Techniques de communication

écrite

Préparé par:
Younes ZAIKER
 I- Les principes de base de la communication
écrite

1. La notion de l’intérêt général:

 L’une des activités de l’administration est la

satisfaction d’un besoin d’intérêt général;

 L’égalité des citoyens devant le service public

entraine l’obligation de neutralité, de réserve et
d’impartialité.
2. Les normes de la communication écrite
professionnelle:

 La responsabilité se traduit à travers plusieurs

aspects:
 Le forme: l’emploi du « je »
 Le style sobre, neutre, responsable.

 Explication des actes, décisions et positions;

 La signature de l’écrit (la fonction, le nom et le

paraphe manuscrit / la signature);

 L’obligation de réserve et de discrétion

professionnelle.
3. La reconnaissance de la hiérarchie:

 L’administration est une structure qui obéit à des

normes hiérarchiques clairement définies.

 Les caractéristiques de la communication

ascendante (d’un subordonné vers un supérieur):

 L’emploi du conditionnel;

 Le choix d’un lexique qui privilégie le registre des

recommandations et des propositions;

 L’emploi du « vouloir bien » et « bien vouloir »

 Les caractéristiques de la communication descendante :

 Les expressions d’obligation;

 Les expressions à connotation impérative;
 L’emploi du futur

 La règle du sous couvert: «s/c hiérarchique

intermédiaire».

 Le passage de certains documents administratifs par la

voie hiérarchique répond à une double nécessité:

 Tenir informées toutes les autorités hiérarchiques

intéressées;

 Permettre aux supérieurs de formuler des avis ou

observation sur une affaire
 II - les caractéristiques du style administratif

1. Une langue correcte :

 Lexique adapté à la situation de communication;

 Conformité aux lois grammaticales;

 La ponctuation, l’usage des majuscules, le genre

et le nombre.

2. Le respect de la hiérarchie:

 «Le subordonné propose et le supérieur dispose»

3. La prudence:

 La prudence est étroitement liée à la notion de

responsabilité;

 L’administration n’a théoriquement pas le droit

à l’erreur;

 L’emploi des formules qui permettent de

nuancer les propos:

 A mon avis;

 Sous réserve que;

 Semble-t-il …….etc.
4. La neutralité: Etre à l’écart. Ne se prononcer pour
aucun parti.
5. L’objectivité: Porter un jugement sans faire
intervenir des préférences personnelles. Etre
conforme à la réalité.

5. La courtoisie: Attitude de politesse raffinée, mêlée

d’élégance et de générosité, civilité.
6. La politesse: Ensemble des usages sociaux
régissant les comportements des gens les uns
envers les autres.

6. La clarté, la précision et la concision .

 III- la présentation matérielle des documents
administratifs
1. Le choix du plan;
 Pour démontrer;
 Pour argumenter;
 Pour transmettre un message clair.

2. Les locutions verbales introductives;

3. Les locutions verbales d’exposition;

4. Les locutions verbales de conclusion;

5. Les adverbes et locutions adverbiales conjonctives et

prépositives. ( en général, en particulier, en revanche)
 IV- L’application des règles de lisibilité du
langage administratif

 Des phrases faciles à lire;

 Une idée par une phrase, une phrase par une idée;

 Des phrases faciles à retenir.

 V- les documents administratifs
1. La classification des documents:

 Les documents réglementaires;

 Les documents relevant de la communication

interne;

 Les documents relevant de la communication

externe.

2. Types de documents:

 Les documents réglementaires;

 Les documents internes:

 Rapport
 Note
 Circulaire / compte rendu
 Bordereau

 Les documents externes:

La lettre à forme personnelle;

La lettre à forme administrative
Le procès verbal
3. Présentation des documents:

 Analogies et différences:

 Le procès verbal / le compte rendu;

 L’instruction et la circulaire;

 Note de service / note administrative

4. Les autres écrits administratifs:

 Le bordereau
 Un moyen simple de transmission de
documents

 Les raisons de transmission:

 Pour information;
 Pour attribution;
 Pour élément de réponse;
 Pour communication.
MERCI