LOGO

Les écrits professionnels

 Note d’information ou note de
service
Toute note précède une action future. Elle doit
répondre à deux exigences : 

Informer un destinataire,
destinataire qu’il soit collectif ou
individuel ;Donner un ordre.
ordre

www.themegallery.com Company Logo

Elle peut être permanente ou temporaire, selon
les indications données. Sa durée de validité est
souvent limitée à la période qui la sépare de la
suivante sur le même sujet.
 LA NOTE DE SERVICE
Exemples

 ⟣Conduite à suivre en cas d’incendie

⟢Règles de sécurité à observer dans la conduite
du travail

www.themegallery.com Company Logo

 LA NOTE D’INFORMATION
Caractéristiques

Comme son nom l’indique, elle se borne à informer, c’est-

à -dire qu’elle est un type de communication écrite qui

fait circuler l’information entre un destinataire informé

et un destinataire à qui manque l’information. La note

d’information peut répondre à différents objectifs :

Donner une information : C’est le cas le plus
fréquent et le plus simple.
Exemple :

annoncer au personnel d’une entreprise des

changements horaires, des consignes sur
l’organisation des pauses dans le travail, les
modalités d’organisation des repas au restaurant
d’entreprise, la mise en service d’un système de
transport collectif du personnel.
www.themegallery.com Company Logo
Demander une information :

demander quelles sont les modifications intervenues

dans la situation familiale des employés
 La rédaction d’une note

la rédaction d’une note demande un esprit de finesse.

Ainsi, il est impératif que la note ne donne lieu à
aucune hésitation ou erreur. S’adressant à un public
donné, elle doit tenir compte des caractéristiques de
ce public (niveau de compréhension, aspects
psychologiques et humains…).
 Dans une note, il faut:

Éviter de multiplier les sujets dans la

même note

(une note doit être claire, simple et précise.)

Éviter d’employer une syntaxe lourde et confuse.

www.themegallery.com Company Logo

Une note doit comporter différentes
mentions :
L’émetteur ou destinateur :
destinateur  Il est nécessaire de
connaître la source du message et la fonction de celui
qui signe la note.

www.themegallery.com Company Logo

La date et le lieu :
lieu Une note n’est pas éternelle, elle s’inscrit dans
un cadre spatio-temporel précis. Une formule finale comme : « La
présente note est applicable à compter de ce jour » rend
évidemment indispensable la mention de la date. Il est de
surcroît préférable de rappeler dans la formule injonctive la date
d’entrée en application. La date et le lieu d’enregistrement de la
note peuvent être portés au-dessus de la signature, comme pour
la présentation des actes réglementaires, ou en haut à droite de
la première page, comme pour une lettre.
Le titre : Il doit préciser la nature de la note (de
service, d’information). Il est inscrit au milieu de la
ligne, en lettres majuscules.
L’objet : Celui-ci peut figurer sous la forme d’un titre
ou apparaître, comme dans une lettre, après la
mention « Objet ».
La formule d’appel ou la formule de
politesse : Attention ! Les notes ne
comportent ni l’une, ni l’autre.

www.themegallery.com Company Logo

Le corps de la note :
note Le corps même de la note
n’appelle aucun préambule. Seule compte l’efficacité
maximale. On peut toutefois conseiller quelques
formules pour entamer le premier paragraphe :        
« Il paraît indispensable de… »           
           
« J’attache de l’intérêt à… »           
           
« Je crois utile de… »                       
« Il est rappelé que… »

www.themegallery.com Company Logo

La signature :
signature La note doit absolument être signée.
Si le nom du signataire est présent dans l’en-tête,
il n’est alors pas nécessaire de le repréciser avant
la signature. Si le nom n’est pas mentionné dans
l’en-tête, il convient alors de la faire figurer avant
la signature.

www.themegallery.com Company Logo

La diffusion de la note peut être effectuée de
diverses façons : par distribution individuelle, par
affichage, par circulation dans les services avec
émargement, par courrier.

www.themegallery.com Company Logo

www.themegallery.com Company Logo
www.themegallery.com Company Logo
 procès-verbaux des assemblées générales d’actionnaires, des
réunions su conseil d’administration d’une société anonyme,
des délibérations des divers comités ou commissions
participant à l’activité de l’entreprise…
Il concerne aussi :

soit des événements isolés

 Exemples : procès-verbaux d’arbitrage de litiges
survenus entre l’entreprise et les tiers avec lesquels
elle est en relation (clients, fournisseurs,
transporteur…)

www.themegallery.com Company Logo

 Structure et style :
Le procès-verbal comporte donc :
Un exposé (une entrée en matière) précisant les
circonstances de temps, de lieu, de personne et
d’objet de son établissement, un titre portant la
mention »Procès-verbal », fixe la nature du
document.
Un développement rapportant les faits constatés et
le style doit donc être clair, direct, narratif,
véridique et objectif.

www.themegallery.com Company Logo

 Exemple

www.themegallery.com Company Logo

 La rédaction
Utiliser un vocabulaire professionnel

Nous vous faisons une remise de 5 %

Une erreur a été faite par nos services

La livraison de votre commande aura un retard

de 15 jours

Le montant de votre facture est de 76 € HT

La livraison du 15/11 a été faite

Nous avons vu une erreur

Veuillez nous dire la date à laquelle vous allez

nous payer

Nous vous écrivons pour vous dire que votre

commande vient de partir

Les écrits professionnels – Novembre 2009

 La rédaction
Utiliser un vocabulaire professionnel

Nous vous faisons une remise de 5 % consentons, accordons

Une erreur a été faite par nos services commise

La livraison de votre commande aura un retard subira

de 15 jours votre commande vous sera livrée le…

Le montant de votre facture est de 76 € HT s’élève à

La livraison du 15/11 a été faite effectuée

Nous avons vu une erreur relevé

Veuillez nous dire la date à laquelle vous allez Veuillez nous préciser la date à laquelle vous
nous payer comptez envoyer votre règlement

Nous vous informons que nous venons de

Nous vous écrivons pour vous dire que votre
procéder à l’expédition de votre
commande vient de partir
commande n° …

Les écrits professionnels – Novembre 2009

 La rédaction
Améliorer l’expression

Nous avons constaté qu’il y avait

une erreur au niveau de la
facturation

Nous vous écrivons pour vous

informer que votre livraison du…
est incomplète

Il faut que vous fassiez le

nécessaire rapidement. J’attends
ma commande avec impatience

Nous nous excusons

En vous remerciant par avance

Nous vous joignons un chèque de

140 euros

En attendant la réponse qui sera

positive…

Nous avons reçu votre commande

et je vous en remercie

Les écrits professionnels – Novembre 2009

 La rédaction
Améliorer l’expression

Nous avons constaté qu’il y avait

une erreur au niveau de la Nous avons constaté une erreur de facturation
facturation

Nous vous écrivons pour vous

informer que votre livraison du… Nous vous informons que votre livraison du … est incomplète
est incomplète

Il faut que vous fassiez le

Nous vous remercions de bien vouloir nous livrer les articles
nécessaire rapidement. J’attends
commandés dans les plus brefs délais
ma commande avec impatience

Nous nous excusons Nous vous présentons nos excuses

En vous remerciant par avance Nous vous en remercions par avance

Nous vous joignons un chèque de

Vous trouverez ci-joint un chèque d’un montant de 140 euros
140 euros

En attendant la réponse qui sera

Nous espérons recevoir une réponse favorable
positive…

Nous avons reçu votre commande

Nous vous remercions pour votre commande
et je vous en remercie

Les écrits professionnels – Novembre 2009

 La rédaction
Quelques phrases types

préciser que l’on a bien reçu une lettre (date, objet)

préciser que l’on a bien reçu la commande du

client par télécopie

faire référence à une conversation téléphonique

préciser l’envoi du tarif qui est joint à la lettre

demander une réponse rapide

demander au fournisseur de faire le nécessaire

très rapidement

se tenir à la disposition du client

remercier le client pour son intérêt pour notre

entreprise
préciser que nous réglerons leur facture par
chèque dès que nous l’aurons reçue, comme
prévu dans leurs conditions de vente

Les écrits professionnels – Novembre 2009

 La rédaction
Quelques phrases types

préciser que l’on a bien reçu une lettre (date, Nous accusons réception de votre lettre du… relative à …….
objet) Nous avons bien reçu votre lettre du…

préciser que l’on a bien reçu la commande du Nous vous remercions de votre commande par télécopie du….
client par télécopie Votre commande par télécopie du… nous est bien parvenue

Lors de votre appel….

Pour faire suite à votre appel téléphonique du…
faire référence à une conversation téléphonique À la suite de votre appel…
Par votre appel du.., vous nous avez signalé…
Après notre entretien téléphonique du.., nous vous confirmons…

préciser l’envoi du tarif qui est joint à la lettre Vous trouverez ci-joint notre tarif.

Nous vous remercions de bien vouloir nous donner votre réponse très
demander une réponse rapide
rapidement
demander au fournisseur de faire le nécessaire Nous vous remercions de bien vouloir faire le nécessaire dans les plus
très rapidement brefs délais
Nous nous tenons à votre disposition pour tout renseignement
se tenir à la disposition du client complémentaire
(tous renseignements complémentaires)
remercier le client pour son intérêt pour notre
Nous vous remercions de l’intérêt que vous portez à notre entreprise.
entreprise
préciser que nous réglerons leur facture par
Conformément à vos conditions de vente, nous réglerons votre facture
chèque dès que nous l’aurons reçue, comme
dès réception, par chèque bancaire.
prévu dans leurs conditions de vente
Les écrits professionnels – Novembre 2009
 Utiliser les mots de liaison

apporter des précisions complémentaires

donner une explication

tirer la conséquence

nuancer une affirmation

Les écrits professionnels – Novembre 2009

 Utiliser les mots de liaison

apporter des précisions complémentaires de plus

donner une explication en effet

tirer la conséquence en conséquence, par conséquent

nuancer une affirmation cependant, toutefois

Les écrits professionnels – Novembre 2009