Elments de culture juridique et administrative

EXTRAITS
CAHIERS POUR LA FORMATION

Inspecteurs chargs de l'information et de l'orientation et directeurs de CIO

Modalits de la communication administrative

Catherine Valle

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Modalits de la communication administrative

SOMMAIRE

Les rgles gnrales de la communication crite Le style administratif Formules et conseils gnraux Les rgles de la ponctuation L'emploi de la majuscule La lettre administrative ---- lettre administrative en forme administrative ---- lettre administrative en forme personnelle La note Le bordereau Le compte rendu Le rapport Le procs-verbal Sources et bibliographie

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LES REGLES GENERALES

DE LA COMMUNICATION ECRITE

Ne pas multiplier les objets Faire un plan, pour aider choisir et hirarchiser les informations : ordre chronologique, du
particulier au gnral, des faits aux opinions, des observations au diagnostic, de l'essentiel au dtail : - l'introduction rappelle l'objet de la correspondance (courrier prcdent ou affaire concerne), - le dveloppement fournit des explications ou expose les arguments ou la rglementation, - la conclusion fait apparatre la dcision prise, la solution adopte ou une proposition nonce clairement.

Tenir compte du destinataire

Il n'a pas forcment connaissance de l'affaire.

Reformuler la demande, dans le cas d'une rponse.

Replacer les informations dans leur contexte.

Choisir les arguments

Quand vous crivez pour convaincre ou pour faire des recommandations, commencez par lister les arguments que vous allez dvelopper. C'est un bon moyen de ne pas en oublier, de pouvoir les situer dans la hirarchie du plan, pour vous apercevoir que certains d'entre eux sont hors sujet ou peu valides.

Choisir ses mots

En fonction de votre interlocuteur, vous choisirez les mots qui font a priori partie de son langage. Vous viterez en gnral les termes trop techniques.

Respecter les rgles de lisibilit

- bannir le jargon de spcialiste et les mots savants, - donner la signification d'un sigle ds la premire utilisation, - faire des phrases courtes et dvelopper une ide par phrase, - allger les phrases en rduisant le nombre des subordonnes, - veiller l'quilibre des paragraphes, - si la correspondance comporte plusieurs pages, veiller le faire apparatre clairement (pagination, .../...).

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Choisir le ton juste

vitez le ton affectif ou le ton premptoire. Vous pouvez utiliser le conditionnel, des adverbes ou la forme interrogative.

Aller l'essentiel
Dans un crit professionnel, l'objectif vis est l'efficacit qui exige que l'on aille rapidement l'essentiel.

Citer les faits

Citez toujours les faits tels que vous les avez observs ou qu'ils vous ont t rapports. Donnez des chiffres, des dates, des statistiques chaque fois que possible.

Utiliser des formules positives Limiter la redondance

La rptition des informations peut parfois tre utile et dlibre. La plupart du temps, elle est involontaire et dnote un manque de rigueur. En vous relisant, supprimez les rptitions ou les redondances.

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LE STYLE ADMINISTRATIF
tre courtois
vitez tout jugement de valeur.

tre objectif
Les ractions personnelles n'ont aucune place dans les documents officiels. Le signataire (qui peut tre diffrent du rdacteur) incarne l'tat ; il agit, par consquent, dans le cadre des lois et rglements. Tout ce qui est crit doit pouvoir tre vrifi, notamment grce aux rfrences faites aux textes officiels.

tre clair
L'administration ayant pour rle de prparer ou de prendre des dcisions, il faut que l'action soit exprime avec clart pour tre comprise de son destinataire. Recherchez l'emploi de mots simples. Chaque phrase doit tre utile, donc apporter une information nouvelle.

tre logique
L'crit doit tre construit comme une dmonstration (voir pages prcdentes "faire un plan").

tre responsable
Le rdacteur crit au nom de l'autorit publique. Il emploie le "je", marque de la responsabilit assume.

Employer le vocabulaire administratif

Il existe un vocabulaire administratif original qui exprime la plupart du temps le respect fondamental de la hirarchie.

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FORMULES ET CONSEILS GENERAUX

Formules introductives
- Faisant rfrence un lment prcdent : J'ai l'honneur d'accuser rception de votre lettre du... Comme suite votre lettre du..., votre demande du... En rponse votre lettre du..., votre demande du... Par lettre du... Par lettre rappele en rfrence... Par votre communication tlphonique du... Conformment la circulaire n... du... Vous avez attir mon attention sur... Vous avez bien voulu appeler mon attention, me signaler... J'ai t saisi de... J'ai t tenu inform de... Vous m'avez signal que... - Ne faisant pas rfrence un lment prcdent : La lettre peut tre introduite par "J'ai l'honneur..." suivie selon le destinataire par : d'appeler votre attention sur... de vous informer de... de vous faire connatre que... La question m'a t pose de savoir dans quelle mesure... Il a t port ma connaissance que... Il m'a t signal que... - Pour une correspondance adresse un suprieur : de vous rendre compte... de vous faire parvenir... de vous exposer... de vous demander de bien vouloir... - Pour une correspondance adresse un gal ou un subordonn : de vous adresser... de vous rappeler... de vous demander de vouloir bien... de vous faire connatre que...

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Formules de demandes
On retrouve les distinctions hirarchiques dans l'emploi des verbes : - le suprieur informe fait savoir fait connatre fait observer demande prie de vouloir bien engage... - le subordonn... rend compte de expose sollicite de propose de prie de bien vouloir

Formules d'exposition (termes prcis) verbes l'indicatif prsent :

j'ajoute je constate j'observe je signale je confirme j'estime je prcise je souligne je considre je note je rappelle

Ces verbes l'infinitif sont souvent prcds de : je me permets de, je crois devoir, je ne peux que... d'une manire plus autoritaire : je prends acte... je crois devoir attirer votre attention... je ne sous-estime pas... mais...

Formules d'exposition (termes plus souples)

prendre note... il n'chappe pas que... ne pas manquer de... se trouver appel ne pas douter que il n'est pas exclu que... il est entendu que... ne pas ignorer que.. je ne perds pas de vue...

L'utilisation du verbe savoir sert souligner l'impossibilit thorique d'une ventualit envisage. Il ne saurait tre question de... Vous ne sauriez ignorer que... Il ne saurait vous chapper...

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Formules gnrales
attacher du prix dlivrer une copie dcider que constater un fait aborder un point accepter une solution annuler une runion ajourner une runion appuyer une requte assurer la diffusion diffrer la mise en application apprcier le bien-fond de accorder une autorisation confirmer les termes de aboutir une solution

Mots de liaison pour introduire des paragraphes successifs

Ils prennent une part capitale dans la perception du contenu de votre message : d'une part..., d'autre part... en premier lieu..., en second lieu... non seulement..., mais... tout d'abord..., ensuite..., enfin... par ailleurs... en outre...

Expressions qui permettent la transition d'une ide l'autre, d'un paragraphe l'autre
mon avis... En ce qui me concerne... mon sens... En outre... Pour ma part... Par ailleurs...

Expressions permettant de caractriser l'importance d'un argument ou d'une prescription

titre principal... titre exceptionnel... titre secondaire, accessoire... titre d'information...

Ex : Je vous signale, titre accessoire, que...

Mot-outils qui expriment restrictions et rserves

Cependant... Mais... Toutefois...

Expressions apportant une prcision d'ordre temporel

Ds maintenant... D'ores et dj... Sans dlai... Sans tarder...

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La conclusion est en gnral amene par des expressions du type : aussi,... dans ces conditions,... en consquence,... suivies de formules diffrentes selon les cas. Il faut noter que lemploi des diffrentes formules est directement lie la position hirarchique du rdacteur : - ainsi dune manire gnrale dans une correspondance fonctionnelle on privilgiera lemploi du conditionnel : ex : je souhaiterais vivement que (lettre un lu) car la position statutaire ne permet pas dexiger, - le subordonn sadressera un suprieur de la mme manire. - en revanche le suprieur pourra ( et souhaitera souvent ) utiliser le prsent de lindicatif : je vous demande de vouloir bien veiller la bonne excution de cette directive

Formules de conclusion (locutions impersonnelles)

il convient de... il vous appartient de... il y a lieu de... il est ncessaire, souhaitable, opportun de... il importe de... il y a lieu de... il parat souhaitable, indispensable, prfrable de... Ex : Il y a donc lieu de faire excuter immdiatement la disposition prvue, Il est indispensable que vous interveniez efficacement, Il serait opportun que vous sollicitiez...

Formules de conclusion attnues par l'emploi du futur ou du conditionnel

je vous serai(s) oblig... je vous serai(s) reconnaissant...

Formules de conclusion (locutions impratives)

dcider que... engager ... demander que... inviter ... convier ... prier de... je me rserve de... je vous prie de...

Ex : J'ai dcid que cette affaire n'aurait pas de suite... Je demande (ou je dsire) que ces prescriptions soient strictement observes... Je vous prie de me saisir des difficults ventuelles... Je vous invite apporter la plus grande diligence...

Formules de conclusion insistantes

attacher du prix prier de veiller l'application... je vous serais oblig de...

Autres locutions
Je vous enjoins... Je vous convie... Je vous prie... Je vous invite... Je vous engage Je veillerai J'attacherai de l'intrt ... Je vous saurai(s) gr... Je vous serai(s) reconnaissant de...

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Ex : Je vous prie de bien vouloir me rendre compte, pour le..., des dispositions que vous aurez prises.

Quelques fautes ne pas commettre

Expressions incorrectes de par par lettre susvise je vous annonce nous avons convenu de nous revoir par contre dans le but de rapport baser sur contacter quelqu'un solutionner un problme je vous serais gr demander ce que informer de ce que Expressions correctes par par lettre vise, rappele en rfrence j'ai l'honneur de vous rendre compte nous sommes convenus de nous revoir en revanche afin de propos de fonder sur prendre contact avec quelqu'un rsoudre un problme je vous saurais gr demander que informer que

La phrase
Un impratif : que tous les textes fassent clairement apparatre des phrases bien construites allant d'une majuscule un point. Les qualits principales du style sont la simplicit et la clart. Il vaut mieux, en gnral, faire deux phrases d'une proposition qu'une phrase de deux propositions.

Attention au participe (pass ou prsent) en dbut de phrase !

Le participe en dbut de phrase impose le respect du sujet de la proposition. Exemple fautif : Restant votre entire disposition, veuillez agrer, Madame, mes sincres salutations. ("Restant" n'a pas le mme sujet que "veuillez"). Phrase correcte : Restant votre entire disposition, je vous prie d'agrer...

Attention l'expression ci-joint !

Notez la rgle particulire d'accord : l'expression ci-joint s'accorde avec le nom auquel elle se rapporte quand elle est place aprs ce nom. Ex : dont vous trouverez la copie ci-jointe (adjectif, donc accord). Elle est invariable lorsqu'elle est place avant ce nom. Ex : Je vous prie de trouver ci-joint la copie de la lettre (adverbe, donc invariable).

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LES RGLES DE LA PONCTUATION

Les rgles de l'orthographe.

la ponctuation doivent tre scrupuleusement respectes comme celles de

Le point (.)
Il marque la fin d'une phrase, c'est--dire l'achvement du dveloppement d'une ide.

Le point-virgule (;)
Il spare et relie les parties d'une "phrase compose", la suite d'une proposition ayant un sens complet, mais aussi un rapport avec la suivante (qui introduit par exemple un fait nouveau).

La virgule (,)
Elle spare des lments semblables (numrations) ou dissemblables (termes en apposition, propositions incises). Elle s'utilise galement devant les conjonctions de coordination : car, mais, donc, or... mais ne figure pas, en gnral, devant et et ou.

Les deux points (:)

Ils annoncent une explication, une numration et soulignent un rapport souvent de cause ou de consquence. Ils s'emploient parfois pour introduire un discours direct, une citation. Ils sont alors suivis de guillemets.

Le point d'interrogation (?)

Il termine les phrases ou les parties de phrases dans lesquelles se trouve une interrogation. L'administration ignore dans la correspondance les points d'interrogation (principe de la neutralit). Elle est, en effet, cense rpondre aux questions et n'avoir pas les poser. Lorsqu'ils interrogent, les documents administratifs le font indirectement en utilisant des priphrases telles que : La question se pose de savoir si.... N.B. Le point d'interrogation n'est pas ncessaire aprs une interrogation indirecte. Ex : Je me demande s'il ne vaut mieux pas trouver une autre solution.

Le point d'exclamation (!)

Il termine les phrases exclamatives et les interjections.

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Les points de suspension (...)

Par trois, ils marquent que le message est inachev ou interrompu, que la phrase pourrait se poursuivre. On ne peut employer etc.+ trois points de suspension. Il faut choisir : soit etc., soit ....

Les parenthses ()
Elles isolent une explication ou une rflexion, une rfrence, une digression du texte principal.

Les tirets
Ils sont utiliss de prfrence aux parenthses -en marquant une sparation moins tranchante- dans une phrase administrative o ils jouent le mme rle.

Les guillemets ( )
Ils encadrent une citation, isolent un terme pour le mettre en valeur, marquent l'usage insolite d'un mot. Ils sont employs galement pour citer des titres d'ouvrages ou de journaux.

Les blancs
Ils servent sparer les mots. On les trouve aussi aprs la virgule, le point et les points de suspension ainsi qu'avant et aprs pour tous les autres signes de ponctuation.

L'emplacement des signes de ponctuation

Aucun signe de ponctuation ne se place en dbut de ligne. Les parenthses, les guillemets : ouverts : jamais en fin de ligne ; ferms : jamais en dbut de ligne.

L'alina
C'est la sparation que l'on tablit en allant la ligne, c'est--dire en laissant incomplte la ligne en cours et en commenant la nouvelle par un retrait. L'alina correspond une pause trs marque et s'emploie surtout quand on passe d'un groupe d'ides un autre.

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L'EMPLOI DE LA MAJUSCULE
Il y a lieu d'utiliser une majuscule : aprs les points d'interrogation, d'exclamation, de suspension s'ils marquent la fin d'une phrase. Mais si l'interrogation ou l'exclamation ne finit pas la phrase, ces signes de ponctuation sont considrs comme une virgule ou un point-virgule et sont alors suivis d'une minuscule. Attention : pas de majuscule aprs deux-points (:). au dbut d'un courrier, aprs la formule d'appel : Ex : Monsieur le Proviseur, Je vous prie de bien vouloir pour les sigles et acronymes, en gnral. Mais ils peuvent s'crire en minuscules (sauf la lettre initiale). Il est devenu trs courant de les crire sans espace ni point entre les lettres. Ex :URSSAF ou Urssaf, CEDEX ou Cdex, mais plutt : SNCF, CRDP, PAE Prennent une majuscule : les noms de lieu : villes, rgions, cours d'eau, mers, montagnes, monuments..., de mme que les adjectifs qui caractrisent un terme gographique (considrs alors comme nom propre). Ex : Le Mont-Blanc, le Bas-Rhin, le lac Majeur, les Pays-Bas... les noms de personne, noms de famille et les prnoms. les noms de journaux - ex : le Monde. les substantifs drivs de lieux pour en dsigner les habitants - ex : les Franais. Mais l'adjectif driv d'un nom de lieu prend une minuscule - ex : le peuple franais. La majuscule permet de reconnatre une acception particulire d'un mot. Certains noms communs prennent une majuscule quand on leur reconnat une signification particulire ; ils gardent la minuscule dans les autres cas. Il en est ainsi pour de nombreux termes historiques, institutionnels, gographiques. Ex : la Rvolution pour dsigner la rvolution de 1789. On met d'ordinaire une majuscule aux noms dsignant le domaine trait par un ministre, un ministre... Ex : le ministre de l'ducation nationale, le prsident de la Rpublique, le ministre des affaires trangres... Mais on ne met pas de majuscule prsident, ministre... sauf dans les formules d'appel et de politesse. L'tat, le Snat, la Facult... prennent une majuscule quand ils dsignent l'institution, la personne morale. Les noms d'organismes officiels, d'associations, de socits, ont une majuscule au premier mot. Ex : le Conseil suprieur de la langue franaise, le Conseil des ministres.

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La majuscule peut tre utilise en tant que signe de considration Quand on s'adresse directement une personne par crit, on met gnralement une majuscule. Ex : Madame, Monsieur... (formule d'appel, formule de politesse, adresse). On la met assez souvent aux noms de dignits, titres et fonctions. Ex : Monsieur le Prsident, Monsieur le Prfet... N.B. On met une majuscule l'adjectif dans Premier ministre en signe de considration. Certains titres honorifiques ont toujours la majuscule. Ex : sa Majest, son Excellence... Les noms de ftes prennent une majuscule Ex : Pques, Pentecte, le jour de l'An... Les jours de la semaine et les mois prennent une minuscule. Ex : jeudi 15 janvier L'article prend une majuscule quand il fait partie d'un nom propre. Ex : Le Havre, La Haye.. L'usage est plus hsitant en ce qui concerne les noms de famille. Les articles la, du, des, prennent gnralement une majuscule. Ex : La Fayette, Du Barry... En revanche, "de", s'crira avec une minuscule pour la particule nobiliaire (Monsieur de La Fonaine), avec une majuscule pour les noms d'origine trangre.

D'une manire gnrale, il convient : de limiter l'emploi des majuscules ; de les accentuer ; d'adopter une solution identique dans un mme document.

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LA LETTRE ADMINISTRATIVE
y compris lettre circulaire
Formes

administrative
lors dchanges de correspondance entre des structures administratives

personnelle
destination de toute personne nappartenant pas ladministration entre deux services si on veut insister sur le caractre personnalis et courtois du courrier

Elments

destination de toute personne appartenant ladministration - dans langle suprieur gauche, parfois au centre - permet didentifier ladministration dont mane le document - angle suprieur droit Ville, suivie de la date d'expdition (en entier)

Timbre

Lieu - Date

Adresse - sous le lieu et la date - indication de lautorit qui adresse la lettre - intitul et adresse du destinataire (autorit Suscription responsable et non une personne prive) - metteur - faire apparatre la marque de la voie - rcepteur hirarchique Affaire suivie par - permet didentifier linterlocuteur - figure sous le timbre - comporte le numro de poste et le numro denregistrement - figure gauche - mention succincte de la question traite (un objet par lettre) - sous lobjet - rappel des documents antrieurs auxquels se reporte le rdacteur - leur nombre est port au bas de la premire page du texte gauche - elles sont jointes en annexe

- sous le lieu et la date - ou en bas, gauche de la page - prnom, nom du destinataire - sa fonction ou sa qualit adresse (numro, rue, code postal et ville)

Objet

Rfrence

Pices jointes

Formule dappel Formule de politesse Signature

Ce sont celles du courrier priv : Madame, Mademoiselle, Monsieur, Monsieur Le Directeur... Elle reprend ncessairement, dans son libell, la formule d'appel. Ex : Veuillez agrer, Mademoiselle, Madame, Monsieur, lexpression de ma considration distingue. Appose, en gnral, au bas du document, droite, par le dtenteur de lautorit ou un autre signataire : - signature par dlgation : pouvoir prvu par un arrt pour une dure dtermine ou permanente, - signature par autorisation : pouvoir donn une personne dsigne pour une catgorie de pices (lettres, bordereaux) relevant de son service, - signature par ordre : fonctionnaire qui signe la place de son chef direct, momentanment empch. Dans tous les cas, les indications de titre et de patronyme du signataire par dlgation, autorisation ou ordre, doivent apparatre.

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LA CONSTRUCTION DE LA LETTRE
Quelle soit de forme administrative ou personnelle, la lettre obit aux mmes rgles de rdaction.

L'introduction
prsente l'affaire, la question ou le problme que l'on va traiter, de faon rapide et complte, rsume les ides essentielles de la demande, doit toujours reprendre l'ensemble des lments ncessaires la parfaite comprhension du problme pos, mais aussi brivement que possible,

Le dveloppement
examine sur le fond, l'affaire, la question ou le problme trait. C'est dire l'importance de l'argumentation qui s'appuiera sur les textes rglementaires et lgislatifs mais aussi sur les faits rels, expose les faits et les arguments de manire progressive (c'est--dire des moins importants ceux qui justifient la dcision), est quilibr entre ses diffrentes parties, spares par des transitions qui permettent de respecter l'unit et la progression. respecte la lettre des cinq "C" : clair, complet, concis, convaincant (objectifs), correct (poli, d'une bonne tenue).

La conclusion
est l'aboutissement logique de l'introduction et du dveloppement, fait connatre, d'une manire prcise et sans ambigut possible, la dcision de l'administration (que la rponse soit affirmative, ngative ou d'attente), Les expressions "vouloir bien" et "bien vouloir" sont souvent employes dans les formules de conclusion. Il est bon de prciser que : l'expression bien vouloir donne une ide de dfrence, de courtoisie. Elle est utilise par le subordonn s'adressant son suprieur, vouloir bien est un commandement cach. Celui qui l'utilise veut obtenir gain de cause. Ainsi, c'est le suprieur qui l'emploie en s'adressant un subordonn. En effet, l'adverbe "bien" suivant le verbe accentue la signification de celui-ci.

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La formule de politesse
Utilise uniquement dans la lettre en forme personnelle.

Ton

Liste des formules

Commentaires ventuels

Trs dfrent

Je vous prie d'agrer, M..., mes sentiments respectueux et dvous. Je vous prie de croire, M..., l'expression de mes sentiments respectueux. Je vous prie de croire, M..., l'expression de mes sentiments les plus dvous. Veuillez agrer, M..., l'assurance de ma parfaite considration. Je vous prie d'agrer, M..., l'hommage de mon respectueux dvouement. Je vous prie d'agrer, M..., les assurances de ma haute considration. Veuillez agrer, Madame, l'hommage de mon respect. Je vous prie d'agrer, M..., mes salutations distingues. Je vous prie de recevoir, M..., mes salutations distingues. Veuillez agrer, M..., l'expression de mes sentiments distingus. Je vous prie de croire, M..., l'expression de ma considration distingue. Je vous prie de croire, M..., l'assurance de mes sentiments distingus. Veuillez agrer, M..., mes salutations distingues. Je vous adresse, M..., mes salutations distingues. Agrez, M..., mes salutations distingues. Veuillez agrer mes meilleurs sentiments. Salutations distingues. Sincres salutations. Bien cordialement. Amicalement vtre.

Agrer : employ avec salutations ou sentiments. Expression : employ avec les sentiments mais jamais avec les salutations. Formule surtout utilise en situation trs administrative. Formule galement trs administrative employe pour s'adresser des personnes hirarchiquement haut places. Formule trs dfrente pour s'adresser une femme. Formule, peut-tre, la plus courante NB1 : une femme doit viter de prsenter ses sentiments un homme. "L'assurance" : moins dfrent que "les assurances".

Neutre

Plus aimable

Sec Irrit Amical et trs amical (messages courts)

NB1 : un homme n'adresse jamais ses sentiments une femme, moins qu'ils ne soient respectueux, mais prsente : une dame (marie, veuve, divorce) : ses hommages, une jeune fille, une femme clibataire : son respect, une clibataire ge : l'hommage de son (profond) respect.

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NB2 : la lettre administrative n'est jamais adresse directement un fonctionnaire subordonn, mais l'autorit responsable. Elle fait apparatre la marque de la voie hirarchique. Tout courrier une autorit suprieure doit tre transmis par l'intermdiaire de l'autorit hirarchique directe dont dpend l'auteur de la lettre. Exemples : Les inspecteurs de l'ducation nationale Monsieur R.... Professeur stagiaire de Lettres-Histoire S/C de Madame ou Monsieur le proviseur Cette procdure a deux justifications : elle informe les diffrents chelons de l'administration de ce qui se passe la base, elle permet ces chelons intermdiaires de donner ventuellement un avis propre clairer l'autorit suprieure. Il n'est fait exception cette rgle que pour des circonstances graves ou urgentes ; dans ce cas, l'original de la lettre est transmis par la voie hirarchique et une copie du document est directement adresse au destinataire avec la mention : "Copie transmise directement vu l'urgence". Le principal du collge ... Monsieur le recteur de l'acadmie de... S/C de Monsieur l'inspecteur d'acadmie directeur des services dpartementaux de l'ducation nationale

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Modalits de la communication administrative

Lettre en forme administrative

LIEU d'origine et DATE TIMBRE

OU

ATTACHE
(acadmie, rectorat, service) (adresse, tlphone)

SUSCRIPTION (nom et fonction du rdacteur) (fonction du destinataire, adresse)

Rfrences du courrier Affaire suivi par (nom de la personne)

REFERENCES de l'affaire
(ventuellement)

OBJET

INTRODUCTION

2 cm mini

DEVELOPPEMENT

2 cm mini

CONCLUSION SIGNATURE

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Modalits de la communication administrative

Lettre en forme personnelle

LIEU d'origine et DATE TIMBRE

OU

ATTACHE

ADRESSE

REFERENCES OBJET

APPEL

INTRODUCTION

DEVELOPPEMENT
2 cm mini 2 cm mini

CONCLUSION

FORMULE DE POLITESSE SIGNATURE

PIECES JOINTES ADRESSE

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LA NOTE
La note est un document interne destin : un suprieur hirarchique ou un autre service pour rsumer un dossier ou faire le point sur une question, un subordonn pour donner des indications (instructions) de travail. Elle peut galement accompagner un document pour l'expliquer. Elle comporte le timbre, lobjet, la rfrence, la suscription : "note lattention de" suivi du destinataire qualifi par son titre. Traitant d'une affaire courante, la note a pour but de clarifier une question ou de provoquer des instructions. Elle se caractrise par sa brivet et sa concision.

Diffrents types de notes :

note de service : informer le personnel dune disposition officielle concernant lorganisation du service note de transmission : pour accompagner un dossier, note explicative : donner au destinataire des prcisions en ajoutant des explications un sujet dj trait, note imprative : constater des erreurs, des manquements, note de synthse : rdiger un document clair, prcis et cohrent partir dinformations diverses, provenant de sources diffrentes, voire contradictoires ; elle permet de prendre des dcisions.

LA CONVOCATION
C'est un document destin convier une ou plusieurs personnes une runion. Il prend la forme d'une lettre administrative forme personnelle ou d'une note. Il comporte : lobjet de la runion, lordre du jour, la date et lheure, le lieu exact, lindication de la personne qui prsidera, les personnes invites. Il peut indiquer les travaux prparatoires excuter ou les documents apporter. On convoque de suprieur subordonn, sinon on invite.

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LE BORDEREAU
Cet imprim est destin l'acheminement des pices d'un service administratif un autre, chaque fois que cette transmission n'implique pas de commentaires qui justifieraient la rdaction d'une lettre d'accompagnement. Il reprend les mentions habituelles de la correspondance administrative et comporte un tableau en 3 colonnes (suivant exemple page suivante).

Le recours au bordereau est surtout utile :

lorsque la transmission comporte plusieurs pices, le double du bordereau permet au service expditeur de conserver une trace des documents transmis, dans le cas d'un envoi conjoint, d'viter les confusions en regroupant les documents ayant trait au mme objet, lorsque la pice transmise est un original, le double du bordereau permet de situer rapidement le dtenteur de la pice en question.

Dans la colonne "observations", les mentions suivantes peuvent tre portes

copie ... : indiquant la liste des destinataires. pour attribution : dans ce cas, l'expditeur se dessaisit dfinitivement des pices et le destinataire doit statuer sur l'affaire. ventuellement peut figurer la mention : "en vous priant de bien vouloir me tenir inform de votre dcision ou de la suite donne cette affaire". pour information : le destinataire n'a pas intervenir, mais peut conserver pour son information les pices qui lui sont transmises. toutes fins utiles : le destinataire est libre de donner suite ou non l'affaire. en communication : dans ce cas, le destinataire doit renvoyer le document l'expditeur aprs en avoir pris connaissance. pour suite donner : le destinataire est oblig de donner une suite, mais ne rend pas compte. pour avis : le destinataire doit donner un avis motiv sur l'affaire qui lui est soumise. pour signature ou pour visa : transmission une autorit hirarchique qui devra signer le document ou y apposer son visa. pour lments de rponse : le destinataire devra fournir sous forme de note ou de lettre les informations ncessaires au service expditeur afin de lui permettre de rdiger la rponse une question pose.

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Modalits de la communication administrative

ACADMIE DE
RECTORAT 20 boulevard d'Alsace-Lorraine BP 2609 80026 ENSEIGNEMENT TECHNIQUE Secrtariat IEN 00 00 00 00 00 PB/WX n/02-03 Affaire suivie par Mme W...

BORDEREAU D'ENVOI

P... B... Inspecteur de l'ducation nationale Economie Gestion

Indication des pices

Nombre

Observations

OBJET :

P... B....

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LE COMPTE RENDU
Parfois appel improprement procs-verbal, il dcrit des faits couls. C'est un document qui restitue tout ou partie du contenu d'une runion ou d'une activit. Le compte rendu est la fois la mmoire individuelle et la mmoire du groupe. En cas de ncessit, on peut s'y rfrer pour vrifier ce qui s'est pass. Le compte rendu exhaustif consiste en une retransmission intgrale du contenu d'une runion ou d'un dbat. Ce peut tre par exemple le cas pour une confrence ou un discours. Le compte rendu slectif, ou relev de conclusions, note les dcisions prises et rend compte des informations les plus importantes retenir. Cette slection se fait en fonction d'un objectif et des besoins du destinataire.

Quel plan adopter ?

L'introduction Elle comprend : - la date, le lieu et l'heure de la runion, - l'objet ou l'ordre du jour, - les nom et qualit du prsident, - les noms et qualits des participants, - les noms et qualits des personnes excuses ou reprsentes. Le plan chronologique Il rend compte des vnements dans l'ordre exact o ils se sont drouls. Le plan thmatique Il est le plus utile pour rendre compte d'une runion. En effet, quand une runion a un thme prcis, il est inutile de rapporter les digressions et les rptitions difficilement vitables dans une discussion. La conclusion Elle utilise habituellement la formule suivante : L'ordre du jour tant puis, la sance est leve ... heures. Le rdacteur doit s'imposer un maximum d'objectivit, mme s'il opre des slections. NB : si un vote intervient, ne pas omettre d'indiquer sa nature ( bulletins secrets ou mains leves) et ses rsultats (x voix pour, x voix contre...).

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LE RAPPORT
C'est une des manires dont on rend compte une autorit responsable d'une question importante en lui proposant des solutions. C'est un document qui sert, partir de l'tude d'un problme ou de l'analyse d'une situation, donner un avis motiv, proposer une action. Il se diffrencie de la note, qui expose toujours brivement des affaires courantes, comme du compte rendu et du procs-verbal, qui se bornent dcrire ce qui s'est pass. Le rapport s'appuie sur des faits, vnements ou actions dcrits pour dgager certaines informations qui permettront au rdacteur de donner un avis motiv et de conseiller une action. C'est un document dmonstratif qui doit aider la prise de dcision. Il comporte gnralement un nombre de pages important (minimum 10 15 pages, voire beaucoup plus) et est prcd d'une lettre de prsentation. Le rapport requiert des qualits de synthse, de prcision et de clart.

Prsentation du document
On retrouve les mentions habituelles des autres documents administratifs : timbre, date et lieu, objet, rfrence. Il arrive parfois que l'on trouve l'objet du rapport incorpor dans le titre. La suscription doit indiquer la qualit du rapporteur et celle du destinataire.

Schma
Les ides et les faits rapports doivent s'enchaner dans un ordre logique. Le rapport est structur et prsente un plan avec : une introduction, qui peut comporter la rfrence aux faits ou aux instructions qui sont l'origine du document. Un vritable expos peut tre ncessaire pour bien faire connatre l'objet du rapport. Nanmoins, l'introduction doit tre la plus concise possible. un dveloppement, dont le nombre de parties sera adapt chaque cas particulier. Il pourra noncer les faits en premire partie, puis les consquences de ces faits en seconde partie, et examiner diverses solutions possibles. une conclusion, qui exposera ventuellement des propositions de dcision. Elle ne doit pas apporter d'informations nouvelles, ni rsumer ce qui prcde. Une formule finale peut tre utilise : "si ces propositions recueillent votre agrment, je vous serais reconnaissant de bien vouloir me renvoyer le prsent rapport revtu de votre approbation". la signature : le rapport est dat et sign par son rdacteur. Le rapport doit tre objectif, indpendant et complet.

Diffrents types de rapports

- d'activit - d'opportunit - d'valuation pdagogique, d'inspection, de jury...

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Qualits requises
Le rapport doit reposer sur des faits prcis, des ides rationnelles et proposer des solutions recevables. Le rdacteur, relatant des faits ou des ides, doit s'efforcer de produire un document : objectif : en ne se fondant que sur des donnes vrifies et tenues pour exactes (on n'affirme rien qu'on ne puisse justifier), complet : en n'omettant aucun aspect de la question traite, synthtique : en examinant les diffrentes donnes de la question pour les prsenter sous la forme d'un ensemble cohrent. Le rapporteur doit toujours viser l'efficacit, c'est--dire rdiger un document utile au destinataire. Dans la mesure du possible, il rpondra aux questions : qui ? quoi ? o ? quand ? comment ? pour aboutir des propositions nettes et claires. Mme si le rapport implique gnralement une prise de position de la part du rdacteur, le destinataire doit pouvoir, sa lecture, se prononcer sans difficults sur une des solutions proposes.

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LE PROCS-VERBAL
Comme le compte-rendu, le P. V. relate les dbats dune sance de travail de groupe. Il enregistre le pass. Concis et prcis, le procs-verbal ne comporte ni jugement ni point de vue de son rdacteur. Il enregistre un fait, un vnement dont la trace doit tre conserve dans l'intrt d'une communaut.

Le procs-verbal de runion
Il est tabli par un (ou des) participant(s) dsign comme secrtaire de sance . Il permet de garder une trace de ce qui s'est dit et peut servir de rfrence en cas de litige ultrieur. Mais, si le compte-rendu est gnralement utilis pour toutes les runions de groupes formels ou informels, le procs-verbal doit obligatoirement tre utilis pour relater les sances des instances ayant un pouvoir de dcision (ex: Conseil dadministration). Il doit comporter un certain nombre d'lments comme : nom, date, lieu de runion, nom de la collectivit qui s'est runie, nom et qualit des participants, ordre du jour... Il mentionne toutes les questions soumises un vote, et le rsultat de ce vote (pour, contre, abstention). Pour tre valide, le procs-verbal doit tre approuv par les participants, gnralement lors de la sance suivante.

Le procs-verbal de constatation
Il fait la description d'un fait ou d'un vnement qui pourrait tre ultrieurement contest. C'est sur la base de procs-verbaux de constatation que des actions en justice peuvent tre intentes. Documents officiels, les procs-verbaux doivent tre archivs chronologiquement par catgorie dans un dossier rserv cet effet.

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SOURCES ET BIBLIOGRAPHIE

Le style administratif, Robert Catherine, ditions Albin Michel, 1988. La correspondance administrative, acadmie d'Orlans, Tours, juin 1994. La rdaction administrative livret 1, CDFA, MJENR. La lettre administrative livret 2, CDFA, MJENR. Guide pratique de la correspondance administrative, Pierre Verdier, ditions Berger-Levrault. La lettre administrative, catgorie C, de F.Delval, La documentation franaise. Note administrative, rsum de texte, Salon et Savignac, ditions Sirey, Collection Notions essentielles

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