LA COMMUNICATION ECRITE PROFESSIONNELLE

La communication par l’écrit impose des contraintes spécifiques.

Caractéristiques - Le cadre géographique et temporel

La communication écrite est presque toujours différée. Le récepteur lit le message sans
l’émetteur et s’il ne le comprend pas, il ne peut pas y avoir explication en temps réel mais en
temps différé. Entre temps les malentendus, les rumeurs, les interprétations, les inférences ont le
champ libre...
Dans une situation de communication orale l’émetteur et le destinataire communiquent en
temps réel et si un message n’est pas compris la rétroaction est immédiate, chaque personne peut
demander des explications ou des précisions. Dès lors, le message supporte plus facilement
l’imperfection car son contenu peut être précisé par un jeu de questions-réponses.

II en résulte qu’on ne peut pas écrire comme on parle.

- L’absence de métalangage
Le message orale est accompagnée de nombreuses informations qui le complète : le ton,
l’expression du visage, la gestuelle, l’élocution, le regard, etc.
Le message écrit n’est accompagné d’aucun signe extérieur. Seuls les mots donnent un
sens au message.
- Conséquences
L’importance du mot est supérieure aux autres types de communications. Ils doivent être
justes et précis.
Le message doit être autonome, se suffire à lui même et ne nécessiter aucune explication
ou commentaire complémentaire.

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 Toute idée doit être décrite de façon précise, journalistique avec une rigueur quasi
scientifique. La solution consiste à préciser pour chaque idée les points suivants : Qui, Quand, Où,
Quoi, Comment, Pourquoi, Combien (Méthode dite du : QQOQCPC).
Les écrits professionnels
L’écrit est astreignant car il rend le lecteur dépendant des mots, des phrases écrites par
l’émetteur.
Le récepteur est sous dépendance. Pour entendre et comprendre le message, il est obligé
d’écouter ou de lire ce qui est dit où montré.
Cette situation de « soumission » le rend souvent exigent et critique à l’égard de
l’émetteur. Il supporte mal, la perte de temps, l’approximation, l’erreur, l’ennui. Il est sensible aux
fautes d’orthographe et de style, à l’imprécision... qui peuvent être vécus comme des atteintes à
sa personne et un manque de respect... Il désire des messages clairs, efficaces et agréables.
Il en résulte des règles quant à la forme et quant au contenu (fond) du message
Métaphore du voyage : Dans toute situation de communication l’émetteur crée un univers visuel
et auditif qui est comparable à une histoire que l’on raconte et partage avec l’autre. Cette histoire
concerne, une affaire personnelle, familiale, ludique, professionnelles, technique, etc. Or les gens
aiment les belles histoires, bien racontées. Il en résulte qu’indépendamment du contenu
l’émetteur doit produire des messages agréables dans la forme, s’il souhaite améliorer son
efficacité.
La forme du message :
Tout message écrit doit permettre d’identifier rapidement : l’émetteur (qui l’envoie) ; le
destinataire (à qui il est destiné) ; la date de création ; le lieu de création et l’objet (la cause). Dès
lors, ils doivent être mis en évidence dans le document.
La mise en forme doit être au service du message et le rendre facile à lire et à comprendre :
• l’écriture doit être claire, précise et directe et ne doit pas faire perdre detemps à son
lecteur,
• Les fautes d’orthographes perturbent, distraient et détournent le lecteurdu fond du
message. Il faut corriger les courriers.
• La mise en page et les paragraphes doivent être aérés, pour aider le lecteur à lire et à
respirer.
Le fond du message :
Le contenu du message doit être organisé en trois temps :
1. une introduction qui prépare et met en place le message
2. le développement qui formule l’objectif du message
3. la conclusion qui met fin au message
L’introduction :
Lorsque le message concerne une affaire technique, Il ne faut jamais entrer directement
dans le vif du sujet sans quoi le lecteur risque de ne pas comprendre ce qui est écrit. Le message

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doit être amené de façon progressive de façon à le préparer au contenu principal du message. Il
faut pour cela resituer l’écrit dans son contexte, rappeler les faits et préparer le récepteur à ce qui
va lui être dit qui est la cause du message. L’introduction explique souvent les causes de l’écrit.
Exemple :
• Une lettre concernant une erreur de facturation commencera par un rappel
concernant la commande et la facturation.
• Une lettre de modification de réservation commencera par un rappel concernant la
réservation.
Le développement
Tout message a un objectif. Le développement explique l’objectif pour lequel il a été conçu.
Les idées sont hiérarchisées de façon logique et chronologique afin que le destinataire du
message ait toutes les réponses aux questions qu’il peut se poser.
Pour rendre le message clair, précis et compréhensible, la solution consiste à utiliser la méthode
du QQOQCPC qui élimine les oublis :
- ce qui doit être dit, est dit (QQOQCP)
- ce qui est inutile, n’a pas à être dit.
Exemple :
• Dans la lettre concernant une erreur de facturation, vous expliquez l’erreur de la façon
la plus précise possible (QQOQCPC)
• Dans la lettre de modification de réservation, vous expliquez votre désir de la façon la
plus précise possible (QQOQCPC)
La conclusion
Il faut mettre fin à la communication de façon progressive, sans brusquerie pour rester sur une
bonne impression. Le message à faire passer est terminé. Une phrase de médiation plus générale
prépare la fin, avant de placer la phrase qui met fin à la communication (Formules de politesse
entre autre).
Exemple :
• Dans la lettre concernant une erreur de facturation, vous utiliserez une formule de
remerciement pour les modifications qui seront réalisées.
• Dans la lettre de modification de réservation, vous utiliserez une formule de
remerciement pour la nouvelle réservation qui sera réalisée.
Typologie des documents professionnels
Le Post-it Fond:
C’est un support pratique qui oblige à être bref et à faire court. Attention de ne pas en
abuser et de ne pas sombrer dans la GPP (Gestion par post-it) car celui-ci n’est pas archivé et ne
laisse pas de trace. Dès lors, il est difficile de s’y référer en cas de problème.
Forme :
Pas de forme particulière, pas d’introduction et pas de conclusion, le message est centré
sur son objectif.

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 Attention :
• si le post-It est destiné à un collègue, indiquer la date, l’heure et le nom de l’auteur du
message
• à la qualité de l’écriture et aux fautes d’orthographes qui font toujours mauvais effet,
• le côté informel et décontracté du support, le réserve à des messages qui n’ont pas une
importance capitale, du style n'oublie pas de rappeler monsieur xxx.
• Une convocation à une réunion par Post-It peut être vexante pour le destinataire qui
peut y voir un manque de considération.
La messagerie instantanée Fond:
La messagerie instantanée tend à prendre le pas sur les Mel. Elle permet une conversation
directe sous forme de messages écrits en temps réel. La généralisation des réseaux sociaux
contribue à ce développement. Attention, il tend à substituer à l’écrit, une conversation informelle
écrite sans archivage. Il faut donc les réserver pour des situations de la réactivité et qui ne
nécessitent pas de traces. Attention, ce n’est pas un réseau social d’amis, il ne doit pas devenir un
lieu de « papotage ».
Forme :
Entête : Emetteur, date et heure sont indiqués par le logiciel
Pas de mise en forme particulière, C’est un support instantané, pratique et informel. Eviter
cependant le langage SMS codé, vous restez dans un cadre professionnel...
Attention :
• au style trop direct et familier et aux fautes d’orthographes qui font toujours mauvais effet.
• Le côté informel de l’échange ne doit pas vous faire oublier que vous êtes dans un cadre
professionnel
Le Mel (Courriel) :
Fond :
Il convient à toutes les communications qui n’exigent pas de formalité particulière. C’est la
raison de son large succès dans les entreprises entre les cadres et les salariés. Il doit être rejeté
pour les communications officielles ou doublées d’un courrier plus formalisé de confirmation.
Attention : Ils doivent être archivés et classés pour pouvoir être imprimé en cas de litige.
Dans ce cadre, il est essentiel d’utiliser un logiciel adapté (Outlook ou autres)
Forme :
Entête : Emetteur, destinataire, l’objet, la date est indiquée par le logiciel Pas de mise en
forme particulière, C’est un support quasi instantané, pratique et relativement informel dans
lequel les formules de politesse sont réduites au strict minimum (Bonjour, Cordialement)
Attention :
• au style trop direct et familier et aux fautes d’orthographes qui font toujours mauvais effet.
• pour les Mels importants, il est possible de leur attribuer un niveau d’importance pour

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attirer l’attention du destinataire et l’inciter à le lire
• pour savoir si un message a été lu, il est possible de demander un accusé réception au
message.
La lettre professionnelle
Le courrier reste le support écrit traditionnel par excellence qui peut être archivé et servir "
de preuve. Pour cette raison, il doit indiquer le lieu d’émission, la date et être signé.
La lettre doit être centrée sur son objectif. Elle est composée en générale d’un rappel des
faits, qui sert d’introduction et de l’énoncé de son objectif, qui doit être rédigé de façon claire,
directe et précise.
Le contenu de la lettre est le suivant :
- L’introduction est souvent un accusé réception de documents ou de message ou un
rappel des faits qui motivent la lettre.
- Le développement explique ce qui motive le courrier. La rédaction doit être directe,
claire, précise et motivée (QQOQCP)
- La conclusion est souvent une formule de transition avant la formule de politesse
Exemple :
• nous restons à votre disposition pour tout renseignement complémentaire,
• nous espérons que ces explications vous seront utiles,
• nous espérons qu’il vous sera possible de répondre favorablement à notre demande,
La formule de politesse
Elle doit rester simple et sobre. Les deux formules suivantes couvrent tous les cas
possibles:
•« Je vous prie d’agréer, Monsieur, mes salutations distinguées. » convient à toutes les
situations où les personnes sont sur un pied d’égalité.
•« Je vous prie d’agréer, Monsieur, mes salutations respectueuses. » convient aux
situations où l’on s’adresse à un supérieur qui apprécie d’être reconnu dans ce statut.
Les formules suivantes sont à éviter ou à utiliser de façon réfléchie :
• « Je vous prie d’agréer, Monsieur, mes salutations affectueuses »,
• « Veuillez recevoir, Monsieur mes meilleurs sentiments. »
Elles conviennent uniquement vis-à-vis de personnes auprès desquelles on souhaite
témoigner de l’affection et dans ce dernier cas le début de la formule est trop protocolaire.
Forme :
Sa présentation doit être particulièrement soignée et claire car elle véhicule l’image de
l’entreprise.
Entête : Emetteur, destinataire, l’objet, la date, lieu en haut et signature au bas Mise en page :
La note de service :
Le haut de la page est souvent utilisé par l’entête de page
Prévoir des marges de 2 cm minimum sur les quatre côtés,

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 Le bloc d’adresse doit être situé de 6 à 7 cm du haut de la feuille et de 11 à 13 à cm de la
gauche de la feuille pour être imprimée en face de la fenêtre de l’enveloppe,
Nos réf. indique la référence utilisé pour l’archivage du courrier.
L’objet précise en quelques mots le contenu de la lettre
PJ indiquent la présence éventuelle de pièces jointes au courrier
Utiliser tout l’espace de la lettre afin et ne pas laisser de grands espaces vides en bas de la
feuille,
Placez la signature au bas de la page dans la moitié droite de la page.
Fond :
La note de service est utilisée pour faire passer une information officielle auprès des
destinataires qui sont souvent les membres d’un service (d’où son nom). Cet écrit sera archivé. Il
devient un texte de référence au cours de la vie de l’entreprise, C’est la raison pour laquelle il est
numéroté. (Au même titre qu’une loi)
Exemples :
Une note de service qui indique les dates des congés payés,
Une note de service qui indique les modalités d’obtention d’un acompte,
Une note de service qui indique les nouveaux horaires de travail.
Forme :
Le document doit impérativement faire apparaître La nature du document :
Note de service :
Un numéro de référencement qui permettra son archivage, l’émetteur (qui l’envoie), le
destinataire (à qui il est destiné), la date de création, le lieu de création, l’objet (la cause). Dès lors
ils doivent être mis en évidence dans le document.
La note d’information :
Fond :
Ce document est utilisé pour diffuser une information auprès d’une ou plusieurs
personnes. Â la différence de la note de service, cette information n’a pas la même importance, il
n’est pas forcément archivé.
Exemples :
Une note d’information qui signale une réduction accordée par un magasin aux salariés.
Une note d’information qui signale l’organisation d’un repas.
Forme :
Le document doit faire apparaître
• La nature du document : Note d’information
• l’émetteur (qui l’envoie),
• le destinataire (à qui il est destiné),
• la date de création,
• le lieu de création,

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 • l’objet (la cause). Dès lors ils doivent être mis en évidence dans le document.
Le rapport et note de synthèse Fond
C’est un document de travail qui est remis à une ou plusieurs personnes. Par nature, ce
document peut être assez long et peut contenir des avis personnels de l’émetteur.
Exemples :
Un rapport sur l’évolution des ventes d’un produit Un rapport sur un nouveau produit Un
rapport d’étude de la concurrence
Forme
Le document doit faire apparaître
• La nature du document : Note d’information
• l’émetteur (qui l’envoie),
• Le destinataire (à qui il est destiné),
• la date de création,
• le lieu de création,
•l’objet (la cause). Dès lors ils doivent être mis en évidence dans le document.

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 LETTRE ADMINISTRATIVE

DES NORMES, DES USAGES

- Le vocabulaire administratif doit se différencier du style des affaires et de la
correspondance privée. Il met en jeu des formulations, des expressions inusitées à l'oral.
- L'application des "bons usages" permet un traitement plus rapide du courrier et respecte
l'interlocuteur.
- Le ton d’un document administratif doit permettre au lecteur d’en identifier le caractère
officiel.
- Le langage administratif doit rester accessible à tous : bien écrire, c’est faire comprendre
à son lecteur le maximum de choses en lui prenant le minimum de temps.

CARACTERISTIQUES DU STYLE ADMINISTRATIF

- Le respect de LA VOIE HIERARCHIQUE (s'adresser à Monsieur l'Inspecteur d'Académie,
s/c de l'Inspectrice de l'Education Nationale, circonscription de….)
- La responsabilité et l’homogénéité : l’anonymat comme l’emploi du personnel « nous »
sont proscrits. Toute lettre administrative emploiera le « je » (engagement de la personne). La
forme impersonnelle est admise pour une plus grande objectivité de la rédaction (il apparaît que...
il convient de...) et pour indiquer une marche à suivre : il y aura donc lieu de...
- La prudence et la précision : s’en tenir aux faits et aux arguments
- La neutralité et l’objectivité : l’absence de passion et de violence caractérise le langage
administratif
- La clarté et la concision : rendre simple ce qui est obscur
- La courtoisie et la politesse : j’ai l’honneur de... est présent dans la plupart des courriers
administratifs.

DES PRINCIPES
. ETRE CONCIS ET PROFESSIONNEL, BANNIR . MENTIONNER LES PERSONNES MISES EN COPIE
L'HUMOUR (ne pas abuser de cette démarche) et les
. SE DISTANCIER ET MAITRISER SES EMOTIONS éventuelles pièces jointes)
. PRENDRE EN COMPTE LE DESTINATAIRE
. SE RELIRE
. ANTICIPER SUR LES INCOMPREHENSIONS OU
LES INTERPRETATIONS
. LAISSER DECANTER, voire DIFFERER MAIS SANS
TARDER
. NE PAS ECRIRE DE FAUSSES AFFIRMATIONS
. SOIGNER L'ORTHOGRAPHE ET L'ECRITURE
. SIGNER SES COURRIERS

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DES CONSEILS POUR BIEN ECRIRE
A éviter :
- J’ai le plaisir de... Il m’est agréable de...
- les répétitions
- les abréviations ( Madame et non Mme)
- les sigles
A chasser : - le style télégraphique, les mots à la mode, le franglais
A utiliser avec attention : les temps des verbes : le conditionnel est plus courtois que le futur qui
lui est plus impératif
A bannir : la familiarité, tout emprunt au jargon courant, les superlatifs et les exagérations, le ton
affectueux ou mondain.
Les termes qui indisposent : Rappel – Je vous signale …

LES FORMULES DE REDACTION USUELLE

Les formules introductives
Si le courrier fait suite à un échange précédent, on peut employer des expressions comme :
- En réponse à votre courrier du...
- Comme suite à votre lettre du... ou Comme suite à notre conversation téléphonique du...
- J'ai l'honneur d'accuser réception de votre lettre du...
- J'ai l'honneur de vous faire connaître que...
- J'ai l'honneur de vous rendre compte... , J'ai l'honneur de vous exposer...
- J'ai l'honneur de vous faire parvenir...
- J'ai l'honneur de vous demander de bien vouloir...( à un supérieur hiérarchique)
- J'ai l'honneur de vous informer que...
- Par lettre rappelée en référence...
- J'ai l'honneur de vous rendre compte...
- Je vous saurais gré...

Pour exprimer une demande

- Je vous prie de bien vouloir...
- Je vous serais obligé de bien vouloir
- Emploi des verbes: rendre compte de, exposer à, solliciter de, proposer de, prier de bien vouloir
(à un supérieur hiérarchique)
- Prendre l’attache de : prendre contact avec une personne pour obtenir son accord sur une affaire
(attache = approbation écrite)
- Laisser le soin de : ne peut être utilisé que par un supérieur
- Bien vouloir : idée de déférence, de courtoisie
- Etre dans l’impossibilité de : est utilisé pour « ne pas pouvoir »

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Les formules pour exposer des faits
- Donner son avis ou connaissance de : est utilisé pour « aviser », « informer »
- Utiliser le présent de l'indicatif : ajouter, constater, observer, signaler, confirmer, préciser,
souligner, considérer, noter, rappeler
- Utiliser les formules : je me permets de..., je crois devoir..., je prends acte..., je crois devoir attirer
votre attention...( formule autoritaire)
- Utiliser des formules plus souples: je prends note..., je ne manque pas de..., je n'ignore pas que...
Des formulations pour introduire des paragraphes successifs :
Ne pas employer :
d’autre part sans utiliser d’une part
En second lieu sans utiliser en premier lieu
Sur le second point sans utiliser sur le premier point
Tout d’abord sans utiliser ensuite, enfin...

Des mots outils

- à titre d'information, à titre exceptionnel...
- cependant...; mais...; toutefois...
- dès maintenant...; d'ores et déjà...; sans délai...
La conclusion
- aussi..., dans ces conditions... , en conséquence...
- Il convient de..., il y a lieu de..., il paraît souhaitable...
- Je vous serais obligé...; je vous serais reconnaissant...; je vous saurais gré...

Des formules de politesse (on n’utilise une formule de politesse que s’il y a une formule d’appel)
En relation avec l'expression d'une demande, il est possible d'écrire, par exemple :
- En vous remerciant par avance de l'attention que vous voudrez bien prêter à ma demande, je vous
prie d'agréer, Monsieur l'Inspecteur d'Académie, l'expression de ma considération distinguée.
- Je vous prie d'agréer, Monsieur l'Inspecteur d'Académie, l'expression de ma haute considération.
- Je vous prie d'agréer, Monsieur l'Inspecteur d'Académie, l'expression de ma très haute considération
(plus révérencieux)
- Je vous prie d'agréer, Monsieur le Maire, l'expression de ma considération distinguée.
- Veuillez agréer, Monsieur le Directeur, l'expression de ma considération distinguée.
- Veuillez agréer, Monsieur l'Inspecteur d'Académie, l'expression de mes respectueuses salutations.
- Je vous prie d'agréer, Monsieur, l'assurance de ma considération.
- Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées
- Je vous prie de croire, ..., à l’expression de mes sentiments respectueux.
- Je vous prie de croire, ..., à l’expression de mes sentiments les plus dévoués.
- Veuillez croire, ..., à l’assurance de mes salutations distinguées.
- Veuillez agréer, ..., l’expression de mes salutations distinguées ou l’assurance de ma considération.
- Je vous prie de recevoir ou d’agréer,..., mes salutations distinguées.
- Je vous prie d’agréer, ..., l’expression de mes sentiments distingués.

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QUELQUES FORMULATIONS INCORRECTES OU PEU ELEGANTES
On écrit On bannit ou on évite
Commencer une carrière Débuter, démarrer une carrière
Atteindre la limite d’âge Etre atteint(e) par la limite d’âge
S’intéresser à Attacher de l’intérêt
Pallier une difficulté Pallier à une difficulté
Par lettre rappelée en référence Par lettre sus-visée
J’ai l’honneur de porter à votre connaissance Je vous annonce
J’ai l’honneur d’accuser réception Comme suite, en réponse à votre lettre du...
Vous avez bien voulu me faire part de... Vous avez attiré mon attention...
METTRE EN FORME UN COURRIER
Format A4 avec marges de 2,5 cm de chaque côté. Le corps du texte s'inscrit dans un rectangle de
16 x 24,7 cm.
L'encre à utiliser est noire ou bleue.

En haut à gauche, En haut dans la moitié droite,

Alignement à gauche Alignement à gauche
Cordonnées de l'expéditeur Lieu et date
Madame, Monsieur et titre ou qualité de nom du mois en lettres, sans majuscule
l'expéditeur Exemple : Evry, le 6mai 2009
A l'attention de Monsieur …. Coordonnées du destinataire
Références du courrier auquel on – A destination d'une personne
répond, objet de la lettre représentant un service, inscrire : A
Exemple : l'attention de… ;
Réf. : votre courrier du 15 avril 2009 – A destination d'une personne par la
Objet : candidature au poste de CLIS 1 voie hiérarchique, indiquer le titre de la
de la Palmeraie personne intermédiaire précédé de s/c
[sous couvert de] .
Corps de la lettre
- La formule d'appel, le texte de la lettre et la formule de courtoisie peuvent être soit alignés à gauche
avec ou sans retrait.
- Les différents paragraphes sont séparés les uns des autres par une ligne blanche.
- Le corps de la lettre n'occupe pas plus de la moitié de la hauteur de la lettre et doit être justifié (dans
le cas d'une lettre non manuscrite) ou non
Formule d'appel
Le plus souvent, la personne à qui on s'adresse est mentionnée (comme dans la formule d'appel).
Formule de courtoisie
Plus ou moins conventionnelles, évolutives comme toute la langue, elles sont spécifiques aux
circonstances. Comme toute la langue, ces

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 formules évoluent
Quart inférieur de la lettre
NE PAS OUBLIER DE SIGNER
Signature manuscrite
Indication des pièces jointes, s'il y a lieu
– précédées de "P.J. :"
– alignement à gauche
Ex : P.J. : photocopie du compte rendu de l’incident du 18 avril 2009
Indication des personnes à qui ce courrier est également envoyé
Ex : Copie à Madame l'Inspectrice de l'Education Nationale
LA CORRESPONDANCE ELECTRONIQUE
- Les formes sont moins conventionnelles mais tiennent toujours compte de l'importance du
destinataire.
- Les formules de courtoisie sont plus courtes :
- Respectueuses salutations
- Sincères salutations
- Bien cordialement
- Evitez de diffuser des adresses de destinataires personnels. Recourir si besoin, par discrétion
uniquement, la fonction "cci": copie cachée invisible.
- Ne pas utiliser abusivement de la fonction "répondre à tous"

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 MINISTERE DE L’INTERIEUR,

TIMBRE Lieu et date

Service émetteur du document
Adresse du service émetteur
Affaire suivie par …
Tél. : ……………….
Fax : ………………
Courriel : ……………….
Réf : ……………….
SUSCRIPTION
(EMETTEUR ET
DESTINATAIRE)
Le Ministre de l’Intérieur …
A
Monsieur le Sous-préfet de …
Adresse
S/c de Monsieur le Préfet …
A l’attention de M. X
OBJET : Votre demande de ……………………..
REF : V/lettre du …………………………………
P. J. : ……………………………………………..

CORPS DE LETTRE
Introduction
Par lettre du ………………………………
Développement
Conclusion
P/ le Ministre de l’Intérieur …
Par délégation
Le Directeur …
Signature manuscrite

13
 Prénom et nom du signataire

MINISTERE DE L’INTERIEUR,

TIMBRE Lieu et date

Service émetteur du document
Adresse du service émetteur
Affaire suivie par …
Tél. : ………………
Fax : ……………....
Courriel : ………………
Réf : ……………….

DESTINATAIRE
Si enveloppe à fenêtre
Monsieur Laurent DUPONT
10, rue du Pont
59000 LILLE

FORMULE D’APPEL
Madame, Monsieur,

CORPS DE LETTRE
Introduction
Par lettre du ………………………

Développement
Conclusion

FORMULE DE POLITESSE
Je vous prie de croire, M…, à l’assurance de ma considération distinguée
Je vous prie d’agréer, M…, l’expression de ma considération distinguée

Fonction du signataire
Signature manuscrite
Prénom et nom du signataire

14
 P. J. : …………..

Le compte-rendu

MINISTERE DE L’INTERIEUR,

TIMBRE Lieu et date

Service émetteur du document
Adresse du service émetteur
Affaire suivie par …
Tél. : ……………….
Fax : ………………
Courriel : ……………….

COMPTE-RENDU
DE LA REUNION DU ……………

OBJET : …………………………………………………
REF : …………………………………………………….

Introduction
Le vendredi 5 septembre 2008 à 15 heures s’est tenue en salle … sous la
présidence de Monsieur X, sous-directeur, une réunion relative à ………

Participaient à cette réunion :

- Mme Y, chargée de mission
- M. Z, chef du 2ème bureau etc.

Développement
- 1ère possibilité : plan chronologique d’expression des idées
- 2ème possibilité : plan logique avec subdivisions thématiques
I – a) b)
II – a) b)
- 3ème possibilité : relevé des décisions prises

THEME ABORDE DECISION PRISE

…………………… ……………………

Conclusion
La prochaine réunion est fixée à …………………………………….

15
 Fonction du signataire
Signature
Identité du signataire

Le procès-verbal

MINISTERE DE L’INTERIEUR,

TIMBRE Lieu et date

Service émetteur du document
Adresse du service émetteur
Affaire suivie par …
Tél. : ……………….
Fax : ………………
Courriel : ……………….

PROCES-VERBAL
DE LA REUNION DU ……………
DE LA COMMISSION ……………

Introduction
Le vendredi 5 septembre 2008 à 15 heures s’est tenue en salle … sous la
présidence de Monsieur X, sous-directeur, la réunion de la commission …

Etaient présents :
- Mme Y, chargée de mission
- M. Z, chef du 2ème bureau, etc.

Etaient absents :
- Mlle. Y, chef de section, etc.

Ordre du jour
- point n° 1
- point n° 2 etc.

Développement chronologique
- reprise des points de l’ordre du jour avec l’essentiel des débats
et les décisions adoptées

Conclusion
L’ordre du jour étant épuisé, la séance est levée à …
La prochaine réunion est fixée à ………………………………

16
 Fonction du signataire
Signature
Identité du signataire

La note de service

MINISTERE DE L’INTERIEUR,

TIMBRE Lieu et date

Service émetteur du document
Adresse du service émetteur
Affaire suivie par …
Tél. : ……………….
Fax : ………………
Courriel : ……………….

- pour affichage
- pour diffusion

NOTE DE SERVICE

OBJET : …………………………………………..
REF. : …………………………………………….
P. J. : …………………………………………….

Introduction

Développement

Conclusion

Fonction du signataire
Signature
Identité du signataire

Destinataires :
-
-

17
La note

MINISTERE DE L’INTERIEUR,

Service émetteur du document

Adresse du service émetteur
Affaire suivie par …
Tél. : ……………….
Fax : ………………
Courriel : ………………

NOTE
A L’ATTENTION DE …….

OBJET : …………………………………………..

REF : …………………………………………….

P. J. : ……………………………………………..

CORPS DE LA NOTE

Introduction

Développement

Conclusion

Fonction du signataire
Signature manuscrite
Prénom et nom du signataire

18
 Copie à …

Le rapport

MINISTERE DE L’INTERIEUR,

TIMBRE Lieu et date

Service émetteur du document
Adresse du service émetteur
Affaire suivie par …
Tél. : ……………….
Fax : ………………
Courriel : …………

RAPPORT
A L’ATTENTION DE …….

OBJET : …………………………………………..

REF. : …………………………………………….

P. J. : …………………………………………….

Introduction

Développement

Conclusion

Fonction du signataire
Signature
Identité du signataire

19
 Sommaire
- Les écrits dans l’entreprise
- Les instructions
- Les consignes
- Les notes d’information
- Les notes de service
- Les notes de synthèse
- Les compte-rendus
- Les procès verbaux
- Les rapports

20
 LES ECRITS DANS L'ENTREPRISE

Vous trouverez dans les pages qui suivent les définitions, ainsi que quelques conseils de rédaction
et de présentation, des différents types d'écrits utilisés au sein de l'entreprise. Il s'agit de
communication interne.

LES INSTRUCTIONS

Message interne à l'entreprise dont l'objet est d'expliquer la marche à suivre pour la
conduite d'une affaire ou la réalisation d'un travail. Elles ont pour but de donner des conseils, sans
que ceux-ci aient un caractère obligatoire.
Les instructions peuvent être écrites ou orales (une présentation écrite est plus sûre).
Elles doivent être :
- Détaillées,
- Ordonnées (ordre chronologique),
- Formulées sur un ton impersonnel.
La mise en forme doit être claire et permettre une consultation rapide et efficace.
- Elles ne sont généralement pas signées
- Elles sont datées
- Elles sont souvent affichées près de l'endroit où elles doivent être appliquées.

ELORRIA
Toulouse, le 4 novembre N
Emetteur : Jean ROMAN, directeur
Destinataires : Valérie et Isabelle, secrétaires chargées de l’accueil

INSTRUCTIONS

Afin de remédier aux dysfonctionnements du service de l’accueil, il est nécessaire de respecter les
instructions suivantes :
1. Donner la priorité au standard téléphonique en traitant :
- les appels venant de l’extérieur,
- les appels venant de l’intérieur (il peut y avoir une urgence),
- les numéros à composer.

21
2. Noter soigneusement les postes demandeurs, le numéro à appeler, les messages… sur un cahier
et non sur des feuilles volantes ; laisser ce cahier à la disposition de votre collègue du matin
ou de l’après-midi .
3. Prévoir une liste des membres du personnel et des numéros correspondants ; la remettre
régulièrement à jour.

LES CONSIGNES

Destinées à donner des ordres précis et absolus, qui ont pour but la bonne marche de
l'entreprise ou le fonctionnement d'une activité, elles ont un caractère impératif.
Ce document, toujours écrit, émane du supérieur hiérarchique qui assume la responsabilité
du service ou de l'entreprise. Il circule dans un sens descendant.
Les consignes doivent être :
- Présentées dans l'ordre chronologique des opérations à exécuter,
- Précises et suffisamment détaillées,
- Brèves,
- Rédigées dans un style extrêmement clair,
- Edictées sur un ton impératif.
La présentation n'est pas normalisée, cependant :
- Les consignes sont toujours signées par le responsable,
- Elles comportent un titre et parfois des sous-titres très apparents,
- Elles sont le plus souvent affichées à un endroit choisi pour qu'elles puissent être
aisément et rapidement lues.

ELORRIA
POUR AFFICHAGE DANS LES LOCAUX

CONSIGNES DE SÉCURITÉ

Afin d’éviter les accidents, les consignes ci-dessous doivent être appliquées strictement par les
personnes autorisées à pénétrer dans les ateliers :
- IL EST STRICTEMENT INTERDIT DE FUMER OU DE PÉNÉTRER DANS LES LOCAUX AVEC UNE
FLAMME,
-IL EST STRICTEMENT INTERDIT DE PÉNÉTRER DANS LES ATELIERS SANS CHAUSSURES DE SÉCURITÉ,
GANTS DE SÉCURITÉ, CASQUE DE SÉCURITÉ ET ÉQUIPEMENT ANTIBRUIT,
- IL EST DEMANDÉ DE RESPECTER LA CIRCULATION DES ENGINS DE TRANSPORT,
- IL EST STRICTEMENT INTERDIT DE TRANSPORTER DES PERSONNES SUR LES PALETTES DE LEVAGE
DES ENGINS DE TRANSPORT.
Le non respect de ces consignes pourra entraîner des sanctions disciplinaires.

22
Toulouse, le (date)

Jean ROMAN
Directeur

LES NOTES D'INFORMATION

Elles transmettent au personnel une information concernant le fonctionnement de

l'entreprise. Emises par un responsable, elles circulent souvent dans un sens descendant mais
peuvent aussi concerner des organes de même niveau hiérarchique ou l'ensemble du personnel.
L'information à diffuser doit être présentée de façon :
- Brève (une seule page),
- Précise,
- Neutre et objective.

La note peut être présentée sur papier EN REVANCHE, LA NOTE NE COMPORTE PAS :
libre ou sur un imprimé. - D’interpellation
MENTIONS INDISPENSABLES : - De formule de politesse
- Le nom de l’entreprise
- Le service émetteur
- La nature de la note
- L’objet
- La date d’émission
- Les destinataires
- La signature

ELORRIA
Service social Toulouse, le 3 novembre N

NOTE D’INFORMATION
Objet :
Examen ophtalmologique Destinataire(s) :
Ensemble du personnel
(affichage)
Avec le concours d’un spécialiste, le Dr PLATO, médecin du travail, organise des contrôles
de la vue au cours de la semaine du 22 au 26 novembre.
Ces examens auront lieu le matin, de 9 h à 11 h, à l’infirmerie.

23
 Ils sont particulièrement recommandés aux employés qui travaillent sur écran.
Les personnes intéressées voudront bien prendre rendez-vous par téléphone, au poste 207.
Lors de la visite, ne pas oublier d’apporter ses verres correcteurs.

S. PERSONNE
Chef du service social
LES NOTES DE SERVICE

Destinée à transmettre un ordre, la note de service circule toujours dans le sens

hiérarchique descendant. Elles a pour but de faire accepter l'ordre donné et d'en obtenir une
exécution correcte, dans le délai fixé.
La note de service doit être précise et concise.
La date d'exécution doit être mise en évidence pour éviter toute contestation.
Du fait qu'elle donne un ordre, le ton doit être impératif, ferme, tout en étant dénué
d'autoritarisme, d'où l'emploi fréquent d'une forme impersonnelle (Il est demandé à chacun …, Il a
été décidé de …).
Il est également souhaitable de justifier l'ordre donné.
La note de service comporte toutes les mentions de présentation indispensables comme
vues dans la note d'information.
Les notes de service sont numérotées. Elles sont classées dans l'ordre numérique afin de
pouvoir facilement s'y reporter en cas de difficulté.
La présentation sur un imprimé spécifique, avec une disposition uniformisée, facilite la
réalisation de la note et sa consultation.

Direction commerciale
NOTE DE SERVICE N° 204 A:
DE : M. le Responsable des ventes
Pascal ROLLE MM. les représentants
Objet : Date :
Remboursement des frais de déplacement 3 novembre N

Actuellement, les frais de déplacement engagés au cours d’un mois sont remboursés avec
le salaire du mois suivant.
Pour en permettre un règlement plus rapide, une nouvelle procédure va être mise en place
à partir du mois de novembre :
La période de base pour le relevé des dépenses ne sera plus le mois calendaire mais courra
- du 21 d’un mois au 20 du mois suivant.
er
(Exceptionnellement, le mois prochain, la période ira du 1 au 20 décembre)

24
 - Chaque commercial concerné devra transmettre son relevé accompagné des justificatifs
dès le 21 du mois.
Ainsi, après contrôle, les variables de paie seront saisies le 24 et pourront être prises en
compte dans le calcul de la paie, à la fin du mois.

Pascal ROLLE
Directeur commercial
LES NOTES DE SYNTHESE

La note de synthèse est destinée à un supérieur hiérarchique. Dans un exposé bref et facile
à consulter, elle fait le point sur un sujet donné et évite au responsable d'étudier toute la
documentation de base.
- Les sources (titre, auteur…) sont citées au début après le titre général,
- L'introduction, brève, indique le thème et annonce le plan suivi,
- Le développement est clair et limité aux données essentielles,
- Les titres et sous-titres sont mis en évidence,
- Le style est clair et précis ; concis, neutre et objectif,
- Des tableaux et graphiques sont présentés s'ils facilitent la consultation.

Comme toute note interne, la note de synthèse porte les mentions de présentation :
Nom de l'entreprise, service émetteur,
- Date,
- Nature de la note et titre,
- Destinataire,
- Signataire.

ELORRIA
Service logistique Le 22 novembre N
Monsieur le Chef de service
NOTE DE SYNTHESE
Véhicules de livraison : les acheter ou les louer ?
Sources : Rapport d’exploitation du service logistique
Données comptables
Documentation fournie par VASI Location et AUTO Location
Pour comparer la formule actuelle d’achat des véhicules utilitaires avec la location, on mettra en
parallèle d’abord les caractéristiques des deux possibilités, puis le coût mensuel pour un
kilométrage moyen de 2 000 km par véhicule, dans la gamme utilisée.
1) Caractéristiques diverses :
Achat Location longue durée

25
Investissement nécessaire - Invest. important, non modulable + Aucun invest. Possibilité de
selon les variations saisonnières location tenant compte des
variations saisonnières
Valérie CANTON, assistante

LES COMPTE-RENDUS

Nous traiterons ici du compte-rendu de réunion.

Toute réunion donne lieu à la rédaction d'un compte-rendu pour garder trace de ce qui a
été dit ou décidé. Le compte-rendu est diffusé aux participants pour leur rappeler les informations
données, les points étudiés et les décisions à appliquer.
Tout compte-rendu doit préciser :
- Le service concerné, la nature du document, la date,
- Les personnes présentes, absentes excusées, absentes non excusées,
- L'ordre du jour et les décisions prises pour chaque point.
- Le plan est toujours bien mis en évidence,
- Le style doit être simple, clair ; le vocabulaire précis,
- Les faits et décisions doivent être relatés d'une façon objective et impartiale.
Pour les réunions périodiques tenues au niveau d'un service, d'un bureau… la date de la
réunion suivante est fixée.
Pour les réunions classiques consistant à examiner un problème, le compte-rendu insiste
sur les décisions prises.

ELORRIA
SERVICE DES VENTES Date : 18 avril N
COMPTE RENDU DE REUNION
Réunion hebdomadaire du Service des ventes
Présents : Excusés :
M. ROLLE Responsable des ventes M.GOBERT Adjoint
M. ROUX Adjoint - Détaillants Grands Comptes
Mme LACOSTE Assistante commerciale Absents :
Mlle PORTE Secrétaire
Ordre du jour
- Activité de la semaine précédente
- Local du bureau des représentants
- Planning des permanences en juillet et août
Décisions prises Responsable de l’exécution
- Relance auprès des détaillants (remise sur M. ROUX
catalogue)
- Nécessité, pour le responsable du bureau des
représentants, de disposer d’un petit bureau
26
 indépendant du local actuel, lequel serait
réservé au secrétariat
D’où, étude des possibilités, en relation avec la
Direction administrative, et établissement d’un
devis
Date de la prochaine réunion : 25 avril N La secrétaire : J. PORTE

LES PROCES VERBAUX

Pour les réunions obligatoires, quand le compte-rendu a un caractère officiel, il prend le

nom de procès-verbal et constate que les obligations légales ont bien été remplies.
Un procès-verbal établi dans une entreprise est toujours destiné à servir de preuve.
Il est exact et objectif.
Très synthétique, il comporte souvent des termes juridiques et spécifiques.
Il reprend les interventions de chaque participant. Il indique la date et lieu.
Il est signé par le Président et le Secrétaire de séance.
L'en-tête comporte :
- Le nom de la société, du syndicat ou de l'association,
- Le titre,
- L'énumération des personnes présentes et absentes,
- L'ordre du jour.
La conclusion précise :
- La date et l'ordre du jour de la prochaine réunion.

Résidence « Les Berges du Canal »

15 avenue du Midi
31000 TOULOUSE
er
PROCES VERBAL DE LA REUNION DES COPROPRIETAIRES du 1 novembre N
Présents : Mme DUCAP Présidente
M. RENAUD Secrétaire
M. ROBERT
M. VIRIEN
Absents excusés : M. VOISIN
er
Ordre du jour : PV de la réunion du 1 octobre
Peinture des cages d’escalier
1) Approbation du précédent procès-verbal
Le procès-verbal après lecture a été adopté à l’unanimité.
2) Peinture des cages d’escalier
Mme DUCAP expose les solutions envisagées et le calendrier prévu pour repeindre les cages
d’escalier.

27
La prochaine réunion aura lieu le : 4 janvier N+1 à 18 H chez Mme DUCAP.
Ordre du jour de la prochaine réunion : PV de la réunion du 01/11/N
Démarrage des travaux
Le Secrétaire de séance La Présidente

J. RENAUD A. DUCAP
ELORRIA
Direction des Etudes et Recherches
PROCES-VERBAL DE LA REUNION N° 9
du Comité Mixte à la Production
Séance du 27 novembre N
La séance est ouverte à 14 h.
Présents (…)
Absents excusés (…)
Absents (…)
Autres participants : M. MICHEL, appelé comme conseil.
Le Président fait approuver l’ordre du jour sans modifications.
1) Approbation du CR de la séance précédente

En raison de l’absence de commentaire, ce compte rendu sera immédiatement diffusé.

2) Construction de la nouvelle cantine

D’après les plans soumis, M. LENOIR fait remarquer que les fenêtres du haut sont fixes. Il demande
comment sera assurée la ventilation de la grande salle.
M. PIERRE, responsable des travaux, précise que cette salle sera, comme les autres, traitée en air
conditionné.
M. MARIN demande s’il a été prévu une insonorisation de la grande salle. M. PIERRE répond
qu’une étude est en cours. M. MARIN demande communication de cette étude pour le 15 février
N+1.
Le Président approuve

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 LES RAPPORTS

Le rapport est un écrit orienté vers l'avenir et vers l'action. Il doit donc être circonstancié et
argumenté.
En général sur la demande d'un responsable, le collaborateur étudie une question, un
problème et propose des solutions. Le rapport débouche sur un choix personnel.
Il engage donc la responsabilité de son auteur. Il a pour objectif d'aider le destinataire à
prendre les décisions. Il doit être objectif, clair et son vocabulaire précis.
Le plan comprend en général trois parties :
- L'introduction,
- Le développement,
- La conclusion.

Les solutions étant seulement proposées, le temps utilisé est souvent le conditionnel.
Sur une "page de garde" figurent l'émetteur, le destinataire, la date de la saisie, l'objet.
Une mise en valeur soignée doit faire ressortir les idées essentielles.
Enfin, si le rapport est bien conçu, le lecteur doit être convaincu : il se rallie donc aux
propositions émises.

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 TITRE

1. INTRODUCTION : présentation du problème traité

11 - Rappel de la mission confiée

12 - Difficultés rencontrées par le personnel avec l’horaire actuel
13 - Principe de l’horaire personnalisé
14 - Conséquences de l’application de l’horaire personnalisé à l’usine de Toulouse

2. DEVELOPPEMENT : déroulement de l’enquête

21 - Présentation du problème aux directeurs et chefs de service

211 - Questionnaire
212 - Analyse des réponses reçues
213 - Conclusion
22 - Enquête auprès du personnel
221 - Questionnaire
222 - Analyse des réponses reçues
223 - Conclusion
23 - Solution proposée
231 - Horaires retenus
232 - Personnel concerné
233 - Matériel à acquérir
234 - Calendrier des opérations envisagées
235 - Répercussions sur l’organisation actuelle
236 - Améliorations attendues
3. Conclusion générale

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31