indispensable à la recherche d’emploi, son but est de caractériser
le plus précisément possible le candidat en le distinguant des autres postulants.
C’est une sorte d’autobiographie résumée. On distingue :
- le curriculum vitae de compétence qui privilégie le savoir faire. Il est suivi
d’une présentation de la carrière. Il est plus indiqué pour des gens ayant exercé
plusieurs professions.
- le curriculum vitae chronologique. Il expose le parcours chronologique c’est-
à-dire de la plus ancienne expérience à la plus récente. Il convient mieux à un
jeune diplômé.
- le curriculum vitae anti-chronologique avec une accroche : il commence par le
poste occupé ou quitté, pour remonter dans le temps jusqu’aux études.
Le curriculum vitae comporte plusieurs rubriques.

5.1. L’Etat civil

Il éclaire votre identité et permet que l’on puisse vous contacter. Il
comporte le nom et le(s) prénom(s), l’âge, la situation familiale, l’adresse (la
boîte postale, le téléphone et le mail) et la nationalité.

5.2. L’accroche

27
 Il s’agit d’un petit texte qui se place après l’Etat civil. Elle donne des
informations sur le poste souhaité, les points forts et le projet professionnel.
Exemple :
Secrétaire de direction bilingue
Anglais – Français
Assistante commerciale
Mon projet : mettre mes cinq ans d’expérience bilingue, au service de votre
département d’exportation.

5.3. L’expérience professionnelle

Dans cette rubrique, on fera ressortir les noms des entreprises ou services
où l’on a exercé, les postes occupés, ainsi que les tâches assumées en précisant
les dates de début et de fin des contrats. Ce qui est important dans un curriculum
vitae, c’est ce qui est écrit dans le corps central. Avant d’être percutant dans ces
lignes, il faut y faire passer votre savoir-faire, votre capital d’expérience. Pour
le faire vous avez trois choix possibles :
- le curriculum vitae chronologique inverse,
- le curriculum vitae thématique et
- le curriculum vitae mixte associant les deux.
Pour les candidats juniors, les enjeux ne sont pas les mêmes que pour les
candidats seniors ou professionnelles. Si vous êtes un jeune diplômé et que vous
n’avez pas encore fait de stage, vous avez le sentiment de n’avoir rien à vendre,
ce n’est pas vrai. Ainsi, il ne faut pas oublier vos expériences personnelles.

5.4. La formation
Dans cette rubrique, on expose non seulement la formation initiale reçue
mais aussi la formation continue. Pour un junior, un confirmé ou un senior, la
formulation ne se traite pas de la même manière. Pour les juniors cette rubrique
se présente après l’Etat civil. On y développe les diplômes obtenus, la faculté ou
l’institut fréquenté, la mention éventuelle obtenue. Il n’est pas utile de préciser
la mention passable ou même assez bien. Cette rubrique permet également
d’indiquer les mémoires et les spécialisations sur lesquels vous avez travaillé.

28
5.5. Les divers
Ils précisent les occupations de la vie après le travail. Cette rubrique peut
comporter différents points notamment les loisirs, les activités extra
professionnelles, les langues, etc.
NB : le curriculum vitae peut être accompagné de photo d’identité.

Exemple :
CURRICULUM VITAE

ETAT CIVIL

NOM : SONDO
PRENOM : JACOB
AGE : 29 ans
NATIONALITE : BURKINABE
SITUATION MATRIMONIALE : Marié, un enfant
ADRESSE : 01 BP 1260 Ouagadougou
Tel : 76235153

COMPTABLE – GESTIONNAIRE
5 ans d’expérience

EXPERIENCE PROFESSIONNELLE

2003-2005 : - DAF (Hôtel Indépendance)

- Gestion du personnel et de la clientèle
- Gestion des stocks
- Tâches comptables
2001-2003 : Comptable à l’hôtel OK IN dans différentes tâches
2000-2001 : Chef de service comptabilité

FORMATION INITIALE

- 1996 : BTS Hôtellerie

29
- 1999 : BTS finance comptabilité

FORMATION CONTINUE

- 2001 : stage de perfectionnement en gestion des entreprises

- 2003 : formation en ressources humaines

DIVERS

Sport pratiqué : Natation

Langue : anglais, allemand

30
 Chapitre 6. : La lettre de motivation

Appelée aussi lettre de candidature, elle peut manuscrite ou saisie. Elle

n’est ni la paraphrase du curriculum vitae encore moins un courrier
d’accompagnement. Lu avant ou après le curriculum vitae, les deux pièces sont
complémentaires pour ouvrir les portes à l’entretien.
A travers cette lettre, le candidat devra faire ressortir ce qui le motive à
postuler pour cet emploi, d’où il fera ressortir ses points forts et ses
compétences. La lettre de motivation est un acte de candidature qui a pour
objectif d’inciter le recruteur à accepter votre dossier. Elle permet d’éclairer ou
de développer les aspects du curriculum vitae qui épousent les attentes de
l’employeur.
Tout recrutement suscite deux types de questions se rapportant à ses
espoirs, à ses craintes. Le curriculum vitae et la lettre de motivation permettent
de bien se vendre. Vous êtes dans ce cas votre « propre commercial ». Il s’agit
de donner envie à l’entreprise de vous recruter. C’est pourquoi, il ne faut pas
s’attarder sur ce qui ne va pas.

6.1. Caractéristiques de la lettre de motivation

Elle doit être précise et concise. Dès le début, il faut accrocher le lecteur
et retenir toute son attention. Pour les candidatures non spontanées, il faut faire
référence à l’annonce d’emploi. Il faut expliquer d’abord en quoi l’entreprise ou
son secteur d’activité vous intéresse. Il faut parler de soi, de ce que vous
recherchez sans exagérer.
Exemple :
Au lieu de dire ‘’Je suis celui que vous attendez’’ ; vous pourrez dire :
‘’Ma candidature correspond tout à fait au poste que vous désiriez pourvoir’’
Evitez aussi de dire :’’Challenge, un défit à relever’’
Etre positif ne signifie pas pleurnicher à la recherche d’un poste. Il ne faut
pas faire allusion à une difficulté financière, personnelle ou familiale.

31
 6.2. La structure de la lettre de motivation
Elle comporte :
- Les coordonnées du candidat (nom, prénom, adresse, numéro de téléphone, …)
- Le lieu et la date de rédaction
- Le destinataire de la lettre
- L’objet : lettre de motivation
- Le corps de la lettre de motivation
Comme la lettre personnelle, elle se termine par une formule de politesse
et de courtoisie.
NB : il peut arriver qu’on demande de faire ressortir vos prétentions salariales.
C’est une situation qui met souvent dans l’embarras. Dans tous les cas, il faut
connaître les salaires pratiqués dans votre secteur d’activité. Si vous connaissez
votre valeur sur le marché du travail (qualification, ancienneté), vous devriez
donc être prêt à argumenter. Si vous ne devez pas trop élever la barre, vous ne
devez pas non plus descendre en dessous d’un certain montant.

- signature

32
Exemple :
SOMA Jacob Ouagadougou, le 15 Octobre
2012
01 BP : 1260 Ouagadougou 01
Tel : 50-38-25-81 A

Monsieur le Président directeur

de l’hôtel de l’amitié

Objet : Lettre de motivation

Suite à l’annonce parue dans le quotidien ‘’Le Pays’’ n°1148 du 10

Février 2008 relative au recrutement d’un comptable expérimenté pour occuper
le poste de DAF, je viens par cette lettre soumettre à votre appréciation ma
candidature, mais aussi vous faire connaître les motivations réelles, la justifiant.
Depuis l’obtention de mes BTS en finance comptabilité et en hôtellerie,
j’ai accumulé cinq années d’expérience principalement dans la gestion hôtelière,
où j’ai eu à occuper des postes de responsabilité. Habitué à travailler sous
pression, j’ai eu à superviser des équipes dont le nombre varie entre 30 et 40
personnes.
Durant mon cursus universitaire et professionnel, j’ai appris à me familiariser
avec l’outil informatique combien indispensable aujourd’hui dans la recherche
de la performance.
Mon enthousiasme et ma disponibilité représentent des atouts utiles non
seulement dans la gestion de la clientèle mais aussi dans celui du personnel. Je
pense donc que je pourrai être d’une grande utilité pour votre entreprise qui a
toujours su s’accrocher à la recherche de l’excellence.

Signature

6.3. Présentation la lettre de motivation

Pendant longtemps, la lettre de motivation est restée manuscrite. Cependant,
de nos jours Internet a porté un coup dur à la lettre manuscrite dans la mesure où
de nombreuses entreprises demandent qu’on leur transmette la lettre de
motivation par internet. Manuscrite ou dactylographiée, elle doit tenir sur une
page signée. On ne doit pas rentrer dans les détails. La lettre de motivation se
présente comme la lettre à forme personnelle.
Dans le corps de la lettre, on peut avoir les pronoms suivants : je, vous, nous.
Pendant que, « je » et « nous » sont déconseillés dans le curriculum vitae. Il est

33
fortement conseillé l’usage du « je » et du « nous » dans la lettre de motivation.
Dans un premier temps, prenez soin de vous présenter en mettant l’accent sur
vos atouts.
Exemple 1. : candidats juniors

Candidat maîtrisant parfaitement l’anglais, j’ai une première expérience

réussi de deux ans dans la vente, acquise au sein de l’entreprise ALFA, une
boutique haute gamme. Par ailleurs, grâce à ma formation initiale, j’ai obtenu
un BTS en technique de vente. J’ai eu la possibilité de faire plusieurs stages de
vente dans des univers variés tels que l’agro alimentaire et le cosmétique. Ces
expériences m’ont permis de confirmer mon intérêt pour la vente directe. Je
cherche donc un poste pour mettre en valeur mon sens de la persuasion et des
relations humaines, ainsi que mes qualités de gestionnaires.

Exemple 2. : Candidats confirmés et seniors

Je suis doté d’une expérience solide en contrôle de gestion au sein d’une
entreprise performante qui m’a donné le goût de relever le défit du
développement de votre entreprise. Opérationnel sur le terrain, j’ai participé à
de gros projets de réduction de coût dans l’univers industriel à faibles marges.
Cette expérience m’a apporté une première approche de la gestion des projets.
Aujourd’hui, je souhaite consolider mon savoir faire dans ce domaine en
travaillant dans une équipe et développer le système d’information.

Il est important dans ce cas de bien identifier l’entreprise et de bien

comprendre le poste à pourvoir. L’entreprise doit percevoir dans votre lettre de
motivation que vous avez compris ce qui fait sa spécificité, ce qui vous intéresse
chez elle et dans le poste.

Exemple 3. : Pour les candidats juniors

Votre entreprise a développé ces dernières années un concept novateur
dans le domaine de la restauration associé à l’achat de vidéo et j’ai suivi avec
intérêt son évolution. J’ai été moi-même un de vos tous premiers clients et cette
nouvelle forme de commerce semble répondre au développement de votre
entreprise.

- Confirmés et seniors
Comme on le voit, le demandeur cherche à montrer que l’entreprise a été
choisie parmi tant d’entreprises. Il faut faire comprendre que les caractéristiques
de l’entreprise correspondent à votre idéal et à votre projet.
Naturellement dans cette partie, il s’agit de réussir le mariage entre
l’entreprise et vous. Il s’agit de mettre l’accent sur l’adéquation entre vous et
l’entreprise cible. A vous d’indiquer pourquoi cette entreprise est faite pour vous
et vous pour elle.

34
Exemple 4.: les juniors
Mettre mon enthousiasme au service d’une entreprise qui sait allier
efficacité et performance, cela répond bien à nos aspirations. Je serai heureux de
pouvoir développer ces différents points lors d’un prochain entretien à votre
convenance.
Vous pouvez opter pour la variante, je, vous, nous. Dans tous les cas, il faut
garder à l’esprit que la présente proposition de schéma n’a pour objectif que de
vous aider à structurer votre proposition.

Deux cas se présentent lorsqu’on est amené à rédiger une lettre de

motivation : la candidature spontanée et la réponse à une annonce d’offre
d’emploi.
Dans vos lettres, il faut éviter de vous attribuer toutes les qualités.
Argumentez et démontrez tout ce que vous avancez pour convaincre. N’abusez
par des termes suivants : « rigoureux, organisé, doté d’excellentes relations. Ce
sont des termes génériques qui ne permettent pas de vous différencier des autres
candidats. Appuyez vous sur vos acquis personnels.
Exemple :
« J’ai pu mettre en avant mon savoir faire d’animateur d’équipe en
conduisant avec succès une opération de réorganisation. Il n’y a eu aucune
démission et le taux d’absence a été réduit à la moitié ».
Ne jouez pas dans le registre de la sentimentalité. La lettre de motivation
est un courrier professionnel. Le recruteur est bien loin du sentiment. Sa
préoccupation est de trouver : « la bonne personne à la bonne place ».
Evitez de lui donner de la matière pour vous éliminer.

35
 2e partie
Expression orale

36
 Chapitre 1. : L’exposé oral
Prononcer une allocution, présenter un exposé lors d’un examen, faire
une conférence, proposer de vive voix les résultats de recherches sur différents
thèmes, c’est faire un exposé oral. L’exposé oral rentre dans le cadre de ce qu’on
appelle la communication orale. Son succès est fonction de l’érudition de
l’exposant sur son thème, de la bonne préparation de l’exposé en plus d’un bon
état d’âme de l’exposant.

1.1. Préparation de l’exposé oral

Elle comprend trois grandes phases
1.1.1. Le choix du sujet
On doit éviter que le sujet ou le thème choisi ne soit vague. Autrement dit,
il faut circonscrire le sujet de sorte à le rendre assez perspectif. Ensuite, on passe
à la recherche documentaire.
1.1.2. La documentation
Elle nécessite une recherche personnelle des documents relatifs au thème
choisi ou à mener des enquêtes. Le travail consiste à prendre des notes précises
et si possible établir des fiches qui peuvent être exploitées par la suite.
1. 1.3. L’élaboration du plan
Le plan est l’ossature de l’exposé. Il doit être bien charpenté. De même,
l’exposé est conduit par des normes logiques ; par conséquent, la pensée doit
suivre un cheminement logique. Un bon plan doit être progressif. Il y a plusieurs
types de plans dont le choix est fonction du sujet.
1.1.3.1. Le plan par addition

37
 C’est un plan énumératif ou cumulatif, partant de l’argument le plus
simple à l’argument le plus complexe ou vice versa. Ces arguments sont
regroupés selon leur nature.

1.1.3.2. Le plan par opposition

C’est un plan problématique car admettant le développement des points de
vue différents sur une même question. Il peut être dialectique (thèse, antithèse,
synthèse).

1.1.3.3. Le plan linéaire

Il suit un ordre chronologique ; il est surtout utilisé pour les comptes
rendus ou les récits historiques.

1.1.3.4. Le plan de raisonnement

C’est un plan analytique c’est-à-dire qu’il analyse les différentes
composantes d’un problème (problèmes, causes, solutions).

1.2. La rédaction de l’exposé oral

L’exposé oral comprend une introduction, un développement et une
conclusion.
L’introduction fait connaître le sujet, annonce les grandes lignes du
développement.
Le développement quand à lui, traite à fond le sujet annoncé. La rédaction
peut être intégrale. Mais, il arrive qu’on note simplement les points essentiels
abordés pour chaque partie. Il faut mentionner dans l’exposé les documents lus
qui viennent en appui à l’exposé.
Enfin, on a la conclusion qui est un récapitulatif des différentes questions
abordées. Elle peut être ouvertes c’est-à-dire donner lieu à des perspectives.

38
1.3. Présentation de l’exposé oral
Elle prend en compte des préoccupations d’ordres matériels et de
l’excellence de la communication.

1.3.1. Questions matérielles

Avant l’exposé, il est intéressant de transcrire intégralement le plan ainsi
que la bibliographie au tableau. Il faut préparer l’ordre de passage des
documents qui viennent appuyer votre exposé. En outre, il ne faut pas hésiter de
faire des schémas et autres croquis, etc. Enfin, on s’assurera qu’on pourra
respecter le temps imparti pour l’exposé.

1.3.2. Condition pour une bonne communication

Une communication doit être audible. Tous les auditeurs n’auront pas un
problème d’écoute. Il faut s’assurer que tout le monde vous entend. On doit
régler le débit de la communication et maintenir la hauteur de la voix.
L’exposant veillera à être vivant, suffisamment concret et convaincant. Il ne faut
pas se contenter d’une simple lecture qui peut paraître ennuyante. L’exposant
contrôlera l’attitude des auditeurs, leurs comportements et leurs réactions de
sorte à favoriser le feed back. On introduira le sujet de sorte à susciter l’intérêt et
l’importance du thème et montrer qu’il concerne l’assistance.
Il faut éviter le vide et les temps morts. Il faut conclure en récapitulant ce
qu’on se propose de faire.

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 Chapitre 2. : Les débats : définition et organisation

2.1. Définition
Un débat peut être appréhendé comme une situation de communication
orale avec des échanges. Il peut porter sur un ou plusieurs sujets et est dirigé par
un animateur appelé aussi facilitateur ou coordinateur. Il obéit à un certain
nombre de principes et se distingue par son organisation matérielle et les
modalités de son déroulement.

2.2. Organisation matérielle

Elle concerne le nombre de participants, la disposition spatiale et la
durée.
a- le nombre de participants
L’effectif total du groupe ne doit pas excéder 25 participants pour qu’il y
ait un échange entre les membres de l’assistance. Un groupe plus important peut
être divisé en 10 groupes traitant chacun le thème général ou un aspect
spécifique du thème. Il faut prévoir la présence d’un coordinateur qui peut être
le président de séance ou un animateur.
b- la disposition spatiale
Pour faciliter les échanges entre tous les membres, il est conseillé
d’adopter une disposition en cercle ou en carré. La disposition en U favorise
surtout l’échange entre un animateur et son groupe.
c- la durée
Elle varie selon les objectifs visés en plus des thèmes ou les moyens mis
en œuvre. Mais, il est raisonnable de se limiter à une ou deux heures.

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2.3. Le déroulement
La présence d’un coordinateur est très importante. Il a pour rôle :
- d’ouvrir le dialogue : il montre l’intérêt du sujet et ouvre des perspectives de
discussions en posant une ou deux questions. Il peut alors annoncer ou inscrire
au tableau les principaux problèmes à aborder.
- de favoriser les échanges en donnant la parole aux différents participants ;
d’empêcher les interruptions en limitant le temps de parole des bavards, de
solliciter l’intervention des silencieux.
- de faire progresser la réflexion en mettant fin au dérapage ; en ramenant le
groupe aux questions posées initialement ou relancer le débat par de nouvelles
perspectives. Il peut formuler des synthèses partielles.
- de conclure le débat, c’est-à-dire présenter à la fin une synthèse des différentes
opinions exprimées, des solutions apportées et des questions laissées sans
réponses.
Dans la conduite du groupe, on peut remarquer plusieurs attitudes. Ainsi,
on peut avoir affaire à un animateur autoritaire (influençant directement sur les
débats, imposant) ; démocrate (privilégie la libre expression) ou manipulateur
(qui influence indirectement sur les débats à travers des manœuvres habiles).
Que ce soit chez l’animateur ou les participants dans les débats, on doit
tenir compte de la dynamique de groupe. En effet, dans un groupe quelconque
on a affaire à des individus venus d’horizons différents et ayant des
comportements différents.

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 2.4. Quelques attitudes perceptibles sur le plan individuel
On peut percevoir les attitudes suivantes chez les individus :
- l’agressivité
- le leadership (tendance à diriger le groupe)
- le silence
- le conformisme
- le déviationnisme
C’est pourquoi il faut :
- prendre conscience des autres et adopter un comportement en conséquence,
- réduire les tensions inter- individuelles et élucider les conflits,
- prendre conscience de l’existence du groupe en tant que tel et faire en sorte de
s’y insérer et de l’aider à réaliser ses objectifs.

Chapitre 3. : La discussion et le travail en groupe

3.1. Discussion et débat
De plus en plus dans les entreprises et les associations, les décisions sont
élaborées au cours des réunions. Les idées de chaque participant sont sollicitées
dans le cadre d’une consultation collective : colloques, débats, séminaires,
congrès, sessions, etc.
La différence entre le débat et la discussion est que le premier est une
confrontation d’opinions déjà établies et qui cherche à l’emporter sur les autres.
Quant à la discussion, c’est une recherche collective d’un accord, de la
meilleure solution possible face à une situation. Elle appelle l’intervention de
chacun, la mise en commun des connaissances, des expériences ou des
réflexions. Elle est donc constructive, car il s’agit plus de la coopération que de
la compétition.

3.2. Les différents types de réunion avec échanges

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 Il s’agit de la réunion-discussion ; du brain - storming (résumé –
ménage) ; de la méthode des cas ; et de l’exposé -participant.

a- La réunion / discussion
Elle est dirigée par un animateur, chargée de donner vie au groupe et de faire
en sorte que les échanges s’opèrent bien. La personnalité de l’animateur est un
peu effacée. Il cherche avant tout à stimuler le groupe dans sa recherche de
solutions.

b- le brain – storming (résumé – ménage)

Il a pour objectif la transformation intensive d’idées neuves et originales
portant sur un sujet. Il consiste à réunir un groupe de personnes, à qui on
donnera un sujet de discussion, puis on les laissera émettre le maximum d’idées
possibles.

c- la méthode des cas

Elle consiste à exposer un cas, une situation concrète. Les participants
discutent autour de la question et proposent des solutions. L’animateur se
contentera de donner la parole.

d- l’exposé – participant
L’animateur dans un premier temps présentera son sujet tout en montrant
son importance. Ensuite, il ouvrira le dialogue par une réquisition
judicieusement choisie. Enfin, il orientera les réponses, les interventions et dans
une conclusion, il récapitulera les principaux points traités avec des
compléments au besoin.
NB : comme dans les débats, il y a lieu de tenir compte de la dynamique du
groupe, mais aussi de la disposition spatiale, afin de favoriser les échanges.

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