Université Joseph KI-ZERBO Année universitaire 2018-2019 (L2S4)

Département d'Études germaniques

Professeur : Herr DRABO
Étudiant : DABIRE Y. Jacques

Titre du cours : La rédaction administrative (r. a.)

 Objectifs
Objectif principal: permettre aux étudiants de se familiariser avec les techniques
de base de la rédaction administrative.
Objectifs spécifiques : 3
1- Connaître les différents concepts les principales règles de la rédaction
administrative.
2- Acquérir (ou renforcer) quelques aptitudes indispensables à la rédaction
administrative.
3- Connaître les principaux types de documents administratifs.

 Programme
Leçon 1: Généralités sur la rédaction administrative
Leçon 2: Les principes de la rédaction administrative
Leçon 3: Les documents de l’administration

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Leçon 1: Généralités sur la rédaction administrative
I- L'administration
L’administration au sens commun du terme c’est le service public. Elle désigne
donc l'ensemble des services de l’État.
L’objectif qui lui est assigné c’est la recherche de satisfaction de l'intérêt général.
Son rôle consiste à mettre en œuvre, à orienter et à contrôler l'ensemble de
l'appareil administratif nécessaire à l’exécution de la politique du gouvernement,
au fonctionnement quotidien des services publics au bénéfice de la nation.
Les actes que l'administration accomplit, les rapports entretient avec les tiers
portent la marque de prééminence de cette puissance et de cette autorité qui se
situe au-dessus des intérêts des particuliers.
Pour mieux servir (et mieux se faire servir par l'administration) il vaut mieux la
connaître (ses attributions, son organisation ou son organigramme, son
fonctionnement).

II- L'information administrative

Elle désigne toute donnée provenant de l'administration à l’attention d’un
correspondant. Pour réaliser une bonne rédaction administrative il faut disposer
d’informations sur la question à traiter. Cette information doit répondre à un
certain nombre de critères :
 L’information doit être vérifiable : Avant que l'administration ne donne une
information, elle doit soigneusement la vérifier au préalable. Il est hors de
question que l'administration fonctionne sur la base des rumeurs, des
comerages, des ragots, des incertitudes. Les caractéristiques d’une
information vérifiable sont : elle doit pouvoir être vérifiée a posteriori par
son destinataire. Elle se manifeste aussi par sa certitude et son exactitude.
 L’information administrative doit être utile : l’information sera qualifiée
d’utile si elle est nécessaire, suffisante, précise et indispensable.

III- La caractéristique de la rédaction administrative

L'administration a son mode de communication et de rédaction qui lui sont
propres.
La rédaction administrative ou correspondance administrative n’est rien d’autre
que le mode de communication et de rédaction de l'administration. Elle peut être
considérée comme un genre littéraire spécifique qui obéit à des règles. Le style
administratif est un art rédactionnel qui s'acquiert en grande partie par la pratique
et l’exercice. La rédaction est un exercice qui s’apprend très tôt à l’école depuis
le primaire. Elle invite l'apprenant à exprimer par écrit sa pensée, donner son point
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de vue sur un sujet donné, développer ou résumer la pensée des autres, narrer un
évènement, analyser une situation, transmettre un message. À l'enseignant elle
permet d’apprécier l'aptitude de l’élève ou de l‘étudiant à organiser ses idées, de
les exprimer clairement et à les défendre.
Durant le cursus la rédaction prépare à d’autres exercices plus contraignants tels
que la dissertation, l'analyse, la synthèse, l’exposé, le débat oratoire.
La rédaction administrative ne diffère de la rédaction en général que par l'emploi
de certaines expressions, certaines formules, certaines règles de présentation.

IV- Méthodologie de la rédaction administrative

Il y a des étapes à respecter dans la rédaction administrative.
La première condition suppose qu’on ait quelque chose à dire. La seconde
condition voudrait qu’on sache exprimer clairement (sans ambiguïté) son idée et
dans un ordre logique.

IV-1- La lecture
Pour réussir la rédaction administrative il faut lire, savoir lire, c’est-à-dire lire
lentement afin de retenir les nouveaux mots, s’efforcer de retenir par cœur certains
passages qui vous auraient plu, ne pas se presser parce qu’on veut connaître la fin
de l'histoire. Il faut savoir quoi lire, c’est-à-dire les bons documents (les
classiques, les romans, les livres d'histoire, les documents administratifs, les
documents politiques et juridiques, les mémoires).

IV-2- La recherche
Pour faire une bonne rédaction, il est indispensable de faire des recherches sur la
question afin de se procurer les éléments essentiels. Les recherches portent sur les
éléments suivants :
 Les différents événements (dates, acteurs, auteurs);
 Les articles;
 Les décisions (actes) de jurisprudence;
 Les textes législatifs ou réglementaires;
 Les données statistiques.
Dans l'exploitation des éléments de recherche il est conseillé de ne pas oublier de
noter la source de chaque document.

IV-3- Le plan
Comme toute rédaction, celle administrative nécessite l’élaboration d’un plan. Ce
plan comporte 3 parties essentielles :
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  L'introduction : elle a pour but essentiel de prévenir le lecteur de ce qu‘on
va lui dire, elle présente une situation nouvelle ou rappelle le problème qui
sera traité. L’introduction comporte un certain nombre d’éléments
indispensables: date des correspondances antérieures, objet, etc. Son rôle
est de renseigner rapidement et complètement sur le sujet à traiter. Elle est
généralement courte et claire.
 Le corps du texte ou développement : il doit constituer un bloc rigoureux
et logique. Il est vivement recommandé d’avoir un équilibre entre les
parties. Les différentes parties doivent être reliées par des transitions
appropriées. Par ailleurs le rédacteur ne doit pas perdre de vue la loi de
l’intérêt croissant (on présente d‘abord les faits ou les arguments les moins
importants pour terminer par ceux qui sont les plus décisifs).
 La conclusion: elle doit être brève tout en tirant les conséquences de ce qui
a été dit. Elle fait connaître la décision de l'administration. Elle doit être
claire et précise, de telle sorte que le destinataire n’ait aucun doute sur la
position de l'administration. Elle doit être soignée tant dans la forme que
dans le fond.

IV-4- Relecture et correction

A la fin de la rédaction il faut nécessairement relire son texte. Même chez les
grands écrivains il est rare que le premier jet puisse constituer un texte définitif.
Il faudra donc le relire lentement et souvent à haute voix pour déceler les
cacophonies qui ne peuvent se révéler qu’à l’écoute. Les corrections portent le
plus souvent sur la réorganisation des idées, les répétitions et les redondances.

V- Le langage administratif
Parce qu’elle représente l’État, l'administration a le devoir de s’exprimer
clairement et le langage administratif doit être compris de tous.

V-1- Le ton
Dans la rédaction administrative il faut réfléchir au ton en fonction du sujet (un
rapport, compte rendu, une sanction, une félicitation, une convocation, une
information, etc.), des personnes à qui on s'adresse (un supérieur, un subalterne,
un collègue, un ami, un client, etc.), et des circonstances (une demande, un ordre,
une injonction, une instruction, un remerciement, une réclamation, une
explication).
Le ton doit être courtois mais ferme.

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V-2- Le style et la conjugaison
Les temps les plus usuels en rédaction administrative sont : le présent de narration,
le passé composé et le conditionnel.
Les rédacteurs évitent le passé simple parce qu’il présente l'inconvénient d’être
peu prétentieux et d’offrir des sonorités insolites.
On peut employer le style direct ou le style indirect, en fonction de la situation.

V-3- L'expression et la grammaire

Suivant qu’on choisit d’être léger ou sérieux, on adoptera un vocabulaire qui
convient.
L'expression de l'administration doit être correcte du point de vue grammatical et
du point de vue de la précision pour éviter de graves inconvénients qui pourrait
résulter d’un mauvais choix des termes ou d’une syntaxe fautive, voire d’une
simple erreur de ponctuation.

Leçon 2: Les principes de la rédaction administrative

A la lecture des documents administratifs, il se dégage un certain nombre de
qualités qui renvoient aux principes fondamentaux de la rédaction administrative.
Il s’agit de:
o La dignité;
o Le respect de la hiérarchie;
o Le sens des responsabilités ;
o L'objectivité ;
o La courtoisie ;
o La prudence;
o La précision et l'exactitude
o La clarté ;
o L’homogénéité.

1- La dignité
L'administration doit manifester la dignité de l’État dont elle émane par la qualité
de ses écrits. En matière de rédaction administrative la dignité est un attribut de la
puissance publique. Elle révèle la noblesse, la solennité et la majesté de la
prérogative du service public. Elle s’impose en tout temps et en tout lieu
indifféremment que l'administration s’adresse à un riche ou à un pauvre, à un
groupe social défavorisé ou à un leader d’opinion.
La dignité se traduit dans la rédaction par le choix d’expressions empruntes de
courtoisie et de politesse. Il faut donc éviter dans le langage administratif les
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vulgarités, les expressions triviales, les formules issues du langage familier, l’à
peu près, le laisser-aller, la négligence ou les formules grammaticalement
douteuses.
Exemple 1: Face à votre comportement et à vos agissements, le directeur vous
montrera de quel bois il se chauffe.
Dire plutôt : Le directeur ne saurait tolérer de tels agissements de votre part.
Exemple 2: J’ai reçu votre lettre dont les termes de la correspondance m’ont
beaucoup choqué.
Dire plutôt : Je suis au regret de ne pas partager votre point de vue.

2- Respect de la hiérarchie
L'administration est une vaste structure pyramidale organisée hiérarchiquement.
Il y a:
 Une autorité hiérarchique qui s’exerce de haut vers le bas;
 Une subordination hiérarchique du bas vers le haut.
Tout le système administratif repose sur le principe hiérarchique. C’est l’État ou
la collectivité qui détient le pouvoir. Les pouvoirs de chaque agent proviennent
d’une délégation. En cela il ne peut les outrepasser et doit rendre compte.
Le respect de la hiérarchie crée une discipline sans laquelle régnerait l'anarchie
dans les services de l’État.
Le respect des positions hiérarchiques se traduit constamment dans les écrits
administratifs ou dans la manière de les transmettre, par des tournures ou des
nuances dans la formulation. Les écrits du subalterne se distinguent de ceux du
supérieur. Ainsi, certaines expressions ne sont utilisées que par le supérieur
s’adressant au subordonné, tandis que d’autres sont réservées à ce dernier
s’adressant à son supérieur.
Exemples :

Objet Supérieur L’égal Subordonné

Pour faire connaître Fait connaître Fait connaître Suggère / propose
un fait ou une idée Informe Informe Soumet à
l'approbation
Porte à la Porte à la Sollicite / sollicite
connaissance connaissance de
Fait observer Attire l’attention Signale
Attire l'attention Fait remarquer Propose / appelle
l'attention

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 Pour adresser un Adresse Adresse Adresse
document ou le Envoie Envoie Joint
renvoyer à son Joint Joint Fait parvenir
expéditeur Fait retour Fait retour Soumet.

Pour donner un Prie de vouloir - -

ordre bien…/ invite à /
convie à / engage
à / enjoint de /
ordonne de...

Pour soumettre une - - Demande /

requête ou adresser demande de bien
une demande vouloir/ sollicite /
soumet.

Pour faire une - Suggère de Propose

proposition commun accord.
- Convient de… Présente à
l'approbation de /
soumet à
l’appréciation de /
soumet à la
signature de…

Transmettre un Informe Fait connaître Rend compte /

renseignement expose.

N.B. Le subordonné „demande de bien vouloir“ et non „de vouloir bien“. Il existe
une différence entre „bien vouloir“ et „vouloir bien“. „bien“ placé avant, atténue
l'expression de la volonté (c’est bienveillance qui est demandée). „bien“ placé
après, renforce cette volonté.
La transmission hiérarchique peut être matérialisée par la mention „Sous-couvert
voie hiérarchique“.

3- Le sens des responsabilités

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Les écrits de l'administration engage sa responsabilité vis-à-vis du public.
L’autorité signataire d’un document endosse la responsabilité de son contenu
même si elle n’en est pas l'auteur. Ce souci de la responsabilité a pour
conséquence de proscrire l'anonymat du signataire dans l'administration. Ainsi,
dans toute correspondance administrative on aura :
 Au dessus de la signature : la qualité du signataire ;
 L’auteur de l’écrit prend la responsabilité du message par l’expression de
son identité : nom, prénom, signature, fonction, titre;
 L’expression de la responsabilité de l'auteur de l’écrit par l’emploi de la
première personne du singulier. „Je“ marque en effet le sens de la
responsabilité. On évitera alors l'emploi du „nous“, sauf comme sujet réel.
Le „on“ est à proscrire dans la rédaction administrative, car il manque de
précision et de clarté. On trouve toutefois le „nous“ dans certains textes
réglementaires, et surtout dans les procès verbaux. Dans ce cas, ce „nous“
est celui du pluriel de majesté, ou le „nous“ du pluriel de modestie.
Ex: Nous, sous-préfet de Tikaré, arrêtons… / Nous, Tenga, commissaire de
police de Ouagadougou, soussigné, nous étant transporté sur les lieux, avons
constaté les faits suivants…
La troisième personne du singulier est employé dans les textes réglementaires
(arrêté,décret, décision…). Ex: Le ministre de l’enseignement supérieur, de la
recherche scientifique et de l’innovation arrête:…/ Le président de l’Université
Joseph KI-ZERBO décide :…

4- L’objectivité
On dira que l'administration évite tout ce qui a un caractère émotionnel ou
subjectif,d’où l'emploi fréquent de l’expression „J’ai l’honneur…“.
L’administration doit être impartial, sans passion, et ne doit pas exprimer des
sentiments personnels ou arbitraires. En effet, le signataire de la correspondance
n’écrit pas en son nom personnel mais au nom des fonctions qu’il exerce au sein
de l'administration. Un écrit administratif doit pouvoir être accepté par n’importe
quel agent investi des mêmes fonctions, au nom de la continuité du service public.
Cette notion d’objectivité renferme les valeurs de pérennité, d’unité et de
continuité de l'administration.

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Exemple :

À éviter Recommandé
Je vous annonce J’ai l’honneur de vous
informer
J’ai l’agréable devoir J’ai l'honneur de porter à
de… votre connaissance
Je suis très ému par… Je vous sais gré de…
Mon prédécesseur vous a Par lettre N*… du …
accordé… vous avez été
bénéficiaire…
Tout le monde est Il me semble que…
unanime à… pourrait recueillir…
Mon constat se fonde sur En l’état actuel des
des faits têtus évènements, je crois
pouvoir dire…

5- La courtoisie
L'administration, à travers ses agents signataires incarne l’État, qui, lui même doit
du respect à tous les citoyens. À l’égard du citoyen, la courtoisie s’exprime par le
choix des termes non brutaux et non désobligeants. Au sein même de
l'administration, la courtoisie se manifeste par les nuances de styles liés à la
hiérarchie et par l’élégance du langage. Il faut éviter les termes comme : stupide;
idiot; insensé; bête; ridicule; etc.

6- La prudence
L’écrit administratif doit être imprégné de prudence car:
 Il engage la responsabilité de l'administration;
 Toute faute, erreur ou négligence sera imputée à l'administration ;
 Une mesure prise par un agent doit pouvoir être acceptée par son successeur
au nom de la continuité de l'administration ;
 Tout jugement mal fondé peut porter un préjudice grave à la personne qui
en est l’objet. Il est donc souhaitable de nuancer ses termes et de s’exprimer
au conditionnel.
Ex: Il m'a été signalé que des incidents se seraient produits le 10 mars 2021 à
l'amphi D.
Enfin il est parfois nécessaire de ne pas trop engager l’avenir et de se ménager la
possibilité de revoir les décisions en fonction des nouvelles données.
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Dans la pratique rédactionnelle il faut éviter :
 De révéler ou de tenir compte des faits dont la véracité n’est pas prouvée
de façon incontestable ;
 D’énoncer des jugements péremptoires, absolus et universels. C’est
pourquoi la rédaction administrative utilise assez abondamment le
conditionnel ou des formules de réserve.
Ex: Tout le monde sait que…
Dire plutôt : À mon avis et en ce qui me concerne…
De façon générale les termes suivants sont employés : À mon avis; pour ma part;
il serait souhaitable; il serait indiqué; il conviendrait, etc.

7- La précision
La précision dans la rédaction administrative renforce la qualité du style. Elle est
indispensable. L’information contenue dans un écrit administratif doit être
précise. S’il est vrai qu’il faut s’exprimer avec prudence dans les cas litigieux, il
est cependant nécessaire d’être précis et exact pour les cas certains et vérifiés. Le
langage doit être clair et à la portée de tous. En aucun cas, le langage administratif
ne doit accepter des approximations, d’où le rappel du timbre, de la date, de
l’objet, du numéro de la référence et des pièces jointes, le cas échéant.
La date sera portée de façon claire et précise, et en entier : le quantième en chiffres,
le mois en lettre, l'année en chiffres, sauf dans les procès verbaux.
Il faut éviter les sigles obscurs pour le non-initié. On y fera recours qu’après avoir
utiliser une première fois l’appellation complète en toutes lettres dans le même
document.
Exemples :
Au lieu de: L'UFR/LAC organise…
Écrire plutôt : L’unité de formation et de recherche en lettres art et communication
(UFR/LAC) organise…
Au lieu de: Ouagadougou le 11/12/2020
Écrire plutôt : Ouagadougou, le 11 décembre 2020.
Lorsqu’on se réfère à un texte réglementaire, on en exposera succintement la
partie utile, c’est-à-dire celle sur laquelle on fonde son argumentation.
Exemple
Au lieu de: Conformément au décret 1336, vous devrez…
Écrire plutôt : Conformément aux dispositions de l'Article 17 du décret N* 2015-
1336/PRES-TRANS/PM/MESS/MRSI/MS/MEF/MATD/MFPTSS relatif aux
fanchises universitaires et aux libertés académiques, vous devrez…

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 8- La clarté et la concision
L’expression écrite doit être caractérisée par la clarté, la concision et la précision
des mots et formules. Ces trois conditions sont indispensables pour que
l’expression soit comprise de tous. Le mot choisi doit être juste et bien à sa place.
La recherche de l'essentiel doit guider le style du rédacteur. En ce sens, pour
faciliter la lisibilité des documents administratifs, l'accessoire ou le superflu, les
digressions inutiles, les phrases et les formules trop complexes doivent être évités.
9- L’homogénéité
Elle résulte de l'observation par tous les rédacteurs des règles ci-dessus exprimées
sans tenir compte du service d’appartenance du rédacteur ni du lieu d’affectation.
L’homogénéité du style exprime ainsi la prééminence et la permanence de
l'administration.

Leçon 3: Les documents de l’administration

Les documents de l'administration se regroupent en deux catégories :
 Les actes normatifs, c’est-à-dire des actes qui réglementent, édictent
(créent) des dispositions de droit, des dispositions juridiques sur la base
desquels les actes de fonctionnement sont pris. Il s’agit de documents
juridiques ou de nature juridique ou de caractère juridique ;
 Les documents de fonctionnement (les actes d’échange d’information, de
procédure et de fonctionnement au quotidien des structures
administratives). Ce sont des documents purement à caractère administratif.

I- Les documents ou Actes juridiques et réglementaires

Il s’agit surtout de:
 La Constitution et les mesures constitutionnelles;
 La Loi votée par le parlement, qui devient exécutoire par la promulgation
faite par le chef de l’État;
 Le Décret ;
 L’Arrêté (pouvant être conjoint);
 La Décision : elle est normalement prise pour des mesures d’exécution.
Le décret, l’arrêté et la Décision sont des Actes officiels de l'administration
portant décision. De ce fait, ce sont des actes juridiques créant des droits et des
obligations et pouvant être opposés au tiers.
En août 1985 le président du Faso à supprimé par décision les termes de Loi,
Décret et Arrêté. Du 31 août 1985 au 11 juin 1990, le „Zatou“, le „Kitu“, le

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„raabo“ et le „koèga“ sont des expressions qui ont été d’usage pour désigner les
Actes juridiques au Burkina Faso.
Le „zatou“ correspondait à l’Ordonnance en régime constitutionnel, c’est-à-dire
à un acte du président adopté après délibération du conseil des ministres. LeLe
„kitu“ correspondait au Décret, alors que le „raabo“ correspondait à l’Arrêté
ministériel. Le „koèga“ est l’équivalent la Circulaire.

1- Les obligations de forme

Le Décret, l’arrêté et la Décision sont soumis à un certain nombre d’obligations
de forme, à savoir :
 L’indication de l'autorité qui le/la prend ;
 L’indication des textes législatifs et réglementaires sur lesquels il/elle
s’appuie (les visas);
 Les motivations ;
 L’enregistrement;
 La publicité (qui sera publié au journal officiel ou au bulletin ministériel);
 Date et signature : Dans le souci de rapprocher l’administration des
administrés, et d’en accélérer le fonctionnement, il peut être procédé à des
délégations de compétences de l'autorité supérieure à une autorité
subordonnée. Ces délégations sont partielles, permanentes et
impersonnelles. La délégation doit faire l’objet d’un texte officiel qui en
fixe le cadre et les limites, et doit être publié. La délégation de signature
disparaît lorsque le délégué ou le délégant change, contrairement à la
délégation de pouvoir ou de compétences qui est impersonnelle. La
délégation doit apparaître dans la signature du document.
Ex: Pour le préfet et par délégation le Secrétaire général.
Certains documents sont signés par ordre (p.o) lorsque le subordonné à reçu
l’autorisation expresse ou tacite de signer une catégorie d’actes administratifs.
Ex: Pour le directeur empêché et par ordre le Secrétaire général.
La signature par intérim (p.i) est utilisée en cas d’absence prolongée d’un
responsable (par une personne désignée par arrêté ou par note de service) pour
assurer l’expédition des affaires courantes.
Ex: Pour le préfet par intérim le Secrétaire général
Ex: Le directeur des études par intérim.
 Désignation si nécessaire des fonctionnaires chargés de l’exécution
(formule exécutoire).

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2- Les formes rédactionnelles de ces actes administratifs
En pratique, les actes administratifs comportent :
 Un en-tête;
 Un numéro d’enregistrement;
 Une date ;
 Un objet ;
 Un titre qui énonce brièvement la décision (portant…)
 L’intitulé exact précis de l’autorité qui prend l'acte ;
 Les visas : ils doivent concerner tous les textes législatifs et réglementaires
sur lesquels s’appuie le Décret, l’arrêté et la décision par ordre d’importance
chronologique : Les codes - La loi -L’ordonnance - Le décret - L’arrêté - La
décision.
 Les considérants : ils se rapportent à des faits ou à des circonstances
motivant la prise de l'acte.
 La mention „décrète“, „arrête“ ou „décide“.
 Le dispositif qui est subdivisé en Article, Titre ou chapitre.

II- Les actes ou documents de fonctionnement

1- Les documents administratifs à effet juridique
Il s’agit du procès verbal et de la délibération.
1-1- Le procès verbal (PV)
a-Définition et caractéristiques du PV
Malgré son nom qui correspond à une ancienne réalité, le PV est un document
écrit. Au sens normal du terme, le PV est la relation par un agent de l'autorité de
ce qu’il fait, vu ou entendu dans l’exercice de sa fonction. Il est rédigé pour donner
un témoignage définitif sur l’événement qu’il rapporte, ou sur la situation qu’il
décrit. Le PV est rédigé pour donner un caractère authentique à l’événement qu’il
relate ou l’état la situation qu’il décrit. Il fait foi jusqu’à preuve de contraire. La
preuve contraire aux assertions d’un PV ne peut être apportée que par un autre
PV.
Le PV a deux caractéristiques essentielles qui sont : l’exactitude et la neutralité.
L’exactitude du PV est la relation fidèle des faits observés. C’est une relation in
extenso lorsqu’il rapporte des propos. La neutralité, quant à elle, est caractérisée
par le fait que le rédacteur du PV ne raisonne pas et ne tire pas non plus de
conclusion, mais se contente plutôt de décrire ou de rapporter ce qu’il entend. Il
ne s'applique pas personnellement dans l’événement ou la situation ; il est
simplement un observateur extérieur.

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b- Les types de PV
Il existe 2 types de PV : le PV judiciaire et le PV administratif.
 Le PV judiciaire : c’est un acte rédigé par un agent assermenté et destiné
généralement aux autorités judiciaires. C’est le cas de la plupart des PV de
la gendarmerie ou de la police. Le PV judiciaire peut par ailleurs être rédigé
pour régler une situation litigieuse entre deux individus dont l’un est
débiteur de l’autre. Cela arrive généralement dans l’exécution des
jugements de tribunal.
 Le PV administratif : c’est un document rédigé par une ou plusieurs
autorités administratives à des occasions pour lesquelles il est prévu la
rédaction d’un tel document. Ces occasions peuvent être : la passation de
service, la réunion, la vente aux enchères, l’inspection.
Pour que le PV soit valable il faut la qualité (fonction) et la signature du rédacteur.
Quelques fois à la place de la qualité, il faut l’identité et la signature.
Concernant les PV de réunion, la validité est liée au respect de la procédure
d’adoption. Cette procédure est toujours déterminée auparavant soit dans une
disposition statutaire, soit par les personnes devant prendre part à la réunion, avant
l’ouverture des débats sur l’ordre du jour.

c- Présentation du PV
Comme la plupart des documents administratifs, le PV revêt les mentions de:
„timbre“, „nom du pays et devise“, „intitulé“, „lieu“, „date“.
Dans le cas du PV, le lieu, la date, et le cas échéant, l'heure, sont indiqués dans
une forme stéréotypée c’est à dire immuable. Les mêmes mentions de lieu et de
date sont reprises dans une autre forme stéréotypée à la fin du PV.
Exemple de formule d’introduction: L'An Deux Mile (ou Mille) vingt-un et le 13
mars à partir de 15h00 a eu lieu dans l'amphithéâtre M1 la rencontre…
Formule finale : Fait à…, le jour, mois et an que dessus.
Signature (précédée du nom et du prénom): Le ou les auteurs par ordre
d‘importance (le président de séance et en plus chaque participant, s’il s’agit d’une
réunion).
Pour les PV de réunion il y a toujours une liste de présence avec l’indication des
absents : absents accusés et absents non excusés à préciser, au cas où des
problèmes de quorum ou de sanction des absents pourraient se poser. Une
personne absente peut adresser un message à la réunion. Le message est porté en
face de son nom.
N.B.: Autres éléments de l’introduction:
 La présidence et secrétariat de séance ;
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  L’ordre du jour ;
 Partisants (presents, absents excusés, absents non excusés): liste à annexer.

1-2- La délibération
Elle est l’acte d’un organe délibérant consécutif à une réunion réglementaire tenue
dans les conditions requises et ayant fait l’objet de débats et de décisions qui en
ont résulté. Les délibérations sont des actes juridiques opposables au tiers.
Exemple : Le conseil municipal règle par délibération les affaires de la commune.
C’est par délibération que le conseil d’administration d’une société, d’un
établissement public de l’État (EPE) fixe la politique générale et les règles de
gestion de la structure.
L’exécution des délibérations incombe soit au maire, soit au directeur de
l’établissement selon le cas. Toute délibération doit être signée par l’autorité
(maire ou PCA) et par tous les membres statutaires présents.
La délibération n’est exécutoire qu’après avoir obtenu l’approbation de l’autorité
de tutelle. Pour être valable la délibération doit comporter les mentions
obligatoires suivantes :
 Le lieu, le jour et l’heure de la séance ;
 La présidence de la séance ;
 La liste de présence avec les absences excusées et non excusées;
 Le quorum ;
 L'objet de la délibération ;
 La décision prise avec les éléments et les circonstances qui l’ont motivée.
Les mentions occasionnelles concernent :
 Les modalités de vote (scrutin public ou bulletin secret);
 L’énonciation des suffrages exprimés et des votes (pour ou contre).
La délibération se présente sous trois formes :
 Sous forme de PV ;
 Sous forme d’une relation synthétique comme un compte rendu (CR) mais
avec la signature de tous les membres présents ;
 Sous la forme d’une décision (par analogie avec la loi).

2- Les documents administratifs de communication interne

2-1- La note de service
Elle est un document de nature administrative émanant de l’autorité supérieure et
destinée à communiquer au personnel et aux structures qui relèvent de cette
autorité des ordres ou des informations concernant le fonctionnement du service.
La note de service vise à :
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  Porter à la connaissance du personnel une réglementation nouvelle ;
 Rappeler au personnel une réglementation existante;
 Inviter le personnel à améliorer sa manière de servir ;
 Déterminer l’organisation et le fonctionnement d’un service.
La note de service est à usage interne et n’a pas de valeur juridique. Elle n’est
opposable qu’au personnel du service au niveau duquel elle est prise: une
direction, un service, un cabinet, etc. Elle ne peut en principe avoir une incidence
financière.
La note de service est diffusée :
 Par voie d’affichage à l'attention du personnel concerné ;
 Par envoi au supérieur hiérarchique des copies de la note de service pour
compte rendu ;
 Par transmission aux responsables des structures concernées des copies de
notes de service.

2-2- La circulaire
C’est un document administratif émanant des autorités supérieures, destiné aux
échelons et au personnel subalterne de la hiérarchie. Elle s’applique à un ensemble
de services et elle est soit au niveau d’un département ministériel (signature par
le ministre), soit au niveau du gouvernement (signature par le chef du
gouvernement ou le SG du gouvernement ou du conseil des ministres sur
délégation du PM), soit au niveau d’une commune (le Maire) ou d’une province
(le HC).
La circulaire peut avoir pour objet :
 L’interprétation des lois et règlements ;
 Le rappel d’une réglementation existante;
 L’introduction d’une réglementation nouvelle ;
 Les relations et le comportement au service.
En principe la circulaire est un document administratif à usage interne et n’a donc
pas de valeur juridique (cas de la circulaire interprétative et de celle rappellant
une réglementation antérieure).
Dans la pratique une circulaire peut avoir une valeur juridique lorsqu’elle introduit
une réglementation nouvelle (soit de par ses propres dispositions, soit à l’occasion
d’un texte juridique.
La circulaire n’a pas de structure particulière.

16
2-3- L'instruction
C’est un document administratif rédigé par les autorités supérieures, destiné aux
autorités et au personnel subalterne et visant à indiquer à ces échelons inférieurs
la manière dont il faut organiser les services ou exécuter les décisions, avec
précision des moyens et des délais. Elle est généralement employée dans
l’administration militaire.
L’objet de l’instruction peut être :
 L’indication à un ou plusieurs agents de ce qu’il doit faire (tâches et
attitudes);
 L’indication au sein d’une administration de la manière dont il faut
appliquer les actes législatifs réglementaires ou de caractère administratifs.
Elle n'a pas de valeur juridique. Toutefois elle peut avoir deux portées différentes
:
 Si elle est adressée à tout ou à une partie de l'administration, elle prend la
forme d’une note de service et fait l’objet d’une diffusion générale;
 Elle peut représenter un ordre collectif ou individuel. Dans ce cas, il
(l’ordre) peut être écrit (par exemple l‘affection d’un dossier) ou oral.
L’instruction n’a pas de structure particulière. Elle peut s'apparenter à la note de
service par sa brièveté, ou à la circulaire par sa longueur et ses développements.
Elle peut aussi prendre la forme d’un ordre oral ou celle d’une brève inscription
sur une fiche accompagnant un dossier ou une correspondance.

2-4- La directive
La différence entre la directive et l’instruction réside en ce sens que l’instruction
comporte une connotation d’ordre à exécuter comme tel, alors que la directive,
tout en indiquant ce qu’il faut faire, admet la possibilité d’un aménagement à
opérer par celui qui est chargé de son exécution en vue d’adapter celle-ci aux
circonstances de temps et de lieu.

2-5- La note ou note d’étude

La note est un document de réflexion, de synthèse ou de simple information rédigé
par un agent à l’intention de son supérieur hiérarchique :
 En vue d’attirer l'attention de ce dernier sur une ou plusieurs questions ;
 En vue de lui permettre d’avoir une idée précise d’un dossier ou d’un sujet;
 En vue simplement de l‘informer.
C’est un document à usage interne. La note peut être rédigé soit à la demande de
son supérieur hiérarchique, soit sur l’initiative propre de l'agent rédacteur. Les
notes entre collègues et homologues sont intitulées: „Note pour (le nom du
17
destinataire)“. Celles adressées au supérieur sont intitulées : „Note à l’intention
de…“.
La note n’a pas de structure particulière. Son rédacteur s’efforcera d’être précis et
bref.

2-6- Le rapport
C’est un document de communication interne préparé à l’intention du supérieur
hiérarchique, en vue de lui permettre de prendre une décision ou de lui permettre
d’avoir une connaissance aussi complète que possible d’une situation.
Document de réflexion comme la note, le rapport se distingue de cette dernière
par l’importance des développements sur la question traitées.
Les éléments constitutifs du rapport sont :
 1ère étape : diagnostic à partir d’informations relatives à la question à
traiter.
 2ème étape : analyse des éléments révélés par le diagnostic.
 3ème étape : déduction faite de l’analyse et mesures à prendre. À la suite
de l'analyse d’une situation, plusieurs hypothèses peuvent être retenues.
 4ème étape : description des mesures possibles. Cette description dit en
quoi consiste les mesures et présente les avantages et les inconvénients de
chacune d’entre elles.
 5ème étape : l’établissement d’un ordre de préférence entre les mesures
décrites. Cet ordre de préférence est choisi par le rédacteur du rapport.
 6ème étape : la justification de l’ordre de préférence des mesures proposées.
Le rapport présente deux caractéristiques essentielles :
 Il est exhaustif ;
 Il est personnalisé.
Le rapport est le document dans lequel le rédacteur a toute la latitude pour
exprimer son point de vue et formuler ses propositions.
Il existe plusieurs types de rapports :
 Le rapport portant étude d’un sujet (ex: rapport sur le transport urbain);
 Le rapport d’activités: il intervient généralement à l’occasion d’un bilan
d’activités d’une institution. Dans ce type de rapport, le bilan des activités
ou le compte rendu des activités constitue la partie diagnostic;
 Le rapport de mission : il est rédigé à l’issue d’une mission confiée à un
agent ou à un groupe d’agents ou à une institution. La partie diagnostic sera
constituée par la relation de ce qui a été vu et entendu pendant le
déroulement de la mission ;

18
  Le rapport d’inspection: la partie diagnostic sera constituée par la
description de l’état dans lequel la mission d’inspection a trouvé
l’institution à inspecter ;
 Le rapport de présentation en conseil des ministres: le rapport lui-même est
une présentation synthétique des raisons qui amènent l'auteur du rapport à
soumettre un projet ou l’étude d’une question à l’appréciation du conseil
des ministres.
Il existe deux types de rapports particuliers :
 Le rapport circonstancié : qui décrit les circonstances d’un événement ;
 Le rapport général des travaux d’une réunion : qui fait la synthèse des
principales décisions prises et que chaque participant devrait mettre en
œuvre.

2-7- Le compte rendu (CR)

C’est un document descriptif qui relate les faits que le rédacteur à constatés ou les
informations qu’il a enregistrées. Il est rédigé à la suite d’une mission ou sur
l’initiative du rédacteur, et est adressé au supérieur hiérarchique.
L’objectif immédiat du CR est de donner une information et/ou conserver des
traces écrites d’un événement.
L’exploitation du CR permet à l’autorité destinataire de donner une justification
à ses décisions.
La caractéristique essentielle du CR est sa fidélité.
Le rédacteur ne doit pas omettre les faits observés ; il ne doit pas minimiser leur
importance. Dans le CR, tous les faits relatés ont la même importance. Le plus
souvent le CR est fait sous forme synthétique, c’est-à-dire que la relation est un
résumé fidèle dans l’ordre choisi par le rédacteur de ce qui a été observé ou
entendu.
Il y a deux principaux types de comptes rendus :
 Le CR hiérarchique ;
 Le CR général de réunion.
Parmi les CR hiérarchiques on citer : le CR de mission, le CR d’activité, le CR
d’inspection, le CR d’incident ou d’accident.

a- La rédaction d’un CR de mission

Le CR de mission peut être assimilé au rapport de mission. Il s’agit d’une
description du déroulement de la mission, qui comporte généralement une
introduction, un développement, une conclusion.

19
L’introduction donne l’objet de la mission, la composition de la délégation, le lieu
de déroulement de la mission.
Le développement expose le déroulement de la mission les éléments de
participation du pays (pour les missions à l’étranger), la contribution de la
délégation, les prises de position.
La conclusion expose les propositions, les recommandations et les pistes de
solutions auxquelles la réunion ou la conférence ou les assises ont abouti.

b- La rédaction d’un CR de réunion

Le CR de réunion est une relation qui rapporte le déroulement de la réunion, date
et heure du début de la réunion, l’organisation de la réunion, les débats, les
propositions des mesures à prendre, date et heure de la fin de la réunion, et la liste
des participants.
Le caractère de la réunion permet de distinguer un CR analytique d’un CR
intégral.
Dans le CR analytique, la relation est faite sous forme d’un résumé.
Pour le CR intégral la relation répète notamment dans la partie débats
intégralement ce qui a été dit. L’introduction comporte les indications permettant
de savoir la nature de la réunion, les circonstances de la réunion (ordinaire,
extraordinaire, etc.), la date et l’heure, l’énumération des participants qui peut
renvoyer à la liste de présence. Le développement correspond à la relation des
faits, qui peut être intégrale ou synthétique. Les débats doivent être relatés de la
manière la plus succincte possible. On ne mentionne avec le nom de l’intervenant
que les interventions d’un certain intérêt. Les discussions longues et confuses
seront évoquées par une formule générale telle que: „Un échange de vues auquel
ont participé Madame X et Monsieur Y a eu lieu sur le problème de…“.
La conclusion du CR de réunion est une explication synthèse des suggestions, des
recommandations ou propositions des mesuressures décidées au cours des débats.
Si des décisions prises au cours de la réunion, il s’agit de terminer les conditions
dans lesquelles le vote a été éventuellement acquis : majorité simple, majorité
qualifiée, unanimité, vote à main levée, vote à bulletin secret, par consensus.

3- Les documents de communication réciproque

3-1- La lettre
C’est un document écrit par lequel l’auteur demande ou communique une ou
plusieurs informations. La lettre porte sur toutes les questions pouvant intéresser
l'action de l'administration.

20
 a- La lettre administrative
C’est un document employé par l’administration lorsqu’elle s’adresse à un
destinataire particulier. Le signataire de la lettre administrative s’exprime toujours
à la première personne du singulier (Je) et s’adresse au destinataire à la deuxième
personne du pluriel (vous).
Dans la lettre à forme administrative, il n’y a pas lieu de mettre des formules
d’appel et de politesse comme dans les correspondances à titre particulier ;
toutefois, au Burkina Faso, la pratique rédactionnelle autorise l’emploi
desformules d’appel et de politesse quand on écrit à certaines hautes personnalités
telles que le Président, le PM, le président de l’Assemblée nationale, le président
du CES, le Maire, le président du conseil régional, etc.
La lettre administrative comporte deux types de mentions à savoir :
 Les mentions permanentes:
 Le timbre : Nom et adresse de l'administration (en haut, à gauche de la
page);
 Le numéro : c’est le numéro d’ordre de la lettre dans l'année, suivi par les
sigles des structures désignées dans le timbre. Le dernier sigle indique le
service ou la structure au niveau de laquelle la lettre a été rédigée;
 Le nom du pays (en haut et à droite de la page), et la devise en dessous du
nom du pays ;
 La suscription : qui est la fonction de l’expéditeur, situé en dessous de la
devise ;
 La souscription : qui est le nom ou la fonction ainsi que l’adresse du
destinataire ;
 L’objet (au bord gauche de la page);
 Lieu et date : ces deux éléments peuvent être portés en en-tête entre la
devise et la suscription, ou en bas après la dernière ligne du texte de la lettre,
sur la droite de la page à partir de la ligne médiane ;
 La signature ;
 Nom et prénom + signe distinctif (profession ou titre honorifique).
 Les mentions circonstancielles : il s’agit des références, des pièces jointes,
des copies ou des ampliations.
 La référence évoque un évènement ou un document antérieur qui est joint
à la lettre à envoyer. Cette mention est généralement situé en dessous du
numéro.
 Les pièces jointes (PJ): cette mention désigne les documents qui ont une
relation certaine avec le sujet et sont joints à la lettre à envoyer.

21
  Ampliations: l'ampliation est une mention portée chaque fois que la
communication d’un exemplaire de la lettre à une autorité autre que son
destinataire paraît obligatoire. Cette mention est portée après le texte de la
lettre sur le bord gauche de la page.
 La copie : il est fait appel à cette mention chaque fois que le signataire de
la lettre estime que le contenu de celle-ci peut intéresser une autre autorité
que celle à laquelle la lettre est destinée.
La lettre administrative présente deux parties essentielles : le texte de la lettre et
les mentions qui accompagnent le texte.
La caractéristique du texte de la lettre administrative est le formalisme qui se
manifeste de deux façons :
 Le style qui utilise un vocabulaire et des expressions propres à
l’administration: J’ai l’honneur; je saurai gré ; je vous prie de bien vouloir;
une prompte réaction de votre part m’obligerait; dans les meilleurs délais ;
j’ai le regret; vous n’êtes pas sans savoir ; je me permets d’attirer votre
attention, etc.
 Les écrits administratifs font la distinction entre la relation que
l’administration établit avec les personnes physiques ou morales qui lui
sont étrangères et la relation qui s’établit entre responsables des unités
administratives qui est un rapport de subordination entre subalterne et
supérieur.

b- La lettre à forme personnelle

Elle se distingue de celle à forme administrative par la manifestation de la
courtoisie. Cette courtoisie se manifeste à deux niveaux:
 Avant le début du texte de la lettre et après l’objet, il y a la mention „appel“.
Cette mention consiste à reprendre la fonction du destinataire dans une
expression d’interpellation. Exemples de formules d'appel : Monsieur,
Madame, Mademoiselle, Mon cher ami, Monsieur le Président, Madame le
ministre, etc.
 Après le développement du sujet traité par la lettre, et pour terminer le texte
de la lettre à forme personnelle, on utilise la formule de politesse ou de
courtoisie. C’est la phrase finale de la lettre dans laquelle l’expéditeur
exprime ses sentiments à l’égard du destinataire. Cette formule doit
respecter le parallélisme des formes, c’est-à-dire qu’elle doit être nuancée
selon les rapports respectifs du signataire et du destinataire. La formule de
politesse ou de courtoisie doit traduire l'affection, l'amitié, la considération,
le dévouement, la déférence du signataire à l’égard du destinataire.
22
 Formule d’appel (le Formule de courtoisie
correspondant) correspondante
Madame Hommages respectueux
(ou déférents)
Monsieur Salutations (ou
sentiments) distingués.
Cher Monsieur Sentiments les meilleurs.
Cher ami Considérations
distinguées
Député Sentiments respectueux.
Président Sentiments respectueux.
Autorité supérieure Sentiments déférents et
dévoués.
Ministre Très haute considération.

La salutation est distincte des désirs que l'auteur exprime en terminant ses
développements : Suite favorable ; Attention particulière ; Prompte réaction, etc.
La phrase qui exprime la salutation ne doit contenir que la salutation sans
association avec une autre idée.
Exemple :
Ne pas écrire : Dans l'attente d’une suite favorable, veuillez agréer…
Écrire plutôt : Une suite favorable de votre part m’obligerait infiniment. Veuillez
agréer…
Ou bien : Je vous serais reconnaissant de bien vouloir accorder une suite favorable
à ma requête (demande, sollicitation, démarche, etc). Veuillez agréer…

3-2- Le bordereau
Le bordereau d’envoi (BE) ou le bordereau récapitulatif (BR) est un document de
transmission d’autres documents que l’on utilise chaque fois que la transmission
ne nécessite pas d’explications.
Le bordereau comprend :
 Toutes les mentions permanentes qui entoure le texte de la lettre
administrative ;
 Le corps proprement dit du bordereau est un tableau à 3 colonnes : la
première colonne est intitulée „Sommaire“ ou „Designation des pièces“ ou
„Nature des pièces“ ou „Analyse“, et comporte la liste des documents à
transmettre ; la deuxième colonne est intitulée „Nombre de pièces“ ou
23
 „Quantité“ et comporte le nombre de documents à transmettre. Si le
document est transmis en plusieurs exemplaires (5 par exemple), la colonne
porte la fraction 1/5; la troisième colonne et dernière est intitulée
„Observations“ et elle comporte brièvement le motif de la transmission.
Exemples : Suite à votre demande ; Pour exploitation et retour; À toute fin
utile ; Pour attribution.
Remarque : Dans le sens subalterne vers le supérieur il y a peu de choses à porter
dans la colonne „Observations“. Exemples : Pour compte rendu ; À titre de
compte rendu ; En exécution de vos instructions.
Il est préférable de ne rien porter en observation que de retenir des expressions
telles que : Pour attribution ; Pour information ; Pour acheminement.

4- Les documents de communication unilatérale avec l’extérieur

Il s’agit des documents que l’administration émet en direction de l’extérieur.
4-1- L'attestation et le certificat
L’attestation ou le certificat est un document écrit provenant d’une autorité
publique ou d’une personne privée et faisant foi de quelque chose ou en d’autres
termes donnant témoignage de quelque chose. Généralement l’administration
prépare son modèle et l’imprime sous forme de formulaire dont il suffit de remplir
les passages avant signature par l’autorité compétente.
Exemples : Certificat d’origine; Certificat de vie ; Certificat de décès ; Certificat
de tutelle ; Certificat d’indigence; Certificat de résidence ; Certificat de prise ou
de reprise de service, etc.
L’expression généralement employée par la certification ou l’attestation est : Je
(ou le) soussigné Nom et Prénom + Fonction du signataire, certifie (ou atteste)...
Lorsque que le certificat est rédigé en bonne et due forme, il se termine toujours
par la formule suivante : En foi de quoi le présent certificat (ou la présente
attestation) a été établi(e) pour servir et valoir ce que de droit.

4-2- Le communiqué
C’est un document par lequel une autorité porte à la connaissance du public des
informations qu’il a intérêt à connaître. Si le communiqué provient d’une autorité
administrative, les informations qu’elle peut porter à la connaissance du public
peuvent concerner tous les apsec de l'activité de cette administration.
Le communiqué n’est pas soumis à des règles de forme et de présentation
particulière. Il porte comme tous les documents de l’administration les mentions
relatives à son origine, aux lieu et date de sa signature, à son signataire. Il doit être
rédigé en termes simples et compréhensibles pour tous.
24
Il commence généralement par: Le ministre de la fonction publique a l’honneur
de porter à la connaissance du public… / Le ministre de la fonction publique
annonce...
Avant le développement des moyens de diffusion moderne, le communiqué était
diffusé par affichage. De nos jours il y a de nombreux canaux de diffusion des
communiqués : Presse écrite, radio, télévision, conférence de presse, réseaux
sociaux.

4-3- La notification
La notification est la communication à un ou plusieurs individus d’une décision
(nomination, sanction, etc.) qui le concerne. Elle est généralement faite par voie
administrative, soit sous forme de remise officielle et formelle du document
notifié, suivi d’un émargement sur une copie du document, ou de la rédaction d’un
récépissé, soit par la remise du document sans formalités particulières.

25