Comment rédiger quelques correspondances

administratives et le rapport de stage ?

Conception : M. Simon TCHENGUELE

Enseignant – Chercheur à
L’Ecole Normale Supérieure de Bangui.

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 I. Objectif terminal

Développer chez les apprenants les connaissances, les aptitudes et les compétences nécessaires
à la rédaction des correspondances administratives.

II. Objectifs spécifiques

 Déterminer la typologie des correspondances administratives
 Identifier les analogies et les différences entre certaines correspondances
administratives
 Rédiger certains textes administratifs
III. Contenus

Chapitre1 : Correspondance et rédaction administratives

 Généralités
 Le style administratif
 Le vocabulaire administratif
 La phrase administrative
 La mise en page d’une lettre administrative

Chapitre2 : La typologie des lettres (notes) administratives

2.1 Les documents de liaison

 Note d’information
 Note d’instruction
 Note de synthèse
 Bordereau d’envoi soit-transmis

2.2 Les documents d’injonction

 La circulaire
 La note de service

2.3 Les documents d’information

 Le compte rendu
 Le rapport (insister sur le rapport d’étude)
 Le procès verbal

Chapitre3 : Autres correspondances

 La lettre de motivation
 Le curriculum

Chapitre4 : Modalité du cours

 Cours magistraux
 T.D
 Devoirs
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  Examens partiels

Chapire5 : Eléments de bibliographie de base

Jacques Gandouen (1913) Correspondance et rédaction administratives. Paris, Armand colin.

Robert Catherine (1988) Le style administratif. Paris, Albin Michel

M. long et alü (1978) Les grands arrêts de la jurisprudence administrative. Paris, Sirey

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CHAPITRE I : La rédaction administrative : Généralités

1.1 Conditions premières à toute rédaction

Avant de se mettre à écrire, il faut avoir quelque chose à dire. En effet, avoir quelque chose à dire ne
signifie pas seulement avoir une idée à exprimer mais aussi et surtout connaître tous les contours de
cette idée que l’on veut exprimer.

C’est ainsi que Boileau dans son ouvrage l’Art Poétique (1774) invite à la réflexion avant de se mettre
à écrire : « Avant donc que d’écrire apprenez à penser. Selon que votre idée est plus ou moins
obscure, l’expression la suit, ou moins nette ou plus pure. Ce que l’on conçoit bien s’énonce
clairement et les mots pour le dire arrivent aisément».

A la conception claire de l’idée que l’on veut exprimer doit s’allier une bonne connaissance de la
langue d’expression car à défaut de celle-ci, l’expression de l’idée risquerait d’être laborieuse et
confuse. Par bonne connaissance de la langue d’expression il faut entendre le fait de posséder d’une
langue, une bonne orthographe et une bonne syntaxe c’est-à-dire bien joindre ensemble les
mouvements d’une phrase et les phrases entre elles. Pour cela éviter de commettre en ces domaines
des erreurs grossières. Cela peut se faire en revoyant de temps en temps certaines règles
orthographiques, lexicales.

Exemple : accord des participes passés : joint, inclus, vu, compris, lu, approuvé, certifié, excepté,
employés seuls ou antéposés aux substantifs (noms) auxquels ils se rapportent, restent invariables.

Exemple : vu la constitution

Ci-joint les copies

Par contre on les accordera s’ils sont post posés.

Ex : La lettre approuvée

Aussi, le participe passé du pluriel de majesté reste t-il invariable.

Ex : Nous soussigné

Ex : Pluriel des noms collectifs. La plupart, la moitié, une majorité, beaucoup, le tiers, le peu de, le
quart, une foule, une quantité, etc. amènent le pluriel.

Ex : La plupart des invités ont répondu à l’invitation.

Les verbes préjuger, pallier, épargner sont transitifs directs.

Ex : préjuger la suite des événements

Pallier une carence

Epargner quelque chose à quelqu’un.

Le verbe convenir se conjugue toujours avec l’auxiliaire être.

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Ex : Nous sommes convenus de nous rencontrer le samedi prochain.

Il convient également d’éviter les pièges des homophones, des homographes et des paronymes.

Ex : champ ≠ chant

Un manche ≠ une manche

Collision ≠ collusion

Les adjectifs numéraux cardinaux sont invariables.

Sauf vingt et cent s’ils sont multipliés et non suivis d’autres adjectifs numéraux cardinaux.

1.2 Elaboration du plan

Comme l’affirme Jacques Gandouin, l’établissement du plan est un travail essentiel duquel
découlent la valeur et la portée de tout écrit.

Le plan doit comprendre une introduction, un corps du sujet et une conclusion.

1.2.1 L’Introduction

Elle a pour objet de prévenir le lecteur, de le mettre au fait de ce qui va suivre en une ou 2 phrases,
elle indique le thème sur lequel portera le développement du corps du sujet.

1.2.2 Le Corps du sujet

Il s’agit ici d’expliquer, de décrire et de préciser la matière de son écrit afin de ne laisser subsister
aucune ambiguïté dans l’esprit de son lecteur.

Le corps doit comprendre 2 paragraphes tout au plus trois afin que le plan d’ensemble puisse
s’imposer à l’esprit du lecteur.

L’équilibre doit être recherché et assuré entre les diverses parties ; le développement de ces
dernières doit obéir à la loi de l’intérêt croissant (exposer les faits et arguments peu pertinents pour
terminer par ceux qui paraissent décisifs).

1.2.1 Conclusion

Elle doit être brève et consister en une reprise en 2 ou 3 phrases de l’essentiel de ce qui a été
précédemment exposée ; elle doit en fait être précise et faire l’objet des soins les (+) attentifs tant
du point de vue fond que forme.

II- Le style administratif

Le style, c’est la manière dont on s’exprime avec plus ou moins de clarté, d’élégance, de rigueur et de
concision, c’est la manière d’agencer les mots et les idées.

Avant de parler du style épistolaire de l’administration il importe au préalable de définir ce que c’est
que l’administration et d’en indiquer les caractères.

II-1 Définition de l’administration

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Le mot administration à 2 acceptions

- Il désigne d’abord l’ensemble d’organismes qui sous l’impulsion générale des pouvoirs
politiques assurent les multiples interventions de l’Etat dans la vie des particuliers.
- Le terme administration désigne ensuite l’activité même qu’assurent tous les organes
précités (Ministères, services).

L’administration ainsi défini présente un certain nombre de caractères spécifiques dont certains se
rapportent aux structures de l’administration mêmes, aux hommes chargés d’animer ces structures.
En effet la structure de l’administration peut-être comparée à une pyramide. La liaison qui relie le
sommet pyramidal à sa base se traduit selon le sens de façon différente (hiérarchie ascendante et
descendante).

Les expressions imagées varient en fonction de la situation de la personne au niveau des marches de
l’escalier de l’administration. De façon générale l’administration possède un certain nombre de
caractères spécifiques qui influent sur la forme particulière de la rédaction administrative.

- Le respect de la hiérarchie
- Le sens de la responsabilité
- L’objectivité
- La courtoisie
- La prudence
- La continuité du service publique
- La précision

Les conséquences des caractères de l’administration sur son style

La particularité de la rédaction administrative découlant des caractères énumérés ci-haut provient de

l’adoption de certaines formules et expressions rendues nécessaires par les dits caractères.

a) Le respect de la hiérarchie

C’est la vertu même du style administratif. C’est lui qui, non seulement assure la transmission
correcte du message administratif mais garantit aux divers échelons la cohérence de chaîne de
commandement et permet son efficacité.

Les termes et expressions de la correspondance varie selon qu’on se trouve au bas ou au sommet de
la pyramide.

- Le supérieur informe, fait savoir à, fait connaître à, fait observer, fait remarquer, demande à,
ordonne à, prescrit à, enjoint… son subalterne (collaborateur).
- Le subalterne quant à lui rend compte à, expose à, propose, suggère, porte à la connaissance
de, sollicite de… son supérieur
b) Le sens de la responsabilité

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Il se traduit par la signature de l’autorité compétente, pas d’anonymat en correspondance
administrative, tout acte de l’administration doit comporter une signature et il ne doit s’agir que de
l’autorité compétente. A cet effet l’emploi du pronom indéfini, ‘’on’’ est proscrit dans la lettre
administrative. Lorsque les faits et arguments utilisés dans la lettre ne sont pas tout à fait exacts, on
utilise de préférence le conditionnel.

Ex : Il m’a été signalé que ce vol se serait produit dans vos services.

L’autorité agit en fonction des compétences suivantes :

- Compétence ratione personae (compétence un raison de la personne, de l’individu).

- Compétence ratione matéria (compétence en raison de la matière ou du domaine).
- Compétence ratione temporis (compétence en raison du temps, de la date).
- Compétence ratione loci (compétence en raison du sol, du territoire).
c) L’objectivité

En administration, l’intérêt général prime sur l’intérêt particulier. On n’agit pas en son nom propre
mais au nom et pour le compte du service qu’on représente de par les fonctions dont on est investi.

Ne jamais laisser parler son cœur et privilégier un style impersonnel froid.

A cet effet, des expressions comme : dans l’attente de vous lire, dans l’attente d’une suite favorable,
dans l’espoir d’une suite favorable sont à bannir.

Les sentiments exprimés semblent être subordonnés à une réponse favorable. Ainsi, rayer les
expressions de type votre honoré, votre bien aimé.

d) La courtoisie

La façon de dire les choses, aussi désagréables soient-elles, aide souvent à les faire accepter.

A la place des termes comme absurde, idiot, etc.

Utiliser les formules courtoises telles que :

- Il me parait regrettable
- Il me semble inopportun
- Il déplore que
- Il me semble qu’il eut été préférable de…

Le souci de courtoisie devra donc conduire à l’emploi de l’euphémisme.

e) La prudence

L’emploi fréquent du conditionnel et l’apport de plusieurs éléments de détails pour circonscrire le

cadre dont on parle sont des signes de prudence.

Ex : au lieu de : en réponse à votre lettre du mois écoulé dire : en réponse à votre lettre n°…..du…..

f) La continuité du service public.

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Le service administratif ne doit en aucune façon, sauf cas de force majeure, être interrompu dans ses
activités pour de quelconques raisons. Le principe de la continuité du service public est à l’origine des
délégations des signatures et des pouvoirs au plan de la rédaction administrative.

g) La précision

Le choix judicieux des termes à employer dans la lettre administrative est le signe de la précision. Ne
laisser subsister aucune ambigüité dans l’esprit du lecteur.

La manifestation concrète de la lettre administrative trouve son essence, sa justification dans les
différents caractères précités.

Chapitre II : La phrase administrative : ses principales caractéristiques

La phrase administrative telle qu’elle se présente non seulement dans les lettres mais aussi dans la
plupart des documents administratifs, à certaines caractéristiques formelles communes..

1. La phrase administrative est généralement longue

Deux raisons expliquent la longueur des phrases administratives.

La première de ces raisons réside dans la complexité des problèmes traités dans les documents
administratifs, problèmes qui demandent à être exposés et résolus avec exactitude. Aussi, la phrase
administrative contient-elle tous les éléments de précision de fait et de droit qu’exige la clarté d’un
exposé.

La seconde raison tient aux conséquences sociopolitiques des documents de correspondance

administrative. Il faut en effet, dans ces documents écrits de l’administration, user de toutes les
possibilités du style pour neutraliser plus ou moins la portée d’une phrase en vue, soit de ménager
l’amour propre du destinataire, soit de dissimuler dans une imprécision voulue l’incertitude de la
pensée, les aléas d’une décision ou l’insuffisance de la volonté.

Mais longueur de phrase ne signifie pas et ne doit pas entraîner l’obscurité du langage bien qu’il soit
certain que la phrase longue est d’un maniement plus délicat et qu’il importe de l’éviter chaque fois
que cela est possible.

2. La phrase administrative se plait aux tournures hypothétiques et dubitatives

Les locutions ménageant le possible et l’avenir ainsi que celles servant à expliciter des situations
sont couramment employées par l’administration. Il s’agit, dans le premier cas de figure, des
locutions telles que : au cas où ; sous réserve de ; à condition que ; dans l’hypothèse où,
éventuellement…et des formules dans le second cas de figure : compte tenu de …eu égard à ; il
est entendu que… dans ces conditions…

L’administration a des raisons profondes d’être prudente dans ses actions et formules
dubitatives auxquelles elle recourt, lesquelles expriment ce doute qui est saine prudence de
jugement.

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 Mais ce souci de prudence ne doit pas entraîner l’usage systématique d’un parapluie ou
l’utilisation abusive du conditionnel qui ne se justifie que dans les documents exposant un
problème et destiné à provoquer des instructions du supérieur hiérarchique.

3. La phrase administrative met un point d’honneur à respecter l’accord des temps quand
l’usage ne l’usage ne l’a point complètement aboli.

Il en va ainsi de l’imparfait du subjonctif à la troisième personne du singulier.

Exemple : l’auteur d’une correspondance administrative devra écrire :

- Il faudrait qu’il vînt

- Je souhaiterais qu’il comparût
4. La phrase administrative aime les tournures négatives

Trois raisons expliquent le recours fréquent de l’administration à des tournures négatives :

En effet, les tournures négatives visent d’abord à assurer le lecteur que l’administration n’a laissé au
hasard aucun aspect de la question traitée. Elles servent ensuite à aller au devant de l’attente du
lecteur (ex : je ne manquerais pas le moment venu de … ; je ne manquerais pas dès que les
circonstances le permettront de…)

Les tournures négatives servent enfin à évoquer des faits par prétérition (ex : je ne dirais pas que la
solution choisie fut la moins bonne mais je pense qu’il eut été préférable de…).

Les formules négatives les plus couramment employées sont les suivantes.

- Il n’est pas question de …

- Il n’est pas douteux que…
- Il ne dissimule pas
- Je ne sous-estime pas
- Il n’est pas besoin de souligner ou de mentionner
- Je ne manquerais pas
- Il n’ya pas lieu de
5. La phrase administrative est généralement impersonnelle et répugne l’interrogation
directe

Le sens de l’objectivité et de la neutralité qui doit caractériser l’administrateur amène souvent celui-
ci à faire usage des tournures impersonnelles qui ont l’avantage de présenter les faits comme s’ils
résultaient d’une lointaine et nécessaire nature des choses.

Exemple : le dossier a fait l’objet d’examen

- Il a été constaté

Lorsqu’elle interroge, la phrase administrative le fait indirectement soit sous une forme
impersonnelle, soit sous une forme personnelle.

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 Exemple : la question se pose de savoir si

Il s’agit de préciser comment

Il vous appartient de décider s’il ya lieu de

Je vous serai obligé de m’indiquer la suite à réserver ou l’interprétation à donner.

6. La phrase administrative se méfie du pronom indéfini ‘’on’’

Au pronom indéfini ‘’on’’, la phrase administrative préfère des expressions personnalisées telles
que :

- J’ai été saisi de…

- Il m’a été demandé…

En définitive, tout ce qui comporte des doutes doit être exprimé avec prudence et tout ce qui est
vérifié et certain, en des termes précis.

Exemple : Au lieu de : en réponse à votre lettre du mois écoulé

Dire : en réponse à votre lettre n°………….du

Chapitre III : Le vocabulaire administratif

En dépit des apparences, il n’y a pas de vocabulaire administratif spécifique. Néanmoins dans la
corbeille des mots usuels, l’administration a fait un choix des termes et formules pour en faire usage.
Une fois le choix fait, l’écrit administratif est immuable. Son choix est fait en tenant compte des
critères de l’écrit administratif.
1. Les termes usuels
Les termes et expressions usuels varient selon que le signataire de la correspondance administrative
est le supérieur ou le subordonné hiérarchique de celui qui en est le destinataire.
1.1 Termes usuels de supérieur à subordonné
a) En cas de communication d’information, le supérieur :

 informe, fait savoir, fait connaître, enjoint, signale etc.

Il emploie les expressions suivantes :

- mon attention a été appelée sur….

- Il m’a été indiqué…
- J’ai été saisi de…
- Il m’a été rendu compte…

b) En cas de reproche ou d’appel de l’attention, le supérieur :

 Fait observé, remarqué

c) En cas d’injonction, de prescription d’une ligne de conduite

 Ton autoritaire : le supérieur ordonne, prescrit, enjoint, décide.

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  Ton courtois : demande, prie de vouloir bien
1.2 Termes usuels entre pairs (personne de même rang hiérarchique)

J’ai l’honneur de vous

- Faire savoir
- Faire connaître
- Signaler
- Informer
- Envoyer
1.3 Termes usuels entre subordonné et supérieur

Expression à employer

 J’ai l’honneur de porter à votre haute, très haute (suivant le cas) connaissance…
 J’ai l’honneur de vous
- Rendre compte
- Exposer
- Proposer
- Prier de bien vouloir
- Prier d’agréer, etc.
2. Les formules selon le plan de la lettre

2.1 Formules d’introduction, se référant à un élément précédent

- Par lettre citée en référence, vous…

- Par lettre n°… en date du….

- Me référant à votre correspondance

- En réponse à votre courrier…

Formules d’introduction avec ou sans référence.

(se conférer aux précédentes formules contenues aux points 1.1 ; 1.2 ; 1.3)

2.2 Formules d’exposition et de discussion

Ex : je note, je constate, je souligne, …, je crois devoir, je ne perds pas de vue… il n’est pas
exclu, je serais amené à ….

Autres formules : je ne suis pas sans savoir, je n’ignore pas d’une part,… d’autre part, par
ailleurs…enfin, etc.

2.3 Formules de conclusion

 Formules invariables : en conclusion, en conséquence, en définitive, il paraît souhaitable…

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  Supérieur ou subordonné : vous voudriez bien prendre disposition… (soumettre à
mon approbation, soumettre à ma signature).
J’attacherai du prix au succès de cette mission.
J’attacherai le plus grand intérêt à …
 Entre pairs et de subordonné à supérieur
- Je vous prie de bien vouloir
- Je vous saurais gré de…
- Je serai reconnaissant…
- Je serai obligé de…

En somme, la phrase d ‘une lettre administrative doit être précise, un peu longue pour apporter tous
les éléments d’information, utilisant la forme indirecte de l’interrogation, le mode conditionnel, le
recours à l’euphémisme.

Chapitre IV : La typologie des correspondances administratives

Peuvent être rangés dans la typologie des correspondances administratives, les documents de
liaison, les documents d’injonction et les documents d’information.

1. Les documents de liaison : les documents de liaison sont les notes d’information, les notes
de synthèse, les notes d’instruction ainsi que le bordereau d’envoi.
1.1 La note d’information : c’est un document par lequel une administration quelconque
transmet l’essentiel d’une information soit auprès de ses services, soit à l’extérieur (autres
administrations, grand public).

En effet, il peut être utile pour la (les) personne(s) concernée (s) de trouver, de manière brève et
condensée, des informations sur un sujet qui l’ (les) intéresse.

La note d’information permet également soit de demander un avis (à un collaborateur, à un

collègue), soit de demander des instructions (à un supérieur).

Elle se doit de rester objective. Elle explique, mais ne justifie pas, ne cherche pas à convaincre. Il n’ya
pas d’argumentation à développer.

A la différence de la note de service, si elle peut informer d’une décision, elle ne donne jamais
d’ordre.

Schéma de la lettre d’information

En tête (timbre du service) Appellation de l’Etat devise

N° d’enregistrement Lieu et date

Objet : Note d’information

Ampliations Attache et signature

(S’il y’ a lieu)

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 1.2 Note d’instruction

Instruction proprement dite, ou instruction permanente émane normalement des autorités les plus
élevées, Chef de l’Etat, du Gouvernement, Ministres.

On a souvent tendance à confondre l’instruction avec la circulaire. En fait, elle s’en distingue par des
différences de degré, de portée et de présentation émanant des plus hautes autorités fixant
généralement des prescriptions relatives à l’application des textes législatifs ou réglementaires dont
elle est le complément et le prolongement, l’instruction revêt une importance particulière et un
caractère permanent : elle a une portée générale et demeure valable tant qu’elle n’a pas été abrogée
ou modifiée, elle s’impose à tous les agents de l’administration.

La jurisprudence considère généralement les instructions et circulaires comme des documents

internes à l’administration. Elle distingue toutefois les instructions et circulaires interprétatives et
celles qui, fixant les règles nouvelles, doivent être considérés comme ayant un recours pour excès de
pouvoir, ou violation de la loi.

Document de portée collective, sa diffusion est le plus souvent très large car elle intéresse aussi bien
les services centraux et les services externes.

Les instructions se rapprochent donc par ses caractères de principe, de permanence et de généralité,
des actes de pouvoir réglementaire.

Présentation

Par comparaison avec la circulaire, l’instruction apparaît comme rédigé dans un style indirect ou plus
impératif, plus concis, et plus autoritaire dans le temps, mais en même temps plus impersonnel et
objectif dans la forme qui est celui des législatifs et réglementaires.

De même, alors que la présentation de la circulaire peut présenter diverses variantes de mise en
page et de formulation, celle de l’instruction sera plus systématiquement celle des actes législatifs et
réglementaires : (Le titre, instruction permanente) suivi du N° d’ordre et des règles de référence du
service d’origine, de la date de signature et de l’énoncé de l’objet.

Instruction N° 17/PR/CAB/du 28 octobre 1980 relative à l’application de …

L’objet fait référence au texte législatif et réglementaire qui a modifié sa publication ou à la question
traitée.

Instruction N°10/PR/CAB du 23 janvier 1980 relative au contrôle de la circulation routière.

Le texte dont nous avons déjà noté les caractéristiques du style est également divisé en titres et
sous-titres qui en améliorent la clarté.

L’instruction ne comporte normalement pas de suscription, ce qui renforce son caractère général.

La date est reprise sous le texte et au dessus de la signature avec la formule : «Fait à…, le…»

Comme les actes réglementaires et législatifs, l’instruction est parfois publiée au journal officiel sous
le timbre du ministère intéressé, ce qui renforce encore le rapprochement avec les actes
réglementaires.
13
 1.3 La note de synthèse

I. Définition

C’est un document clair, précis, concis, cohérent rédigé à partir d’informations obtenus dans des
documents de natures différentes et parfois contradictoires.

Un document de synthèse n’est pas un recueil de commentaires ; il est autant que faire se peut
objectif et ne comporte de ce fait ni jugement, ni évaluation, ni critique sur le contenu qu’il présente.

Il doit donc rapporter telles qu’elles ces informations, en respectant la diversité des options telles
qu’elles ont été exprimées.

II. Méthodologie

La lecture globale du dossier

Avant d’effectuer quelque travail que ce soit sur les documents, il est essentiel d’en avoir une
connaissance globale (intégrale). Pour savoir quels types d’information on a à sa disposition, on doit
s’attacher aux titres, aux sous-titres, aux tableaux, parcourir rapidement les textes.

La première ébauche du plan de synthèse

Cette première lecture globale peut donner les grands axes correspondant aux informations
obtenues et utiles.

De là, on peut obtenir si cela est possible un plan dans lequel on classera les informations
pertinentes.

La mise en évidence des informations pertinentes

Ce sont elles que l’on pense devoir faire apparaître dans le document de synthèse.

Il s’agit d’opérer la sélection des informations selon la méthode suivante. Après avoir acquis une
vision globale des textes du dossier par une lecture rapide, il faut décortiquer les textes l’un après
l’autre. Concrètement cela consiste en une mise en évidence graphique des phrases-clés, tableaux
significatifs : on pourra souligner, entourer, colorer les éléments que l’on désire retenir.
Parallèlement, il est utile de noter, dès que l’on lit, en marge ou sur dos du document, un rappel de
différents types d’information qu’il contient. Cela permettra au moment de la synthèse finale, de
rechercher au bon endroit les informations, sans avoir besoin de relire la totalité du document.

Rédaction finale de la note de synthèse

Possédant maintenant une connaissance approfondie du dossier, il reste à décider du plan final qui
peut être très différent de l’initial et à rédiger des parties nourries des informations retenues.

Une note de synthèse peut parfaitement être présentée sous forme de liste d’informations reclassée
sans qu’il soit nécessaire de rédiger toutes les phrases.
14
Rédaction finale de la note de synthèse

Il est fréquent que l’on confonde note de synthèse et rapport. Ce sont deux documents différents.

En effet, si le rapport nécessite de faire la synthèse d’un dossier, il complète cet aspect purement
objectif par une proposition d’action qui aura été analysée, justifiée argumentée. Alors que la note
de synthèse ne fait que décrire la situation.

1.3 La lettre de transmission

Entre les services on n’envoie généralement pas une lettre de transmission mais on envoie les
bordereaux beaucoup plus expéditifs.

Cependant, lorsqu’on adresse un document à une haute personnalité, ou à une personne étrangère à
l’administration, la lettre de transmission doit être préférée au bordereau ; la transmission peut-être
fait ‘’ pour attribution’’.

- « pour information»
- «pour avis»
- «pour compétence» ou pour solliciter des instructions.

Ex : j’ai l’honneur de vous transmettre ci-joint, le rapport de mission pour information.

On utilisera également la lettre de transmission entre services lorsque le document transmis appelle
un commentaire et des annotations explicatifs importants. Toutefois, dans la plupart des cas la lettre
de transmission sera une lettre à forme personnelle et l’on utilisera le bordereau pour les envois
entre services.

2 Le bordereau d’envoi

On l’appelle encore bordereau de transmission. Il s’agit d’un document sommaire dans sa rédaction
utilisée pour la transmission des pièces de service à service.

Chaque fois que cette transmission n’implique pas de commentaire qui justifierait la rédaction d’une
lettre. Chaque fois aussi qu’en raison du rang hiérarchique du destinataire, la forme déférente de la
lettre ne s’impose pas.

On distingue 2 sortes de bordereaux :

- Le bordereau d’envoi entre services

- Le bordereau interne au service

Il comporte généralement les éléments suivants :

L’en-tête du service expéditeur (timbre du service, désignation de l’Etat et devise, N°

d’enregistrement).

- La date, le lieu d’expédition

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 - Le titre du document : bordereau d’envoi ou de transmission au milieu de la page.
- Accompagné à droite et en dessous de la préposition à définissant la place de la suscription.
- En dessous un cadre divisé en colonnes occupe le reste de la page

Ex :

MENESR RCA
DIRCAB UDT
N°/MENESR/DIRCAB Bangui, le

BORDEREAU D’ENVOI
A
MJSAC

Désignation des documents Nombre de pièces Observation

Dossiers des athlètes 04 Pour compétences
sélectionnés à l’UB.

Signature

NB : Le bordereau prend le titre de soit-transmis pour les transmissions au sein d’une même
administration, il s’emploie normalement du supérieur au subordonné pour transmettre avec les
pièces, les instructions relatives à leur traitement. L’envoi d’un soit-transmis du subordonnée au
supérieur ou pour des transmissions à des services relevant d’une autre administration est
déconseillé.

3 Les documents d’injonction

Ce sont les notes circulaires et les notes de service.

3.1 La circulaire

C’est un document hiérarchique à destination collective qui part des chefs supérieurs vers les
autorités ou services subalternes.

Un même document, note ou lettre peut-être adressé individuellement, à plusieurs destinataires,

permettant à une information de ‘’circuler’’. Ce document est appelé circulaire.

La circulaire présente les caractéristiques que nous avons étudiées pour la note d’information. Elle
pose toutefois une question due à la multiplicité des destinataires.

Le texte doit-être conçu de telle sorte qu’il s’adresse à la fois à tous les lecteurs et à chacun en
particulier. A l’intérieur d’un même service ou d’une même structure administrative on parle de note
circulaire, à l’intérieur de 2 structures administratives différentes, il s’agit de la lettre circulaire.

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3.1.1. La circulaire administrative

C’est un document d’information qui circule entre deux administrations (lettre, circulaire) ou
l’intérieur d’une même administration (note circulaire). Elle n’est pas destinée au public.

Sa fonction est d’aider à l’application des textes officiels. La circulaire administrative fait partie des
textes réglementaires (décrets, arrêtés, circulaires interprétatives).

La rédaction va donc procéder selon la démarche suivante :

1) Informer sur les dispositions légales (contenu de la loi, de l’arrêté etc.)

2) Décrire toutes les modalités d’application qui permettent au texte officiel de devenir effectif.
- La loi prévoie que
- En application de l’arrêté N°… il convient de…

Si l’on juge nécessaire d’avoir recours à des circulaires interprétatives au lieu de transmettre
purement et simplement le document original, c’est que ce dernier ne serait pas compris dans sa
totalité par les destinataires.

C’est pourquoi une des fonctions de la circulaire est de clarifier le texte juridique et de mettre son
contenu à la portée de ceux qui vont en assurer l’application.

Pour répondre à cet objectif, il convient d’adopter la démarche suivante :

1°) analyse du texte avec mise en évidence des points d’information à retenir.

Cette étude approfondie de texte doit permettre de repérer 2 types d’information : quelles
innovations ou modification le texte de loi introduit il ? Quelles modalités d’application préconise-t-
il ?

2°) Rédaction de document en respectant les règles suivantes.

2.1 Mentions obligatoires

- Indication de l’administration responsable de la diffusion du document et du bureau qui
écrit.
- L’objet de la circulaire
- L’énumération des textes officiels concernés
- Mention des destinataires.
2.2 Plan du document

Le plan respecte la démarche logique

- Quelles sont les dispositions légales ?

- Comment les faire appliquer ?

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Dans chacune de ces deux parties il faut présenter les éléments d’information à l’intérieur de
paragraphes. Chaque paragraphe se centre sur un point de l’information, ce qui sera rédigé en un
langage simple et non dans un langage juridique de spécialistes.

Ex :

Suscription

Le MEN

Messieurs

- Les chefs d’établissements secondaires et techniques ;

- Les IEF1 ;
- Les chefs de secteurs scolaires ;
- Les directrices et directeurs d’écoles

Circulaire N°….du ….relative à…

Objet :…

Note de la circulaire

Ampliations

(S’il y’a lieu) Attache et signature

NB : la circulaire est parfois mise en page comme une lettre et ne s’en distingue que par la mention
en suscription ou en ampliation de plusieurs destinataires au lieu d’un seul.

Elle est donc en général de portée limitée dans le temps puisqu’elle intervient, de manière
circonstancielle, pour appuyer le développement d’une action administrative.

L a circulaire a une portée plus large que la note de service. Elle rappelle les buts d’un texte,
règlement important et précise les modalités d’application, utilise le style direct (je, vous).

3.2 La note de service

3.3 .1 Définition

C’est un document bref, qui peut être affiché sur un panneau prévu à cet effet, et son but est
d’informer tout ou partie du personnel d’une administration à propos d’une disposition officielle.

Elle a pour finalité de transmettre des informations, des consignes consécutives à des décisions ou à
des modifications intervenues récemment.

C’est un document officiel en ce sens qu’il est authentifié par la mention et la signature du
responsable qui l’a fait rédiger et afficher.

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La note de service peut-être prise aux différents niveaux de la hiérarchie par chaque supérieur à
l’attention de ses propres subordonnés.

Les notes de service peuvent être créatrices de tension ou d’apaisement, peuvent déclencher
incompréhension, protection ou adhésions sans que l’on sache toujours pourquoi ; en dehors des
choses dites, les notes ont pu blesser ou tranquilliser, imposer ou expliquer.

3.3.2 Les rubriques obligatoires de la note de service

- Timbre du service suivi du N° d’inscription (à droite, en haut)

- La date d’émission de la note

- Le nom du service ou le titre de la personne responsable de la diffusion de l’information (D.G, Chef

du personnel, etc.)

- La mention des destinataires : personnes, services, groupes concernés par l’information ou

suscription ou en ampliation.

Ex : A l’ intention de tout le personnel

Aux utilisateurs de la bibliothèque

- Le titre résume l’objet de la note exprimée en style administratif

Ex : objet : retard de versement de salaire

- Les informations à transmettre

- Le nom et la signature de la personne qui porte la responsabilité de la note. Ceci permet
d’authentifier la note et retrouver, en cas d’erreur ou de litige, la source d’information.

3.3.3 Le style de la note de service

La note de service doit être précise, claire, explicative pour être opérationnelle.

3.3.3.1. La précision : elle consiste en la mention de toutes les informations nécessaires à l’action
dates, délais, lieu, référence, personnes concernées.

3.3.3.2- La clarté

Qui dépend du vocabulaire et de la construction des phrases. Le vocabulaire choisi doit-être

accessible aux destinataires. Quant à la construction des phrases elle permet la clarté de
l’information.

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3.3.3.3 Une invitation à l’action

Le contenu de la note de service étant dans certains cas, de transmettre des consignes ou des ordres,
il convient de les justifier auprès des destinataires, c'est-à-dire d’expliquer pourquoi on leur demande
d’avoir tel ou tel comportement.

Même si le contenu de la note de service est impératif, le ton doit-être celui de la netteté, non de
l’autorité : la phrase doit éviter l’allure péremptoire qui heurterait le destinataire. Utiliser de
préférence des formules du genre ‘’ vous êtes priés de…’’ ‘’vous êtes invités à …’’ plutôt que ‘’ vous
devez’’, ‘’ vous êtes obligés de’’.

NB : Les instructions de la note de service resteront applicables tant que leur objet subsiste ou
jusqu’à ce qu’une nouvelle note de service vienne les abroger.

Toutes ces notes ont ceci de commun avec la lettre administrative, pas de formule, d’appel ou de
courtoisie.

A ces différentes notes on peut ajouter la note de présentation qui accompagne un rapport, un
dossier etc. et la note verbale qui est du ressort diplomatique.

1.4: Les documents d’information

1.4.1 Le compte rendu

Le compte rendu est un document descriptif d’usage très courant dans l’administration et destiné,
comme son nom l’indique, à rendre compte au supérieur hiérarchique soit de l’accomplissement
d’une mission, soit du déroulement des faits que le rédacteur a pu constater ou vivre.

La relation des activités accomplies ou des faits vécus doit-être objective (c’est-à-dire sans parti ou
conclusion personnelle), précise, détaillée et complète afin que le compte rendu ainsi établi puisse
constituer sur le sujet traité en document d’information objectif et complet.

Le compte-rendu sert à la fois de mémoire individuel et collectif. En effet, il permet à celui qui était
présent de se souvenir de ce qui a été dit, arrêté et à des antagonistes de se mettre d’accord sur
leurs différends, leurs désaccords.

Il existe deux catégories de compte rendu :

- Les comptes-rendus hiérarchiques : qui comprennent les comptes-rendus d’activités, de

mission, et les comptes-rendus d’accidents.
- Les comptes-rendus de réunions : qui se décomposent en compte-rendu intégral ou in
extenso et compte rendu analytique.

I- Les comptes-rendus hiérarchiques

Le compte rendu hiérarchique est établi soit sur un ordre de celui qui en sera le destinataire, soit
sur propre initiative du rédacteur en vue de relater de façon objective, détaillée, précise et
complète un mouvement ou de faire le point d’une situation avec les mêmes impératifs
d’objectivité et de précision.

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 Ainsi, en va-t-il des comptes-rendus d’activités, de mission et d’accident.

.1. Le compte-rendu d’activité

Il se borne à relater de façon chronologique l’activité d’un agent ou d’un service durant une
période donnée (un mois, un trimestre, un semestre, une année etc.)

1.2 Le compte-rendu de mission

Il sert à rendre compte de façon chronologique du déroulement de toute mission particulière telle
une tournée d’inspection, de prise de contact avec les populations ou d’information sur l’état
d’avancement de certains travaux.

3.4 Le compte-rendu d’accident

Il est destiné à rendre compte des circonstances dans lesquelles s’est produit un accident soit de
personne, soit de véhicules, soit de machines outils en usage dans le service afin d’aider à la
détermination des responsabilités et des liens de causalité avec le service concerné.

Plus encore que les autres types de compte-rendu, la précision doit-être de rigueur dans la relation
des circonstances de l’accident.

Dans sa représentation, le compte-rendu d’accident ne diffère pas des autres comptes-rendus

hiérarchiques. Mais dans son contenu, il devra comporter obligatoirement les mentions ci-après :

1. En cas d’accident de personne : Identité complète de la ou des victimes âge et profession.

- Circonstance détaillée de l’accident (date, heure, lieu) et relation de celui.
- Conséquences de l’accident (blessures apparentes, fractures, premiers soins donnés)
- Identité et adresse complète des éventuels témoins
2. En cas d’accident de véhicule
- Identification de véhicule et des pièces administratives de bord
- Identité des chauffeurs et des propriétaires
- Circonstances de date, heure et relation de l’accident au besoin accompagné de croquis côté
de la position des véhicules
- Inventaire des dégâts apparents
- Identité et adresse des éventuels témoins
- Mention du constat de police s’il a été établi
3. En cas d’accident de machine
- Identification de la machine
- Identité du ou des opérateurs de la machine au moment de l’accident.
- Circonstances et relation de l’accident
- Nature et étendue des dégâts.
- Durée prévisible d’immobilisation de la machine.
- Mesure prise pour sa réparation ou son remplacement.

21
II- Les comptes-rendus de réunion

Les multiples problèmes dont traite l’administration présentent parfois des aspects complexes et
nécessitent, pour être résolu, l’organisation des réunions de travail au cours desquelles diverses
expertises sont mises en contribution. Pour conserver de ces réunions des traces écrites, il est établi
des comptes-rendus abusivement appelés procès verbaux (1) dans l’administration centrafricaine.

NB : Dans tous les cas, le compte-rendu est nécessairement signé du rédacteur, et dans les cas
d’accident de véhicules, par toutes les parties en causes, si possible. Tous les exemples de compte-
rendu figurent en annexe.

(1) Etymologiquement un procès verbal est un document établi par un agent assermenté
(officier de police judiciaire, greffier, magistrat etc. pour ne citer que ces exemples pris dans
les professions judiciaires).
a) Présentation formelle du compte-rendu de réunion

Le compte-rendu de réunion comporte dans sa présentation les principales mentions d’une lettre
administrative : timbre, nom du pays suivi de la devise, objet, date, signature et nom propre du
signataire. Toutefois le lieu et la date sont disposés différemment (voir en annexe).

1- Structure du compte-rendu de réunion

Cinq (5) éléments forment la structure du compte-rendu de réunion

Le premier élément : consiste à situer dans le temps et l’espace la réunion.

Exemple : Le 13 avril 1994 dans la salle de conférence du secrétariat général du gouvernement s’est
tenue la réunion du Comité nationale des fêtes.

Le deuxième élément : est la mention de la liste des participants.

Sur ce point, il y’a lieu de préciser qu’en plus de présents, mention doit-être faite des absents pour
au moins deux raisons.

La première raison : tient au fait qu’un responsable de service est convié à une réunion de travail ce
n’est pas seulement pour apporter son expertise et sa contribution à la résolution de problèmes
inscrits à l’ordre du jour, c’est aussi et surtout parce que les problèmes débattus intéressent plus ou
moins directement son domaine de compétence c’est-à-dire que les solutions retenues peuvent
avoir des interférences sur ce domaine de compétence.

Ainsi donc, le responsable invité à la réunion et qui s’abstient d’y participer ne peut invoquer l’excuse
de son absence pour ne pas appliquer la décision adoptée régulièrement lors de la réunion. Une telle
absence peut donc avoir des fâcheuses conséquences sur le fonctionnement du service de ce
responsable.

La seconde raison : tient dans la nécessité de distinguer entre les absents, ceux qui ont la courtoisie
de s’excuser et ceux qui ne l’ont pas fait. Par rapport au 1er groupe, une demande de réexamen de la
décision arrêtée lors de la réunion peut-être reçue favorablement tandis que pour le second groupe
il ne pourra en être question.

22
Le troisième élément : qui forme la trame du compte-rendu de réunion est l’indication de l’ordre du
jour.

Exemple : étaient inscrits à l’ordre du jour.

Le quatrième élément : de la structure est lorsqu’il s’agit de réunion statutaire, d’indiquer si le

quorum est atteint ou pas. Le quorum est le nombre minimum requis de participants pour qu’une
décision puisse être considérée comme valablement prise afin de produire tous ses effets de droit.

Le cinquième élément : est la mention d’ouverture de l’heure de la réunion.

Le sixième élément : qui constitue la substance même du compte-rendu de réunion est la relation du
déroulement de la réunion.

A la différence des 5 premiers éléments dont la mention est faite dans un temps passé, la
relation du déroulement de la réunion se fait au présent de l’indicatif pour garder à la réunion
toute son actualité à quelque moment où on prend connaissance.

Lorsque l’on choisit de faire un compte rendu analytique les interventions des uns et des autres
doivent être rapportées en les résumant et en retenant que l’essentiel.

Exemple : M.X considère pour sa part que…

Lorsqu’il s’agit d’un compte-rendu intégral ou extenso, forme que l’on choisit en raison de
l’importance des assises, les propos des intervenants doivent être rapportés intégralement.

Exemple : M.X : ‘’ Je considère que le problème qui vous occupe aujourd’hui est un problème
important. Ce problème à mes yeux présente deux aspects.

Le septième élément : est la mention de l’heure de la levée de séance ;

Le huitième et dernier élément : est l’indication du ou des noms des avis du compte-rendu. A cet
effet, deux formules sont possibles : la première est de faire figurer tous les participants avec leur
signature ; la deuxième consiste à ne faire signer le document que par le président et le secrétaire de
séance, le Président signant au bas du document à droite et le secrétaire à gauche.

LE RAPPORT

Le rapport est un document écrit de taille variable, dont la fonction est de proposer une action à
partir de l’étude d’un problème ou de l’analyse d’une situation.

A la différence du compte-rendu qui s’en tient à la présentation simple d’une réalité (réunion, visite),
le rapport s’appuie sur la réalité pour dégager les informations pertinentes et aboutir à un avis
motivé qui préparera l’action du destinataire. En ce sens, on pourrait dire que celui, qui rédige un
rapport ressemble à un expert qui, ayant étudié une question plus que d’autres, est capable de la
décrire avec une certaine distance reflétant des points de vue.

Compte tenu de la nécessité d’analyse des faits en vue de l’action, l’élaboration du rapport comporte
plusieurs phases aboutissant à une synthèse.

23
 I- Collecte des informations

Il s’agit de réunir mes informations qui permettront de préciser la situation, de cerner les problèmes
et de dégager les possibilités d’action.

Les sources d’informations sont multiples :

- Expérience et compétence personnelles : le rapporteur peut avoir à étudier une question qui
relève de sa spécialité et disposer de ce fait d’une ‘’documentation intérieure’’.
- Observation directe de la réalité (visite, observations etc.)
- Recueil de témoignages. Enquêtes par questionnaire, interview,
- Compilations des documents.

II- Sélection des faits et arguments pertinents :

Faire un tri dans la masse des informations recueillies afin de ne retenir que les éléments significatifs
par rapport au cas que l’on traite.

Pour cette première partie du rapport, la démarche devrait-être la suivante :

1- Recherche des faits ‘’tous azimuts’’, quels que soient son hypothèse et son avis de départ ;
2- Sélection des faits qui paraissent les plus significatifs ;
3- Développement de l’argumentation pour aboutir à une proposition d’action.

On pourrait aboutir à une schématisation suivante :

1- Les faits suggèrent un avis

2- Un avis s’appuie sur les faits.

Le rapporteur doit-être comme un juge de tribunal dont l’avis se dégagera progressivement de

l’analyse des faits.

III- Rédaction du rapport

C’est la troisième partie du rapport. Elle comporte :

- Les parties introductives (en-têtes, nomenclature, sommaire), le préambule. Le préambule

est un rappel du contexte qui a provoqué la commande du rapport. Il peut-être présenté à
part, sous forme de lettre, ou être inclus en tête du rapport. Il ne peut pas, dans cette partie,
annoncer le résultat auquel le rapport aboutit ;
- La présentation des faits ou situation : il s’agit, dans cette partie initiale qui représente le
démarrage du rapport, de présenter le plus objectivement possible la situation qui a
occasionné la rédaction du rapport.

L’information donnée ici doit permettre de cerner avec précision le (s) problème (s) à traiter, avant
d’entrer dans une démarche analytique, explicative ou interprétative. Cela peut correspondre à la
question de départ : de quoi s’agit-il ? Que s’est-il passé ? De qui s’agit-il ? Qu’attend-on de ce
rapport ? A quelle (s) question (s) apportera-t-on des réponses ?
24
Cette présentation des faits doit tenir compte des informations dont dispose déjà le destinataire ;

L’analyse de la situation ou diagnostic : cette partie consiste en une analyse et une interprétation des
faits.

Il s’agit de donner un avis personnel, justifié et argumenté à partir des informations recensées, les
causes possibles, les conséquences possibles, etc.

Les éléments d’analyse seront classés d’une façon claire et significative. Il peut-être préférable de
commencer par présenter les idées moins importantes pour celles qui vous semblent être les points
forts auxquels vous voulez sensibiliser votre lecteur. D’autant que ceux-ci vont justifier la (ou les)
solution (s) ou proposition (s) d’action que vous allez choisir ;

- Le rappel de contraintes : rappeler les contraintes avant de passer à l’énoncé de solutions,

c’est se garantir contre les propositions inutiles-voire impossibles ;
- Les solutions possibles à la proposition d’action : c’est l’avis personnel du rapporteur qu’il
présente et justifie. C’est l’action que le rapporteur va conseiller au destinataire à travers les
propositions de diverses solutions possibles.

LE PROCES-VERBAL

Le procès-verbal est un document écrit. Au sens normal du terme, il se définit comme étant la
relation par un agent de l’activité de ce qu’il a fait, vu ou entendu dans l’exercice de ses fonctions.

C’est donc un compte-rendu, mais un compte rendu très particulier en ce sens que, destiné à faire foi
jusqu’à l’administration de la preuve contraire ; il ne peut être établi que par des agents habiletés à
cet effet (agents assermentés).

La reprise du terme « procès-verbal » par l’administration, dans un sens extensif a pour intention de
donner plus de poids au compte-rendu et d’en faire une version définitive des faits relatés, à l’abri de
la contestation des parties éventuellement concernées .D’où une procédure normalement
contradictoire qui se traduit par la signature des autres parties et non du rédacteur seul.

On distingue :

-le procès-verbal proprement dit ou procès-verbal judiciaire ;

-le procès-verbal administratif ;

-le procès-verbal de réunion.

Le procès-verbal judiciaire
C’est le seul qui correspond à la définition du procès-verbal. Acte authentique destiné à servir de
preuve, ce procès-verbal ne peut être établi que par un agent commissionné par les autorités
judiciaires, à la demande de ces autorités ou des autorités administratives (magistrats instructeurs,
commissaires de police, officiers de police judiciaire, gendarmes) et autres fonctionnaires
assermentés appartenant à certains corps particuliers (Eaux et forêts, douanes, gardes, etc.).

25
 Le procès-verbal peut être rédigé sur papier libre ou sur formulaire imprimé. Il doit comporter
toutes les mentions d’identification utiles et le titre procès-verbal suivi de sa qualification. Il
commence par l’indication de la date en toutes lettres suivie de l’heure :ex L'an mille neuf cent
soixante-dix-huit et le vingt cinq janvier à quinze heures trente…

Le texte du procès-verbal suit, rédigé à la première personne du pluriel (pluriel de modestie et non
de majesté). L’agent verbalisateur décline son nom et qualité, la nature, l’origine et l’étendue du
pouvoir en vertu duquel il agit ainsi que le cadre de son intervention.

Ex (date) nous, X gendarme de la brigade de …agissant en vertu d’une réquisition de M. le Sous-

préfet de …, nous sommes rendus au village de… pour y entendre M. planteur domicilié dans le dit
village, lequel nous a déclaré ce qui suit…

Suivent donc les propos entendus, les constatations des faits, les opérations accomplies avec
mention de l’identité et de l’adresse des personnes mises en cause ou entendues et des témoins
cités, avec clarté, précision, complétude, objectivité, sans aucune interprétation, sans aucune
appréciation personnelle.

La formule clausulaire revêt un formalisme archaïsant : En foi de quoi, nous avons établi le procès-
verbal et signé avec les témoins, après en avoir donné lecture à ceux-ci.

Si le déclarant ou le témoin ne sait pas signer ou refuse de signer, en faire mention dans la formule
finale : lecture faite, persiste et déclare ne pas savoir signer, ou refuse de signer.

La date sera reprise avant les signatures dans la présentation suivante : Fait à….le…..

Le procès-verbal administratif

C’est un procès-verbal dressé par un agent de l’administration à l’occasion de certains événements

ou de circonstances particulières (examens et concours, passations de services, compte –rendus de
comptable, etc.)

Les principaux services émetteurs de procès-verbaux administratifs sont les finances, l’inspection du
travail, le contrôle des prix, des domaines, etc., à l’occasion des saisies, des ventes, des inspections…

Il sera rédigé à la première personne du singulier : je soussigné…. Et généralement sur formulaires

imprimés.

La présentation est presqu’identique à celle du P.V. judiciaire.

Le procès-verbal de réunion

Le PV de réunion n’est établi que pour servir de relation officielle afin d’éviter la pluralité des
comptes-rendus. Il est établi par ailleurs lorsque la réunion est assortie de conditions de forme et de
procédures particulières propres à renforcer son autorité.

Ce procès-verbal est rédigé lorsque des décisions importantes sont prises afin de leur donner une
forme définitive (assemblées et commissions institutionnalisées). A l’occasion, ce procès-verbal est
adopté. Sa présentation tient un peu de celles du procès-verbal et du compte-rendu.

26
A la différence du compte-rendu qui n’est signé que de son rédacteur, le procès-verbal doit
obligatoirement être signé par le président de séance. La signature du président est plus importante
que celle du secrétaire, qui n’est pas indispensable bien qu’utile.

Parfois, la signature de tous les membres de l’assemblée ou de la commission est requise ou tout au
moins de ceux d’entre eux qui ont des fonctions particulières (vice-président, secrétaire général ou
rapporteur, etc.).

LE RAPPORT DE STAGE

Chapitre I : Généralités
Il est, en particulier, fréquent dans le cadre des formations professionnelles supérieures, lorsque les
étudiants ont effectué des stages ou ont déjà exercé une activité professionnelle. Il met l’accent sur
la présentation d’une expérience, son analyse, souvent, il débouche sur l’élaboration de propositions
permettant de poursuivre, voire de réorienter des actions.
Faut-il préciser que ces trois types de mémoires sont légitimes, qu’ils ont leur propre logique interne
et qu’ils peuvent constituer d’excellents lieux de formation (dans cette perspective, ils ont tous des
avantages et des limites).Le rapport de stage est un document personnalisé qui rend compte de
votre expérience lors du stage en entreprise.
Il est fréquent que l’on confonde les différents types de rapports. Si le rapport de stage partage des
similitudes avec les autres rapports (inspection, mission disciplinaire, périodique, de présentation),
notamment dans leur présentation avec les trois (3) parties (introduction, développement,
conclusion), la ressemblance s’arrête à ce niveau. Le rapport de stage ou rapport d’étude se
différencie des autres rapports par son volume, sa densité de par la complexité du sujet traité. Ce
rapport qui jouit d’une certaine ampleur présente un plan plus charpenté, et sous-titré, résultat de
l’étude approfondie d’une question complexe, faisant la preuve que le rédacteur a dominé son sujet.
Le rapport d’étude présente les résultats d’un travail de recherche ou de réflexion sur une question
précise étudiée par le rédacteur. C’est la forme de rapport plus élaboré, qui peut porter sur les
questions les plus diverses : évolution démographique d’une région, opération de lutte contre la
sécheresse, campagne de reboisement, etc. Ce genre de rapport suppose de la part de son auteur
une étude approfondie de la question traitée. L’exposé devra montrer la parfaite connaissance du
sujet. Il sera émaillé de commentaires, dégagera les éléments significatifs, formulera des
propositions ou des suggestions.
Aussi, convient-il de ne pas confondre le rapport d’étude et le mémoire.
Le mémoire est un écrit de fond, une étude portant non plus sur des faits ou des événements
circonstanciels mais sur une question plus large ou un enchaînement de faits ou d’éléments dont on
fait une étude complète. Le mémoire se distingue du rapport de stage ou d’étude « en ce sens qu’il
présente un caractère plus intellectuel, plus scientifique et moins empirique. Il constitue un travail de
réflexion beaucoup plus large. » (Gandouin et Roussignol, 1979 :146)
La préparation du mémoire sera donc plus longue et minutieuse ; il sera rédigé dans un style moins
cursif que le rapport. A la différence du rapport, le mémoire peut être l’œuvre de personnes
étrangères à l’administration.

Le stage est considéré comme une étape décisive de la formation. Le stage devra donc mettre en
avant ce que l’on a appris (savoirs et savoir – faire). Voici quelques astuces pour aider à organiser les
idées.

1.1 Tenir un journal de bord pendant le stage

Tenir un journal de bord pendant le stage permet de lister les travaux qu’on réalise dans l’entreprise.
Les notes de ce journal peuvent être reportées au besoin dans le rapport, ce qui permet ainsi de
gagner du temps sur la rédaction. A ce titre, les informations doivent être précises.

27
1.2 Longueur du rapport

En moyenne, un rapport de stage tient sur une trentaine de pages. Pour un stage court (15 jours à un
mois), une quinzaine de pages suffit. Le nombre de pages en général est fonction de la densité du
sujet traité : il peut aller de 30 à 80 pages parfois. L’institution de formation peut l’exiger parfois.

1.3 Plan du rapport

Il n’existe pas de plan standard. Ce plan doit comporter les éléments suivants : une introduction – les
parties du rapport (2 ou 3 pas plus) et une conclusion.
Avant l’introduction, le rapport peut comporter une page dédicace, une page des remerciements,
une page pour les abréviations, les acronymes si possible.

1.3.1 La page dédicace

1.3.2 Le mot « dédicace » vient du latin dedicatio qui signifie consécration. C’est la formule par
laquelle un auteur fait hommage de son livre à quelqu’un (e).

C’est l’hommage qu’un auteur fait de son œuvre à quelqu’un (e) en le (la) lui dédiant par une
mention imprimée en tête de livre.

C’est aussi une formule qu’une personnalité, en particulier un artiste, un auteur, écrit sur une photo,
un ouvrage, etc. qu’elle offre à des admirateurs la dédicace est la consécration d’un édifice destiné
au culte ; c’est aussi la fête annuelle en mémoire de la consécration d’une église.

De ce mot découlent deux verbes dédier et dédicacer. Dédier, du latin dédicace, consacrer.
Consacrer un objet au culte sous une invocation spéciale : dédier un autel à la vierge. Mettre un livre,
une œuvre d’art sous le patronage de quelqu’un (e) ; le (la) lui offrir en hommage : dédier son
mémoire à son partenaire. Faire hommage de quelque chose à quelqu’un, le lui destiner ; offrir :
dédier une pensée à quelqu’un.

De toutes les définitions fournies la dédicace renvoie à la singularité. On ne peut dédier ou dédicacer
quelque chose qu’à une seule personne et non à plusieurs.
A défaut trouver des termes englobant pour évoquer l’idée du pluriel : par exemple à mes parents
géniteurs. Une seconde remarque : le texte en lui-même étant une dédicace, il est superfétatoire
d’encombrer le titre avec le mot « dédicace ». Dans ce cas l’écriture du texte suffit, sans le titre.

1.2.3 La page « remerciements »

En ce qui concerne les remerciements, c’est souvent une tâche fort agréable. Authenticité et
discrétion sont des clés pour la rédaction de ce texte. Quels que soient leurs mérites, ne pas lancer
trop de fleurs à ceux qui n’ont fait que leur devoir professionnel.
Les remerciements peuvent faire l’objet d’une section individuelle tout comme ils peuvent être
intégrés à l’avant propos. Ce dernier (avant-propos) ne doit pas être confondu avec l’introduction. Il
s’agit d’un discours préliminaire qui permet à l’auteur d’exposer les raisons qui l’ont amené à étudier
le sujet choisi, le but qu’il veut atteindre, ainsi que les possibilités et les limites de son travail. Les
remerciements présentés en interligne un et demi ne doit pas dépasser une page. Pour le rapport, il
est conseillé d’en faire une section distincte.

1.3.3. La liste des sigles et acronymes

Il est préférable de fournir la signification des divers assemblages de lettres afin de permettre au
lecteur d’en connaître la signification.
Les sigles et acronymes sont présentés sur des listes par ordre alphabétique avec les définitions
correspondantes. Inutile de mettre des acronymes apparaissant comme des évidences, connus de
tout le monde (exemple RCA).
28
Toutes ces différentes parties constituent ce qu’il convient d’appeler l’emballage du rapport. Elles
font l’objet d’une numérotation spécifique (soit en chiffres romains, soit en italique : i, ii iii). A cela
s’ajoutent la page de couverture, la page titre et une page vierge constituant la page de garde. Une
page sommaire peut précéder l’introduction.
Elle aussi fait l’objet d’une numérotation spécifique (iii,IV). C’est la vitrine du rapport. Il reflète le
contenu et permet d’apprécier la globalité du travail. Numérotez les parties, sections, paragraphes
afin d’obtenir une bonne lisibilité. Cette page n’est pas à confondre à la table des matières, plus
enrichie, plus détaillée.

Chapitre II : Comment choisir un sujet

Faire un inventaire exhaustif des éléments entrant en jeu dans le choix du sujet d’un
mémoire relève d’une gageure. Toutefois un certain nombre de précautions sont à préconiser
lorsqu’on entreprend de choisir un sujet.
Il s’agit de :

1. Les normes et les ressources de l’institution dans le cadre

desquelles s’élabore le mémoire

Le mémoire est avant tout une exigence de l’institution de formation. Dans ces conditions,
celle-ci édicte des normes et élabore des règlements. Les normes constituent des balises à respecter
dans la présentation des mémoires ou des thèses. Ces normes peuvent porter sur la langue et
l’écriture, la présentation du texte (mise en page, pagination, abréviations, signes et symboles, etc.)

2. L’intérêt du sujet
On est rarement le premier à aborder un sujet. Choisir un sujet de mémoire, c’est choisir un
champ de recherche dans lequel il faudra séjourner longtemps. C’est s’approcher de travaux et
d’analyses avec lesquels il faudra se familiariser. Réfléchir à ce que votre sujet apporte de nouveau
dans le champ de la recherche scientifique. En un mot, éviter les sentiers battus, relever ce qui fait
plus ou moins « l’originalité » du sujet de recherche.

3. Le défaut de précipitation
Trop de personnes se précipitent sur un thème sans véritablement entrer en matière sur la
réalité de la problématique qu’elles choisissent de traiter. Un tel choix implique du temps pour
accomplir les actes qui le permettent. Dans ce sens choisir c’est se documenter, c’est prendre des
contacts, c’est réaliser un bilan intermédiaire, c’est entreprendre des démarches multiples et
diverses.
Il faudra se ménager le temps du choix. Eviter les sujets panoramiques et surtout
l’emballement. Savoir cerner le sujet, adopter une démarche scientifiquement maîtrisée.
4. Quelques règles indicatives
- Le sujet doit intéresser l’auteur et être à sa portée
- les sources doivent être acceptables et traitables. A cet effet disposer des ressources culturelles et
intellectuelles permettant un traitement convenable des matériaux indispensables à l’étude
- la méthodologie retenue doit être parfaitement maîtrisée.
Tous ces éléments constituent la base de la réflexion en vue d’un choix pertinent.

Chapitre III : Les différentes parties du rapport

3.1. L’introduction
L’introduction doit camper le contexte du stage. Elle fait l’annonce du stage (durée, lieu, secteur
économique), un bref descriptif de l’entreprise et du déroulement du stage, la problématique et les
objectifs. Il s’agit de présenter l’idée principale de la recherche, la problématique, les hypothèses, les
29
objectifs de la recherche, l’intérêt de l’étude, la méthode utilisée ainsi que les résultats attendus.
Sans entrer dans les détails on peut également mentionner l’état de la recherche sur la question, ce
qui permet d’indiquer les aspects originels du travail effectué par le candidat. Avec l’introduction
débute la pagination en chiffres arabes.

3.2. Le développement
Il est constitué des différentes parties du rapport. Ces parties peuvent contenir la description de
l’entreprise : secteur d’activité, types de services proposés, rapports à la concurrence, organisation
interne, etc. ex : si vous avez fait un stage dans le service « ressources humaines » de l’entreprise,
vous détaillerez la partie consacrée à l’organisation interne. L’autre partie peut être consacrée à la
description de vos activités : tâches réalisées, outils à votre disposition, apport de vos travaux à
l’entreprise, savoir-faire acquis. Enfin la dernière est réservée aux critiques, suggestions, propositions
de solution. Le développement peut se schématiser ainsi : exposé des faits, argumentation ou
commentaire autour des faits exposés, propositions de solutions. Ce développement sera charpenté
de façon plus ou moins apparente (parties, sous-parties) en fonction de son volume.

3.3. La conclusion
Elle constitue à la fois un résumé et un bilan du travail de recherche. Elle doit aussi indiquer les
perspectives et les autres possibilités de recherche qu’ouvre le travail réalisé.
Vous situerez ce stage dans le cadre de votre formation générale. Vous ferez la synthèse des
nouvelles compétences acquises. Il est important de mettre en valeur les bénéfices du stage dans
votre formation.

3.4. Autres éléments du rapport

3.4.1. La bibliographie

C’est l’ensemble des ouvrages consultés pour la rédaction du rapport de stage (livres, articles, etc.).
Les références y sont classées par ordre alphabétique d’auteur. Les ouvrages d’un même auteur sont
classés par ordre chronologique (du plus anciens au plus récent), et les ouvrages parus la même
année, par ordre de titre.

Une référence n’apparaît dans la liste qu’une seule fois. Dans le cas d’un ouvrage collectif dont
plusieurs auteurs sont cités à tour de rôle à divers endroits dans le texte, on mentionnera chaque
auteur cité et on fera un renvoi à la bibliographie de façon à identifier la référence complète de
l’ouvrage.
Si on décide de subdiviser la bibliographie en rubriques on inscrit avant chaque subdivision un sous-
titre précisant la nature des titres qui s’y rattachent (ouvrages généraux, ouvrages spécifiques,
articles, revues, etc.). La bibliographie est saisie à interligne simple, un interligne double sépare les
différentes rubriques bibliographie.

- Pour un ouvrage : Nom Prénom, Titre de L’ouvrage, Editeur, Lieu de publication, Année ;
- Pour un article de périodique : Nom Prénom, « Titre de l’article » Nom du périodique, date
exacte et numéro du volume, Editeur, pages du début et de la fin de l’article ;
- Pour un article publié dans un ouvrage collectif Nom Prénom, « Titre de l’article » nom de
l’ouvrage collectif, Editeur, Lieu de publication, année, pages du début et de la fin de l’article.

La bibliographie a la numérotation en chiffres arabes.

3.4.2. Les annexes

C’est l’ensemble des graphiques, tableau mentionnés dans le rapport. Les annexes sont identifiées
individuellement et le texte y réfère de façon appropriée. On identifie les appendices au moyen de

30
lettres majuscules et de chiffres arabes et on y fait référence dans le texte principal par la mention
« voir » ou « cf. ».

3.4.3. Le glossaire

Le glossaire renferme les termes techniques utilisés. Selon les exigences de l’établissement ou centre
de formation, il peut se situer en début ou à la fin du rapport.

3.4.4. La table des matières

Elle précède les annexes et est plus détaillée que la page « sommaire ». Elle constitue la dernière
numérotation en chiffres arabes du rapport ou du mémoire.

Chapitre IV : La rédaction du rapport

Avant de se lancer dans la rédaction du rapport, il y a quelques principes à observer

4.1. Les conseils de base

La mise en forme et la présentation du rapport de stage doivent faire l’objet d’une attention
particulière car ce sont deux éléments sur lesquels reposera en partie l’évaluation des examinateurs.
La présentation n’est pas accessoire ou secondaire à l’égard du travail effectué au cours du stage ou
à l’égard du contenu même du rapport. La première impression que donnera l’aspect général de
votre rapport de stage est donc très importante et il faut éviter à tout prix que cette première
impression soit négative ou repoussante.

L’objectif est tout au contraire de faire en sorte que votre rapport soit attrayant c’est – à – dire
clairement présenté, agréable à lire, soigné, aéré, illustré et surtout structuré. Les examinateurs
doivent pouvoir appréhender et comprendre rapidement votre travail et votre cheminement jusqu’à
la conclusion du rapport. Ainsi ils pourront se forger une opinion rapide de la qualité du contenu et
de la pertinence de votre travail.

Voici quelques conseils pour avoir un rapport clair et structuré : ne pas écrire sur le recto des
feuilles ; adopter une mise en page simple, rigoureux et uniforme ; construire et structurer le plan et
le rapport en numérotant et en hiérarchisant les parties et les paragraphes de façon logique et
cohérente ; faire une mise en page claire, structurée et aéré ; éviter d’espacer an maximum le travail
pour chercher à consolider le manque de contenu.

4.2 : La mise en forme

Un rapport de stage comporte en général 20 à 50 pages (hors annexes) en fonction de l’importance
et de la durée du stage. En fonction également du niveau d’étude de l’étudiant. Avoir toujours à
l’esprit qu’un travail synthétique, pertinent et intelligemment construit prévaut à un dossier trop
volumineux où le lecteur ne retrouve pas facilement le cheminement de votre réflexion. Les reliures
chauffées, collées ou agrafées sont préférées aux reliures spirales. Ici c’est question de choix, mais il
faut que la reliure soit adaptée au volume du rapport. Trop de sauts de ligne et de sauts de
paragraphe rendent la lecture difficile. Un saut de ligne correspond à l’annonce d’une nouvelle idée.
Un saut de paragraphe marque une nouvelle partie ou sous-partie. Les notes de bas de page sont
utilisées pour donner une précision (source d’une information ou d’un chiffre, référence et page d’un
ouvrage pour une citation…), apporter un commentaire personnel ou développer une idée non
indispensable. Les graphiques, schémas, tableaux ou photos viennent étayer des faits et appuyer des
hypothèses développées. Il faut en faire un usage modéré et les placer intelligemment de façon à
renforcer les idées développées. Les images doivent être claires, propres et il convient de
mentionner leur source. Utiliser une seule police de caractère (Times New Roman les titres des
parties sont en gras et en gros caractères Arial 16). Les titres des paragraphes / sous – parties sont en
gras en caractères intermédiaires Arial 13 un espace interligne de 1,5 cm suffit.
31
Que les feuilles soient paginées de façon cohérente.

4.4. Le style
Il dépend très largement des attentes académiques et de l’objectif du rapport (narratif s’il s’agit de
restituer un vécu ou démonstratif dans le cas d’une mission ou d’un travail de recherche).
D’ordinaire, il est demandé aux étudiants de rédiger leur travail dans un style soutenu et
impersonnel. Les erreurs à éviter : utilisation de jargons et autres formules argotiques, utilisation des
néologismes et anglicismes courants (e. mail, news, consommateurs, etc.), utilisation du langage
parlé ou familier – utilisation du « je », préférence est faite à nous, à il / elle beaucoup plus corrects.
Construire des phrases courtes et simples. Apporter des éléments critiques sur votre expérience en
argumentant.

4.5 : La typographie
La taille de police est généralement de 12 à 24 points pour les titres, de 12 points pour le corps du
texte et de 9 ou 10 points pour les notes de bas de page et annotations.
Il est préférable d’utiliser des polices de caractères traditionnelles faciles à lire (Arial, Times,
Helvético…) avec une interligne minimum de 1,5 point. La couleur ainsi que les effets de mise en
forme des mots (gras, soulignés, italique, etc.) doivent correspondre au même type de texte et sont à
utiliser avec parcimonie. Les guillemets et les italiques sont en général réservés aux citations. La
source (références précises de l’ouvrage et les numéros de page) doit se trouver en note en bas de
page. Attention aux renvois en bas de page! Les phrases doivent être courtes, précises et
compréhensibles (15 à 20 mots) et les paragraphes seront justifiés et non alignés à gauche. Pensez à
aérer vos pages en sautant des lignes. Une page contient généralement 35 à 45 lignes d’une
soixantaine de caractères. Au delà, elle devient péniblement lisible.

4.6 : L’usage des majuscules

L’usage veut que l’on utilise une majuscule :

- en début de phrase ;
- en début de ligne lors d’une énumération ayant en tête de ligne des signes de ponctuation
comportant un point (par exemple A. 2. III) ;
- en début de citation ;
- pour tous les noms propres de personnes, de lieux et de marques ;
- pour tous les noms d’entreprises, instituts, associations et clubs ;
- pour le nom des ministères.

4.7 : La ponctuation
Point n’est besoin de revenir sur le cours portant sur la ponctuation. Voici quelques règles simples à
respecter impérativement.

 Il n’y a pas d’espace après une parenthèse ouverte, avant une virgule, avant un point, avant
et après un tiret d’un nom composé (ex : un porte-monnaie)
 Il y a toujours un espace après un point, une virgule, le signe %, le guillemet de fermeture;
 Il n’ ya pas de point après un titre;
 Il y a un espace avant et après un guillemet d’ouverture, deux points, le point – virgule, un
point d’interrogation et d’exclamation;
 Les lettres en majuscules ne sont pas d’ordinaire accentuées;
 On ne débute jamais une ligne par un signe de ponctuation (exception faite des
énumérations).

32
4.8. La rédaction proprement dite

La synthèse est une des qualités primordiales d’un rapport de stage. La note des évaluateurs n’étant
en aucun cas proportionnelle à la taille du rapport.

Le risque actuel avec les sources d’information n’est pas la pénurie mais la surabondance
d’informations. Chaque phrase doit avoir un intérêt et être insérée dans un ensemble logique. Les
généralités ainsi que tous les passages intégralement repris qui proviennent de sources extérieures
(téléchargés, recopiés, photocopiés, etc.) doivent donc être renvoyées en annexes. Il est déconseillé
de rédiger des phrases avant d’avoir construit un plan détaillé pour organiser les idées.

Les style doit rester sobre les superlatifs, les tournures passives, les formes négatives le point
d’exclamation, certains adverbes (très, beaucoup, toujours jamais…) et certains adjectifs (incroyable,
formidable, énorme, etc.) témoignant de l’enthousiasme de l’étudiant sont à éviter. L’emploi
d’acronymes doit rester modéré et ceux-ci doivent être expliqués lors de leur premier usage ainsi
que dans une table des abréviations le cas échéant.

Hormis pendant la soutenance ou en conclusion, les jugements de valeur et les formes normatives (il
faut, nous devons…) sont à éviter et doivent dans tous les cas être accompagnés d’argumentations.
L’emploi du « je » et les récits d’expériences personnelles ne sont possibles que lors de la
soutenance.

4.9. Les marges et les espaces

Les dimensions minimales à respecter pour un document dactylographié sont de 1, 5 cm en haut,

1,275 en bas, 1, 5 cm à gauche et 0,5 cm à droite.

Cependant, la règle générale pour un document de format A4 est de définir une marge uniforme de
2,5 cm. Seule la marge à gauche peut être supérieure pour l’utilisation de la reliure.

Pour pallier aux désagréments que peuvent générer les espaces dans les logiciels de traitements de
textes (renvoi à la ligne inopportun), utiliser la fonction « espace insécable » qui empêche la
dissociation d’un mot et d’un signe de ponctuation.

4.10. La grammaire et l’orthographe

L’utilisation des correcteurs d’orthographe des outils bureautiques est bien entendu indispensable.
Cependant il faut obligatoirement relire et faire relire son rapport par des personnes extérieures qui
apporteront un regard critique sur la syntaxe et la grammaire.

Quelques fautes courantes à éviter :

- L’Etat et nom l’état

- Les Argentins et non les argentins
- L’Union européenne et non l’Union Européenne (la première lettre des substantifs (noms)
est en majuscule mais les adjectifs ne prennent pas de majuscule sauf s’ils sont placés en
début d’acronyme) ; la République centrafricaine et non Centrafricaine.
- Deuxième et non 2e, 2ème ; etc. et non etc…

33
 - Comme suite à et non suite à ;
- M. et non Mr.

Munissez – vous au minimum d’un manuel de grammaire, d’un dictionnaire et d’un dictionnaire des
synonymes lors de la rédaction de votre rapport.

Chapitre V : Recherche, méthodes, technique

Le mémoire ou le rapport, faut-il le rappeler, est une activité à caractère scientifique. La pratique
scientifique s’apprend tel est l’objectif de ce module qui se propose ici d’établir un lien entre la
recherche et l’élaboration d’un mémoire.

Un mémoire ou un rapport se construit toujours sur une activité de recherche. Le projet de conduire
une activité scientifique de recherche implique une vigilance permanente qui se conquiert et qui
s’exerce.

Qu’est – ce qui fait la scientificité d’un mémoire, d’un rapport? Umberto Eco estime qu’un mémoire
peut être considéré comme scientifique, au sens large, dans la mesure où il respecte 4 règles :

1. La recherche doit porter sur un objet reconnaissable et défini, de telle manière qu’il soit
reconnaissable par les autres ;
2. Sur un tel objet, la recherche doit dire des choses qui n’ont pas encore été dites ou le
reconsidérer dans une optique différente de ce qui a été déjà publié ;
3. La recherche doit être utile aux autres ;
4. La recherche doit fournir les éléments qui permettent de vérifier ou de falsifier les
hypothèses qu’elle présente ; en d’autres termes, elle doit fournir les éléments qui
permettent sa discussion publique.

Le chercheur doit être en perpétuelle quête de distance critique par rapport aux évidences
trompeuses pour conduire une démarche scientifique. Comme le mentionne Pierre Bourdieu, le
chercheur doit « s’imposer une polémique incessante contre les évidences aveuglantes qui
procurent à trop bon compte l’illusion du savoir immédiat et de sa richesse indépassable. »

5.1 Les pôles de la recherche

Le chercheur doit gérer une démarche qui s’articule autour de 4 pôles : épistémologique, théorique,
morphologique et technique.

Ces 4 pôles ne correspondent à des moments séparés de la recherche, mais ils figurent des aspects
particuliers d’une même démarche qui veut être scientifique. Toute recherche se développe
explicitement ou implicitement en faisant appel à ces 4 pôles très indépendants.

- Le pôle épistémologique exerce une fonction de vigilance critique. Tout au long de la

recherche, il est garant de l’objectivation. Il décide en dernière instance les règles de
production et d’explication des faits, de la compréhension et de la validité des théories.
- Le pôle théorique guide l’élaboration des hypothèses et la construction des concepts. C’est le
lieu de la formation systématique des objets scientifiques. Il propose des règles
d’interprétation des faits, de spécification de définition des solutions provisoirement
données aux problématiques.
- Le pôle morphologique énonce les règles de structuration, de formation de l’objet
scientifique, lui impose une certaine figure, un certain ordre entre ses éléments
- Le pôle technique contrôle le recueil des données, s’efforce de les constater pour pouvoir les
confronter à la théorie qui les a suscitées.

5.2. Approche méthodologique (méthode d’analyse)

34
5.2.1. – La méthode structuro – fonctionnaliste

Prend en compte les notions de structure, d’histoire, de fonctions manifestes, latentes et de

dysfonctionnement.

S’agissant de la notion de structure, cette méthode permet de comprendre la structuration

et les différents services techniques du champ d’étude, d’en connaître l’historique.

Quant aux fonctions manifestes, il s’agit d’évoquer les missions assignées à la structure.
Outre les fonctions manifestes, il y a eu de traiter également du fonctionnement du cadre de l’étude.

Cette méthode peut s’appuyer sur les techniques de collecte de données ci-dessous :

- La recherche documentaire : elle permet de collecter les informations, les données sur le
problème traité.
Le recueil des connaissances facilite la construction du cadre théorique et méthodologique
de l’étude en fixant les questions, objectifs et hypothèses de recherche documentaire
comporte les ouvrages généraux, méthodologiques et spécifiques sur le sujet traité. Elle
enrichit la bibliographie ;
- La pré-enquête : sorte d’enquête préliminaire permettant de faire la connaissance du champ
d’étude et de prendre contact avec le personnel de la structure afin d’expliquer le bien fondé
de l’étude ;
- L’observation directe : c’est l’observation faite sur le terrain, le contact direct avec les
enquêtes, les interviewés, les faits, etc. ;
- L’échantillon : consiste à tirer un effectif assez représentatif de la population – cible avec
fixation de la taille de cet échantillon ;
- Le questionnaire refermant des questions fermées, ouvertes, semi-fermées et semi –
ouvertes relatives aux objectifs recherchés ;
- Les entretiens semi – directifs, sorte de question bâtie à partir d’un protocole d’interview ou
d’entretien.
Tout ceci doit s’achever par le dépouillement l’analyse et l’interprétation des résultats, les
propositions de solutions.

5.2.2. L’étude de cas

C’est une technique qui permet aux personnes d’être confrontées à une situation
reconstituée à des fins de formulation. Elle permet des discussions et des réflexions où on applique à
une situation réelle les connaissances sur un sujet donné tout en dégageant les principes théoriques
qui en découlent. L’étude de cas aborde un problème de façon concrète.

Elle procède par les étapes suivantes :

- Présentation d’une situation caractéristique relevée lors du stage de responsabilité ;

- Analyse de cette situation : commentaires, analyse critique de cette situation ;
- Résolution du problème : solution (s) à la situation problème posée. (suggestions,
propositions d’actions…),

NB : Le cas doit être adéquat et clairement présente.

35
5.2.3 L’enquête découverte ou la résolution de problème
Ce sont des techniques fondées sur l’investigation, l’analyse et l’interprétation des données
relatives à une situation – problème. Elles permettent d’initier les étudiants aux travaux de
recherche.

Elles se caractérisent par les étapes suivantes :

- L’énoncé du problème : il s’agit, lors du stage, de reconnaitre un problème et de l’énoncer en

tûmes précis et explicites sous une forme abordable ;
- La formulation des hypothèses ; il est question ici de formuler des hypothèses (2 ou 3) à
partir du problème énoncé. L’hypothèse est une proposition provisoire résultant d’une
observation et que l’on soumet au contrôle, à l’expérience ou que l’on sacrifie par
déduction ;
- La collecte des données à partir de questionnaire d’enquête, d’observation directe, guides
d’interview (ou d’entretien), de la vérification des hypothèses ou confronte ici les données
recueillies et analysées avec les hypothèses formulées pour confirmation, infirmation ou
nuancement ;
- La généralisation et la conclusion : lorsque les hypothèses sont vérifiées et acceptées, ou tire
les conclusions qui s’imposent.

La seule différence entre l’enquête – découverte et la résolution des problèmes c’est que la
première nécessite une enquête sur le terrain alors que la seconde peut s’effectuer uniquement sur
la recherche documentaire, sans descente sur le terrain.

Chapitre VI : La relation avec le Directeur de mémoire

61. Les enjeux

Le mémoire étant un acte d’apprentissage, il est souhaitable d’être guidé dans le travail par une
personne qui est en mesure de mettre à disposition ses compétences et son expérience.

Le choix du Directeur de mémoire est un acte important ; une part notable de la réussite peut en
dépendre.

6.2. Ce qu’on attend d’un Directeur de mémoire

Le Directeur doit aider l’impétrant avec compétence, sympathie, patience, efficacité, dans un rapport
le plus clair et le plus cordial possible.

Il peut apporter des informations et des éclaircissements dans le cadre du choix de l’objet du
mémoire. Le cas échéant, il peut suggérer un champ d’étude particulièrement intéressant. Il peut
aider à mesurer la pertinence du sujet envisagé, à établir l’état de la question et fournir les éléments
de bibliographie de base. Il peut aussi mettre l’impétrant en contact avec des personnes ressources
susceptibles d’être des informateurs précieux dans le domaine retenu.

Il donne des indications théoriques et méthodologiques, fournit des conseils systématiques sur
l’évolution du travail, facilite l’accès à des sources ou à des institutions. Il lit, relit et critique le
manuscrit, etc.

36
6.3. Les formes de collaboration

La collaboration doit porter à la fois sur le contenu (sur la problématique) et sur la manière de faire
(méthodologie, techniques). Les deux dimensions sont nécessaires. Attention aux images de bons
conseils et aux encouragements rapides qui ont tout l’air de flatteries.

Cette collaboration doit être franche, sincère, dénuée de toute exploitation, de tout pillage au profit
des travaux et recherches du Directeur. Entre le Directeur et l’impétrant, un contrat tacite devrait
être établi et porté sur la fréquence des rencontres, le facteur temps, la disponibilité du Directeur,
etc.

NB : Un Directeur de mémoire n’est pas un corédacteur. Ne pas attendre de lui la rédaction de tout
ou partie du mémoire.

Chapitre VII : Les procédures à la soutenance

Ces procédures concernent les périodes avant, pendant et après.

7.1 La procédure avant

Avant de déposer le mémoire, le candidat doit avoir satisfait à toutes les exigences liées à la
présentation matérielle du travail. Quand cela est fait, le mémoire est déposé au département en
autant d’exemplaires sollicités, après approbation du Directeur de mémoire. Si le dossier est
recevable, une demande d’autorisation de soutenance est établi, avec proposition du Jury.

7.2. La procédure pendant

La soutenance consiste en général en un exposé liminaire présenté en une dizaine (quinzaine) de

minutes par le candidat. L’exposé en question peut être illustré par des documents audio-visuels. Le
candidat doit y mettre en évidence sa problématique, ses objectifs, sa méthodologie adoptée et les
principales conclusions de sa recherche. De plus, il doit situer son travail dans le cadre plus général
de son domaine d’étude et terminer son exposé en mettant l’accent sur les questions demeurées
sans réponse ou qui débouchent sur de nouvelles voies de recherche.

Après son exposé, les membres du jury posent au candidat les questions qu’ils jugent appropriées.
Ensuite, ils se retirent pour délibérer. Le verdict du jury est prononcé par le Président à l’issue des
délibérations.

7.3. Les principes d’évaluation

Les membres du jury doivent apprécier le mémoire selon deux (2) dimensions essentielles: le fond et
la forme.

Pour le fond :

- Structure du document : les différentes parties constitutives du document s’articulent – elles

les unes par rapport aux autres ? La logique d’ensemble du travail transparaît – elle
clairement, les différentes parties du travail sont – elle bien équilibrées ?
- Pertinence et portée du sujet et de la problématique : le sujet soumis à l’étude est – il
original et novateur ?
- S’inscrit – il dans un contexte mouvant et évolutif ?

37
 - La formulation de la problématique est – elle claire ? En quoi la problématique renouvelle – t
– elle l’objet de la recherche ?
- Approche méthodologique :
- L’approche et la méthode s’appuient-elles sur des catégories ou des principes
méthodologiques connus ? Le candidat les applique – t-il mécaniquement ou les maîtrise – t-
il ?
- Le candidat – a – t – il identifié et assimilé les principaux travaux de recherche dans le
domaine étudié ?
- Le cadre conceptuel et théorique est – il circonscrit ?
- A l’intérieur de celui-ci le candidat est-il en mesure de positionner l’objet de sa recherche ?
- Les hypothèses élaborées sont elles claires et précises et sont elles, en adéquation avec les
objectifs affichés ?
- Les outils sélectionnés pour vérifier les hypothèses sont-ils pertinents et justifiés ?
L’originalité du travail est-elle mise en évidence ?

Résultats

- L’approche conduisant aux résultats est-elle rigoureuse, graduelle, cohérente et

convaincante ?
- Quelle, est la qualité de l’interprétation des résultats ?
- L’intérêt du travail produit est-il théorique ? Fondamental ? Pratique ?
- Les résultats produits relèvent – ils de l’inédit ?
- Ce savoir peut-il être exploité sur le plan technologique, didactique, culturel, social, politique,
stratégique… ?

Pour la forme

- Présentation générale, style, clarté et intelligibilité du texte ;

- Correction et clarté de la langue ;
- Maîtrise des catégories fondamentale de la discipline ;
- Respect des normes de présentation ;
- Sources présentées ;
- Conformité de la bibliographie, des références et des renvois ;
- Respect des règles de grammaire et d’orthographe…

Chapitre VIII : Quelques conseils pratiques

8.1 Comment construire un paragraphe ?

– Définition

Une idée est généralement développée en plusieurs phrases dont l’ensemble constitue un
paragraphe. Le paragraphe est la portion de texte constitué d’une suite de phrases ayant une unité
de signification ou de pensée – le lien qui unit ces phrases est d’ordre thématique.

L’alinéa est un paragraphe très court qui peut se réduire à une seule phrase. Celle – ci, isolée
du contexte, prend alors un relief particulier. C’est généralement une phrase de transition

38
Chaque paragraphe a son unité propre :

- Une unité matérielle qui se révèle dans la disposition ;

- Une unité de pensée car chaque paragraphe est centrée sur une idée principale (sémantique)
- Une idée syntaxique : les connecteurs, la ponctuation créent à l’intérieur de chaque
paragraphe un réseau de significations logiques qui sous – tendent la démarche du
raisonnement.

Un paragraphe ne doit pas être ni trop long, ni trop court ; trop court, il morcelle le
développement de l’argumentation à l’excès, le hache.

Le lien entre les idées s’estompe

Trop long, il donne au développement une allure massive et compacte, la lecture en est difficile.
A l’intérieur d’un paragraphe, les idées doivent s’enchaîner logiquement. Pour cela, prévoir des
transitions entre les paragraphes. La transition permet de passer d’un argument à l’autre, de franchir
les étapes de la démonstration. Elle comprend l’idée déjà exposée et annonce la suivante.
Appréhendé d’abord visuellement, le paragraphe doit être perceptible par la mise en page. Mais
il ne suffit pas de marquer les alinéas ni d’aller à la ligne régulièrement pour constituer des
paragraphes, car celui-ci se définit surtout comme l’« unité de base » du développement unité qui a
sa cohérence interne. Ceci est formulé par la règle : une idée par paragraphe, un paragraphe par
idée. Pas d’idée sans exemples, pas d’exemples sans idée.

- Une idée par paragraphe, un paragraphe par idée : le paragraphe se construit autour d’une
idée-maîtresse, appuyée par des idées – arguments, illustrées par des exemples développés
pour montrer le rapport qu’ils entretiennent avec l’idée – maîtresse.
- Pas d’exemples sans idée, pas d’idée sans exemple :
Le schéma du paragraphe est le suivant :
 L’idée directrice : elle est celle pour laquelle le paragraphe est construit ; chaque paragraphe
n’en comporte donc qu’une ; le changement d’idée directrice oblige au changement de
paragraphe, avec passage à la ligne et commencement en retrait du paragraphe suivant ;
 Les idées – arguments : elles développent l’idée – directrice pour la faire comprendre et la
justifier ; sans elles les idées – directrices restent des affirmations gratuites
 Les exemples : parfois ils servent aussi d’arguments, mais leur rôle est le plus d’illustrer une
idée – argument ; ils peuvent parfois être absents si les arguments théoriques sont
suffisamment explicites.
L’idée directrice peut être placée avant, après l’idée – argument. Elle peut être suivie de
plusieurs idées – arguments juxtaposées. Elle peut enfin être sous – entendue.
Le lien entre les idées – arguments peut être de type confrontation, concession, induction,
déduction, etc.

Dans un texte écrit, le paragraphe est la partie comprise entre deux alinéas.

8.2 – Les défauts du paragraphe

39
- Un paragraphe peut être inorganisé s’il est trop divisé. C’est le cas de textes formés d’une
succession de phrases courtes, parfois sans verbe, et où l’auteur va à la ligne à la fin de chaque
phrase (récits d’aventures par exemple).

- Un paragraphe peut aussi se révéler inorganisé lorsqu’il est trop complexe. C’est le cas de
beaucoup de passages de Marcel Proust. La pensée de l’auteur est d’autant plus obscure que la
présentation est désordonnée.

8.3 – Les qualités du paragraphe

– si l’on veut que le paragraphe respecte le principe fondamental de la clarté française, il doit être
conçu comme une démonstration. On énonce généralement au début, dans la première phrase, la
vérité à démontrer ; la démonstration suit, plus ou moins développée selon les cas.
– Mais la composition doit rester souple. En effet il ne faut pas que l’on construise chaque
paragraphe suivant un moule rigide, invariable. De remarquables exemples se trouvent dans « les
caractères » de la Bruyère, dans les « Pensées » de Pascal, pour ne citer que ces deux auteurs.

– Grâce à des phrases correctes, précises, bien ponctuées, le paragraphe doit faire apparaître les
étapes successives de la pensée.

Chapitre IX. Comment relier les idées entre elles

Les liens logiques, ou termes d’articulation, sont des mots ou des locutions qui explicitent le rapport
que l’on établit entre deux faits ou deux idées. Ce sont des maillons qui relient les unités de sens.

9.1 – Pour classer les idées et les faits

 Pour additionner, préciser l’ordre des éléments : premièrement, d’abord, tout d’abord, en
premier lieu, pour débuter, en outre, de plus, par ailleurs, ensuite… (pour les éléments
suivants) ; enfin, en dernier lieu… (pour terminer).
 Pour mettre en parallèle, hiérarchiser : également, de même, ainsi que, d’une part… d’autre
part, soit….soit, surtout, au premier chef, avant tout, non seulement… mais encore.

9.2 – Pour développer une idée

 Introduire une explication (c’est-à-dire en d’autres termes), un exemple (ainsi, par exemple,
notamment, comme), une preuve (en effet ; du fait de), une incidence (or), un nouvel
élément (et puis, d’ailleurs, certes, bien que).
 Pour surenchérir ou atténuer : voire, même du moins, tout au moins.

9.3 – Pour opposer des idées ou des faits

 Marquer une forte contradiction : mais, en revanche, alors que, tandis que, au contraire, et
non.
 Rectifier : en réalité, en vérité, en fait.
 Marquer faiblement une opposition : cependant, néanmoins, pourtant, toutefois.
 S’opposer à la conclusion prévisible : « mais » modifie l’issue d’un développement.

9.4 - Pour établir une relation de cause et de conséquence

 Présenter une cause : parce que, sous l’effet de, en raison de, grâce à (valorisant) ; faute de
(dévalorisant) ; puisque, car, en effet (catégorique) ; non que, mais parce que, sous prétexte
que (pour réfuter une explication avancée par d’autres).

40
  Présenter une conséquence : si bien que, c’est pourquoi, par conséquence, en conséquence,
ainsi, aussi, au point que, dès lors, d’où, de ce fait, donc, bref, tant….que, etc.

9.5 – Liens logiques et unités de sens

 Un terme d’articulation relie plusieurs unités de sens. Celles-ci peuvent être de longueurs
variables : mots, membres de phrases, phrases complètes, paragraphes.
 Un terme d’articulation peut s’inscrire dans une argumentation. Ainsi, dans le syllogisme, les
termes or, donc ordonnent une série de faits ou d’arguments les uns par rapport aux autres.

9.6 – Liens logiques implicites

 L’absence de liens logiques n’équivaut pas à une absence de cohérence ; c’est le contexte qui
permet de restituer le maillon manquant. Il faut tenir compte aussi des pronoms – ceci), des
adjectifs démonstratifs, des moyens lexicaux divers, de la ponctuation et de la présentation
du texte.

10. Les principaux connecteurs

Les connecteurs sont des mots ou des locutions qui servent à relier une phrase à une ou un
paragraphe à un autre. Ce peuvent être des adverbes ou des conjonctions. Leur disposition au fil du
déroulement d’un texte permet à un raisonnement de progresser. Ce sont donc des éléments
importants de la cohésion textuelle.

Voici quelques-uns des principaux connecteurs liste établie, avec quelques modifications toutefois, à
partir de l’ouvrage de Lita Lundquist, 1980, La Cohérence textuelle : syntaxe, sémantique,
pragmatique, Copenthague, Nyt Nordisk Forlag, et mentionnée chez Sophie Moirand, 1990, Une
Grammaire des textes et des dialogues, Hachette F.L.E., p. 52).

Addition et énumération : et, de nouveau, encore, également, de plus, aussi, en outre, ensuite, de
même, d’abord, enfin, finalement, premièrement, deuxièmement, etc.
Transition : or, d’ailleurs, d’autres parts, du reste, etc.
Explication : car, c’est que, c’est-à-dire, en d’autres termes, à savoir, etc.
Illustration : par exemple, entre autres, notamment, en particulier, à savoir, etc.
Comparaison : ainsi, aussi, plus…, moins…, plutôt, ou mieux, etc.
Opposition : mais, en revanche, au contraire, par contre, d’un côté/d’un autre côté, etc.
Concession : toutefois, néanmoins, cependant, voire, etc.
Cause, conséquence, conclusion, résumé : c’est pourquoi, donc, ainsi, en effet, en conséquence, alors,
bref, en somme, enfin, etc.
Temps : d’abord, ensuite, puis, en même temps, plus tard, alors, etc.
Connecteurs permettant de renvoyer au texte : voit p., cf., comme il a été signalé plus haut, voir
infra/supra, etc.

LA LETTRE DE MOTIVATION

C’est une lettre de candidature spontanée qui ne répond pas nécessairement à un avis de
recrutement même si l’on sait que de plus en plus fréquemment ce sont les annonceurs qui
demandent aux candidats d’envoyer une lettre de motivation. Elle sert de dévoilement du candidat,
des esquisses des traits de sa personnalité ; elle explique les raisons et l’intérêt de la candidature.
C’est le reflet significatif de la personnalité du candidat et lui donne l’occasion de le distinguer des
autres postulants. Inutile de s’attribuer des qualités qu’on ne possède pas.

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Faire son bilan personnel (points forts, faiblesses) est la première étape incontournable de la
rédaction d’une lettre de candidature convaincante et percutante. La dimension humaine de la lettre
de motivation est un atout majeur. Elle donne un sens à la candidature et permet aux recruteurs de
deviner les contours des personnalités, de les accorder avec les informations contenus dans le CV.
Savoir ce qu’on est, et pourquoi. C’est important pour la lettre de motivation. Préciser les objectifs
visés, surtout l’objectif principal et établir la relation entre ses qualités et son objectif personnel.

1) La préparation de la lettre de motivation

Pour bien rédiger une lettre de motivation, un travail préalable d’analyse des critères du poste
demandé et des points forts dont on peut se prévaloir est indispensable. Mieux cibler sa candidature,
savoir exactement pourquoi on postule et démontrer sans fioriture son potentiel.

Etre porteur d’un projet professionnel en adéquation avec sa compétence et sa formation tel est
l’essentiel. La formation et l’expérience professionnelle seront les piliers de la lettre de motivation.
Profil adapté aux ambitions.

Etablir la relation entre les critères exigés pour le poste et ces atouts (ce qu’on sait, les qualités
requises, les acquis tant pour l’entreprise, le poste et le profil du candidat recherché). Les points forts
à développer à partir de son expérience doivent être justifiés par des exemples concrets.

Dans le cas d’une réponse à une annonce la lettre doit répondre point par point aux critères exigés.
Si c’est une lettre de candidature spontanée, tenter d’obtenir de plus de renseignements possibles
sur l’entreprise pour justifier sa volonté de la rejoindre.

2) Analyse au projet professionnel

Profil le plus adapté pour le poste à pourvoir (débutant, confirmé, opérationnel, fonctionnel…)

Savoir exactement pourquoi on postule et démontrer son potentiel.

Agir au cœur de la motivation en suscitant enthousiasme et tonus.

Pour la rédaction d’une lettre de motivation, il est conseillé de s’en tenir à une seule page, très
longue la lettre de motivation devient inefficace pour la candidature à un poste, il est utile de garder
la photocopie des lettres qu’on envoie. Cela servira de préparer l’entretien de recrutement.

3) La rédaction de la lettre

Mal rédigée la lettre de motivation est un critère de disqualification .Le plan se fera en 3 parties :
vous, moi, nous, ordre logique à suivre. Cet ordre a pour objectif de faire converger des intérêts de
l’entreprise et les siens.

Vous : montrer que l’on connaît l’entreprise et que l’on se place dans une logique de collaboration et
non de demande d’emploi.

Moi : correspond à la partie dans laquelle on montre la convergence de son projet professionnel avec
le besoin latent ou clairement identifié de l’entreprise. Les attentes professionnelles reposent sur
une prédilection, une passion pour un secteur d’activité, un métier.
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Il faut le dire. Eviter de se sur valoir. Parler de sa formation en soulignant les acquis de stage la
maîtrise de certains logiciels, de certaines langues étrangères etc.

Nous : le recrutement est un échange où les deux parties doivent s’accorder, étant donné que la
lettre de motivation prépare à un entretien, on pourra la terminer par une suggestion de rendez-
vous suivie d’une formule de politesse, la suggestion peut-être la suivante : « je souhaite en discuter
de manière plus approfondie lors d’un entretien à votre convenance».

LE CURRICULUM VITAE

1. Définition et présentation

Le curriculum présente votre vie scolaire et professionnelle. Il est généralement établi pour obtenir
un rendez-vous pour un entretien. Il doit être une bonne image de ce que vous êtes. Dans sa
présentation, ne jamais utiliser le verso de la feuille. Aérer le texte, en faisant des paragraphes et en
utilisant toute la place disponible.

Pour que votre CV ait un maximum d’efficacité, vos points forts doivent apparaître immédiatement.
Décortiquez précisément le texte de l’offre d’emploi en vous posant la question suivante : quelles
sont les demandes de l’employeur (un diplôme particulier, une expérience professionnelle ou un état
d’esprit) ?

 Contenu du CV

En haut et à gauche, indiquez vos noms, prénoms, adresse (y compris l’adresse e-mail), numéro de
téléphone, âge. Si vous estimez que cela peut vous être utile, précisez si vous êtes marié ou
célibataire.

Donnez les diplômes les plus élevés pour une même spécialité et leurs dates d’obtention. Si vous
n’avez pas di diplômes, donnez votre niveau de fin d’études.

Ne citez, en les décrivant brièvement, que les expériences les plus intéressantes pour l’employeur
éventuel. Donnez les périodes ou dates de ces expériences professionnelles. Citez précisément les
entreprises qui vous ont employé et les stages de formation suivis.

Il s’agit de mettre en évidence des expériences et des compétences différentes de celles exprimées
plus haut. Vous éclairerez le recruteur sur votre personnalité. Vous pouvez préciser vos objectifs
professionnels. Surtout ne faites jamais état d’un salaire minimum. Ce problème intervient après un
premier contact.

Si vous avez des expériences professionnelles complémentaires dans différents domaines d’activité,
adoptez une présentation qui met en valeur vos différentes compétences

 Schéma d’un CV
1. Etat-civil
2. Formation-diplômes
3. Expériences professionnelles
4. Divers
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Les erreurs à éviter

Déposer un CV est la toute première étape pour postuler à un nouvel emploi. Mais, au moindre
problème, cela peut également être la dernière.

Sur la candidature, les possibilités d’erreur ne manquent pas : informations inutiles, erreurs
d’inattention, fautes d’orthographe voire carrément mensonges, la liste des pièges à contourner est
longue. Voici les douze principaux impairs rapportés par les recruteurs, accompagnés de conseils
pour les éviter.

-laisser des fautes de syntaxe

Il n’y a probablement rien de pire, lors de la lecture d’un CV, que de voir l’orthographe piétinée. Les
entreprises demandent de plus en plus encore que les candidats ne commettent aucune faute.
Commettre des erreurs de syntaxe quand on postule à des fonctions qui nécessitent des qualités
rédactionnelles est éliminatoire.

2viter ce désagrément est pourtant simple : il existe une multitude d’outils(en premier lieu le
correcteur orthographique de l’éditeur de texte) qui permettent de vérifier sa syntaxe. Et en cas de
doute persistant, ne pas oublier de faire lire son CV par des proches.

-présenter un CV standardisé

C’est l’une des erreurs les plus communes : l’absence de personnalisation du CV par rapport à
l’emploi visé. Bien que le Cv soit un document standard, il faut l’adapter au poste à pourvoir. Vous
n’avez pas sur les mêmes points de votre parcours en fonction de l’entreprise et le poste pour
lesquels vous postulez.

Proposer un document passe-partout témoigne d’un manque de rigueur. Faire l’effort d’adapter le
contenu à l’offre. Ce n’est pas seulement dans la lettre de motivation que l’on devra faire
comprendre que l’on correspond le mieux au poste : au contraire, un CV trop standard dissuadera le
recruteur d’en savoir plus avec votre lettre.

-vouloir faire de la prose

Un CV doit être immédiatement et facilement lisible pour le recruteur. On dispose d’une minute pour
le lire en diagonale. Ainsi, les pavés de texte en police 9 rebuteront le lecteur, car trop contraignants.
On n’écrit pas un CV comme on écrit un roman. Evitez de placer des textes dans des mises en forme
complexes, comme les zones de textes sur Word. Quand un recruteur veut les copier-coller, toute la
structure du document est cassée.

Pour réaliser une énumération, utilisez des petits points…mais avec attention. Les gens inconstants
dans la présentation sont pénalisés.

-faire preuve de vantardise

Il existe une différence notable entre raconter fidèlement ses expériences professionnelles et en
rajouter plus que de mesure. Evitez ainsi de parler à la première personne dans votre CV. Ecrire les
formules « j’ai fait ceci ou cela » a plutôt sa place dans une lettre de motivation. Cela fait surtout très
égocentré.
De même, cela peut paraître agaçant de renforcer exagérément ses qualités et ses savoir-faire : c’est
au recruteur d’en juger. Croire qu’on peut influencer le recruteur avec une présentation trop
élogieuse de son propre parcours traduit un manque de maturité.

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-alourdir inutilement son CV
Le CV est un exercice de style contraint qui laisse peu de place aux informations superflues. Première
source de futilité : les hobbies. Evitez d’énumérer vos activités sur des lignes, surtout s’ils n’ont
aucun rapport avec le poste visé. Aussi, savoir que vous avez voyagé dans douze pays alors que vous
postulez en un pays donné n’a aucun intérêt. Utiliser des lignes pour raconter un projet associatif
sera une perte de place, sauf s’il permet de combler de manière pertinente un trou dans un CV.
Attention aussi à la description des formations : votre brevet des collèges aura une importance
relative si vous possédez un bac+5. Si vous voulez détailler certains points du CV, concentrez-vous sur
vos expériences professionnelles.

-adopter une présentation repoussante

Pour faciliter la lecture, la sobriété se doit d’être le maître-mot de votre présentation. Les couleurs
flashy ou les polices cartoon auront l’effet inverse de celui escompté : plutôt que de captiver le
regard du recruteur, elles auront tendance à lui faire peur.
En dehors des métiers où l’originalité peut payer (marketing, création…), tenez-vous-en à une
certaine rigueur. Les CV très originaux se font exclure s’ils ne sont pas en rapport avec le poste. Il
n’est pas interdit d’ajouter quelques touches de couleur, mais uniquement dans l’intérêt du confort
de lecture. Des couleurs atroces, une mise en forme alambiquée, un CV en forme de poème, au ton
agressif ou ironique : autant de choses à éviter.

-mentir sur ses expériences

Inventer des informations sur son CV constitue l’une des erreurs les plus graves pour un candidat. Les
recruteurs sont bien armés pour déceler le vrai du faux. Mieux vaut assumer son vécu, même ses
échecs. On ne croit pas sur parole ce qui est écrit sur un CV.
S’ils peuvent passer l’étape de la sélection des CV, les mensonges peuvent être trahis par la suite.
Mentir sur le diplôme ou l’expérience sont autant de légendes qui exploseront en vol pendant
l’entretien.

-laisser des trous dans le parcours

C’est une erreur qui ne se remarque pas facilement au premier coup d’œil du recruteur : les vides
dans le parcours. C’est souvent suite à une seconde lecture que ces manques deviennent flagrants.
Les trous dans le CV sont une véritable catastrophe. Il faut absolument éviter les parcours
incomplets : même si des éléments de la vie privée sont en jeu, il est préférable de jouer carte sur
table que ne rien expliquer du tout, sous peine d’éveiller les soupçons.
Une des astuces qui est parfois utilisée pour cacher ces manques est d’organiser son Cv, non pas de
manière chronologique mais par socle de compétences. Il convient de rappeler que le plan
chronologique se lit mieux.

-utiliser des termes obscurs

Lorsque les candidats envoient un CV, ils doivent comprendre que les recruteurs n’ont pas les mêmes
connaissances professionnelles qu’eux. Des sigles sans explication, des entreprises inconnues ou des
termes techniques incompréhensibles font mauvais genre. Le recruteur n’a pas à faire des
recherches pour vous comprendre, il n’a pas le temps.
Attention à l’originalité dans le choix des termes : elle peut jouer des tours. Ainsi, lorsque les
recruteurs doivent mener une recherche dans un nombre de CV informatisés, ils peuvent utiliser des
mots-clés précis. Or, si vous avez occupé une position de cadre commercial et qu’à la place vous
parlez de développeur des ventes, votre CV a toutes les chances de ne pas être repéré.

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-négliger la rédaction de son état-civil
L’état-civil permet au recruteur de contacter le candidat si son profil l’intéresse. Mais même ici, une
multitude d’erreurs est possible. Oublier les informations comme l’adresse e-mail ou le numéro de
téléphone est rédhibitoire. Ceci a le don d’agacer tout recruteur et de donner une impression de
laxisme. Attention à ne pas inscrire les coordonnées professionnelles de votre poste actuel, sous
peine d’être mal à l’aise devant vos collègues lorsqu’un recruteur vous appelle en pleine réunion.
La photo aussi peut être source de maladresses : mal choisie, elle peut éliminer la candidature
d’office. Si vous n’avez aucun visuel professionnel, abstenez-vous de toute illustration.

-laisser une rubrique fourre-tout

Après l’état-civil, les expériences professionnelles et les formations, le candidat peut consacrer une
dernière partie pour parler de lui. Malheureusement, c’est parfois une rubrique « divers » ou fourre-
tout. S’y côtoient les langues, l’informatique, les hobbies… Placez ces deux premiers types
d’information à part et détaillez ces compétences. Pour les hobbies, c’est plus accrocheur de parler
d’engagements ou de passions.
De même, les Cv désorganisés rebuteront les recruteurs. On doit parfois trier les expériences
pertinentes des « stages café » et s’arracher les cheveux pour comprendre les compétences du
candidat.

-s’étaler sur plusieurs pages

Un CV est un exercice de synthèse dont certains ont du mal à se dépêtrer. Les profils juniors peuvent
faire tenir ce qui compte sur une page, les profils seniors peuvent à la limite débordée sur une
deuxième. Dans tous les cas, avoir un CV de 5 pages est la conséquence d’autres erreurs (manque
d’esprit de synthèse), sauf pour les profils très techniques (informatique, ingénierie…).
Au-delà de la forme, pensez au format. Le PDF a l’avantage de pouvoir être lu par tous mais, il est
souvent difficile à exploiter : quand les recruteurs font des copier-coller des Cv, ils ont parfois des
surprises.

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