Vous êtes sur la page 1sur 57

LA REDACTION

ADMINISTRATIVE.

FACILITATEUR
Monsieur Gilbert NDAMBWE
Dure 2 heures .
(56 diapositives)
RAISON DTRE
Dans le cadre de la ralisation de ses
missions de dveloppement
conomique et social, lEtat multiplie
travers lAdministration Publique
plusieurs interventions dans tous les
aspects de la vie nationale.
RAISON DTRE (suite)
Il sensuit un accroissement considrable des
rapports entre lAdministration et les
administrs.
Afin de constituer une mmoire
institutionnelle garante de lhistoricit de
laction publique ainsi que de la preuve
lgard des uns et des autres, les rapports
entre lAdministration et les Administrs sont
transcrites dans des documents.
RAISON-DETRE (suite)
Ces documents crits servent de
liaisons, de transfert dinformation ou
de directive, en mme temps quils
peuvent tre utiliss la conservation
dlments de multiples procdures.
RAISON DTRE (suite et fin)
Laction administrative ne peut ds lors
tre utile, parce que efficace, que si elle
sexerce dans la clart, la prcision et la
cohrence. Cest la raison pour laquelle la
rdaction administrative revt une grande
importance au fonctionnaire , notamment
au mdecin qui tt ou tard sera appel
mettre en branle laction administrative
dans lexercice de ses fonctions.
OBJECTIFS
Le prsent expos se propose dtre
la fois un exercice dinitiation et un
recueil doutils qui permettent au jeune
mdecin de se perfectionner tout au
long de sa carrire la rdaction
administrative.
PLAN DE LEXPOSE
Lexpos se divise en deux parties
savoir:
De la prparation la rdaction
administrative;
De la typologie des documents
administratifs.
PREPARATION A LA REDACTION
ADMINISTRATIVE
Pour rdiger correctement les documents
administratifs, il faut:
Avoir lhabitude dexprimer sa pense par
crit et de dvelopper ou de rsumer celle des
autres;
Matriser les caractristiques et techniques du
discours littraire en gnral,
Matriser les spcificits de la rdaction
administrative en particulier.
SAVOIR REDIGER EN
GENERAL
Pour bien rdiger , il est ncessaire:
De matriser: lorthographe, la grammaire,
la conjugaison, la smantique requises par
la langue que lon emploie;
Dvelopper le style par lexercice et la
lecture.
PLEONASMES A EVITER

Car en effet car (ou effet);


Puis ensuite Puis (ou ensuite);
Collaborer ensemble Travailler ensemble;
Prvoir davance Prvoir;
Marcher pied Aller pieds;
Un faux prtexte Un prtexte, une fausse
Une ide me vient raison;
lesprit Une ide me vient;
Il suffit simplement Il suffit.
Mais nanmoins Mais (ou nanmoins).
MOTS PASSE-PARTOUT A
EVITER
Le professeur de Souffre des.
cardiologie a des Compte dix mille
rhumatismes; Dtient la clef.
Djoungolo a dix mille As-tu obtenu la
habitants; permission dy aller?
Le Directeur a la clef; Elle a subi une
As-tu eu la permission intervention
dy aller? chirurgicale.
Elle a eu une
intervention
chirurgicale.
DEVELOPPER LE STYLE
Le mdecin dveloppera la manire de
sexprimer avec plus de clart,
dlgance, de rigueur et de concision
par lexercice et la lecture.
Lire souvent, beaucoup et de bons
auteurs enrichit le vocabulaire et le
style.
DEVELOPPER LE STYLE (fin)
Lhabitude crire accrot laptitude
crire.
Tenir compte dans une phrase de sa
porte mlodique, informative et
smantico-syntaxe.
SPECIFICITES DE LA REDACTION
ADMINISTRATIVE
Le langage de lAdministration doit tre
une langue vhiculaire, cest--dire
commune tous les citoyens du pays.
Parce que reprsentant lEtat,
lAdministration doit sexprimer:
Avec clart pour tre comprise de tous,
Avec prcision pour viter des
incomprhensions.
SPECIFICITES DE LA REDACTION
ADMINISTRATIVE(suite)
Avec courtoisie, car elle est non
seulement au service de lEtat mais
galement au service des citoyens dont
elle tire in fine sa lgitimit .
Avec correction ,pour montrer aux
citoyens lexemple de la bonne
utilisation de la langue employe.
CARACTERES DE LA REDACTION
ADMINISTRATIVE
Les qualits qui se dgagent de la lecture
dun document administratif sont:
Le respect de la hirarchie,
La dignit et la courtoisie
Le sens de la responsabilit,
Lobjectivit,
La prudence,
La cohrence et la prcision,
Lhomognit du style administratif.
LE RESPECT DE LA
HIERARCHIE
LAdministration dispose dune
hirarchie sans laquelle rgneraient le
dsordre et linefficacit de laction
publique. Aussi, les attributions
administratives doivent-elles tre
hirarchises pour un fonctionnement
harmonieux des services.
LE RESPECT DE LA
HIERARCHIE (suite)
on dispose dune autorit hirarchique qui
part du Ministre, en passant par le Secrtaire
Gnral du Ministre, les Inspecteurs
Gnraux , les Conseillers Techniques, les
Inspecteurs de Services, les Directeurs, les
sous-Directeurs, les Chefs de services, les
Chefs de Bureau, enfin les agents.
La subordination hirarchique sexerce quant
elle en sens inverse de lordre prcdent.
LE RESPECT DE LA
HIERARCHIE (suite)
Le respect de la hirarchie doit se
traduire dans les documents
administratifs circulant soit dans le sens
de lautorit hirarchique, soit dans
celui de la subordination hirarchique.
De suprieur subordonn
Les exemples de styles utiliss sont les
suivants:
Jai lhonneur de vous faire connatre
Je vous envoie ci-joint pour tude
Jattache du prix la ralisation rapide.
Je vous engage faire preuve de plus de
circonspection lavenir
Je tiens vous faire observer que..;
Je vous prie de bien vouloir me faire tenir
Jattache de lintrt aux rsultats de
De subordonn suprieur
Je vous saurais gr de bien vouloir
Jai lhonneur de vous rendre compte
Je vous suis trs oblig de la
bienveillante attention que voudrez bien
porter ma requte
DE LA DIGNITE
La dignit de lAdministration se
manifeste sa courtoisie , et par la
considration porte son
interlocuteur.
DE LA DIGNITE (suite)

La considration quelle manifeste son


interlocuteur conduit lAdministration
viter dans ses crits:
Des expressions relevant du langage
familier;
Des tournures grammaticales incorrectes;
Des gros mots.
DE LA COURTOISIE
Corollaire de lobjectivit, la courtoise
sapplique entre les services o elle se
manifeste par des nuances
hirarchiques.
Lcrit administratif se gardera:
Des expressions dsobligeantes,
Des apprciations trop svres et blessantes
pour lamour- propre de celui qui en est
lobjet.
DE LA COURTOISIE (suite)
Des refus brutaux;
Des ordres trop secs ou trop

impratifs sans ncessit


absolue,
DE LA COURTOISIE (fin)
Votre requte est Votre requte me
ridicule parat peu fonde;
Jmets des rserves Il ne me sera pas
sur ; possible
Je rejette dappliquer
catgoriquement. Il ne mest pas
possible de donner
une suite favorable

SENS DE LA RESPONSABILITE
Le mdecin qui signe un document
administratif engage la responsabilit de
lAdministration. Aussi doit-il endosser la
pleine responsabilit du contenu de ce qui a
t crit, mme sil nen est pas le rdacteur.
La correspondance sera alors crite la
premire personne du singulier JE . Le
pronom personnel on est proscrire
parce que imprcis.
SENS DE LA RESPONSABLITE
On ma dit que Il me revient que;
Docteur X ma Il ma t signal
signal que. que;
Docteur Y ma Mon attention a t
parl dun dossier appele sur un
que vous navez pas dossier que vous
trait nauriez pas trait.
DE LOBJECTIVITE
LAdministration doit tre impartiale,
sans passion ni faiblesse, mais objective
vis--vis des usagers quelle est appele
servir. Aussi, les crits doivent t-elles
faire ressortir non lopinion ou la
personnalit de leurs rdacteurs, mais
des dispositions normatives prises en
conformit avec la lgislation ou la
rglementation en vigueur.
DE LOBJECTIVITE(suite)
Le rdacteur dun document
administratif vitera des expressions
qui illustrent un caractre arbitraire,
personnel, motionnel, sentimental
traduisant: limpatience, la tristesse, le
courroux, la joie, la flicit,ladmiration,
lespoir, l extase
DE LOBJECTIVITE(fin)
Dans lespoir dune Je vous prie
suite agrable, je dagrer;
vous prie Je vous serais oblig
Je vous serais ( je vous saurais
reconnaissant des gr) des diligences
diligences quil vous quil conviendrait de
plaira de mettre en bien vouloir mettre
uvre pour en uvre pour
laboutissement de laboutissement
ce dossier
DE LA PRUDENCE
Lcrit administratif doit tre imprgn de
prudence car:
Toute faute , toute erreur , toute ngligence
ou imprudence engage la responsabilit de
lAdministration.
Toute dcision prise par un agent public
( fonctionnaire,contractuels dadministration,
agents) doit pouvoir tre accepte par celui
qui le remplace, dans loptique de la continuit
du service public
DE LA PRUDENCE (suite)
La prudence requiert que les
affirmations ou apprciations soient
nuances lorsque le rdacteur na pas la
preuve de ses dclarations;
Le recours au conditionnel est alors de
mise.
De la cohrence et la prcision
La cohrence de lcrit administratif est
remarquable au lien de cause effet qui doit
pouvoir exister entre les causes dun problme ,
ses consquences et la solution retenue.
Afin dtre compris de tous, le document
administratif doit galement tre prcis quant
ses conclusions et clair quant son nonc .
Aussi doit- il possder des mentions permettant
de lidentifier et de retrouver ses antcdents .
De la cohrence et la prcision
(suite)
La date doit tre crite de faon prcise:
le quantime en chiffre, le mois en
lettres, l anne en chiffres, sauf dans
les procs-verbaux.
Les sigles ne seront utiliss que si
lappellation complte a t utilise une
premire fois dans le document
administratif.
Lhomognit du style
administratif
Lhomognit du style administratif est
la consquence de lobservation par
tous les auteurs des caractres de la
rdaction administrative.
Elle permet de faire la diffrence entre
un document administratif et un faux.
DE LA TYPOLOGIE DES
DOCUMENTS ADMINISTRATIFS
Il existe plusieurs types dcrits
administratifs quon peut regrouper en
quatre catgories:
1. La lettre,
2. Les documents de liaison et dinformation
sens unique,
3. Les documents dinjonction et pour rendre
compte,
4. Les actes administratifs .
LA LETTRE
Deux sortes de lettres sont
gnralement rdiges dans
lAdministration:
La lettre forme personnelle,
La lettre entre services.
LA LETTRE (suite et fin)
La lettre comporte trois parties: Une
introduction , le corps de la lettre et une
conclusion.
Il doit tre respect loccasion de la
rdaction dune lettre les principes
suivants:
Lquilibre entre les parties;
La loi des intrts croissants.
LETTRE A FORME
PERSONNELLE
On parle de lettre forme personnelle
lorsquelle est utilise :
Par un agent public qui sadresse son
suprieur hirarchique pour lui exposer un
problme personnel;
Par un suprieur hirarchique pour
rpondre un problme personnel de son
subordonn.
LETTRE A FORME
PERSONNELLE (suite)
Par lAdministration lorsquelle sadresse
des personnes prives, nationales ou
trangres .
STRUCTURE DE LA LETTRE A
FORME PERSONNELLE
Lorsquelle mane dun individu, la lettre
forme personnelle possde les mentions
suivantes:
Le lieu et la date,
La formule dappel,
Noms, prnoms, adresse du destinataire,
Lobjet,
Le corps de la lettre,
La formule de courtoisie,
La signature et le nom de lexpditeur.
STRUCTURE DE LA LETTRE A
FORME PERSONNELLE (suite)
Ecrite pour le compte dun service administratif, les
mentions de la lettre en forme personnelle sont :
Lappellation de lEtat et la devise,
Le timbre du service,
Le Numro denregistrement
Le lieu et la date,
La formule dappel,
La formule de courtoisie,
Lobjet,
La rclame ou suscription,
Le corps de la lettre,
LAttache (qualit du signataire), signature, nom , corps
Les ampliations (ventuellement).
LETTRE ENTRE SERVICES
La lettre entre services possde les mentions
suivantes:
Lappellation de lEtat et la devise,
Le timbre du service,
Le Numro denregistrement
Le lieu et la date,
La rclame ou suscription
Lobjet,
Les rfrences sil y a lieu,
Les pices jointes sil y a lieu,
Le corps de la lettre,
LAttache (qualit du signataire), signature, nom et corps .
Les ampliations;
DIFFERENTES LETTRES
Lettre de transmission une personne
extrieure lAdministration;
Lettre daccus de rception;
Lettre circulaire ;
Lettre de prsentation; elle sert commenter
ou prsenter un dossier volumineux ou
complexe au suprieur hirarchique;
Lettre de rappel.
DOCUMENTS DE LIAISON ET
DINFORMATION
Les documents de liaison sont:
Le bordereau denvoi utilis pour la
transmission des documents au sein de
lAdministration. Lorsque la transmission
sopre lintrieur dun dpartement
administratif, le bordereau prend le nom de
SOIT- TRANSMIS, et sert acheminer les
documents la subordination hirarchique.
DOCUMENTS DE LIAISON ET
DINFORMATION
Les documents de liaison sont:
Le bordereau denvoi utilis pour la
transmission des documents au sein de
lAdministration. Lorsque la transmission
sopre lintrieur dun dpartement
administratif, le bordereau prend le nom de
SOIT- TRANSMIS, et sert acheminer les
documents la subordination hirarchique.
DOCUMENTS DE LIAISON ET
DINFORMATION (suite)
Le message- Fax et le message- port
doivent tre crits en style
tlgraphique avec indication du degr
de priorit: Normal, Urgent, extrme
urgent, Priorit, Priorit absolue,Priorit
sans dlai.
Le courriel lectronique.
DOCUMENTS DE LIAISON ET
DINFORMATION (suite)
Les documents dinformation sens unique
sont:
La note ( note dinformation,note dinstruction,
note de service);
La convocation;
Lavis, le communiqu (le communiqu peut tre
publi dans la presse, affich, lu la radio, la
tlvision alors que lavis nest destin qu
laffichage pour un public restreint);
Lattestation , le certificat.
DOCUMENTS DINJONCTION
ET POUR RENDRE COMPTE
Cinq types de documents sont gnralement
utiliss dans lAdministration pour intimer
lordre un subordonn:
Lordre (ordre de mission, ordre de service)
La directive;
La note de service;
Linstruction
La circulaire.
DOCUMENTS DINJONCTION ET
POUR RENDRE COMPTE (suite)
Quatre types de documents permettent de
rendre compte dun vnement ou dune
activit:
Le compte-rendu;
Le rapport;
Le procs-verbal (sert relater solennellement ce
quon a vu, fait ou entendu dans lexercice de sa
fonction)
Le mmoire( tude profonde sur une question
importante; il prsente un caractre plus
intellectuel, plus scientifique et moins empirique
que le rapport dtude dont le style est cursif);
DES ACTES ADMINISTRATIFS
Plus simplement, un acte administratif
est la trace crite de la manifestation de
la volont de lAdministration publique,
laquelle cre ou modifie une situation
juridique;
Il en existe de deux types, les actes
administratifs unilatraux et bilatraux.
DES ACTES ADMINISTRATIFS
UNILATERAUX
Ces actes se subdivisent en actes
rglementaires et en actes lgislatifs.
La hirarchie des normes impose la
conformit de la norme infrieure la norme
suprieure. Le respect de cette hirarchie
conduit la rgle du paralllisme des formes
et la thorie de lacte contraire selon
laquelle un acte ne peut tre dfait que par
une acte de mme niveau.
DES ACTES REGLEMENTAIRES
Les actes rglementaires sont:
La dcision,
Larrt (individuel ou rglementaire);
Le Dcret
DES ACTES LEGISLATIFS
Lon peut citer: lordonnance et la loi.
On distingue plusieurs sortes de loi:
la loi constitutionnelle qui cre ou modifie la constitution,
La loi organique, qui organise le fonctionnement des
institutions sur les bases poses par la constitution,
La loi ordinaire qui est prise pour organiser les domaines de
la vie nationale.
Lordonnance est un acte lgislatif pris par un chef
dEtat:
Lorsque la constitution le prvoit.
Lorsque la constitution est suspendue et le Parlement
dissous.
DES ACTES ADMINISTRATIFS
BILATERAUX
Il sagit des contrats entre lAdministration et
les personnes relevant du secteur priv.
On peut citer:
Les contrats conclus avec les contractuels
dadministrations ,
Le Bon de commande administratif;
La lettre-commande;
La march.
FIN

JE VOUS REMERCIE DE VOTRE


BIEN AIMABLE ATTENTION.