LA LETTRE TYPE

Les lettres types sont souvent utilisées dans les entreprises

1° Définition

C’est tout d’abord une lettre, qui se présente comme une lettre commerciale, elle est
assimilée à une lettre circulaire (un texte est commun à l’ensemble des destinataires).

2° Particularité

Elle se compose de deux parties :

- Une partie fixe : le texte est identique à l’ensemble des destinataires auquel elle
est adressée
- Une partie variable : ce sont des mentions variables, mentions qui varient selon le
destinataire ou selon les périodes

Voir docs 1, 2 et 3

LA LETTRE NORMALISEE
1° Le plan

Avant tout rédaction il s’avère nécessaire d’établir un plan. Un plan est une suite d’idées
en relation avec la situation à traiter. Ces idées :

- Ne sont pas rédigées

- Sont disposées en énumération
- Commencent par un verbe à l’infinitif
- Sont dans un ordre logique
- Utilisent un style précis et clair
- Emploient un vocabulaire adapté à la situation (ex : commercial)

2° La présentation

Voir doc A
 LA LETTRE CIRCULAIRE
1° Utilisation

Elle est souvent utilisée pour :

- Adresser une publicité aux clients ou aux habitants d’un quartier

- Informer la population d’une commune ou d’un changement de local
- Informer plusieurs personnes de la liquidation du stock avant fermeture
définitive de l’entreprise

La lettre circulaire est prévue pour être diffusée en grand nombre.

2° Rédaction

Elle a souvent un caractère publicitaire et sa présentation est entièrement libre.

Cependant certaines mentions doivent obligatoirement figurer :

- Objet
- Date
- Qualité et nom du signataire

La rédaction doit être soignée, il faut toutefois éviter le langage familier. On peut se
permettre de mentionner des formules publicitaires selon l’objet de la circulaire,

ex : pour une promotion de produit « Vous n’y croyez pas ! », « Incroyable mais vrai »

ex : en remplacement d’une formule de politesse, écrire en évidence « Venez nombreux »

a) Le style

A travers la lettre circulaire même si elle n’est pas personnalisée le style employé doit
laisser supposer au lecteur qu’il est unique à recevoir ce document.

b) Le corps

Il se présente sous forme de paragraphes, avec retraits ou non et possibilité de mettre

en évidence, par tout procédé, les éléments jugés essentiels ou les mots clés qui devront
attirer l’attention.

Pour une lettre réalisée manuscritement :

- Utiliser feutre épais ou de couleur

- Soulignements
- Ecriture d’une couleur différente
 - Encadrements…

Pour une lettre utilisée par informatique :

- Caractère gras
- Soulignés
- Double soulignés
- Encadrements
- Italique
- Polices différentes

Selon l’objet de la lettre circulaire, il est possible de prévoir un support papier en

couleur, d’insérer des images, des couleurs dans le cas d’une saisie sur poste
informatique. L’original n’est saisi qu’une seule fois, il est ensuite soumis à un contrôle.

On procède enfin aux photocopies nécessaires pour la diffusion.

3° Diffusion

En général ces documents ne sont pas personnalisés, ils sont considérés comme des
imprimés sans adresse, le facteur distribuera une lettre circulaire dans chaque boite
aux lettres. Il est possible de prévoir la personnalisation surtout si l’on adresse la lettre
circulaire à un ensemble de clients.

Ex : pour indiquer les soldes avant travaux ou fermeture définitive de l’entreprise

Dans ce cas l’entreprise doit disposer d’un fichier et d’étiquette et utilisera le

publipostage. On peut également prévoir l’insertion de champs de le document et on
réalise un publipostage.
 NOTE DE SYNTHESE
1° Définition

La note réunit de façon structurée sur un document unique et bref, l’essentiel des idées
exposées dans des documents distincts. Elle est en général produite par un ou une
assistante de gestion ou autre, elle est destinée au supérieur hiérarchique qui veut avoir
des informations rapides sur un sujet pour se faire sa propre opinion.

2° Règles de forme

a) Style
Le style employé est simple, clair et concis et les phrases doivent être courtes.
b) Forme

- Exposer une seule idée par paragraphe

- Séparer les paragraphes par des sauts de lignes
- Utiliser des titres et des sous-titres pour la clarté de la compréhension et de la
présentation
- Indiquer l’émetteur, le destinataire, la date d’émission
- Indiquer le titre du document (note de synthèse)
- Donner un titre à la note de synthèse, il reprend le thème général sur lequel
porte la note

3° Règles de fond

- Dégager seulement les éléments des documents étudiés.

- Exclure toutes appréciations personnelles
- Conserver le sens des idées émises par les textes

4° Méthodes de travail

- Lire les textes proposés vite et bien une première fois

- Les analyser dans une seconde lecture
- Repérer les idées clés de résonnement (une idée clé est celle sur laquelle l’auteur
insiste, celle qu’il développe, qu’il précise, qu’il illustre d’exemples éventuellement
et sans laquelle une compréhension exacte du sujet traité serait impossible
- Rechercher les éventuelles contradictions
- Repérer les éventuelles oppositions
- S’interroger sur ce que l’on a compris des textes
- Rechercher la valeur des idées de façon à ne pas éliminer une idée forte et à ne
pas donner trop d’importance à une idée trop secondaire
 - Sélectionner les idées à retenir, les reformuler, les classer pour en déduire un
plan

5° Auto-contrôle

- Les règles de grammaire et d’orthographe sont-elles respectées

- Toutes les idées importantes ont t’elles bien été rapportée
- Une idée n’a-t-elle pas été déformée
- Le style est-il simple et claire